Створення структури таблиці в режимі «Конструктор»

Практична робота № 6

Створення таблиць в ACCESS.Встановлення зв’язку

Між таблицями

 

1 Мета роботи

Навчитися працювати з програмою ACCESS

 

2 Обладнання

 IBM PC, операційна система WINDOWS, програма ACCESS.

3 Теоретичні положення

MS Access підтримує два способи створення баз даних:

• створюється порожня база, а потім у неї додаються таблиці, форми, звіти й інші об'єкти;

• вибирається одна зі стандартних баз MS Access, усі об'єкти якої створюються одночасно за допомогою спеціального Майстра.

Перший спосіб є зручним та гнучким, але трудомістким, оскільки тут кожний об'єкт бази даних визначається окремо і вручну. Другий спосіб прискорює процедуру створення бази даних, і часто саме йому віддають перевагу. Незалежно від способу створення бази даних користувач у будь-який час може змінити і розширити її вручну.

3.1 Створення порожньої бази даних

Створення порожньої бази даних розпочинається з команди меню Файл—Создать базу данных, яка викликає на екран діалогове вікно «Создание» з двома вкладками — «Общие» та «База данных».

Вкладка «Общие» забезпечує створення нової порожньої бази даних, у вкладці «Базы данных» вибирають бажаний зразок бази, а потім створюють її за допомогою Майстра.

Після вибору вкладки «Общие» у вікні з'являються такі значки: «База данных» — для створення нової бази даних; «Страница доступа к данным» — для створення Web-сторінок спеціального типу, що забезпечують перегляд і роботу з базами даних у комп'ютерних мережах; «Проект (существующая база данных)» і «Проект (новая база данных)» дають змогу створити проект-додаток користувача, що працює з базою даних, розташованою на SQL-сервері.

Командою ОК при виділеному значку «База данных» активізується діалогове вікно «Файл новой базы данных», за допомогою якого вибирають папку для розміщення бази даних і задають її ім'я. Ім'я бази (файла), наприклад «Кадри», вводять до вікна «Имя файла» без розширення, оскільки тип файла («Базы данных Microsoft Access») призначається системою за умовчання. Файлам бази даних присвоюється розширення .mdb.

Далі командою Создатьвідкривається вікно «Кадри: база данных»

У ньому в розділі «Объекты» вертикальним рядом кнопок представлено всі об'єкти, які можна створити в базі даних: таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макро­си і модулі. Після натиснення такої кнопки в робочому полі вікна відображається список об'єктів зазначеного типу.

Об'єкти різних типів можна об'єднувати в групи, що представлені в розділі «Группы». Групи дають змогу у великих базах даних об'єднувати об'єкти однієї теми. У вихідному стані в цьому розділі є тільки одна група — «Избранное».

3.2 Створення бази даних за допомогою Майстра

Під час активізації вкладки «Базы данных» у полі вікна «Создание» відображається список наявних у Microsoft Access зразків баз даних.

Потрібний зразок бази даних, наприклад «Основные фонды», вибирають зі списку і запускають Майстрабази (клацанням мишею на кнопці «ОК»). Далі слід активізувати вже відоме вікно «Файл новой базы данных», а в ньому — вибрати папку для розміщення бази даних і задати її ім'я. Потім командою Создатьна екран викликають чергове вікно «Создание баз данных» із повідомленням Майстрапро характер інформації, що зберігатиметься в базі, яка створюється.

У нижній частині вікна є ряд кнопок керування, які дають змогу:

• перервати роботу Майстра («Отмена»);

• повернутися до попереднього або перейти до на­ступного кроку роботи Майстра («<=Назад»чи «Далее=>»);

запустити Майстрана створення бази даних із уста­новленими параметрами («Готово»).

Командою Далее>на екран знову викликають вікно «Создание баз данных», у якому міститься список полів вибраного зразка таблиці бази даних

У цьому вікні є два списки полів. Перший — це список можливих таблиць бази даних, а другий — список полів вибраної таблиці. Вибирати поля таблиці можна за допомогою індикативних перемикачів Розрізняють поля основні та додаткові. Останні позначено курси­вом. Деякі поля вибраної бази є обов'язковими.

Після завершення вибору полів таблиці за командою Далее=> на екрані відображається чергове вікно «Создание баз данных», у якому вибирають оформлення екрана.

Протягом наступних кроків Майстраможна вибрати оформлення звіту, що виводиться на друкування, а також задати заголовок і рисунок-значок бази даних, на­приклад торговий знак фірми, її транспарант, ярлик.

На завершальному етапі роботи Майстраще раз активізується вікно «Создание баз данных». За командою Готовосистема переходить до створення бази Даних, що складається з таблиць із заданими полями, найпростіших форм введення і перегляду інформації, а також найпростіших звітів.

Створення таблиць і робота з ними

 

Таблиці — основа будь-якої реляційної бази даних. У них розміщуються і зберігаються дані про об'єкти певної предметної сфери. Дані таблиць можна зберігати, доповнювати, вилучати, переглядати, редагувати, а також сортувати або фільтрувати за складними критеріями. Вони використовуються у формах та звітах і можуть бути поданими в графічному вигляді.

Запитів, форм, звітів й інших об'єктів у базі даних може не бути. Однак без таблиць бази даних просто не буває. Водночас таблиці не є самостійними об'єктами. Вони входять до складу файла бази даних поруч із іншими її об'єктами.

Структура таблиць і послідовність їх створення.Будь-яка таблиця бази даних має унікальне ім'я і складається з кількох рядків та стовпців. її структура визначається ха­рактером тих функцій, які має виконувати база. На цій підставі задаються поля таблиці та призначаються їхні властивості.

На рисунці показано варіанти структури таблиці — «Співробітники», «Штат» і «Проекти», — що дають змогу організувати пошук інформації за різними ознаками, кодами та іншими ключами.

Для створення структури таблиці необхідно відкрити потрібну базу даних (Файл—Открыть базу данных),на­тиснути у вікні бази даних кнопку «Таблица»розділу «Объекты» і в правій частині цього вікна вибрати один із трьох режимів створення таблиці: режим «Конструктор», за допомогою Майстрачи режим таблиці (шляхом уведення даних) — рис. 2.184. Якщо клацнути на кнопці «Создать» панелі інструментів вікна, то у вікні «Новая таблица», що з'явилося, можна встановити один із можливих режимів створення таблиці.

Як бачимо, таблиці поточної бази даних можна створювати безпосередньо («Режим таблицы»), за допомогою Конструктора(режим «Конструктор»), із застосуванням Майстра таблиць(режим «Мастер таблиц»), імпортом таблиць із зовнішнього файла, а також на осно­ві пов'язаних таблиць із зовнішніх файлів.

Після створення структури таблиці в одному з вибраних режимів їй присвоюють ім'я, і вона зберігається у поточній базі

Створення структури таблиці в режимі «Конструктор».

Конструктор надає користувачеві багато варіантів задавання параметрів таблиці, що створюється. При його активізації відкривається вікно «Співробітники: таб­лица»), яке містить дві панелі

Верхня панель дає змогу присвоїти ім'я кожному полю таблиці і визначити тип даних у кожному полі, нижня — встановити властивості кожного поля.

Имя поля може мати до 64 символів; воно повинно бути унікальним, по можливості коротким і мати інфор­мативний характер. Тип кожного поля залежить від типу даних, які в ньому розміщуються.

Тип данных визначається значеннями, які передбачається вводити до поля, і вибирається зі списку «Тип данных», Що розкривається.

«Текстовый» — тип даних за умовчання. Максимальна кількість символів у цьому полі не повинна перевищувати 255. Потрібний розмір поля встановлюють у властиво­сті «Размер поля».

Поле «MEMO» — довгий текст для описів чи приміток із максимальною довжиною 64 000 символів.

«Числовой» — числові дані, які використовуються в математичних обчисленнях, при цьому конкретні варіанти числового типу задають у властивості «Размер поля».

«Денежный» — грошові й числові дані для розрахун­ків із точністю до 15 знаків у цілій і до 4 знаків у дробовій частинах.

«Дата/время» — значення дати і часу в діапазоні від 100 до 9999 років включно.

«Счетчик» — тип даних поля, до якого для кожного нового запису автоматично вводять унікальні числа, числа, що послідовно зростають, чи випадкові.

«Логический» — тип даних, які можуть набувати одного з двох значень — Істина/Неправда.

«Поле объекта OLE» — поле, у якому розміщується пов'язаний чи вставлений об'єкт (наприклад, малюнок, звукозапис, таблиця, діаграма і т. ін.), створений в інших додатках.

«Гиперссылка» — поле з максимальною довжиною до 64 000 символів, у якому вказують шлях до файла чи адресу ULR. Клацання на цьому полі таблиці дає змогу перейти на відповідний об'єкт чи сторінку Web.

«Мастер подстановок...» — вибір цього типу поля запускає Майстра підстановок,за допомогою якого може бути визначене поле зі списком постійних значень чи поле зі списком на підставі даних полів іншої таблиці.

Описание — пояснення до кожного поля таблиці, які формують у разі потреби.

Властивості полів відображаються в нижній панелі вікна «Конструктор». Елементи цієї панелі дають можливість користувачеві задавати розмір і формат поля, маску введення даних до поля, умови значення й інші властивості. Вміст укладки «Общие» міняється залежно від типу поля.

Створення структури таблиці, як правило, завершується визначенням первинного ключа. Такий ключ однозначно ідентифікує кожний запис таблиці. Первинний ключ вво­дять командою Ключевое полеконтекстного меню вибраного поля або за допомогою однойменної кнопки Як первинний ключ можна вибрати також певне поле таблиці, що має унікальне значення. Таких полів може бути два і більше. Якщо користувач не визначає ключового поля, то систе­ма автоматично використовує як ключове поле порядковий номер запису, вводячи додатково поле типу «Счетчик».

У режимі «Конструктор» можна створювати і зміню­вати тільки структуру таблиць. Заповнення ж таблиць даними виконується лише в режимах «Режим таблицы» або «Мастер таблиц», а також у разі відкривання таблиці чи за допомогою об'єкта бази даних, який спеціально ство­рюється.

Після формування структури таблиці її необхідно зберегти, активізувавши команду Файл—Сохранить как....У діалоговому вікні «Сохранение», що відкрилося, задають місце таблиці у пам'яті (поточній або іншій базі даних), у вікні «Новое имя» — її ім'я, наприклад «Співробітники».

3.4 Створення таблиць у режимі «Режим таблиц».У цьо­му режимі таблицю створюють простим, наочним і дуже поширеним способом. Послідовність дій під час створення таблиці «Штат» така:

• у діалоговому вікні «Новая таблица» вибирають рядок Режим таблицы,внаслідок чого на екрані з'являється вікно «Таблица1: таблица», що містить стандартну таблицю розміром 20 стовпців на ЗО рядків; . у цьому вікні системні імена полів таблиці «Полеї», «Поле2» тощо послідовно замінюються новими (на­приклад, «КодПосади», «Посада», «Оклад»), для чого потрібно після подвійного клацання мишею на іме­ні поля набрати нове ім'я. Перемикають поля за до­помогою клавіші <Таb> або клацанням мишею на імені поля;

• вводять значення полів таблиці по рядках (записах) або по стовпцях, при цьому будь-яке поле має містити тільки однотипні дані у вибраному форматі;

• створюють первинне ключове поле (якщо користувач його не визначає, то система пропонує як ключове поле використати номер запису);

• активізують команду Вид—Конструктор таблиці викликають вікно «Конструктор», використовуючи яке можна пересвідчитися у правильності вибору типу полів таблиці та при потребі внес­ти зміни;

після завершення цих дій командою Файл—Сохранитьабо за допомогою однойменної кнопки стандартної панелі інструментів створену таблицю слід зберегти у поточній або у зовнішній базі даних на магнітному диску з певним ім'ям, наприклад «Штат». Створену таким чином таблицю «Штат» бази «Кадри»

 

3.5 Створення таблиці в режимі «Мастер таблиц». Майстердає змогу істотно скоротити час створення таблиць завдяки використанню вже готових зразків таблиць і полів. У цьому плані його можна розглядати як засіб автоматизації процесу формування таблиць бази даних.

Активізують Майстра таблицькомандою ОК вікна «Но­вая таблица». При цьому відкривається діалогове вікно «Создание таблиц», що, у свою чергу, містить три вікна. У вікні «Образцы таблиц» вибирають відповідний зразок таблиці з категорій «Личные» або «Деловые», а у вікні «Образцы полей» — імена полів поточної таблиці.

Вибраний зразок поля передається в нову таблицю клацанням мишею на кнопці Дія кнопки поширюється на всі зразки полів. Кнопки забезпечують виконання зворотних дій: вилучають із таблиці, що створюється, або вказані, або всі поля одночасно.

Допускається змінювання імені будь-якого поля (кнопкою «Переименовывать поле...»).Типи даних (полів) призначаються Майстромза умовчання. При потребі їх можна переглянути і змінити в режимі «Конструктор».

Після завершення формування списку полів Майстерпереходить до другого кроку роботи (кнопка «Далее»). Тут вводять ім'я нової таблиці, наприклад «Заказы», і ви­бирають спосіб визначення первинного ключа .

Автоматичний спосіб визначення первинного ключа — найкраще вирішення проблеми ідентифікації записів таблиці. Користувач може визначити ключ, клацнувши мишею на кнопці «Далее»,на екрані з'являється діалогове вікно, за допомогою якого вибирають ключове поле

Після вибору за допомогою альтернативних перемикачів типу даних ключового поля і клацання на кнопці «Далее» на екран викликається чергове вікно «Создание таблиц», за допомогою якого встановлюють можливі зв'язки нової таблиці з іншими таблицями бази даних (четвертий крок роботи Майстра).

 

Зв’язок нової таблиці з будь-якою з раніше створених таблиць бази даних установлюють клацанням мишею на кнопці «Связи...». При цьому на екрані з'являється однойменне вікно, в якому вибирають один із можливих варіантів зв'язку.

 

 

 

На завершальному кроці роботи Майстратреба акти­візувати чергове вікно «Создание таблиц» і за його допомогою встановити один із можливих режимів Уведення даних до щойно створеної таблиці.

 

Перемикають режими трьома альтернативними перемикачами: «Изменить структуру таблицы», «Ввести данные непосредственно в таблицу» і «Ввести данные в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером». Залежно від вибраного режиму на екрані з'являється вікно «Конструктор» для зміни структури таблиці, вікно перегляду і заповнення таблиці «Проекти: таблица» або вікно «Экранная форма»

Вікно «Конструктор» активізується, тільки якщо необхідно модифікувати структуру нової таблиці. Після цього можна перейти в один із зазначених вище режимів системи.

Зберегти нову таблицю на магнітному диску можна на будь-якому етапі роботи.

 

4 Індивідуальне завдання

Згідно варіанту вказаного викладачем

4.1 Створити дві таблиці за допомогою майстра, та створити прив’язку один до одного

4.2 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку один до багатех

4.3 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку багато до багатьох

4.4 Створити дві таблиці за допомогою майстра, та створити прив’язку один до багатех

4.5 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку багато до одного

4.6 Створити дві таблиці за допомогою режима конструктора , та створити прив’язку багато до багатьох

4.7 Створити дві таблиці за допомогою режима конструктора , та створити прив’язку багато до одного

4.8 Створити дві таблиці за допомогою майстра , та створити прив’язку багато до багатьох

4.9 Створити дві таблиці за допомогою майстра , та створити прив’язку багато до одного

4.10 Створити дві таблиці за допомогою конструктора , та створити прив’язку один до одного

4.11 Створити три таблиці за допомогою майстра, та створити прив’язку один до одного

4.122 Створити триі таблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку один до багатех

4.13 Створити три таблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку багато до багатьох

4.14 Створити дві таблиці за допомогою конструктора, та створити прив’язку один до багатех

4.15 Створити три таблиці за допомогою майстра, та створити прив’язку один до багатех

4.16 Створити тритаблиці за допомогою режима конструктора , та створити прив’язку багато до одного

4.17 Створити тритаблиці за допомогою майстра , та створити прив’язку багато до одного

4.18 Створити дві таблиці за допомогою режима таблиці , та створити прив’язку один до одного

4.19 Створити три таблиці за допомогою майстра , та створити прив’язку багато до багатьох

4.20 Створити три таблиці за допомогою майстра , та створити прив’язку багато до одного

4.21 Створити три таблиці за допомогою конструктора , та створити прив’язку один до одного

4.22 Створити чотири таблиці за допомогою майстра, та створити прив’язку один до одного

4.23 Створити чотиритаблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку один до багатех

4.24 Створитичотири таблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку багато до одного

4.25 Створити три таблиці за допомогою майстра, та створити прив’язку один до багатех

4.26 Створити чотири таблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку багато до багатьох

4.27 Створити чотири таблиці за допомогою режима таблиць , та створити прив’язку багато до одного

4.28 Створити чотири таблиці за допомогою майстра, та створити прив’язку один до багатех

4.29 Створити чотири таблиці за допомогою режима конструктора , та створити прив’язку багато до багатьох

4.30 Створити чотири таблиці за допомогою конструктора , та створити прив’язку один до одного

 

5 Зміст звіту

 

5.1 Тема та мета

5.2 Індивідуальне завдання

5.3 Відповіді на контрольні питання

5.4 Висновок

6 Контрольні питання

 

6.1 Як задати ім’я документу ?

6.2 Структура та послідовність створення таблиці?

6.3 Як створити структуру таблиці в режимі «Конструктор»?

6.4 Як створити структуру таблиці в режимі «Конструктор»?

6.5 Як створити таблицю у режимі «Режим таблиц»?

6.6 Як створити таблицю в режимі «Мастер»?

 

7 Література

 

7.1 Інформатика:теоретичні основи і практикум. Підручник.-Львів:Новий світ-2000, 2004.-300с

7.2 Інформатика. Комп’ютерна техніка. Комп’ютерні технології: Підручник.-К.: Каравела, 2004.-464с

 

 

---

Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 310; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!