В Архиве на правах совещательного органа образуется дирекция.
Дирекция рассматривает важнейшие вопросы организации и деятельности Архива, контроля и проверки исполнения, выполнения планов и программ, подбора и расстановки кадров, заслушивает отчеты структурных подразделений Архива и др.
Решения дирекции проводятся в жизнь, как правило, приказами директора.
При Архиве действуют:
- Научный совет - для коллегиального рассмотрения научных проблем, основных вопросов научно-организационной и публикаторской деятельности Архива и его филиалов, укрепления и развития творческих контактов с научной общественностью.
- Экспертно-методическая комиссия - для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов Архива, отбора документов, подлежащих и не подлежащих хранению в Архиве; рассмотрения и решения методических и практических вопросов архивного дела, внедрения в практику результатов научно-исследовательской и методической работы.
- Комиссия по рассекречиванию документов - для снятия ограничений на использование документов в соответствии с действующим законодательством.
Могут быть созданы раздельно экспертная комиссия и методическая комиссия.
Архив является юридическим лицом, имеет расчетные и иные счета в государственных и других банках, печать с изображением Государственного герба России и своим наименованием, свою символику.
Ликвидация или реорганизация Архива осуществляется по представлению вышестоящего архивного органа Правительством (Советом Министров) республики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.
|
|
|
Приложение 3
к Приказу Росархива
от 11 июля 1994 г. N 56
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О РАЙОННОМ, ГОРОДСКОМ АРХИВЕ (ОРГАНЕ УПРАВЛЕНИЯ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ В РАЙОНЕ, ГОРОДЕ)
Общие положения
1.1. Районный, городской архив (орган управления архивным делом в районе, городе) <*> в соответствии с законодательством Российской Федерации образуется органом самоуправления района, города <**> и является его самостоятельным структурным подразделением. В своей деятельности Архив подчиняется органу самоуправления.
--------------------------------
<*> Далее - Архив.
<**> Далее - орган самоуправления.
В соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа Архив взаимодействует с органом управления архивным делом республики, края, области, автономной области, автономного округа <*> и может осуществлять отдельные государственные полномочия.
--------------------------------
<*> Далее - архивный орган.
|
|
|
1.2. Архив руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа, решениями органа самоуправления, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, другими нормативными документами по архивному делу, приказами и инструкциями Росархива, архивного органа, а также настоящим Положением.
1.3. Положение об Архиве утверждается органом самоуправления.
1.4. Архив осуществляет руководство архивным делом, несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела на территории района, города и хранит документы Архивного фонда субъекта Российской Федерации.
1.5. Архив хранит документы Архивного фонда субъекта Российской Федерации постоянно или, в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа, временно до передачи их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.
Состав документов
2.1. Архив хранит:
2.1.1. Документы государственной части Архивного фонда, образовавшиеся в деятельности районных, городских, поселковых и сельских органов государственной власти, государственных учреждений районного и городского подчинения, а также образующиеся в деятельности органов местного самоуправления и учреждений, организаций и предприятий <*>, отнесенных к муниципальной собственности.
|
|
|
--------------------------------
<*> Далее - учреждения.
2.1.2. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей района, города, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа.
2.1.3. Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района, города.
Примечание. При наличии надлежащих условий Архив может принимать на хранение кинофоновидеодокументы.
2.1.4. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие фонды Архива.
2.2. Архив хранит также учетные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые ему в практической работе.
2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда поступают на хранение в Архив на основе договора, заключенного между собственником документов и Архивом.
|
|
|
Основные задачи
Основными задачами Архива являются:
3.1. Информационное обеспечение органов местного самоуправления; использование документов.
3.2. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда, хранящихся в Архиве.
3.3. Комплектование Архива документами.
3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления и муниципальных учреждений района, города, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
3.5. Контроль за соблюдением учреждениями, другими собственниками документов Архивного фонда законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов республики, края, области, автономной области, автономного округа, органов местного самоуправления в области архивного дела.
Функции
Архив в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в архивный орган по установленным формам сведения о хранящихся в Архиве фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
4.2. Разрабатывает и по согласованию с архивным органом представляет на утверждение органа самоуправления списки учреждений, документы которых подлежат передаче в Архив, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве.
4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
4.5. Информирует органы местного самоуправления и учреждения о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, выполняет их запросы.
4.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении; в периодической печати; в установленном порядке предоставляет документы Архива учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения.
4.7. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, а также по поручению архивного органа - учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности и государственной собственности субъекта Российской Федерации; ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений.
4.8. Проводит, в том числе на договорной основе, мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников.
4.9. Вносит на рассмотрение органа самоуправления предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, созданию объединенных ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству.
4.10. Проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов республики, края, области, автономной области, автономного округа, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
4.11. Информирует орган самоуправления, архивный орган о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах.
4.12. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных и межведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений.
4.13. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного органа поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в Архив.
4.14. Изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве.
4.15. Подготавливает и передает хранящиеся в Архиве документы и описи к ним в соответствующий государственный архив <*>.
--------------------------------
<*> Для Архива, осуществляющего временное хранение документов в соответствии с законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа.
4.16. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Архива; выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов.
4.17. Внедряет в практику работы Архива прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации.
Права
Архиву предоставляется право:
5.1. Получать от учреждений необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных и межведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5.2. Проверять ведомственные и межведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве учреждений независимо от их ведомственной подчиненности.
5.3. Давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
5.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых органом самоуправления, его структурными подразделениями, по вопросам организации документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.
5.5. Ставить вопрос перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, автономной области, автономного округа ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.
Организация работы
6.1. Архив возглавляет заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем органа самоуправления.
6.2. Заведующий Архивом:
6.2.1. Организует деятельность Архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач.
6.2.2. Отчитывается о работе Архива и состоянии архивного дела в районе, городе перед органом самоуправления, архивным органом.
6.2.3. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность Архива в оборудовании и материалах.
6.2.4. Решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении Архива.
6.3. Деятельность Архива организуется на основе годового плана работы, согласованного с архивным органом и утвержденного органом самоуправления.
6.4. Архив осуществляет свою работу в контакте с органами местного самоуправления, учреждениями, представителями общественности.
При Архиве для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела может создаваться на общественных началах совет, состав которого утверждается органом самоуправления по представлению заведующего Архивом.
6.5. Архив по решению органа самоуправления может выполнять в установленном порядке договорные работы и платные услуги, номенклатура которых согласовывается с архивным органом.
6.6. Архив содержится за счет районного, городского бюджета; пользуется печатью органа самоуправления в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.
По решению органа самоуправления Архив может иметь статус юридического лица, т.е. собственные расчетный счет и печать.
Штатная численность Архива устанавливается органом самоуправления.
6.7. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям длительного хранения документов, их оплату, техническое оснащение, оборудование, охрану, обеспечение транспортом, создание других необходимых для работы Архива условий осуществляет орган самоуправления.
6.8. При смене заведующего Архивом прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, акт приема-передачи утверждается органом самоуправления.
6.9. Ликвидация или реорганизация Архива осуществляется органом самоуправления.
| ||
| Виды архивов, их задачи и функции Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; Архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Архивы организаций подразделяются на: - передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение; - не передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение. Согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, передающие свои документы на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования этих архивов. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора. Федеральный закон устанавливает следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в государственные и муниципальные архивы: 1) для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет; 2) для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет; 3) для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет; 4) для отдельных видов архивных документов: а) записей актов гражданского состояния - 100 лет; б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет; в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет; г) технологической и конструкторской документации - 20 лет; д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет; е) научной документации - 15 лет; ж) кино- и фотодокументов - 5 лет; з) видео- и фонодокументов - 3 года. Основными задачами архива организации являются: комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; учет и обеспечение сохранности документов; создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов; подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов РФ. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива; учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов; создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива; организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования; организует работу по составлению номенклатуры дел организации; оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами; участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива. |
Введение
Документы играют большую роль в жизни общества. Они могут быть различными по характеру и значимости, могут иметь политическое, историческое, юридическое, научное, производственное, экономическое, техническое и социальное значение.
В любой организации в течение года образуется большое количество документов, так называемый документальный фонд. Однако хранению подлежат не все документы, а лишь наиболее ценные из них - с исторической, научной, культурной и иных точек зрения.
Законодательством РФ установлено, что для временного хранения документов министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения.
ГОСТ Р 51114 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает видовое понятие ведомственного архива.
Ведомственный архив являет собой часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входит в систему государственной архивной службы.
Понятие "ведомственный архив" довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.
Таким образом, цель данной работы - раскрытие виды и функции ведомственных архивов.
1. Виды ведомственных архивов
Итак, кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. ГОСТ дает определение понятия "ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения Архивного Фонда РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.
В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Как было сказано выше, ведомственный архив - понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников.
В положение об архиве включаются следующие разделы: основные положения; состав документов архива; задачи и функции архива; права архива; организация работы архива.
При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:
центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;
центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Центральный отраслевой архив хранит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения.
Объединенный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности, например, лечебные и хозяйственные организации горздрава.
Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996. С. 62.
Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:
архив управленческой документации;
научно-технический архив;
аудиовизуальный архив;
архив документации на электронных носителях.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.
Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива.
Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются "Основные правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
2. Функции ведомственных архивов
Основные правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации:
комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
учет и обеспечение сохранности документов;
создание научно-справочного аппарата к документам архива;
использование хранящихся в архиве документов;
ведомственных архив российский фонд
подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения - источника комплектования и профиля архива. Перечислим кратко основные функции архива.
Функция комплектования архива.
1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список организаций - источников комплектования рассматривается ЭК учреждения и согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЭК учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря. Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям.
Функция обеспечения сохранности документов.
1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.
2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.
3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда.
4. Проведение при необходимости работ по улучшению физико-химического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов).
5. Топографирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.
Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.
1. Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы ценности, архив составляет и представляет (после одобрения ЭК организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
2. Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения.
3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.
4. В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов.
Функция использования документов.
Основная цель использования документов архива организации - дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:
1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;
2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социально-правового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале;
3) организацию учета использования документов архива.
Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.
1. Архив организации является основным каналом связи между госархивом и учреждением - источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.
2. Заведующий архивом как член ЭК проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.
3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.
4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.
5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и проставляться на обложках сроки хранения.
6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.
Проверки структурных подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год Алексеева Е.В. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2004. С.79.
Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.
Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.
1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.
2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления заверительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.
3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов.
4. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы.
5. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.
Заключение
Итак, в своей практической деятельности архивы организаций руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых они входят.
В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие архивы: центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации; центральный отраслевой архив; объединенный архив; архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.
В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях.
Ведомственные архивы осуществляет следующие функции:
ѕ ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организации - источников комплектования архива;
ѕ принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива;
ѕ учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
ѕ создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
ѕ организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
ѕ проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
ѕ осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;
ѕ организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
ѕ оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
ѕ участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
ѕ участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.
Дата добавления: 2015-12-21; просмотров: 23; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!