Інформаційне забезпечення державного управління: сутність та основні ознаки
Визначення дефініції «інформаційне забезпечення» та «інформаційне забезпечення системи управління». Назвати основні ознаки за якими класифікують інформацію в структурних підрозділах органу управління.
Основні принципи інформаційної діяльності органів державного управління
Розкрити зміст основних принципів інформаційної діяльності органів державного управління, а саме: принципу науковості інформації; принципу своєчасності інформування; принципу змістової несуперечності інформування; принципу адаптованості інформування; принципу достатності інформування; принципу формалізації інформування; принципу документованості інформування.
Інформаційно-аналітична діяльність державного управління
Поняття «аналітика». Класифікація аналітичної діяльності. Види аналітичної діяльності та їх характеристика.
Моніторинг як інструмент інформаційного забезпечення сфери управління
Поняття «моніторингу». Основні характеристики, види та функції моніторингу.Основні етапи моніторингу засобів масової інформації.
Політичне консультування
Поняття «політичного консультування», його цілі, завдання, види. Порівняльна характеристика «політичного консультування» та «політичного консалтингу».
Прогнозування політичних процесів і його вплив на ефективність державного управління
|
|
|
Поняття “політичне прогнозування”.Класифікація прогнозів. Характеристики, за якими здійснюється прогнозування. Засоби розробки прогнозів. Принципи та етапи політичного прогнозування.
Аналітична складова діяльності органів державної влади та управління
Методи та види аналітичних досліджень. Моніторингові дослідження: інформаційно-аналітичний моніторинг, комунікативний аудит. Ініційовані аналітичні дослідження. Кумулятивні дослідження. Характеристика методів аналізу. Експертні методи. Мета експертизи. Експертні оцінки. Методи оцінки експертів.
Політична аналітика у державному управлінні.
Організаційні структури у галузі політичної аналітики. Основні політико-аналітичні процедури в державному управлінні: аналіз державної політики; політичний аналіз; політичне прогнозування; політичне консультування; експертиза. Практичний політичний аналіз.
Основи роботи з інформаційними джерелами
Інформаційна робота: джерела інформації, пошук, відбір, обробка та структурування інформації, формування інформаційних баз даних. Вибір, альтернативність та достовірність отриманої інформації.Особливості розробки та прийняття управлінських рішень
|
|
|
Види аналітичних документів:Аналітична записка, аналітичний звіт, оглядова записка, довідка. Принципи складення аналітичного документа. Значення аналітичної діяльності для розробки та прийняття управлінських рішень.
Становлення та основні етапи розвитку керування документаційними процесами
Проблеми економії і раціональних методів організації діловодства в приватному секторі США у другій половині ХІХ ст. Функціонування комісій з питань економії в державних установах; Комісія Тафта. Перші міжнародні конгреси управлінських (адміністративних) знань і їх програми. Створення Національного архіву США та його структурного підрозділу Records Management Division. Заснування Конгресом США 1947 р. комісії з дослідження невиробничих витрат у промисловості, так званої Комісії Гувера (Hoover). Умови, що передували створенню комісії. Діяльність спеціальної групи Е. Ліхі з вивчення проблем records management. Діяльність Комітету Грігга у Великобританії. Особливості американської та англійської моделі організації керування документаційними процесами. Теоретичні напрацювання з records management у працях архівістів: Теодор Шеленберг і його праця “Modern Archives. Principles and techniques”. Акт про федеральні документи, 1950 р., США. Створення другої Гуверівської комісії, 1955 р. Акт про державні документи, 1958 р., Великобританія.
|
|
|
Етапи становлення керування документаційними процесами (сфери наукових знань).Створення наукових інституцій, навчальних закладів у Західній Європі і США на початку ХХ ст. з дослідження проблеми управління, в тому числі й керування документаційними процесами.
Розроблення теорії і технологій records management. Становлення керування документаційними процесами як наукової дисципліни. Зміна пріоритетних напрямів досліджень у сфері керування документаційними процесами.
Вклад міжнародних організацій у розробку проблем керування документаційними процесами. Міжнародна рада архівів, Міжнародна рада з керування документаційними процесами, Міжнародна федерація з інформації і документації, Міжнародна організація зі стандартизації та її технічні комітети. Розвиток міжнародних зв’язків в організації керування документаційними процесами, вироблення спільних засад керування документаційними процесами, застосуванні міжнародних правил і технологій. Професійні об’єднання фахівців в галузі records management. Програма в галузі керування документаційними процесами і архівами (RAMP – Records and Archives Management Program).
|
|
|
Розроблення міжнародного і національних стандартів з керування документаційними процесами.
Особливості системи управлінської документації
Управлінська документація – система документації, що забезпечує виконання функцій управління (ДСТУ 2732:2004, 4.1.21).
Система управлінської документації – важлива складова інформаційної системи. Характеристика системи за інформаційною природою. Суспільно-історичне значення системи управлінської документації. Обсяг системи управлінської документації. Державний класифікатор управлінської документації і 15 класів, які об’єднують перелік назв уніфікованих форм документів. Обсяг документів системи управлінської документації і необхідність організації як самих документів, так і організації інформації про документи. Необхідність організації документів та вироблення її загальних принципів і підходів в загальнодержавному масштабі на базі уніфікованих систем документації і загальносоюзного класифікатора техніко-економічної і соціальної інформації. Організаційно-розпорядча документація як домінуюча серед цих класів. Документація, що забезпечує організацію процесів управління та управлінської праці. За допомогою ОРД документуються дії установ під час виконання всіх управлінських функцій на будь-якому рівні управління й у всіх галузях (сферах діяльності). Вимоги до підготовки документів (склад реквізитів, порядок їх оформлення і розташування). Необхідність пошуку документної інформації та створення і функціонування довідкового апарату установ.
Стійка форма документів системи. Нормативи, що жорстко фіксують порядок створення документів, порядок розміщення реквізитів, порядок руху і обробки управлінських документів.
Властивість системи управлінської документації змінювати склад: постійне поповнення і вилучення документів шляхом проведення експертизи цінності документів
Складові системи управлінської документації на різних стадіях життєвого циклу документів. Зміна функцій/актуалізація тієї чи іншої функції документів. Функції інформаційна, комунікаційна, правова на стадії оперативного управління. “Угасание оперативного значения сопровождается обретением документами признаков потенциального источника ретроспективной информации” (В. Автократов).
Інформаційна єдність системи управлінської документації, яку надають організаційно-розпорядчі документи
Ієрархія управлінських документів в системі, закріплена класифікаційною схемою.
Забезпечення системою управлінської документації своєчасного і ефективного доступу до службових документів та їхнього пошуку.
Управлінська інформація як об’єкт і суб’єкт управління
Задокументована управлінська інформаціяв якості об’єкту управління. Фіксування управлінської інформації – обов’язковий елемент управлінської діяльності. Прийняття і реалізація управлінських рішень та закріплення цих процесіву документах.
Документ – носій інформації, що фіксується. Фіксування фактів, подій і управлінських дій у документах. Документування управлінської інформації. Відображення управлінських процесів у документах.
Потреби в обробці й організації документів, створених в процесі управління.Раціональна організація інформаційних ресурсів та упорядкування інформаційного масиву. Упорядкований інформаційний масив – інформаційна база прийняття управлінських рішень
Управлінська інформація – опосередкований через людину суб’єкт управління.
Основна вимога для прийняття ефективного рішення або розуміння масштабів проблеми – наявність адекватної, точної інформації. Засіб отримання інформації – комунікація (процес обміну інформацією). Інформація в процесі комунікації. Загальновизнана і найважливіша місія документа в управлінні – участь в оперативному управлінні (бере участь в управлінському процесі).
Керування документаційними процесами: сфера практичної діяльності та сфера наукових знань
Керування документаційними процесами: становлення і зміст поняття. Керування документаційними процесами – складова і функція управління. Ситуація у сфері керування документаційними процесами як сфері практичної діяльності: позитивні і негативні елементи. Ситуація у сфері керування документаційними процесами як сфері наукових знань. Фактори, що визначають актуальність теоретичних і методичних розробок в галузі керування документаційними процесами. Необхідність перегляду технологій традиційного діловодства і створення високоефективних систем керування документаційними процесами. Необхідність упорядкування документних систем у сфері управління. Національна програма інформатизації на 2006–2008 рр. Необхідність впровадження інновацій у сферу створення та функціонування службових документів. Інтеграція країни у світовий інформаційний простір, входження у світову сферу керування документаційними процесами. Потреби архівної служби в розробці взаємопов’язаних теоретичних проблем: керування документаційними процесами–архіви.
Теоретична проблематика керування документаційними процесами як наукової дисципліни
Наукове обґрунтування проблем закономірностей формування систем управлінської документації, процесів документування і обробки управлінської інформації місця керування документаційними процесами в системі і процесах управління та завдання теоретичної частини керування документаційними процесами..
Формування поняттєвого апаратунаукової дисципліни керування документаційними процесами. Розвиток теорії та створення й удосконалення поняттєвого апарату. Поняттєвий апарат, що включає власне поняття, принципи, критерії. Аналіз поняттєвого апарату керування документаційними процесами. Дві групи понять: а) поняття власне сфери керування документаційними процесами, розроблені загальним документознавством, управлінським документознавством, діловодством, архівознавством (документ, управлінський документ, документація, реквізит службового документа, експертиза цінності документів, номенклатура справ, архів, керування документаційними процесами); б) загальнонаукові поняття, які вийшли за рамки окремих наук (системи, структура, функції, інформація, модель).
Об’єкт і предмет наукової дисципліни. Визначення об’єкта керування документаційними процесами як наукової дисципліни.
Емпірична частина предмету керування документаційними процесами як наукової дисципліни (закономірності становлення і еволюції керування документаційними процесами, функції управлінської документованої інформації, законодавчо-нормативна база документування управлінської діяльності та організування роботи з управлінськими документами, технології керування документаційними процесами.
Теоретична частина предмета керування документаційними процесами.
Зв’язок керування документаційними процесами з іншими науковими дисциплінами. Теоретичні дослідження та обґрунтування схеми взаємозв’язків керування документаційними процесами з загальним документознавством, управлінським документознавством, архівознавством, інформаційним менеджментом, історією державних установ, спеціальними історичними дисциплінами (дипломатика, філігранологія, сфрагістика, історичне джерелознавство та ін.).
Методологія керування документаційними процесами.
Єдність теорії і методу. Функції теорії і методу. Метод історизму, системний метод, метод функціонального аналізу, метод моделювання, методи емпіричний, прогностичний та ін.
Об’єкт і предмет керування документаційними процесами як наукової дисципліни
Поняття про об’єкт дослідження окремої галузі наукових знань: гносеологічні підходи. Визначення об’єкту керування документаційними процесами з точки зору інформаційних підходів. Документована службова інформація як складова інформаційних ресурсів в системі управління. Структура документованої службової інформації. Службові документи, управлінські документи та документи другого документального рівня. Поняття “системи документування” (“системи документації”) та “документні системи”. Документні системи управлінського походження.
Предмет керування документаційними процесами, його емпірична та теоретико-методологічна частини.Емпірична частина предмету керування документаційними процесами як наукової і навчальної дисципліни: закономірності становлення й еволюції керування документаційними процесами як сфери практичної і наукової діяльності; місце керування документаційними процесами в системі та процесах управління; функції керування документаційними процесами в управлінні; технології керування документаційними процесами (порядок створення, обробки і руху документованої управлінської інформації); законодавча і нормативно-методична база керування документаційними процесами. Теоретико-методологічна частина предмету керування документаційними процесами як наукової і навчальної дисципліни: аналіз поняттєвого апарату (дві групи понять – поняття власне керування документаційними процесами, розроблені документознавством, архівознавством, інформаційним менеджментом та загальнонаукові поняття); міждисциплінарні зв’язки керування документаційними процесами.
Терміносистема керування документаційними процесами
Термінологія, термінографія, терміносистема. Термінологія з керування документаційними процесами. Поняття, що зв’язані з процесами створення, оформлення, систематизації, пошуку документів, використання документованої управлінської інформації. Загальнонаукові терміни й поняття у сфері керування документаційними процесами (система, структура, функції, інформація, класифікація, модель). Перші спроби уніфікації поняттєвого апарату у сфері документування управлінської діяльності й організування роботи з управлінськими документами. “Краткий словарь архивной терминологии” (М., Л., 1968). “Архівістика: Термінологічний словник.” (К., 1998), “Делопроизводство и документоведение. Краткий словарь современной терминологии” (Минск, 2001).
Розробки термінологічних стандартів в галузі діловодства й архівної справи в 1970–1990-х рр. ГОСТ 16487-70 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.” Аналіз структури та дефініцій термінів першого стандарту. Необхідність перегляду держстандарту ГОСТ 16487–83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.” Структура нового ГОСТу. Тлумачення поняття “документаційне забезпечення управління”. Термінологічний стандарт ДСТУ 2732–94 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.” Структура першого в Україні державного термінологічного стандарту. Німецькі, англійські, російські відповідники стандартизованих термінів.
Традиції та новації Національного стандарту України ДСТУ 2732:2004.Необхідність розробки нового Національного стандарту України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”. Зміст поняття “керування документаційними процесами”. Удосконалення терміносистеми на прикладі стандартизації основних термінів із документаційного забезпечення управління. Сучасна спеціальна лексика керування документаційними процесами. Узгодження вітчизняної терміносистеми керування документаційними процесами зі змістом інших національних і міжнародних стандартів у сфері інформації та документації.
ГОСТ Р51141–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. Термінологічні розбіжності російського та українського стандартів. Міжнародний стандарт ISO 5127/1–2001 “Information and documentation: Vocabulary”. Вітчизняні та зарубіжні дефініції поняття “керування документаційними процесами”. Підготовка та редагування національного стандарту “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”: проблеми термінології.
Термінологічна експансія: історія і ставка. Recordkeeping: тлумачення у міжнародній практиці. Впровадження зарубіжних термінів у терміносистеми наукових дисциплін документально-комунікаційного циклу. Проблеми адаптації зарубіжної термінології у вітчизняній практиці.
Керування документаційними процесами – складова та функція управління
Модель процесу управління та її складові (прийняття управлінського рішення, забезпеченняуправлінського рішення необхідними ресурсами, в тому числі й інформаційними, здійснення контролю за прийняттям рішення).
Керування документаційними процесами як галузь адміністративного управління зі створення, зберігання, користування документами організації протягом їх стадії оперативного функціонування. Керування документаційними процесами складова управління й інструмент ефективного управління.
Управління (державою, галуззю народного господарства, підприємством) з точки зору технології – процес отримання, обробки, передачі інформації. Фіксування інформації –обов’язковий елемент управлінської діяльності. Документ – носій інформації, яка фіксується. Фіксування управлінських дій. Система документування управлінських дій.Наявністьнорм і вимог до складання і оформлення документів, порядку роботи з ними.
Потреби в обробці й організації управлінських документів: упорядкування інформаційного масиву (раціональна організація інформаційних ресурсів), інформаційна база прийняття управлінських рішень. Зв’язок управлінської діяльності з документами.
Задокументована інформаціяяк об’єкт управління й опосередкований через людину суб’єкту управління. Управлінський (офіційний) документ – документ створений організацією або посадовою особою і оформлений в установленому порядку
Керування документаційними процесами – функція управління. Діяльність зі створення документів (документування). Закріплення управлінського рішення і створення управлінських документів. Організування роботи з документами(створення умов, що забезпечують рух, зберігання і пошук документів). Інформаційне забезпечення управління. Основна вимога для прийняття ефективного рішення або розуміння масштабів проблеми – наявність адекватної, точної інформації.
Зв’язки керування документаційними процесами з іншими науковими та навчальними дисциплінами: загальна характеристика
Інтеграційні процеси між спорідненими дисциплінами. Розуміння міждисциплінарних зв’язків керування документаційними процесами. Використання методів однієї наукової дисципліни іншою. З’ясування місця і ролі керування документаційними процесами в ієрархії наукових дисциплін.
Дві групи наукових дисциплін, що мають зв’язки з керуванням документацією. Наукові дисципліни, теоретичні дослідження яких орієнтовані на технології керування документаційними процесами (документознавство, управлінське документознавство, архівознавство, інформаційний менеджмент). Історичний і генетичний зв’язок керування документаційними процесами з науковими дисциплінами документально-комунікаційного циклу.
Документознавство і вивчення закономірностей створення документів, методів і способів їх створення, принципів побудови систем документації. Питання документування – основні для всієї організації керування документаційними процесами. Завдання створення державної системи діловодства і становлення документознавства як наукової дисципліни.
Управлінське документознавство і дослідження питань створення та обігу в установі документів, що містять управлінську інформацію. Вивчення класифікації систем документації, розроблення уніфікованих форм документів. Оптимізація процесів створення, опрацювання, зберігання і використання документованої управлінської інформації.
Розроблення архівознавством наукових засад експертизи цінності документів, складання номенклатури справ, формування справ, складання описів.
Інформаційний менеджмент і вивчення різних аспектів функціонування інформації, в тому числі управлінської інформації в установі. Керування документаційними процесами як різновид інформаційної діяльності.
Наукові дисципліни, що розробляють проблеми, дотичні до керування документаційними процесами. Історія державних установ. Розвиток апарату управління та умови створення і функціонування документів. Реформи апарату управління та їх вплив на характер керування документаційними процесами.
Спеціальні історичні дисципліни: дипломатика (вивчення походження, форми, внутрішньої будови і змісту документів), філігранологія (дослідження виробництва паперу, форматів паперу, водяних знаків на папері), сфрагістика (вивчення печаток – одного з реквізитів управлінських документів), палеографія (вивчення історії письма) та інші.
Характеристика наукових дисциплін, що розробляють наукові засади технологій керування документаційними процесами
Актуальні проблеми дослідження міждисциплінарних зв’язків наукових дисциплін. Історичний і генетичний зв’язок керування документаційними процесами з науковими дисциплінами документально-комунікаційного циклу. Наукові дисципліни, теоретичні дослідження яких орієнтовані на технології керування документаційними процесами (документознавство, управлінське документознавство, архівознавство, інформаційний менеджмент, історія державних установ та ін.).
Діловодство – Документаційне забезпечення управління – Документно-інформаційне забезпечення управління – Управління документацією – Керування докуменотацією – Керування документаційними процесами: еволюція і зміст понять
Діловодство (“производство дела”, “письмоводство”): виникнення терміну і його змістовне наповнення. Діловодство (справочинство) традиційне/електронне, загальне/спеціальне (бухгалтерське, судово-процесуальне, нотаріальне, з особового складу), відкрите/конфіденціальне, секретне. Принципи конфіденціального/секретного діловодства, специфіка і вимоги, обумовлені характером документів: документування конфіденціальної/секретної інформації, організація роботи з конфіденціальними/секретними документами, захист інформації.
Документаційне забезпечення управління. Впровадження комп’ютерних систем в управління: їх організаційне, програмне й інформаційне забезпечення. Сутність документаційного забезпечення управління, його структура і зміст. ВНДІДАС і розробка концепції документаційного забезпечення управління в умовах інформатизації суспільства. Розробка типової системи документаційного забезпечення управління. Концепція державної системи документаційного забезпечення управління. “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспеченя” (М., 1991). ГОСТ Р51141-98 – синонімічні поняття діловодство–документаційне забезпечення управління.
Документно-інформаційне забезпечення управління: традиційна робота з документами та інформаційне обслуговування. Інформаційна технологічна революція. Інформаційне суспільство. Формування інформаційного суспільства в Україні та входження країни до європейської глобальної інформаційної спільноти. Необхідність гармонізації інформаційної системи України та зарубіжних і міжнародних систем. Інформаційно-пошукові системи в установах. Інформаційно-довідкові, інформаційно-аналітичні підрозділи в установах. Інформаційно-довідкові, інформаційно-аналітичні підрозділи. Складові документно-інформаційного забезпечення управління.
Управління документацією та його трактування в “Основных положениях Единой государственной системы документационного обеспечения управления”. Міжнародне визнання і розповсюдження терміну “Records management”. Вклад української документознавчої школи в розробку концепції керування документаційними процесами.
Керування документаційними процесами. Records management. Gestion des documents. Schriftgutverwaltung. Управление документацией. Дефініції понять “діловодство” і “керування документаційними процесами” в національному термінологічному стандарті (ДСТУ 2732:2004).
Роль архівних установ в організації керування документаційними процесами
Положення про Державний архівний фонд 1958 р. та визнання за архівами права контролю за організацією діловодства. Проведення систематичних оглядів стану відомчих архівів, створення госпрозрахункових груп з упорядкування документів, вирішення питання підвищення кваліфікації працівників служб діловодства. Організація 1964 р. Архівним управлінням при Раді міністрів УРСР і Київським держуніверситетом ім. Шевченка при кафедрі архівознавства університету постійно діючих тримісячних курсів підвищення кваліфікації керівних працівників служб діловодства. Республіканський організаційно-методичний кабінет з діловодства.
Законодавство України і визнання за державними архівними установами, архівними відділами міських рад здійснення управління організацією діловодства суб’єктів діловодства.
Спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Закон України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” про повноваження Державного комітету архівів України (внесення пропозицій Кабінету міністрів України щодо формування державної політики у сфері діловодства, нормативно-правове регулювання відносин у сфері діловодства, контроль діяльності служб діловодства, організація нормативно-правового, науково-методичного та інформаційного забезпечення діяльності служб діловодства).
Проект Закону України “Про діловодство” про функції спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (видання нормативно-правових актів у сфері діловодства, встановлення вимог до форм організаційно-розпорядчих документів, розробка і затвердження загальнодержавних уніфікованих форм ОРД, організація формування вимог до створення, реєстрації, обігу та зберігання електронних ОРД, встановлення єдиних вимог щодо процесів комп’ютеризації діловодства, розгляд і погодження проектів нормативно-правових актів з організації діловодства, внесення пропозицій щодо застосування в Україні міжнародних стандартів з організації діловодства, визначення загальнодержавних вимог до підготовки і підвищення кваліфікації діловодів та організаторів діловодства).
Розроблення архівними установами міжвідомчих нормативних актів стосовно сфери керування документаційними процесами («Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163–2003»; «Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 2 : Настанови (ISO / TR 15489–2:2001, MOD) : ДСТУ 4423–2:2005»; «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242»)
Умови ефективного функціонування керування документаційними процесами
Ефективність функціонування сфери керування документаційними процесами. Наявність законодавчо-нормативної бази керування документаційними процесами. “Визнання” законодавчо-нормативною базою керування документаційними процесами документованої інформації як ресурсу управління. Ефективністьзаконодавчого регулювання сфери керування документаційними процесами.
Закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (Закони України “Про інформацію”, “Про державну таємницю”, “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, “Про електронні документи і електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”).
Нормативні акти, що мають міжвідомчий характер (Типова інструкція з діловодства…, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян, Правила роботи архівних підрозділів…Перелік типових документів…, Державні стандарти, які закріплюють термінологію, класифікаційну схему управлінської документації, основні вимоги до оформлювання документів).
Відомчі нормативні акти (Інструкції з діловодства конкретних установ, розроблені на основі Типової інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, відомчі (галузеві) переліки документів, наприклад, Національного банку України).
Законодавчо-нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство (Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану, затверджені Міністерством юстиції України; Закон “Про судоустрій” і регламентація організації діловодства в судах).
Єдині методичні засади діяльності служб керування документаційними процесами.
Уніфікація і стандартизація документів. Удосконалення форм і змісту документів. Розроблення у 1960-1980-х рр. на державному рівні єдиних вимог до інформації, яка документувалася і створення уніфікованих систем документації. Формування та впровадження як обов’язкової норми найбільш ефективних форм документів і правил оформлення документів для їх ефективного подальшого застосування.
Сучасна законодавчо-нормативна база керування документаційними процесами
в Україні
Сучасна законодавчо-нормативна база керування документаційними процесами: загальна характеристика.
Закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема
Закон України “Про інформацію” 1992 р. про основні види інформації; основні види інформаційної діяльності; про інформацію за режимом доступу і поділ інформації з обмеженим доступом за правовим режимом Закон України “Про державну таємницю”. Закон України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” і визначення ролі архівних установ в управлінні діловодством. Закони України “Про електронні документи і електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”.
Нормативні акти, що мають міжвідомчий характер.
Національний стандарт ДСТУ 4423-1:2005; 4423-2:2005: сфера застосування. Елементи, описані в стандарті, що забезпечують створення, долучання легітимних службових документів та керування їх обігом.
Відомчі нормативні акти.
Законодавчо-нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство.
Обмежені сфери застосування законодавчо-нормативних актів (стосуються окремих груп установ, організацій, підприємств; окремих питань роботи з документами; окремих видів документів)
Необхідність посилення правового забезпечення керування документаційними процесами.
Інформаційно-пошукові системи в установах
Обсяги документованої інформації в системі управління та потреби в організації інформації.
Нова редакція Єдиної державної системи діловодства і введення розділу “Информационно-поисковые системы”, що викладає основні принципи пошуку документів і документованої інформації, тобто створення і функціонування довідкового апарату установ.
Аналітико-синтетична переробка первинної інформації, що міститься в управлінських документах і створення довідкового апарату. Довідники різних видів до управлінських документів – документи другого документального рівня як важлива складова інформаційних ресурсів.
Роль довідкового апарату в інформаційному пошуку. Інформаційний пошук та інформаційно-пошукові системи.
Довідковий апарат до документів установ: класифікаційні довідники (логіко-семантичний апарат); номенклатура справ; переліки документів зі строками зберігання; питальні і тематичні класифікатори; довідкові картотеки; журнали реєстрації документів / реєстраційно-контрольні картки; бази даних. Впровадження прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису, відтворення, зберігання, пошуку інформації), та їх вплив на характер довідкової роботи в установах.
Об’єкти інформаційного пошуку: документи та їх описи (фактографічний, бібліографічний опис). Фактографічний і документальний пошук. Документальний пошук повнотекстовий (пошук певних документів) і бібліографічний (пошук інформації про документ).
ІПС та здійснення пошукових завдань.
Інформаційно-довідкові підрозділи установ: функції і завдання
Функціонування інформаційно-довідкових та інформаційно-аналітичних підрозділів установ, організацій. Мета, напрями роботи і структура інформаційно-довідкових та інформаційно-аналітичних підрозділів.
Інформаційне управління і Головне управління документального забезпечення Апарату Верховної Ради України. Структура інформаційного управління: відділ аналізу і планування; відділ висвітлення діяльності ВРУ; відділ моніторингу; відділ інформаційно-бібліотечного забезпечення. Функції інформаційного управління (інформаційне забезпечення діяльності ВРУ, народних депутатів. Наприклад, складання довідки за інформаційним запитом керівника органу державної влади – “Приватизація Криворіжсталі”; висвітлення діяльності ВРУ у засобах масової інформації; проведення прес-конференцій; випуск інформаційних матеріалів (“Парламентські вісті”); формування і зберігання бібліотечного фонду, періодичних видань; інформаційне обслуговування народних депутатів, їх помічників, консультантів, працівників апарату). Структура, функції і завдання Головного управління документального забезпечення Апарату Верховної Ради України.
Служба інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади в структурі Національної бібліотеки України. Інформаційно-аналітичне забезпечення Секретаріату Президента, КМУ, ВРУ, регіональних владних структур.
Галузева служба науково-технічної інформації з архівної справи і документознавства (ГСНТІ) в системі архівних установ. Інформаційне забезпечення діяльності державних архівних установ, в тому числі науково-дослідної і науково-методичної роботи. ГСНТІ і вивчення інформаційних потреб Державного комітету архівів України, спеціалістів галузевого науково-дослідного інституту (УНДІАСД), спеціалістів державних архівів.
Функції управлінських документів на різних стадіях їх життєвого циклу
Головна функція управлінських документів: реалізація управлінського процесу, його документно-інформаційне забезпечення. Загальні функції: інформаційна, комунікаційна, соціокультурна, правова, функція історичного джерела. Актуалізація тієї чи іншої функції на різних стадіях побутування управлінських документів.
Процеси оперативного управління (активна стадія) і значення інформаційної функції; фіксування і концентрація управлінської інформації, формування інформаційного середовища; надання інформації організаційної форми (основна форма організації інформації в управлінні – документ); функція джерела інформації для прийняття управлінських рішень; функція комунікаційна (передання управлінської інформації, забезпечення виконання функцій управління); правова функція (задокументована / фіксована інформація набуває юридичної сили).
Актуалізація функцій на стадії архівного зберігання управлінських документів:соціокультурна функція, функція історичного жерела.
Управлінський ефект в теорії використання ретроспективної архівної інформації. Збирання, обробка інформації – необхідна умова прийняття управлінських рішень. Залучення оперативної і ретроспективноїінформації.
Основні завдання і правила документування управлінської інформації
Основні завдання документування управлінської діяльності установ, організацій.Процеси управління і створення управлінських документів, що відображають різні сторони діяльності установ. Систематичний аналіз потреб діяльності і вимоги до документації. Основні цілі системи документування. Визначення стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до службових документів. Встановлення вимог до службових документів. Оцінка ризиків організації у випадку, коли службові документи не створюють і не зберігають. Призначення управлінських документів. Документ – основна форма організації інформації в управлінні, джерело інформації і первинна основа інформаційних ресурсів. Мета і завдання документування управлінської діяльності. Документування на традиційних паперових носіях та машинних носіях. Причини, що обумовлюють паралельне існування документів з машинними і традиційними носіями інформації. Завдання і функції документації в управлінні. Документація як повноцінний ресурс управління.
Правила документування управлінської інформації. Актуальність формування конкретних правил і процедур в галузі документування в сучасних умовах. Нормативна база документування управлінської діяльності. Взаємозв’язок функцій управління і видів управлінських документів. Порядок документування управлінських функцій. Стадії підготовки і порядок складання управлінських документів. Загальні вимоги до управлінських документів. Вимоги до текстів, заголовків, оформлення документів. Формати паперу. Вимоги до текстів окремих видів документів. Порядок узгодження документів, форми узгодження. Відмітки на документах.
Основні функції і форми організації служб керування документаційними процесами
Служби керування документаційними процесами: основні завдання, структура, функції. Нормативна база функціонування служб керування документаційними процесами. Модель служб керування документаційними процесами в державних установах. Організаційна побудова служб керування документаційними процесами. Аналіз структур служб керування документаційними процесами відповідно до категорій установ. Управління справами, загальний відділ, канцелярія, секретаріат, інформаційне управління, інформаційно-аналітичне управління і т. д. Включення структур керування документаційними процесами в загальну інфраструктуру установи, організації. Мета і завдання служб керування документаційними процесами. Форми організації служб керування документаційними процесами і фактори, що визначають їх вибір. Положення про служби керування документаційними процесами. Підпорядкування та службові зв’язки структурних підрозділів керування документаційними процесами. Функції служб керування документаційними процесами (документування управлінської діяльності, робота з документами, організаційні види робіт, інформаційно-аналітична робота). Умови реорганізації служб керування документаційними процесами. Склад (посадовий і чисельний) структурних підрозділів керування документаційними процесами. Посадові інструкції та кваліфікаційні вимоги до працівників служб керування документаційними процесами. Міжнародний стандарт з керування документаційними процесами про фахову підготовку спеціалістів у галузі керування документаційними процесами. Забезпечення умов праці персоналу. Нормування праці працівників служб керування документаційними процесами, типові нормативи часу на діловодні роботи. Підготовка кадрів спеціалістів служб керування документаційними процесами, форми підвищення їх кваліфікації.
Експертиза цінності документів: нормативно-методична база
Експертиза цінності документів: основні завдання. Теорія експертизи цінності, її наукові засади. Принципи і критерії експертизи цінності управлінських документів. Проведення експертизи на стадії керування документаційними процесами. Переліки документів з визначенням строків їх зберігання (міжвідомчі, відомчі, конкретні). “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”, 1998 р. та доповнення до переліку 2001 р. Номенклатури справ, їх функції та принципи укладання. Діяльність експертних комісій. Експертно-перевірні комісії. Положення про експертні комісії. Тимчасове зберігання управлінських документів. Постійне зберігання управлінських документів. Експертиза цінності електронних документів. Проблеми зберігання і використання електронних документів.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 368; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!