Упражнение 1. «Телефонный справочник»

Задание.

Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т.д.).

Шаг 1. Начало работы с Microsoft Access

1. Запустите Microsoft Access. Самый надежный способ – через меню кнопки "Пуск". Однако, если ваш компьютер настроен соответствующим образом, сделать это можно и через ярлык, расположенный на рабочем столе.

Рис. 5.1. Запуск МS Access через главное меню

Укажите в открывшемся диалоговом окне, что вы хотите создать новую базу данных (рис. 5.1). Щелкните кнопкой мыши на значке Новая база данных. В правой части окна появится область Новая база данных. В поле Имя файла введите имя новой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например, справочник).

Рис. 5.2. Создание новой базы данных.

2. Нажмите кнопку Создать. Откроется новая база данных с единственной пустой таблицей, и программа перейдет в режим редактирования таблиц. Для создания и редактирования таблиц предназначены два режима: режим таблицы и конструктор. Перед вами откроется окно «Базы данных» (см. рис. 5.3)

Рис.5. 3. Окно «Базы данных».

Шаг 2. Создание таблиц базы данных

3. Режим конструктора таблицы предназначен для настройки свойств полей, таких как тип данных, значение по умолчанию, список возможных значений, маска значений и многих других. Переключение режима работы осуществляется с помощью кнопки Режим, которая находится на ленте, на вкладке Главная, Конструктор. Вначале создать в конструкторе поля таблицы и указать их свойства, а затем ввести информацию.

Рис. 5.4. Окно проектирования структуры таблицы.

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).

В столбце "Имя поля" набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце ("Тип данных") указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

Обратите внимание, что кнопка раскрывающегося списка с типами данных является скрытым элементом управления. Она появляется лишь только после выбора соответствующего поля бланка. Надо иметь в виду, что в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов, которые не отображаются, пока ввод данных не начат. При изучении программы рекомендуется специально "прощелкивать" пустые поля бланков в поисках скрытых элементов.

В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).

4. Задайте структуру основной таблицы проектируемой нами базы данных. Будем считать, что все данные в нашей базе – текстовые. Задайте имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице:

Имя поля	Описание	Длина
Номер	Номер телефона	30
Имя	Имя абонента	50
Адрес	Адрес абонента	60
Код_категории	Категория абонента	30

5. Укажите наличие ключевого поля (в нашем примере поле "Номер"). Поле, используемое в качестве первичного ключа, отмечено символом слева от названия поля. Если первичный ключ таблицы еще не определен или вы хотите указать другое поле в качестве первичного ключа, выберите поле, которое необходимо сделать первичным ключом. Щелкните кнопкой мыши на имени поля, откройте на ленте вкладку Конструктор и нажмите кнопку Ключевое поле

О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поле в окне проектирования структуры таблицы (см. рис. 5.4).

6. Сохраните в текущей базе данных созданную таблицу. Сделать это можно с помощью кнопки > Сохранить" или с помощью кнопки панели инструментов Microsoft Access. Укажите имя сохраняемой таблицы: "ТЕЛЕФОНЫ".

Закройте окно проектирования структуры таблицы и обратите внимание на то, что в окне "База данных" появился новый элемент – только что созданная таблица "ТЕЛЕФОНЫ". Обратите также внимание, что созданная таблица была сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных.

7. Категорию абонента в созданной таблице мы обозначили кодом. Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (словарь категорий). Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др.

Создайте с помощью конструктора таблицу – словарь категорий. Пусть все поля в ней будут текстовыми. Их имена, описания и длины приведены в таблице:

Имя поля	Описание	Длина
Код	Код_категории	30
Наименование	Наименование категории	30

Обязательно задайте ключевое поле – "Код". Сохраните таблицу под именем "КАТЕГОРИИ"

Шаг 3. Настройка связей между таблицами

9. В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице "ТЕЛЕФОНЫ" вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы "КАТЕГОРИИ". Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля "Код_категории", а также задать параметры связей между таблицами.

10. Откройте таблицу "ТЕЛЕФОНЫ" в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля "Код_категории" и из раскрывающегося списка выберите "Мастер подстановок". Перед вами откроется диалоговое окно, где вам будет предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Диалоговое окно мастера подстановок.

Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку "Далее"):

Ø Объект "столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса

Ø Значения будут выбираться из таблицы "КАТЕГОРИИ"

Ø В столбец подстановки включить поле "Наименование" (надо выделить это поле и кнопкой переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)

Ø Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца

Ø Оставить подпись "Код_категории" для подстановочного столбца

После нажатия кнопки "Готово" вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим.

Закройте окно проектирования таблицы "ТЕЛЕФОНЫ".

11. Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.

Все параметры, которые были заданы в процессе работы с мастером подстановок, доступны на вкладке "Подстановка" окна проектирования структуры таблицы. Откройте эту вкладку и посмотрите, какие параметры и соответствующие им значения были заданы. Посмотрите на содержимое этой вкладки для других полей. Если по каким-либо причинам вам надо из подстановочного поля сделать "обычное", то на вкладке "Подстановка" укажите "Тип элемента управления" – "Поле".

Откройте окно "Схема данных" (рис. 5.6). Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню "Работа с базами данных > Схема данных".

Рис.5.6. Окно «Схемы данных».

Перед созданием связи обе связываемые таблицы должны отображаться на схеме данных. Если таблицы отсутствует на схеме данных, ее требуется вначале добавить. Для этого нажмите кнопку Отобразить таблицу на вкладке Конструктор. Затем в появившемся окне Добавление таблицы щелкните кнопкой мыши на названии таблицы и нажмите кнопку Добавить. После добавления всех нужных таблиц нажмите кнопку Закрыть.

Рис. 5.7. Окно Изменение связей.

Щелкните кнопкой мыши на названии поля, которое является первичным ключом в родительской таблице. Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите поле первичного ключа, наведите указатель на название того поле дочерней таблицы, которое должно стать вторичным ключом (при этом в изображении указателя появится знак +), и отпустите кнопку мыши.

На экране появится окно Изменение связи (рис. 5.7). В этом окне указаны названия связываемых полей. Выберите режим обеспечения целостности данных. Рекомендуется установить флажок Обеспечение целостности данных. Затем нажмите кнопку Создать

Включение флажка "Обеспечение целостности данных" позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки "каскадное обновление связанных полей" и "каскадное удаление связанных полей" обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице. Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками "1" и "бесконечность". Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь "один ко многим").

12. Сохраните макет схемы данных, с помощью кнопки > Сохранить" или нажав кнопку на панели инструментов. Закройте окно "Схема данных".

Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 1177; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 1 2 3 45

Мы поможем в написании ваших работ!