Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ.
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
На прошлом занятии была разобрана тема «Классификации документов».
По роду деятельности документы классифицируются в системы документации. Существуют системы:
- организационно-правовая документация;
- плановая документация;
- распорядительная документация;
- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- отчетная документация;
- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
- финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
- документация по материально-техническому обеспечению;
- договорная документация;
- документация по информационному обеспечению деятельности организации и другие системы документации, включая те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии – это производственная документация, в медицинских учреждениях – система медицинской документации и т.д.
Что же такое система документации?
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Отнесение документов к той или иной системе документации начинается с разделения всех документов на официальные документы и документы личного происхождения.
|
|
|
| Официальные документы |
| Документы личного происхождения |
| Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности делятся на - управленческие, - научные, - технические (конструкторские), - технологические, - производственные и др. |
| Документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей |
Любой документ функционирует в организации совместно с другими документами, создающими в совокупности документные образования определенного назначения (управленческие, бухгалтерские, отчетно-статистические, по социальному обеспечению и др.). Подобные совокупности взаимосвязанных документов называют системой документации.
Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов как в рамках отдельной организации, так и в рамках всего государства. Управленческие документы представлены несколькими системами документации, основными из которых являются:
- организационно-правовая документация;
- плановая документация;
- распорядительная документация;
- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- отчетная документация;
|
|
|
- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
- финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
- документация по материально-техническому обеспечению;
- договорная документация;
- документация по информационному обеспечению деятельности организации и другие системы документации, включая те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия, например на производственном предприятии – это производственная документация, в медицинских учреждениях – система медицинской документации и т.д.
Документы, входящие в одну систему документации, связаны схожим назначением и в совокупности обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Цели унификации документов:
|
|
|
- сокращение количества применяемых документов, типизация их форм,
- повышение качества, снижение трудоемкости их обработки,
- достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления,
- более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
ü разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
ü внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
ü ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
ü разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
ü разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
|
|
|
Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.
Дата добавления: 2015-12-16; просмотров: 21; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!