Создание и модификация макета таблицы

МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ПРИБОРОСТРОЕНИЯ И ИНФОРМАТИКИ

«Утверждаю»

_______________/ /

«____»________________200 г.

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

к лабораторной работе №1 «Создание базы данных»

Курс «Базы данных и экспертные системы»

Кафедра «Биомедицинские приборы и технологии»

Москва 200 г.

Методические указания к лабораторной работе №1 «Создание базы данных» составила преподаватель кафедры ПР-3 Иванова Е.Б.

Методические указания обсуждены на заседании кафедры ПР-3 «_____» ____________________200 г.

Введение.

Лабораторная работа предназначена для студентов 4-го курса факультета ПР, обучающихся по специальности 19.05. Цель работы – овладение основными приемами работы с MS Access.

Содержание работы – освоение схемы работы с приложением Microsoft Access, создание макета базы данных.

Теоретические сведения.

Ссылка на приложение Microsoft Access обычно находится в папке Microsoft Office или в одном из подчиненных меню пункта Главного менюПрограммы.

Открытие приложения MS Access

Приложение MS Access открывается стандартными способами:

ë Пуск à Программы à < MS Access >

ë двойным щелчком на ярлыке приложения, расположенном на рабочем столе

ë щелчком на ярлыке приложения, расположенном на панели задач

ë щелчком на ярлыке приложения, расположенном на специальной панели.

Сохранение базы данных

Сохранение БД происходит:

ë использованием команд Файл à Сохранить(как)…;

ë заданием интервала времени автоматического сохранения файла (Сервис à Параметры à Сохранение);

ë в случае наличия изменений при закрытии приложения будет выдано предупреждение с предложением сохранить изменения.

Выбор носителя для сохранения данных происходит стандартным способом в файлере.

Закрытие базы данных

Закрытие базы данных может производиться:

ë использованием команд Файл à Закрыть;

ë Файл à Выход(закрывается база данных и приложение заканчивает работу);

ë нажатием размерного переключателя с символом «´»окна базы данных;

MS Access является многооконным приложением, но в любой момент может быть открыта только одна база данных. Ее окно является главным окном документа в приложении Access, и его закрытие означает закрытие соответствующего файла .MDB.

Это окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запроса, формы и т. д.), и каждое из них может быть закрыто автономно, — любым из стандартных способов Windows. Кроме того, не закрывая окна, можно сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя, — точно так же, как это делается с файлами: командойФайл à Сохранить илиФайл à Сохранить(как)….

Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты БД являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Каждый объект MS Access имеет имя, длина — не более 64 произвольных символов (за исключением точки и некоторых служебных знаков). В имя могут входить пробелы и русские буквы. Тем же требованиям должны удовлетворять имена полей и индексов.

В окне базы данных имеются три командные кнопки (Создать, Открыть и Конструктор) и шесть вкладок (по числу объектов Access) с корешками: Таблица, Запрос, Форма, Отчет, Макрос и Модуль.

С каждым объектом работа ведется в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1) оперативный режим, — когда в окне решаются задачи ИС, т. е. выполняется просмотр, изменение, выбор информации;

2) режим конструктора, — когда создается или изменяется макет, структура объекта (например, структура таблицы).

Создание таблицы с полями и атрибутами (признаками)

Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчет) можно создать либо вручную, либо с помощью Мастера. Рекомендуется таблицы и запросы создавать вручную; а формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

Для создания всех таблиц, форм и отчетов базы данных одной операцией используется Мастер баз данных, который создает новую базу. Но с его помощью нельзя добавлять новые таблицы, формы или отчеты в существующую базу данных.

Создать новую таблицу можно тремя способами:

ë выбрать поля новой таблицы из существующих таблиц различных образцов (при работе мастера);

ë ввести данные непосредственно в пустую таблицу; при сохранении таблицы анализируются данные и каждому полю автоматически присваивается соответствующий тип данных и формат.

ë самостоятельно создать таблицу с помощью конструктора. Для этого следует переключиться в окно базы данных, выбрать значок Таблицы в списке Объекты и нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных; дважды щелкнув по строке Режим конструктора, определяются все поля в таблице. (До того, как сохранить таблицу, необходимо определить первичный ключ).

Создание и модификация макета таблицы

В верхней части окна таблицы в режиме конструктора находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания.

В столбце Поле надо набрать произвольное имя поля, а в следующем столбце указать тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля.

Бланк свойств представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа — значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.

Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных).

Большинство значений принимается системой по умолчанию, некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.

Для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста — это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа — формат представления в машине (байт, целое (два байта), длинное целое и т. д.).

Для поля «Дата/время» обязательно надо указать формат.

В качестве значения свойства «Условие на значение» можно указать правило верификации, т. е. логическое выражение, которое должно принимать значение TRUE («Истина») при вводе данных в это поле.

В свойстве «Обязательное поле» можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются).

Если в первичный ключ таблицы входит одно поле, в свойстве «Индексированное поле» для него следует выбрать: «Да, совпадения не допускаются», а затем щелкнуть в панели инструментов на кнопке «Определить ключ» (с изображением ключа). Тем самым будет определен первичный ключ таблицы (и наложен запрет на ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).

Определение ключей

Для связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом таблицы. Можно выделить три типа ключевых полей:

ë счетчик — поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания первичного ключа. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, предложение создания ключевого поля следует автоматически. При нажатии кнопки Да будет создается ключевое поле счетчика;

ë простой ключ — если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое;

ë составной ключ — в случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, можно создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим»

Определение или изменение ключевого поля осуществляется при таблице, открытой в режиме конструктора. Выделяются одно или несколько полей, которые требуется определить как ключевые и нажимается кнопка Ключевое поле на панели инструментов.

Создание связей между таблицами

Между одноименными полями двух таблиц MS Access автоматически устанавливает связь. В общем случае допускается связь по двум, трем и более одноименным полям.

Если установлена связь между двумя таблицами (автоматически или вручную), то одна из таблиц считается главной, а другая подчиненной. Главной считается та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем (его название отображается полужирным шрифтом).

Создание связи позволяет решать две задачи: 1) обеспечить целостность данных; 2) автоматизировать задачи обслуживания базы.

Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется так: поддержка целостности данных. Целостность данных означает:

1) в связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы;

2) из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице.

При попытке нарушить эти запреты, MS Access выдает сообщение об ошибке.

Включив механизм поддержки целостности, можно потребовать, чтобы при модификации данных система запускала следующие процессы:

ë каскадное обновление связанных полей — изменение значения связанного поля в главной таблице автоматически будет отражено в связанных записях подчиненной таблицы;

ë каскадное удаление связанных записей — означает, что при удалении записи из главной таблицы, из подчиненной таблицы будут удалены все записи, у которых значение связанного поля совпадает с удаляемым значением.

Установление связей между таблицами выполняется следующим образом:

1. В окне базы данных откройте панель Таблицы.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Схема данных. Если есть сложности, найдите команду строки меню: Сервис ® Схема данных. Откроется окно Схема данных. Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно Добавление таблицы.

3. Щелчком на кнопке Добавить, выберите таблицы, между которыми устанавливается связь. В окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц. Примечание. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, можно выделить (и добавить) сразу несколько таблиц.

4. Выделите в главной таблице ключевое поле и перетащите его на одноименное поле подчиненной таблицы. Откроется диалоговое окно Изменение связей.

5. На правой панели окна Изменение связей выберите ключевое поле главной таблицы, включаемое в связь.

6. Установите переключатель Обеспечение целостности данных. После его активизации надо обязательно выбрать один из типов связи: «Один-к-Одному» или «Один-ко-Многим». Кроме этого, можно включить любой переключатель (или оба) каскадной модификации — обновления или удаления.

7. Закройте диалоговое окно Изменение связей, нажав кнопку Создать. На экране появится окно Схема данных с графическим изображением установленной связи. Линию связи можно выделить щелчком левой кнопки мыши, а щелчком правой кнопки мыши открывается контекстное меню, позволяющее разорвать связь или отредактировать ее.

8. Закройте окно Схема данных.

Порядок выполнения задания.

Задание

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия — в ней содержатся оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).

1. Создайте на винчестере или дискете папку База. Запустите программу Ms Access.

2. В окне Ms Accessвключите переключатель Новая база данных и щелкните на кнопке ОК.

3. В окне Файл новой базы данных выберите папку \База и дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access, и щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы — Комплектующие: база данных. Откройте панель Таблицы.

4. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора — откроется бланк создания структуры таблицы.

5. Для первой таблицы введите следующие поля:

Имя поля	Тип поля
Компонент	Текстовый
Модель	Текстовый
Основной параметр	Числовой
цена	Числовой

6.Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.

7. Задайте ключевое поле — комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

8. Закройте окно Конструктора. Присвойте таблице имя Комплектующие.

9. Создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля.

Имя Поля	Тип поля
Компонент	Текстовый
Модель	Текстовый
Цена оптовая	Числовой
Поставщик	Текстовый
Адрес	Текстовый
Примечание	Поле MEMO

10. Откройте окно Схема данных.

11. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы Комплектующие и Поставщики — в окне Схема данных откроются списки полей этих таблиц.

12. При нажатой клавише SHIFT выделите в таблице Комплектующие два поля — Компонент и Модель.

13. Перетащите эти поля на список полей таблицы Поставщики. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.

14. На правой панели окна Изменение связей выберите поля Компонент и Модель таблицы Поставщики, включаемые в связь. Не устанавливайте флажок Обеспечение целостности данных.

15. Закройте диалоговое окно Изменение связей.

16. Закройте окно Схема данных.

17. В окне Комплектующие: база данных откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (3-4 записи). Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.

1.Microsoft Excel 2000: справочник. Под ред. Ю.Колесникова. — СПб.:Питер, 2000.

2.Додж М., Кината К., Стинсон К.. Эффективная работа с Excel 2000.

3.Microsoft Access 2000: справочник. Под ред. Ю.Колесникова. — СПб.:Питер, 2000.

4.Робинсон С. Microsoft Access 2000: учебный курс. — СПб.:Питер, 2000.

5.Симонович С.В., Евсеев Г.А., Мураховский В.И., Бобровский С.И. Информатика. Базовый курс. — СПб.:Питер, 2000.

6.Компьютерные технологии обработки информации. Под ред. С.В.Назарова. — М.: Финансы и статистика, 1995.

Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 412; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!