Интеграция с MS Office.
Цели внедрения системы электронного документооборота:
повышение эффективности принятия решений;
повышение оперативности движения информации;
повышение прозрачности и управляемости организационных процессов;
повышение достоверности информации, используемой для принятия решений;
снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений:
- защита конфиденциальных данных;
- снижение риска потерь документов;
- снижение расходов, трудовых затрат и времени на делопроизводство.
Основные функции системы электронного документооборота:
упорядочение хранения документов, широкие возможности поиска;
уменьшение времени на согласование документов — ускоренное принятие решений;
возможность получения консолидированной отчетности — проведения анализа;
разграничение доступа к документам;
контроль за статусом исполнения распоряжений, приказов.
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
Вся документация организации делится на три документопотока:
входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.
|
|
|
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную.
Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):
- установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
- внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
- автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
- автоматизированный контроль исполнения документов;
- хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел.
Автоматизация делопроизводства в рамках организации:
|
|
|
- внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
- перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
- установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
- автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
- формирование отчетных данных о документообороте предприятия.
Дата добавления: 2015-12-18; просмотров: 64; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!