Административный регламент
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
Архивного отдела Администрации муниципального образования
Шарканский район» по предоставлению муниципальной услуги
«Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела»
С. Шаркан, 2011
Оглавление:
| Наименование раздела, подраздела | № л.л. |
| I. Общие положения | |
| Описание Заявителей | |
| II Стандарт предоставления муниципальной услуги | |
| Наименование муниципальной услуги | |
| Наименование муниципального органа, предоставляющего муниципальную услугу | |
| Результат предоставления муниципальной услуги | |
| Сроки предоставления муниципальной услуги | |
| Правовые основания для предоставления муниципальной услуги | |
| Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги | |
| Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги | |
| Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги | |
| Размер платы, взимаемый с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги | |
| Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги | |
| Срок регистрации документов Заявителя о предоставлении муниципальной услуги | |
| Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, информационным стендам с образцами для заполнения и перечнем документов для получения муниципальной услуги | |
| Показатели доступности и качества муниципальной услуги | |
| III Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения | |
| Описание последовательности действий при приеме и регистрации заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента | |
| Описание последовательности действий при рассмотрении заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, принятие решения начальником Архивного отдела | |
| Описание последовательности действий при выдаче методической литературы | |
| Описание последовательности действий при подготовке и организации семинара, лекции | |
| Описание последовательности действий при оказании консультации | |
| Описание последовательности действий при проверке комплектности и правильности оформления документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета (ЦЭК Администрации) | |
| IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента | |
| Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги | |
| Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами Архивного отдела положений Административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги | |
| Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги | |
| Ответственность должностных лиц Архивного отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги | |
| V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) муниципального органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц (муниципальных служащих) |
|
|
|
|
|
|
Приложения:
|
|
|
| № приложения | Наименование приложения |
| Форма заявки (заявления) | |
| Форма сопроводительного письма | |
| Форма номенклатуры дел | |
| Форма описи дел постоянного хранения | |
| Форма описи дел по личному составу | |
| Форма описи научно-технических документов | |
| 7.1 | Форма описи видеодокументов |
| 7.2 | Форма описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) |
| 7.3 | Форма описи фонодокументов магнитной записи |
| 7.4 | Форма описи фотоальбомов |
| 7.5 | Форма описи фотодокументов |
| 7.6 | Форма описи электронных документов постоянного хранения |
| Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны | |
| Блок-схема общей структуры последовательности действий при исполнении муниципальной услуги | |
| 9.1 | Блок-схема административной процедуры «Описание последовательности действий при приеме и регистрации заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента» |
| 9.2 | Блок-схема административной процедуры «Описание последовательности действий при рассмотрении заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, принятие решения начальником Архивного отдела» |
| 9.3 | Блок-схема административной процедуры «Описание последовательности действий при выдаче методической литературы» |
| 9.4 | Блок-схема административной процедуры «Описание последовательности действий при подготовке и организации семинара, лекции» |
| 9.5 | Блок-схема административной процедуры «Описание последовательности действий при оказании консультации» |
| 9.6 | Блок-схема административной процедуры «Описание последовательности действий при проверке комплектности и правильности оформления документов» |
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
|
|
|
Архивного отдела Администрации муниципального образования «Шарканский район» по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела»
I. Общие положения
1. Административным регламентом Архивного отдела Администрации муниципального образования «Шарканский район» по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела» (далее – Административный регламент) регулируется порядок предоставления муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи организациям, в установленном порядке включенным в список организаций – источников комплектования Архивного отдела Администрации муниципального образования «Шарканский район» (далее – источники комплектования) и организациям, не являющимся источниками комплектования Архивного отдела Администрации муниципального образования «Шарканский район» в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела (далее - муниципальная услуга).
Описание Заявителей
2. Получателями муниципальной услуги выступают организации – источники комплектования Архивного отдела Администрации муниципального образования «Шарканский район» и организации, не являющиеся источниками комплектования (далее – Заявители).
3. Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо в силу наделения их Заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги
4. Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.
Наименование муниципального органа, предоставляющего муниципальную услугу
5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется Архивным отделом Администрации муниципального образования «Шарканский район» (далее – Архивный отдел).
6. При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями всех форм собственности.
Результат предоставления муниципальной услуги
7. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- оказание консультации по вопросам архивного дела и делопроизводства;
- выдача методической литературы по вопросам архивного дела и делопроизводства;
- проведение семинаров, лекций по вопросам архивного дела и делопроизводства;
- предоставление документов организаций – источников комплектования Архивного отдела на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК Комитета) или предоставление документов организаций, не являющихся источниками комплектования, на рассмотрение центральной экспертной комиссии Администрации МО «Шарканский район» (далее – ЦЭК Администрации).
Сроки предоставления муниципальной услуги
8. Муниципальная услуга предоставляется в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня регистрации документов, не считая времени ожидания документов от Заявителя после устранения выявленных нарушений.
Время ожидания Заявителя в очереди при подаче документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, для предоставления муниципальной услуги, при получении информации и результата муниципальной услуги и при предварительной записи на прием – не может превышать 15 минут.
Продолжительность приема у ответственного должностного лица не должна превышать 10 минут, если не требуется консультация о правилах подготовки нормативно-методических документов по организации деятельности архивов и служб документационного обеспечения управления, представленных источниками комплектования.
9. Сроки прохождения отдельных административных процедур:
прием и регистрация документов о предоставлении муниципальной услуги – в день их поступления;
рассмотрение начальником отдела и передача на исполнение ответственному должностному лицу – не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации документов (срок рассмотрения – 10 минут на каждый официальный документ);
выдача методической литературы – в течение 1 рабочего дня;
подготовка и организация семинара, лекции – не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления);
оказание консультации – в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи, в течение 5 рабочих дней – на заявку (заявление) поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет;
проверка комплектности и правильности оформления документов, представленных для рассмотрения ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР (ЦЭК Администрации) в соответствии с пунктом 15 настоящего Административного регламента - в течение 3 рабочих дней;
Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
10. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280; 2007, № 49, ст.6079; 2008, № 20, ст.2253; 2010, № 31, ст. 4196);
- Федеральный закон от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179);
- Федеральный закон от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, № 20);
- Закон Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года № 36-РЗ «Об архивном деле в Удмуртской Республике» («Известия Удмуртской Республики», 2005, 19 июля; 2006, 28 декабря; 2010, 14 мая);
- Закон Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года № 82-РЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела» (Известия Удмуртской Республики, 2006, 24 января; 2006, 28 декабря);
- Решение Совета депутатов муниципального образования «Шарканский район» от 09 июня 2005 года № 21.01 о принятии Устава муниципального образования «Шарканский район»;
- Положения об архивном отделе Администрации муниципального образования «Шарканский район», утвержденное постановлением главы Администрации Муниципального образования «Шарканский район» от 28 мая 2007 года №351.
Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
11. Для получения муниципальной услуги Заявителями представляются следующие документы:
заявка (заявление) об оказании методической и практической помощи, подписанная руководителем организации;
сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации или его заместителем к документам:
проект индивидуальной номенклатуры дел в 2-х экземплярах;
проект инструкции по делопроизводству в 2-х экземплярах;
проект положения об архиве в 2-х экземплярах;
проект положения о Центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) в 2-х экземплярах;
описи дел постоянного хранения в 4-х экземплярах;
описи дел по личному составу, подлежащих переводу на постоянное хранение в 4-х экземплярах;
описи дел по личному составу (личных дел) в 3-х экземплярах;
справочный аппарат к описям (титульный лист к каждому экземпляру описи, предисловие, при необходимости – оглавление, указатели, список сокращенных слов, расшифровка терминов (при их наличии), составленный в соответствии с Правилами;
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (если в опись включен неполный объем документов), в 2-х экземплярах;
выписка из протокола ЦЭК (ЭК) организации о согласовании документов, представленных на рассмотрение ЭПМК Комитета, оформленная в соответствии с ГОСТ Р-6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст (далее – ГОСТ Р-6.30-2003);
12. Заявители представляют документы для предоставления муниципальной услуги:
лично – по месту нахождения Архивного отдела;
почтовым отправлением в адрес Архивного отдела;
по электронным каналам связи.
13. Документы, указанные в пункте 11 настоящего Административного регламента, представленные в электронном виде, должны быть заверены электронной цифровой подписью руководителя организации или его заместителя.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
14. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
15. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги является составление представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с нарушением требований следующих нормативно – правовых актов:
постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060);
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 14 мая, № 20);
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 года № 1273 «Об утверждении форм учётных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 05 ноября, №45);
приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 года № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, 12 ноября, № 46);
приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, 20 сентября, № 38);
приказа Федерального архивного агентства от 32 декабря 2009 года № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации данный документ признан не нуждающимся в государственной регистрации – письмо Министерства юстиции Российской Федерации от 26.04.2010 № 01/6756-ДК);
положений об организациях, уставов организаций, утвержденных в установленном порядке;
типовых, примерных номенклатур дел и положений о ЦЭК (ЭК) и архиве, утвержденных в установленном порядке.
Размер платы, взимаемый с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги
16. Отдел осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно.
Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
17. Время ожидания Заявителя в очереди при подаче заявки (заявления) или сопроводительного письма с документами, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, о предоставлении муниципальной услуги, при получении результата муниципальной услуги и при предварительной записи на прием – не может превышать 15 минут.
Срок регистрации документов Заявителя о предоставлении муниципальной услуги
18. Регистрация документов Заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день их поступления.
Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, информационным стендам с образцами для заполнения и перечнем документов для получения муниципальной услуги
19. Помещения для предоставления муниципальной услуги должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03». Помещения оборудуются противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций.
20. Вход в здание, где располагается Архивный отдел, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием наименования и режима работы Архивного отдела; вход и выход из помещений – соответствующими указателями с искусственным освещением в тёмное время суток. Рядом со зданием должны быть оборудованы места для парковки не менее пяти автотранспортных средств, в том числе не менее трёх - для транспортных средств инвалидов. Доступ граждан к парковочным местам является бесплатным. Вход в здание оборудуется пандусом.
21. Приём Заявителей ведется ответственным должностным лицом Архивного отдела в порядке общей очереди, либо по предварительной записи. Ответственное должностное лицо Архивного отдела обеспечивается личной нагрудной карточкой (бейджем) с указанием фамилии, имени, отчества и должности.
22. Кабинет ответственного должностного лица Архивного отдела должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской) с указанием номера кабинета, названия должности, фамилии, имени, отчества ответственного должностного лица Архивного отдела, осуществляющего предоставление муниципальной услуги. При отсутствии такой возможности помещение для непосредственного взаимодействия ответственного должностного лица Архивного отдела с Заявителями может быть организовано в виде отдельного рабочего места.
23. Рабочее место ответственного должностного лица Архивного отдела должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам, должно соответствовать санитарным правилам и нормам. При организации приёма документов должна быть обеспечена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.
24. Заявителям предоставляется возможность осуществить предварительную запись на приём по телефонам, указанным в пункте 30 настоящего Административного регламента. При предварительной записи Заявитель сообщает ответственному должностному лицу Архивного отдела желаемое время приёма. При определении времени приёма по телефону ответственное должностное лицо Архивного отдела обязано назначить время на основании графика уже запланированного времени приёма граждан и времени, удобного Заявителю.
25. Помещения, предназначенные для ознакомления Заявителей с информацией, указанной в пункте 26 настоящего Административного регламента, места ожидания приёма должны соответствовать комфортным условиям для Заявителей, должны быть оборудованы визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, обновляемой по мере изменения законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, изменения справочных сведений; стульями, столами, бланками заявлений и письменными принадлежностями.
26. На информационных стендах и в информационном терминале размещается следующая обязательная информация:
график работы Архивного отдела;
фамилия, имя, отчество начальника Архивного отдела;
номера кабинетов, где осуществляются информирование (консультация) Заявителей и приём документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
фамилия, имя, отчество, должности ответственных должностных лиц Архивного отдела;
номера справочных телефонов, почтовый адрес, адрес электронной почты Архивного отдела, адрес официального сайта;
фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Администрации МО «Шарканский район»;
фамилия, имя, отчество должностных лиц, телефон, адрес и график работы Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регламентирующие деятельность Архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги;
настоящий Административный регламент (без приложений);
образцы заявки (заявления), сопроводительного письма и документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
схема (блок - схема) последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
27. Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах и в информационном терминале, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
28. Показателями доступности и качества оказания муниципальной услуги являются:
обеспечение информирования Заявителей о месте нахождения и графике работы Архивного отдела;
обеспечение информирования Заявителей о порядке оказания муниципальной услуги;
своевременность приёма Заявителей в Архивный отдел;
своевременность рассмотрения документов, представленных Заявителем;
своевременность принятия решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в предоставлении муниципальной услуги.
29. Информацию о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги можно получить:
- непосредственно в Архивном отделе;
- при обращении по телефону;
- в письменном виде по почте или электронным каналам связи;
- на информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги;
- в сети «Интернет» на Портале государственных и муниципальных услуг Шарканского района www.sharkanuslugi.ru.
30. Место нахождения Архивного отдела и его почтовый адрес: 427070, Удмуртская Республика, с. Шаркан, ул. Ленина, д.14, каб.4.
Электронный адрес: arhivshar@udm.net
Справочные телефоны: (34136) 3-31-71
Факс: (34136) 3-31-65
Архивный отдел осуществляет приём Заявителей в соответствии со следующим графиком:
понедельник с 08.00 до 17.00 (перерыв с 12.00 до 13.00)
вторник-пятница с 08.00 до 16.00 (перерыв с 12.00 до 13.00)
выходные дни - суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни
31. Информирование (консультация) при личном обращении в Архивный отдел осуществляется начальником, главным (ведущим) специалистом-экспертом Архивного отдела (далее – ответственное должностное лицо) на рабочем месте в соответствии с графиком работы Архивного отдела.
32. Ответственное должностное лицо обязано принять Заявителя в назначенный день. Приём может быть перенесён по инициативе Заявителя на другой день или на другое время. В день назначенной встречи ответственное должностное лицо обязано обеспечить Заявителю возможность доступа к месту проведения информирования (консультации). Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование (консультацию), принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы.
33. Информирование (консультация) по телефону осуществляется ответственными должностными лицами, указанными в пункте 31 настоящего Административного регламента, по справочным телефонам в соответствии с графиком работы Архивного отдела (пункт 30 настоящего Административного регламента).
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архивного отдела, фамилии, имени, отчестве, должности ответственного должностного лица, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки ответственное должностное лицо подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, в вежливой форме информирует Заявителя по интересующим его вопросам.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
34. При ответах на телефонные звонки и устные обращения ответственное должностное лицо обязано предоставлять информацию по следующим вопросам:
- о графике работы Архивного отдела;
- о месте размещения информации о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги на Портале государственных и муниципальных услуг Шарканского района www.sharkanuslugi.ru;
- о требованиях к документам, предъявляемым на рассмотрение ЭПМК Комитета;
- о сроке предоставления муниципальной услуги;
- об отказе в предоставлении муниципальной услуги;
- о текущей административной процедуре предоставления муниципальной услуги;
- о порядке обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления муниципальной услуги.
35. Консультации проводятся по следующим вопросам:
- порядок оформления заявления, необходимого для предоставления муниципальной услуги;
- обеспечение сохранности документов Архивного фонда УР;
- организация экспертизы ценности документов;
- составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним;
- составление инструкции по делопроизводству;
- составление номенклатуры дел;
- составление положений о ЦЭК (ЭК) и архиве;
- о порядке предоставления муниципальной услуги.
Во время разговора ответственное должностное лицо должно говорить четко, избегать «параллельных разговоров» с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
36. При невозможности ответственного должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведён) начальнику Архивного отдела, либо обратившемуся должен быть сообщён телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
37. Ответственное должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять консультирование, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги, и прямо или косвенно влиять на индивидуальное решение Заявителя.
38. Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, ответственное должностное лицо, осуществляющее информирование (консультацию), предлагает Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначает удобное для Заявителя время для личного обращения непосредственно в Архивный отдел.
39. Письменное информирование (консультация) при обращении Заявителя в Архивный отдел осуществляется путём направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой в зависимости от способа обращения Заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении Заявителя.
Ответ на обращение Заявителя представляется в простой, чёткой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя.
Ответ подписывается начальником Архивного отдела (в его отсутствие – лицо, его замещающее) и направляется Заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
40. При информировании (консультации) в форме ответов по электронной почте ответ на обращение направляется по электронной почте на электронный адрес Заявителя.
Все обращения исполняются в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня поступления обращения.
41. Основными требованиями к информированию являются: достоверность и полнота предоставляемой информации, чёткость в изложении информации, удобство и доступность получения информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность.
42. В случае возникновения каких-либо вопросов или недоразумений при приёме документов или в процессе предоставления муниципальной услуги Заявитель вправе обратиться к начальнику Архивного отдела (в его отсутствие – лицо, его замещающее). В случае невозможности принять Заявителя незамедлительно предусматривается возможность приёма его начальником Архивного отдела по предварительной записи, которая производится в тот же день.
Личный приём граждан осуществляется начальником Архивного отдела, его заместителем по местонахождению Архивного отдела каждый вторник с 14.00 часов до 16.00 часов.
43. Сведения о месте нахождения и графике работы Архивного отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» www.gasur.ru, на официальном сайте муниципального образования «Шарканский район» по адресу: www.shark@udmnet.ru.
44. Размещение информации о правилах предоставления муниципальной услуги осуществляется также в государственной информационной системе Удмуртской Республики «Портал государственных и муниципальных услуг (функций)» www.mfc18.ru.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения
45. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента;
рассмотрение заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, принятие решения начальником Архивного отдела;
выдача методической литературы;
подготовка и организация семинара, лекции;
проведение семинара, лекции;
подготовка консультации;
проведение консультации;
проверка комплектности и правильности оформления документов, представляемых для рассмотрения ЭПМК Комитета;
составление заключения о качестве представленных документов и подготовка документов к рассмотрению на ЭПМК Комитет.
46. Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в Приложении.
Описание последовательности действий при приеме и регистрации заявки (заявления) о предоставлении муниципальной услуги или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента
47. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является представление в Архивный отдел заявки (заявления) с просьбой о проведении консультации, семинара, лекции и выдаче методической литературы или сопроводительного письма о рассмотрении документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.
48. Приём и регистрацию заявки (заявления) или документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с сопроводительным письмом осуществляет должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в Архивном отделе в день их поступления.
49. Заявка (заявление) или сопроводительное письмо к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, регистрируется в журнале входящей документации с проставлением регистрационного номера.
По желанию Заявителя при приеме и регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма на втором экземпляре должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию, проставляет отметку о принятии заявки (заявления), документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента, с сопроводительным письмом с указанием регистрационного номера и даты регистрации.
50. После регистрации заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам ответственное должностное лицо передает заявку (заявление) или документы, указанные в пункте 11 настоящего Административного регламента с сопроводительным письмом, начальнику Архивного отдела.
Описание последовательности действий при рассмотрении заявки (заявления) или сопроводительного письма к документам, указанным в пункте 11 настоящего Административного регламента, принятие решения начальником Архивного отдела
51. Зарегистрированная заявка (заявление) или сопроводительное письмо не позднее рабочего дня, следующего за днем его регистрации, передается ответственным должностным лицом, в порядке делопроизводства на рассмотрение начальнику Архивного отдела.
52. Начальник Архивного отдела в течение рабочего дня проставляет визу с указанием ответственного должностного лица за предоставление муниципальной услуги и определяет срок предоставления муниципальной услуги (срок рассмотрения – 10 минут на каждый официальный документ).
53. После рассмотрения начальником Архивного отдела заявка (заявление) или сопроводительное письмо с резолюцией передаются ответственному должностному лицу на исполнение.
Описание последовательности действий при выдаче методической литературы
54. Ответственное должностное лицо определяет перечень методической литературы.
55. Ответственное должностное лицо регистрирует методическую литературу в журнале регистрации выдачи методической литературы во временное пользование (далее – журнал регистрации) в течение 30 минут.
56. Заявитель расписывается в журнале регистрации в получении методической литературы.
57. Ответственное должностное лицо выдает методическую литературу Заявителю.
58. Данная административная процедура осуществляется в течение 1 рабочего дня.
Описание последовательности действий при подготовке и организации семинара, лекции
59. Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему семинара, лекции в соответствии с заявкой (заявлением).
60. Ответственное должностное лицо составляет и согласовывает с начальником Архивного отдела в течение 5 рабочих дней программу проведения семинара, лекции.
61. Ответственное должностное лицо должно согласовать с Заявителем сроки и место проведения семинара, лекции за 7 дней до начала семинара, лекции.
62. Проведенный семинар, лекция регистрируется ответственным должностным лицом в журнале регистрации семинаров и лекций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Архивного отдела для организаций Шарканского района с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания семинара, лекции.
63. Данная административная процедура осуществляется в срок не более 30 рабочих дней с момента регистрации заявки (заявления).
Описание последовательности действий при оказании консультации
64. Ответственное должностное лицо в течение 1 рабочего дня определяет тему консультации в соответствии с заявкой (заявлением).
65. Консультация проводится по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела.
66. Консультация предоставляется в течение 1 рабочего дня в устной форме обратившимся лично или посредством телефонной связи. На заявку (заявление) поступившее по почте, в электронном виде, по сети Интернет – в течение 5 рабочих дней.
67. Ответственное должностное лицо в течение 20 минут регистрирует оказание консультации в журнале учета консультаций по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела, проведенных сотрудниками Архивного отдела для организаций Шарканского района с указанием даты, названия организации, ФИО, должности обратившегося и краткого содержания консультации.
Описание последовательности действий при проверке комплектности и правильности оформления документов, представляемых на рассмотрение ЭПМК Комитета
68. Ответственное должностное лицо в течение 3-х рабочих дней проверяет комплектность и правильность оформления представленных документов, указанных в пункте 11 настоящего Административного регламента.
69. Если поступившие документы надлежащим образом оформлены и представлены в полной комплектности, ответственное должностное лицо готовит документы к представлению на рассмотрение ЭПМК Комитета.
70. При выявлении в ходе проверки нарушений, указанных в пунктах 14, 15 настоящего Административного регламента, ответственное должностное лицо информирует об этом Заявителя по телефону не позднее 3-х дней со дня поступления документов. Ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений и предлагает принять меры по их устранению, согласовывает дату и время консультации по устранению нарушений. Информирование по просьбе организации может осуществляться письменно путём направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или путём размещения ответа на официальных сайтах, в зависимости от способа доставки ответа, указанного Заявителем. Письменная информация подписывается начальником Архивного отдела.
71. Если организация в течение 30 календарных дней с момента регистрации представит документы, надлежащим образом оформленные и в полной комплектности, повторяются административные процедуры, указанные в пунктах 45-50, 68-71 настоящего Административного регламента.
72. Если по истечении 30 календарных дней с момента регистрации, организация не представит в Архивный отдел надлежащим образом оформленные и в полной комплектности документы, ответственное должностное лицо не позднее 3-х рабочих дней (с момента истечения тридцатидневного срока ожидания) возвращает представленные документы Заявителю по почте, уведомив об этом по телефону, или непосредственно в руки представителю Заявителя. При этом ответственное должностное лицо объясняет содержание выявленных нарушений.
IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента
Требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги
73. Основной целью системы контроля является обеспечение эффективности управления на основе принятия своевременных мер по безусловному предоставлению муниципальной услуги, повышение ответственности и исполнительской дисциплины муниципальных служащих Архивного отдела.
74. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав Заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивного отдела.
75. Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляется в следующих формах:
текущий контроль;
внутриведомственный контроль;
контроль со стороны граждан.
76. Система контроля предоставления муниципальной услуги включает в себя:
организацию контроля за исполнением административных процедур в сроки, установленные настоящим Административным регламентом;
проверку хода и качества предоставления муниципальной услуги;
учет и анализ результатов исполнительской дисциплины муниципальных служащих Архивного отдела.
Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами Архивного отдела положений Административного регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги
77. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений, осуществляет начальник Архивного отдела.
78. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником Архивного отдела проверок соблюдения и исполнения иными должностными лицами Архивного отдела положений настоящего Административного регламента – постоянно на протяжении предоставления муниципальной услуги.
Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги
79. Основанием для проведения плановых проверок является годовой план работы Архивного отдела.
80. Внеплановые проверки проводятся по решению начальника Архивного отдела или по решению Главы Администрации МО «Шарканский район» на основании конкретного обращения Заявителя.
81. Проведение проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги начальником Архивного отдела может быть поручено должностному лицу Архивного отдела, назначенному ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, либо рабочей группе, сформированной из сотрудников Архивного отдела.
82. При проведении проверки осуществляется контроль за:
обеспечением прав Заявителей на получение муниципальной услуги;
исполнением нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 10 настоящего Административного регламента;
своевременностью, полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.
83. Результаты проведения проверки оформляются в виде справки, в которой отражаются выявленные нарушения и замечания, а также предложения по их устранению. В случае необходимости к справке прилагаются копии документов, объяснительные записки должностных лиц Архивного отдела.
84. По результатам проверок должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении муниципальной услуги.
85. Заявители могут контролировать предоставление муниципальной услуги путём получения информации о ней по телефону, по электронной почте, путём письменных обращений.
86. Учет и анализ результатов исполнительской дисциплины ответственных должностных лиц Архивного отдела, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется в соответствии с Положением об Архивном отделе.
Ответственность должностных лиц Архивного отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги
87. В случае выявления нарушений прав Заявителей к виновным ответственным должностным лицам Архивного отдела осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
88. Персональная ответственность должностных лиц Архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
89. Ответственность за предоставление муниципальной услуги и соблюдение установленных сроков её осуществления несет начальник Архивного отдела.
90. Должностные лица Архивного отдела, уполномоченные на предоставление муниципальной услуги, несут дисциплинарную ответственность за:
правильность предоставления муниципальной услуги;
соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.
V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Администрации муниципального образования «Шарканский район», а также должностных лиц, муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу
91. В соответствии с главой 2.1. Федерального закона от 27.07.2010 года № 210-ФЗ «Об
организации предоставления государственных и муниципальных услуг», заявитель может
обратиться с жалобой для обжалования решений и действий (бездействия) органа,
предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены
федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Удмуртской Республики, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа,
предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.
92. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы:
92.1 Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу – Администрацию муниципального образования «Шарканский район» (далее – Администрация).
92.2 Жалоба может быть направлена почтовым отправлением по адресу: 427070, Удмуртская Республика, Шарканский район, с. Шаркан, ул. Ленина, д.14, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" по адресу: shark@udmnet.ru, официального сайта муниципального образования «Шарканский район» http://sharkan.udmurt.ru, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг http://www.gosuslugi.ru, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
92.3 Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу или муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Администрации, должностного лица Администрации или муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Администрации, должностного лица Администрации или муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
92.4 Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Администрации, должностного лица Администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
92.5 Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
92.6 Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органа местного самоуправления и их должностных лиц и муниципальных служащих отражены в Правилах подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальные услуги, должностных лиц и муниципальных служащих Администрации муниципального образования «Шарканский район», утвержденных постановлением Администрации от 24.05.2012 года № 702.
Приложение № 1
к Административному
регламенту
Форма заявки (заявления)
Бланк письма организации
Начальнику Архивного отдела
Администрации МО
«Шарканский район»
Л.Н. Хорошавцевой
Об оказании методической и практической помощи
Уважаемая Лидия Николаевна!
(Полное название Заявителя) просит Вас оказать методическую и практическую помощь по ___________________________________________________________________________________.
(название темы, вопроса)
Руководитель
(сокращенное название организации,
учреждения, предприятия) подпись расшифровка подписи
ФИО исполнителя
телефон
Приложение № 2
к Административному
регламенту
Дата добавления: 2015-12-21; просмотров: 22; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!