Реєстраційний індекс документа (реквізит 12)
Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий документ було створено або долучено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує пошук службових документів.
Факт створення або надходження документа фіксується проставлянням на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реквізит «Реєстраційний індекс документа» — це умовне позначення, що надається документу під час його реєстрації.
Список документів, що підлягають реєстрації, має бути в додатку до інструкції з діловодства організації чи установи, й мусить бути затверджений її керівником.
Реквізит «Реєстраційний індекс документа» забезпечує юридичну силу документа. Він є одним із реквізитів, що дає змогу швидко розшукати потрібний документ.
Проставляють реквізити «Дата документа» та «Реєстраційний індекс документа» на спеціально відведеному місці на бланку, наприклад:
[15.10.2008 № 05-24/149] або
[2009. 11.10. №АВ 07-22/45]
Вихідний номер службового документа № 07—22/45 означає:
07 — шифр підрозділу установи,
22 — номер справи, в якій зберігається копія вихідного документа за номенклатурою для цього підрозділу,
45 — номер документа за відповідним журналом реєстрації вихідних документів у межах одного року.
Реєстраційним індексом внутрішніх організаційно-розпорядчих документів організації, протоколів засідань колегіальних органів, актів комісій тощо є порядковий номер документа у межах календарного року.
|
|
|
У навчальних закладах реєстрацію документів ведуть, зазвичай, протягом навчального року На початку кожного нового навчального року нумерація поновлюється.
Місце розташування реєстраційного індексу залежить від виду бланка та виду документа.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа,на який дають відповідь (реквізит 13)
Зазначений реквізит заповнюють лише в тому разі, коли оформлюють лист-відповідь на будь-який ініціативний документ (звернення, запит, пропозицію тощо). Реквізит має включати дату й індекс, вказані організацією, що видала або уклала документ, на який дається відповідь.
Вказаний реквізит переноситься особою, що складає документ, з ініціативного документа. Наприклад:
[На №04-20/83 від 12.12.2008]
Слово рік або скорочення р на документі не проставляється.
Місце складання або видання документа (реквізит 14)
Місце складання або видання документа вказують у тому випадку, якщо його не можна визначити за реквізитами «Назва організації» та «Довідкові дані про організацію», наприклад:
|
|
|
ЗАТ «Торговий центр «О'КЕЙ»
Частина третя: Адресування та оформлення тексту документа (Реквізити 16,19,21)
Перед тим, як адресувати будь-який службовий документ, особливо якщо цей документ оформлено на бланку, слід уважно ознайомитися з правилами адресування документів юридичним та фізичним особам.
Адресат (реквізит 16)
Зазначений реквізит повинен містити сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням: організації чи її структурному підрозділу, посадовим особам, просто громадянам.
Максимально реквізит «адресат» може складатися з таких елементів:
♦ назва організації — адресата (у називному відмінку);
♦ назва структурного підрозділу;
♦ назва посади одержувача;
♦ прізвище (у давальному відмінку) та ініціали одержувача;
♦ поштова адреса.
Кожен елемент реквізиту «адресат» — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — друкується з нового рядка без розділових знаків (крапок, ком тощо)..
Наприклад:
Стоматологічний центр «ДЕСНА»
Начальнику відділу кадрів Зв'ягінцевій Г.В.
Якщо документ адресовано установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їхні назви даються у називному відмінку, наприклад:
|
|
|
[Міністерство освіти і науки України Загальний відділ]
Адресуючи документ фізичній особі, спочатку зазначають у називному відмінку прізвище, ім'я, по-батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.
Хмелик Анатолій Петрович
вул. Очаківська 27, кв. 10 м. Коростишів Житомирська область Україна, 02048
Текст документа (реквізит 21) — це головний реквізит, заради якого створюється документ.
Приступаючи до складання тексту, насамперед необхідно визначити його мету, переконатись у відповідності змісту компетенції обраної установи, правильно визначити вид документа для фіксації управлінського рішення.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 310; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!