Формы деловой коммуникации в организации
Деловая коммуникация может осуществляться в следующих формах:
1. Деловая беседа – передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам и проблемам. Деловая беседа выполняет ряд функций: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение или разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование деловых мероприятий. Она может быть непосредственной или опосредованной, чаще всего, по телефону. Данная форма деловых коммуникаций может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса.
2. Деловые переговоры – основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда целенаправленны и предполагают заключение сделок, подписание соглашений и контрактов.
3. Собеседование – используется при решении кадровых вопросов: при приеме на работу, увольнении.
4. Спор – столкновение мнений, разногласие по какому-либо вопросу, борьба за отстаивание собственных позиций. Спор может быть реализован через полемику, дебаты, дискуссии и т.д.
5. Деловое совещание – способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.
6. Презентация– первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги.
|
|
|
7. Торги – это способ продажи и закупки товаров, размещения заказов на подрядные работы путем привлечения предложений от нескольких поставщиков и подрядчиков и выбора наилучшего из них. В результате торгов заключается юридическая сделка с тем деловым партнером, который предложил наиболее выгодные условия.
8. Деловая переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи информационного сообщения.
9. Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.
Любая форма деловой коммуникации носит уникальный, своеобразный характер, предполагая каждый раз разных участников, условий, предмета обсуждения. Но, тем не менее, все формы должны строиться в соответствии с определенными, универсальными принципами деловой этики.
Задачи и направления работы пресс-службы в организации
|
|
|
В зависимости от объема работы обязанности службы по информационному обеспечению общественности могут выполнять:
• пресс-секретарь;
• пресс-бюро;
• отдел по работе с прессой;
• пресс-служба или пресс-центр;
• руководитель службы PR;
• внештатные работники или внешняя консультативная фирма
При любой форме организации подразделение пресс-службы призвано решать две генеральные задачи:
1. Обеспечивает полноту и оперативность информации о деятельности представляемой им организации.
2. Создает оптимальные условия для работы аккредитованных журналистов.
Для исполнения этих задач у сотрудников пресс-служб коммерческих организаций, в частности, имеются следующие профессиональные обязанности:
• создание и реализация стратегии информационной политики компании;
• формирование с помощью СМИ общественного мнения в соответствии со стратегией информационной политики компании;
• взаимодействие с российскими и иностранными СМИ и журналистами в целях полного и объективного освещения деятельности компании;
• осуществление взаимодействия и развитие контактов с пресс-службами органов государственной исполнительной власти и местного самоуправления, компаний-партнеров, фирм, работающих на одном рынке с компанией;
|
|
|
• анализ тенденций и условий развития профильных СМИ;
• изучение материалов СМИ в целях определения их позиций и подготовки для руководства компании обзоров этих материалов, аналитики и справок.
Функциипресс-службы:
• составление планов работы по реализации стратегии информационной политики своей компании;
• подготовка заявлений и сообщений для СМИ, брифингов и пресс-конференций;
• оперативное распространение в СМИ официальных сообщений;
• ведение официального сайта своей компании, поддержка интерактивных сервисов, информационная переписка с посетителями сайта;
• отслеживание и контролирование любых видов информации и упоминаний о компании.
Важной задачей пресс-службы коммерческой компании является подача прикладной информации о товарах и услугах таким образом, чтобы создались гармоничные отношения внутри производственного коллектива, установились предпосылки к предотвращению трудовых конфликтов (цели внутреннего применения усилий пресс-службы), а также формирование и постоянная поддержка имиджа фирмы в глазах общественности,
Итак, чтобы поддерживать имидж любой коммерческо-производственной организации, ее пресс-служба должна сосредоточить внимание на стратегических, тактических и оперативных деятельностных задачах и действиях.
|
|
|
Стратегические задачи и действияпресс-службы:
— формирование положительного имиджа фирмы у потенциального потребителя;
— формирование впечатления индивидуальности и узнавания фирмы у населения;
— охват населения позитивной информацией об организации;
— участие в полемике с целью предотвращения распространения негативной информации о фирме;
— работа со СМИ;
— влияние на процесс повышения уровня продаж посредством распространения информации в СМИ;
— повышение эффективности связей с общественностью;
— сбор и обработка материалов СМИ, касающихся рынка, интересующего данное предприятие.
62.Деловые переговоры: коммуникационный аспект
В отличие от случайной беседы со знакомым или близким человеком деловая беседа начинается задолго до встречи с собеседником. Первым этапом формирования замысла деловой встречи является определенное стечение обстоятельств, которое побуждает инициатора общения принять соответствующее решение. Например, необходимость расширения рынка сбыта продукции предприятия побуждает менеджера искать контакты с торговыми посредниками.
Вторым этапом является подготовительный этап. Он включает анализ материала (его систематизацию, обработку); выработку собственной позиции, стратегии, идеи и составление плана переговоров или текста выступления.
Третьим этапом является собственно общение. В деловом общении в свою очередь могут быть выделены следующие фазы.
1. Приветствия, обращения собеседников друг к другу.
2. Постановка вопроса, проблемы, просьбы, высказывание предложений одной стороной.
3. Активное слушание и обмен информацией.
4. Выдвижение идей, версий, решение проблем.
5. Нахождение оптимального способа решения проблемы, вопроса.
6. Принятие решения.
7. Заключительные слова и прощание.
Четвертым этапом является анализ проведенных переговоров, совещания, беседы. Анализ включает не только ответ на вопросы: "что получилось?" и "что не получилось?" из задуманного -- но и "почему не получилось?" При этом важно объективные факторы обобщения отделять от субъективных.
Пятым, заключительным, этапом является выработка стратегии, перспективы сотрудничества.
63.Пресс-релиз – главный PR-документ организации
Основным PR-документом во взаимодействии со СМИ является пресс-релиз.
Один из главных вопросов состоит в том, что же является новостью и как можно простую информацию сделать новостью. Если нет новости, то работа над пресс-релизом становится бессмысленной с самого начала.
Простая информация становится новостью, когда она отвечает некоторым из следующих характеристик:
Информация должна быть интересна читателям тех изданий, в которые направляется пресс-релиз.
В информации должен быть элемент чего-то нового, интересного, необычного, чтобы стать новостью.
Новость должна быть актуальной. Является ли информация "горячей" или новым взглядом на старую проблему? Нет ничего более скучного, чем вчерашние новости.
Новость должна быть общественно значимой. Близка ли новость читателям изданий? Можно ли информацию связать с общественно важной проблемой?
Информацию создают люди. Новостью, как правило, становится информация, исходящая от лидеров мнений.
Пресс-релиз, включающий в себя всю необходимую информацию, соответствует правилу 5 "W" и "H" и отвечает на следующие вопросы.
5. Who? - Кто?
6. What? - Что?
7. When? - Когда?
8. Where? - Где?
9. Why? - Почему?
10. How? - Как?
Большинство удачных пресс-релизов составлены таким образом, что представляют информацию именно в таком порядке. То есть сначала дается ответ на вопрос, кто является участником события. Что это за событие? Когда и где оно произошло или произойдет? Почему оно произошло и как оно произошло?
Классический вариант дизайна пресс-релиза предполагает, что в левом верхнем углу располагаются реквизиты организации, имя контактного лица, дневной и ночной контактный телефон (так как многие редакции работают круглосуточно и журналисту могут понадобиться дополнительные комментарии далеко за полночь). Под реквизитами размещается заголовок, а справа - время к публикации. Если пресс-релиз занимает больше чем одну страницу, то последующие страницы нумеруются, а внизу титульного листа помещается слово "далее". Большинство авторов рекомендуют печатать пресс-релиз только через два интервала, тем не менее в российской практике PR-специалисты редко соблюдают данный формат. Большинство пресс-релизов отвечают этой схеме, но есть такие, которые в нее не совсем вписываются. Они привлекают к себе дополнительное внимание за счет броского дизайна, что иногда является очень эффективным. Например, пресс-релиз, посвященный празднику молодого французского вина, был оформлен в виде бокала, внутри которого помещался текст. Это позволило создать вокруг события нужный антураж и привлечь максимальное внимание журналистов.
Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 966; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!