Экспертиза ценности документов
6.4.1. Экспертиза ценности документов в Правительстве области - это изучение состава и содержания документов Правительства области, его структурных подразделений на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.
6.4.2. В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности документов подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений Правительства области.
6.4.3. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
6.4.4. Экспертиза ценности документов проводится:
в структурных подразделениях Правительства области Специалистами при составлении номенклатуры дел структурного подразделения Правительства области, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
специалистом архива в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в КАУ ВО «Государственный архив Вологодской области».
6.4.5. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Правительстве области создается ЭК ПО.
6.4.6. Состав, функции и права ЭК ПО, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается распоряжением Губернатора области.
6.4.7. При проведении экспертизы ценности документов в структурном подразделении Правительства области осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Правительства области; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
|
|
|
6.4.8. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, то есть нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.
6.4.9. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
|
|
|
6.4.10. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений Правительства области или на обложках дел без просмотра самих документов.
6.4.11. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
6.4.12. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.
6.4.13. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии.
6.4.14. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению в структурных подразделениях Правительства области производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании ЭК ПО.
|
|
|
6.4.15. Документы структурных подразделений Правительства области, не подлежащие хранению и дела с истекшими сроками хранения уничтожаются без согласования с ЭПК при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК ПО самостоятельно согласовывает описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов в структурных подразделениях Правительства области с истекшими сроками хранения.
6.4.16. После согласования с ЭК ПО описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов структурных подразделениях Правительства области утверждаются руководителем структурного подразделения Правительства области, и после этого Специалист структурного подразделения Правительства области уничтожает документы с истекшими сроками хранения.
Дата добавления: 2016-01-05; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!