Основные приемы работы с данным
Задание: Создание базы данных. Знакомство с основными объектами базы данных. Создание и заполнение таблицы. Режимы представления таблицы. Типы данных. Маска ввода. Изменение структуры таблицы в режиме конструктора.
Создание базы данных
- Заранее создайте каталог (папку) с названием BAZA.
- Запустите MS Access
- Нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов или в меню Файл – Создать. Будет открыто окно диалога Создание базы данных, в которое следует ввести имя базы, например Adress и выбрать каталог BAZA. В результате вы увидите окно базы данных.
Создание таблицы с помощью Мастера
- В окне База данных нажмите кнопку Таблицы, а затем кнопку Создание таблицы с помощью мастера
В окне Создание таблицы выберите образец Список рассылки (самый первый в списке). Далее нужно определить перечень полей, которые вы хотите включить в таблицу. Для этого поочередно выделяйте мышью поля в списке Образцов полей и нажимайте кнопку чтобы образец поля попал в список полей создаваемой таблицы. Выберите следующие поля: КодСпискаРассылки, Фамилия, Имя, Адрес, Домашний телефон, Сотовый телефон - Нажмите кнопку Создать
базу данных на панели инструментов или в меню Файл – Создать. Будет открыто окно диалога Создание базы данных, в которое следует ввести имя базы, например Adress и выбрать каталог BAZA. В результате вы увидите окно базы данных.
- Переименуем названия некоторых полей, выбранных из шаблона. Для этого установите курсор в окне Поля новой таблицы на строке КодСпискаРассылки и щелкните кнопку Переименовать поле и нажмите кнопку Далее.
До тех пор, пока кнопка Далее активна, пользуйтесь ею, кнопку Готово нажимайте только в последнем случае!!! - В следующем окне диалога введите имя таблицы Адреса и разрешите MS Access самостоятельно определить ключ и нажмите кнопку Далее
- В последнем окне диалога согласитесь на Непосредственный ввод данных в таблицу. И нажмите кнопку Готово.
Таблица создана. В строке заголовков таблицы можно найти ее название. Все имена полей представлены в виде заголовков таблицы.
|
|
|
Измените заголовок первого поля КодСпискаРассылки на Адресат.
Заполнение таблицы
В процессе создания таблицы, вы встретились с понятием ключа.
Первичный ключ (в последующем будем называть просто ключом) – одно или несколько полей, совокупность которых однозначно определяет любую запись таблицы.
В нашем варианте ключевым является поле Адресат. В таблице видно, что это поле – счетчик, т.е. нумерует записи в порядке ввода. Заполнять поле Адресат не нужно, счетчик срабатывает автоматически, как только заполнена хоть одна ячейка строки таблицы.
|
|
|
Заполните только поля Фамилия и Имя, остальные поля оставьте незаполненными.
Попробуйте заполнить поле Телефон.
Любая таблица Microsoft Access может быть представлена в двух режимах:
- режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования;
- режиме конструктора, предназначенном для создания и изменения таблицы.
Если внимательно рассмотреть содержимое ячейки, то можно увидеть некоторую разметку — маску ввода.
Маска ввода — это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы. При вводе данных в поле нет необходимости набирать эти постоянные символы, даже если они должны быть включены в значение поля; достаточно заполнить пустые позиции в маске ввода. Кроме того, Microsoft Access не позволит ввести в поле значения, не вписывающиеся в определенную для этого поля маску ввода.
Для того, чтобы изменить маску ввода для телефона, следует переключиться в режим конструктора таблицы. Это можно сделать, выбрав команду Конструктор меню Вид или при помощи кнопки панели инструментов 
.
Окно конструктора содержит таблицу, в первом столбце которой перечислены поля, а во втором типы данных (форматы).
|
|
|
1. Зададим маску ввода для полей ДомашнийТелефон и СотовыйТелефон. Установите текстовый курсор в имя поля Домашний телефон в нижнем поле Общие напротив Маски ввода и создайте шаблон в окне Создание масок ввода щелкните Cписок введите в поле Описание – Номер телефона, Маска ввода – 0 00 00, Образцы данных – 2-66-34 и щелкните по кнопке Вперед на 1 запись 
. Создайте маску ввода для номера сотового телефона: Описание – Номер телефона, Маска ввода – 000-000-00-00, Образец данных – 902-275-78-33 щелчок по и Закрыть.
2. В окне Создание масок ввода щелкните по полю Номер телефона 2-66-34 – Далее – Готово.
3. Щелкнув по строке Конструктора Сотовый телефон, измените для него маску ввода на десятизначный номер из созданного вами шаблона. Перейдите из режима Конструктора в режим Таблицы, для этого выполните команду Вид – Таблица или нажмите кнопку на панели инструментов 
. На вопрос о сохранении таблицы отвечайте Да. Далее заполнение номеров телефонов заключается в вводе в каждую ячейку цифр, перемещая курсор из ячейки в ячейку.
4. Вернитесь в таблицу и заполните поле Адрес. Введите данные в поле Адрес. Измените ширину столбцов таблицы по аналогии с электронными таблицами. Приблизительный вид таблица показан на рисунке ниже.
|
|
|
Организация работы с данными
Задание: Самостоятельное определение ключевого поля таблицы. Установка связей. Подчиненная форма. Применение фильтра к сортировке.
Попробуем вести учет сдачи предметных зачетов учениками вашей школы. Для этого создадим две таблицы: в одной будет храниться информация, касающаяся анкетных данных учеников, а другая содержать информацию о зачетах.
- Запустите MS Access.
- Создайте новую базу данных под именем Школа.
- Для начала разработаем структуру обеих таблиц и установим связи между ними.
Создание таблиц
- Таблица – Анкета
Создайте таблицу, содержащую следующие поля (в скобках указан тип данных):
• ФИО (текстовый)
• Класс (текстовый)
• Год рождения (числовой)
• Адрес (текстовый)
• Телефон (текстовый, создайте маску ввода, аналогично ранее изученному способу)
Определите ключевым полем ФИО. Для этого, выделив в режиме конструктора поле ФИО, вызовите контекстное меню и выберите команду Ключевое поле или выполните команду Правка – Ключевое поле.
Сохраните таблицу под именем Анкета
- Таблица – Ведомость
Создайте таблицу, содержащую следующие поля (в скобках указан тип данных):
• ФИО (текстовый)
• Зачет № 1 (числовой)
• Зачет № 2 (числовой)
• Зачет № 3 (числовой)
Определите ключевым полем ФИО.
Сохраните таблицу под именем Информатика_Зачеты.
Закройте обе таблицы, не закрывая базу данных.
Установка связей между таблицами
- Находясь в окне Базы данных, выполните команду Сервис – Схема данных.
- В схему, прежде чем устанавливать связи, нужно добавить те таблицы, между которым эти связи собираемся устанавливать.
- В окне Добавление таблицы поочередно выберите каждую из таблиц и нажмите для каждой из них, кнопку Добавить. Затем нажмите кнопку Закрыть.
- Для установки связей переместите мышью поле ФИО из схемы таблицы Анкета на место поля ФИО таблицы Информатика_Зачеты. Вид окна показан на рисунке 1.
- Нажмите кнопку Создать. В окне диалога Схема данных установленные связи отображаются графически. Для редактирования связей достаточно двойного щелчка мыши по линии, изображающей связь (рисунок 2).
- Закройте окно диалога Схема данных, ответив Да на вопрос о сохранении макета Схемы данных.
- Откройте таблицу Анкета и заполните данными на нескольких учащихся. Примерный вид таблицы на рисунке 3.
- Сохраните таблицу и закройте ее.
Дата добавления: 2015-12-17; просмотров: 25; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!