Порядок проверки и обработки документов
Документация и инвентаризация
План
1. Документ и документация.
2. Документооборот и требования, предъявляемые к документам.
3. Классификация документов.
4. Порядок проверки и обработки документов.
5. Инвентаризация, ее значение и виды.
6. Учетные регистры и техника учетной регистрации.
7. Формы бухгалтерского учета.
8. Способы исправления ошибок в бухгалтерских записях.
Термин "документ" происходит от лат. "decumentum", что значит "свидетельство, доказательство".
Документ и документация.
Обязательным условием отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете является оформление их соответствующими документами.
Документы представляют собой письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции или письменное распоряжение на право ее совершения.
Способ оформления хозяйственных операций документами называется документацией. Документация является важным элементом метода бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отражения их в учете.
Порядок документального оформления хозяйственных операций и требования относительно составления документов регламентируются Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88.
|
|
Документы применяются для предварительного и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники предприятия: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии при приемке и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов.
Важное «значение документы имеют в обеспечении контроля за сохранностью имущества предприятия, рациональном его использовании.
Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а поэтому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают за документами доказательную, юридическую силу только в том случае, если; они составлены своевременно и правильно оформлены.
С применением в учете электронной вычислительной техники; для сбора и обработки информации наряду с бумажными документами широко используются машинные носители учетной информации. Одни из них фиксируют хозяйственную операций в момент ее совершения, другие — составляются по данным первичных носителёй информации и используются для удобства ее отработки и автоматического ввода в вычислительную машину.
|
|
Документооборот и требования, предъявляемые к документам.
Для обеспечения своевременного и качественного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.
Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или поступления от других предприятий и организаций до передачи на хранение в архив после записей в учетные регистры.
Рис. 1. Основные этапы создания системы управления документооборотом на предприятии.
Правильная организация документооборота требует составления плана документооборота, который должен определить порядок оформления документов, поступление их в бухгалтерию, обработку, использование для записей в учетные регистры и передачу в архив. План документооборота на каждом предприятии разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и сдачи в бухгалтерию или на вычислительную установку и обработку документов являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия. От качества, составления и оформления документов в значительной мере зависит полнота и достоверность показателей учета и отчетности. Поэтому к. документам предъявляются требования: своевременность составления, достоверность показателей, правильность оформления.
|
|
Рис. 2. Стадии прохождения документа при документообороте
Правильно оформленный документ должен содержать показатели необходимые для обеспечения полной информации о совершаемой операции. Показатели, содержащиеся в документе и характеризующие операцию, называются его реквизитами
Рис. 3. Порядок принятия первичных документов
Обязательными реквизитами каждого документа являются:
ü название предприятия, от имени которого составлен документ;
ü название документа, его номер, код формы, дата составления документа;
ü содержание хозяйственной операции и ее измерители, подписи должностных лиц, ответственных за содержание операции и правильность ее оформления.
|
|
Если документ не имеет какого-либо обязательного реквизита, он теряет свою юридическую силу.
Термин "реквизит" - от латинского "необходимое".
Классификация документов.
Классификация документов - это их группировка по определенным отличительным признакам.
I. По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.
Распорядительными называют документы, содержащие распоряжение (приказ, задание) на осуществление хозяйственной операции. К ним относятся чеки на получение денежных средств в банке, платежные поручения банку на перечисление денежных средств, доверенности на получение материальных ценностей и др. Однако распорядительные документы не подтверждают факта совершения хозяйственных операций, а поэтому не служат обоснованием для отражения их в учете.
Исполнительными (оправдательными) называют документы, подтверждающие факт осуществления хозяйственной операции (т.е. содержат сведения о ее выполнении), а поэтому служат обоснованием для учетных записей. К ним относятся выписки банка с текущего или иного счета предприятия о зачислении или списании денежных средств, акты, квитанции, авансовые отчеты и др. Для исполнителей (банков, подотчетных, материально ответственных лиц и др.) они являются оправданием в использовании денежных средств или материальных ценностей.
Документы бухгалтерского оформления составляются самими работниками бухгалтерии на основании соответствующих оправдательных документов или данных текущего учета для технической подготовки учетных записей. К таким документам относятся мемориальные ордера, бухгалтерские справки, расчеты (например, ведомости начисления амортизации и износа основных средств, распределения косвенных расходов, отчетные калькуляции и др.). Документы бухгалтерского оформления самостоятельного значения не имеют, они не отражают непосредственно хозяйственной операции, их назначение состоит в технической подготовке учетных записей.
В практике учета предприятий документы распорядительные, исполнительные и бухгалтерского оформления в отдельности применяются редко. Наиболее часто используют документы, сочетающие в себе признаки всех трех видов документов. Документы, которые по своему назначению выполняют функции двух и даже трех документов (распорядительных, исполнительных и бухгалтерского оформления), называются комбинированными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования, лимитно-заборные карты, наряды на выполнение работ и др. Так, расходный кассовый ордер, переданный для исполнения кассиру, выполняет функцию распорядительного документа; после выдачи кассиром денежных средств и расписки получателя на ордере в их получении этот документ становится оправдательным; наконец, после указания на этом ордере корреспондирующих счетов он выполняет функцию документа бухгалтерского оформления.
Использование комбинированных документов способствует сокращению количества документов, облегчает их обработку.
II. В зависимости от порядка отражения хозяйственных операций документы различают первичные и сводные. Первичные документы составляют в момент совершения хозяйственной операции (кассовые ордера, накладные на сдачу продукции на склад, акты приемки выполненных работ и др.). Сводные документы составляются на основании однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, ведомости распределения заработной платы и др.). Такие документы имеют важное значение для систематизации и сокращения учетных записей.
III. По способу охвата хозяйственных операций документы подразделяют на разовые и накопительные. Разовые документы используют для оформления одной или нескольких операций, записываемых в документ одновременно. Сразу же после составления эти документы могут использоваться для учетных записей. К разовым относится большинство первичных документов (денежные чеки, кассовые ордера, требования, накладная, наряды, акты и др.). Отличительной особенностью этих документов является одноразовое их использование для начальной регистрации хозяйственных операций.
Накопительные документы используются для оформления однородных, систематически повторяющихся хозяйственных операций в течение определенного периода — декады, месяца. К таким документам относятся, например, лимитно-заборные накопительные наряды и др. В отличие от разовых, накопительные документы используются для учетных записей только после того, как в них записана последняя операция и подведен итог всех записей. Использование накопительных документов имеет большое значение для сокращения учетных записей и является одним из важных направлений рационализации учета. Однако их использование возможно только в тех случаях, когда не требуется ежедневное отражение хозяйственных операций в учете.
IV. По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на самом предприятии) и внешние (поступающие от других предприятий и организаций).
V. По способу составления - документы, составляемые вручную и машинописным путем.
Порядок проверки и обработки документов.
Документы, составленные в разных хозяйственных подразделениях (цехах, бригадах, на складах и др.), после выполнения хозяйственных операций передаются в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным бухгалтером. Принятые документы подлежат обработке, цель которой — подготовить документы для последующих записей в регистры синтетического и аналитического учета. Обработка документов состоит в их проверке, расценке (таксировке), группировке и контировке.
Проверка документов в соответствии с Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете должна осуществляться с точки зрения законности операций, соблюдения требований относительно их оформления и правильности арифметических подсчетов. Исходя из этих требований, документы подлежат проверке: по существу, формальной и арифметической.
Проверка документов по существу состоит в установлении законности и хозяйственной целесообразности операции, оформленной документом, соблюдения сметы, норм, расценок, лимитов.
При формальной проверке документов устанавливают полноту и правильность заполнения всех реквизитов документа, подлинность подписей должностных лиц. Арифметическая проверка состоит в проверке правильности всех арифметических подсчетов, содержащихся в документе. Следующий этап обработки документов — расценка (таксировка), состоящая в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, т.е. денежной оценке натуральных показателей хозяйственной операции. Необходимость в расценке обусловлена тем, что значительное количество поступающих в бухгалтерию документов имеют только натуральные измерители (требования, накладные, лимитно-заборные карты и др.), а поэтому требуют проставления цены и суммы. Документы, в которых одним из обязательных реквизитов при составлении является денежный измеритель, расценке не подлежат.
Группировка документов состоит в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и записи в группировочные ведомости для определения общего итога по каждой группе. Это позволяет значительно сократить число записей в учетных регистрах.
Контировка документов состоит в указании корреспондирующих счетов, на которых должна быть отражена хозяйственная операция, оформленная документом или группой документов, т.е. в составлении бухгалтерских проводок.
Рис. 4. Стадии обработки первичных документов в бухгалтерии
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 1619; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!