Унификация и стандартизация документов управления
Унификация документов направлена на их сокращение и приведение к единообразию (имеется в виду единообразие размещения показателей на формах, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах). Сокращение достигается путем исключения документов, не имеющих существенного значения, и дублируемых показателей.
Унификация форм документов осуществляется на основе единой графической модели их построения формуляра-образца.
Унификация формы и содержания документов проводится с первых лет образования Советского государства с целью совершенствования процессов управления и технологии их выполнения управленческим аппаратом.
Создание в России единого информационного пространства и объединение его с европейскими и мировыми информационными пространствам давно уже стали одной из важнейших задач, от решения которых во многом зависит дальнейшее развитие страны. Развитие же этой задачи возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечение информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем.
Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого. Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем и технологических процессов в них.
|
|
|
Унификация в широком смысле слова представляет собой приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества [1].
Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения [2].
Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и условиях использования новых информационных технологий при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
|
|
|
В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.
Унификация и стандартизация документов осуществляется как на национальном, так и на международных и региональном уровнях:
· на международном уровне ведущая роль в вопросах унификации и стандартизации документов принадлежит Международной организации по стандартизации (ИСО). Именно этой организацией приняты международные стандарты по различным аспектам рассматриваемой проблемы[3].
· на региональном уровне в рамках СНГ унификацией и стандартизацией документов занимается Международный совет по стандартизации, метрологии и сертификации.
· на национальном уровне унификация документов осуществляется самими учреждениями и организациями на основе организационно-методических и нормативно-технических документов Госстандарта России.
Нормативной базой для проведения унификации документов являются:
· Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[4];
|
|
|
· межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД)[5];
· Типовые методические указания по проведению отраслевой (ведомственной), республиканской унификации документов, используемых в автоматизированных системах управления[6];
· Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в РФ[7];
· Другие руководящие документы Госстандарта РФ;
· Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации[8].
· Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в государственную систему стандартизации РФ[9].
Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов [10]:
· унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;
· единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;
|
|
|
· комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;
· информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы;
· группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;
· обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов;
· стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;
· экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;
· сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.
При проведении унификации документов применяют методы содержательной и формальной унификации.
Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относятся:
- установление ограничительных номенклатур действующих форм;
- создание типовых форм;
- построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);
- унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
В масштабе РФ такой ограничительной номенклатурой является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях России. В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов.
Табели документов представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями – разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Такие Табели разрабатываются чаще всего на основе разделения всей совокупности применяемых документов по их функциональной принадлежности. Табель применяемых форм документов обеспечивает решение целого комплекса важных задач[11]:
- оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином классификационном справочнике;
- классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности;
- унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов в организации и других.
Для разработки Табеля создается классификатор функций, выполняемых всеми подразделениями организации. При этом глубина классификации, то есть степень детализации функций может быть различной. Этот классификатор функций и закладывается в основу классификационной схемы Табеля. Внутри классификационных группировок на последней ступени классификации Табеля документы располагаются по категориям:
- вначале указываются – общероссийские формы документов;
- затем – отраслевые
- в конце – формы документов предприятия.
Такой Табель форм документов может заменять отраслевой (ведомственный) классификатор управленческих документов или классификатор управленческих документов предприятия[12].
Заголовной часть граф табеля может иметь следующий вид:
| Наиме-нование формы доку-мента | Код формы | Кем и когда утвер-ждена | Периоди-чность состав-ления | Состави-тель доку-мента | Внутрен- нее согла-сование | Внешнее согла-сование | Подпись | Утверж-дение | Печать | Куда пред-ставля-ется | Приме-чание |
Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языческого выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.
В процессе унификации тестов проводится унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.
Типовым является связной текст, содержание которого может быть неоднократно использовано при реализации управленческих ситуаций по определенной функции управления.
Трафаретом является форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, заполняемые переменной информацией, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.
В анкете как форме представления унифицированного текста дается характеристика определенного объекта по различным признакам.
Таблица – это форма представления унифицированного текста, имеющего два уровня членения: графы и строки, и содержащего характеристики объектов по различным признакам[13].
Методами формальной унификации документов являются:
- унификация структуры документов;
- создание общих синтаксических правил построения документов;
- унификация методов контроля информации в документах;
- унификация типов носителей и форматов документов[14].
Важнейшим направлением унификации документов является их машиноориентация.
Машинно-ориентированным называется документ, предназначенный для обработки информации, содержащейся в нем, средствами вычислительной техники [15].
Важнейшими признаками машинно-ориентации документа являются:
- наличие в нем кодовой зоны для простановки кодов реквизитов заголовочной части документа;
- присутствие в структуре документа специальных граф или полей для простановки кодов показателей содержательной части документа. При этом для кодирования должны использоваться коды общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;
- выделение в содержательной части документа утолщенной линией специальной зоны (зоны перфорации), предназначенной для размещения в ней данных, подлежащих обработке средствами вычислительной техники[16];
- наличие в документе специальных граф или строк для простановки контрольных сумм при использовании метода контрольного суммирования для обеспечения достоверности данных.
Разновидностью машинно-ориентированных документов являются машиночитаемые документы, предназначенные для автоматического считывания содержащейся в них информации.
Способы унификации:
- Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. (приказы, заявления)
- Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (приказы по приемы, переводу, увольнению, кадровые докладные и объяснительные записки). Достоинство – упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы, создаются предпосылки для копирования информации.
- таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк (штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы). Достоинство – обладает большой емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные, однако он более сложен в машинописи.
Работа по унификации документов включает:
- разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы,
- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД,
- введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития,
- разработку комплексов отраслевых УФД, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию, разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация – это форма юридического закрепления унификации и определение уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов:
- государственные стандарты (ГОСТ),
- отраслевые стандарты (ОСТ),
- стандарты предприятий (СТП).
УФД.
Результатом унификации документов, закрепленным нормативными документами разных уровней, является создание унифицированных форм документов (УФД).
Унифицированная форма документов представляет собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации [17].
В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на следующие категории:
- общероссийские;
- отраслевые (ведомственные);
- формы документов предприятий.
В соответствии с ПР 50-733-93 «Основные положения ЕСКК и УСД РФ»:
· общероссийская УФД – унифицированная форма документа, входящая в состав УСД и обязательная для применения на всей территории РФ в определенной сфере деятельности. Состав показателей, включаемых в УФД данной категории, определяют разработчики унифицированной системы документации.
· отраслевая УФД – УФД, утвержденная министерством, ведомством и обязательная для применения всеми предприятиями и организациями данного министерства, ведомства. Унифицированные формы документов данной категории должны включать показатели, специфические для данной отрасли или ведомства и отсутствующие в общероссийских УФД.
· УФД предприятия – УФД, утвержденная руководством предприятия или объединения предприятий и применяемая только на данном предприятии или объединении предприятий. Унифицированные формы документов данной категории должны включать показатели, специфические для конкретного предприятия или объединения предприятий и отсутствующие в общероссийских и отраслевых унифицированных формах документов[18].
УСД.
Общероссийские унифицированные формы документов входят в состав УСД.
Унифицированная система документации представляет собой систему документации, созданную по единым правилам и требованиям и содержащую информацию, необходимую для управления в определенной отрасли деятельности.
В соответствии с Основными положениями ЕСКК ТЭСИ и УСД, утвержденными Госстандартом РФ в 1993г, УСД включает:
· комплекс взаимоувязанных общероссийских классификаторов УФД, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности;
· средства ведения УФД;
· нормативные и методические документы Госстандарта РФ и других министерств (ведомств) по разработке, ведению и применению УСД[19].
Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.
Основными задачами создания УСД являются:
· установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;
· упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве,
· обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;
· исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов[20].
Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей.
Унифицированная система документации способствует:
1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
2) широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);
3) упорядочению информационных потоков;
4) сокращению количества документов;
5) дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.
Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.
Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов.
История создания УСД
С 1971г. координацию всех работ в стране по созданию УСД осуществляет Госстандарт и его головная организация – Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ). В процессе разработки унифицированных систем документации были учтены основные недостатки документации, применявшейся ранее в органах управления. К ним относились:
- неоправданно большое разнообразие форм документов;
- большое количество показателей, дублирующих друг друга при одновременном отсутствии данных, необходимых для решения конкретных задач управления;
- плохая совместимость данных, содержащихся в различных документах, особенно если они относились к разным системам документации;
- недостаточный учет требований вычислительной техники и новых информационных технологий;
- отсутствие взаимосвязи форм и правил оформления документов с требованиями рациональных способов обработки и хранения.
В соответствии с постановлением Совета Министров СССР 1971г. на соответствующие министерства и ведомства было возложено создание важнейших унифицированных систем документации:
§ стандартов и технических условий;
§ конструкторской документации;
§ проектной документации по капитальному строительству;
§ плановой документации;
§ отчетно-статистической документации;
§ первичной учетной документации;
§ финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
§ организационно-распорядительной документации;
§ документации по материально-техническому снабжению и сбыту;
§ документации по ценообразованию;
§ документации по внешней торговле;
§ расчетно-денежной документации;
§ документации по торговле;
§ технологической документации.
Указанные системы документации разрабатывались как общегосударственные УСД первой очереди. В составе последующих очередей были созданы УСД:
§ по социальному обеспечению,
§ изобретениям и открытиям,
§ работе транспортного узла.
Происшедшие в последние годы изменения в стране нашли свое отражение как в составе используемых в народном хозяйстве УСД, так и в составе УФД, включенных в эти системы.
В Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД), утвержденном в 1993г. и включающем в качестве объектов классификации УФД, входящие в общероссийские УСД отражены эти изменения. В классификаторе появились новые УСД: банковской документации, документации по труду, документации Пенсионного фонда, учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий. Ликвидированы также УСД, как расчетно-денежная, материально-технического снабжения и сбыта, по торговле. Осуществлено также перераспределение УФД между УСД. Резко сокращено количество форм документов, входящих в унифицированную систему отчетно-статистической документации.
Изменение в структуре народного хозяйства страны, появление новых хозяйствующих объектов различных организационно-правовых форм и форм собственности, широкое использование в аппарате управления новых информационных технологий не только не уменьшили значение унификации и стандартизации документов, но и сделали эту проблему еще более актуальной. В целях координации работ по применению УСД министерства (ведомства) назначают головные организации (службы) по УСД. Как правило, их назначают из числа головных организаций по общероссийским классификаторам технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ). Головные организации по УСД министерств (ведомств) осуществляют научно-методическое руководство работами по унификации форм документов и контроль над их применением в своей отрасли.
Научно-методическое руководство работами по унификации документов в объединениях, на предприятиях и в организациях осуществляют соответствующие службы, назначаемые руководством объединений, предприятий и организаций.
Вместе с этим в настоящее время резко повысилось значение международной унификации и стандартизации документов. Создание и взаимодействие национальных, региональных и глобальных информационных и телекоммуникационных систем и сетей, дальнейшее увеличение количества электронных документов в общем объеме хранимой, перерабатываемой и передаваемой информации поставили задачу выработки единых подходов не только к форматам, структуре, содержанию отдельных документов, используемых при информационном обмене, но и выработки общих требований к оформлению отдельных реквизитов документов. Одним из важнейших направлений международной унификации и стандартизации документов в условиях новых информационных технологий является разработка общих и взаимоприемлемых требований к оформлению такого реквизита, как подпись в электронных документах[21].
[1] Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов. М., 1987. С.9.
[2] Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. М., 1982. С.68.
[3] ИСО 5127/1-83 Документация и информация. Словарь терминов. Часть 1, Основные понятия; ИСО/Р 800-88 Понятия и термины. Международная унификация; ИСО 216-1975 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В; ИСО 3535-1977 Формуляр-образец и конструкционная сетка; ИСО 8439-90 Разработка бланков. Основные положения; ИСО 6422-1985 Типовые бланки для торговой документации; ИСО 358-1975 Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров; ИСО 259-1985 Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры; ИСО 11180-1993 Адресация почтовая.
[4] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М.: ВНИИДАД, 1991.
[5] ГОСТ 6.10.1-88 УСД. Основные положения. М.: Изд. стандартов, 1988; ГОСТ 6.10.3-83 УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. М.: Изд. стандартов, 1987; ГОСТ 6.10.4-34 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. М.: Изд. стандартов, 1985; ГОСТ 6.10.5-87 УСД. Требования к построению Формуляра-образца- М.: Изд. стандартов, 1987; ГОСТ Р 6.30-97 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
[6] РД 50-387-83 Типовые методические указания по проведению отраслевой (ведомственной), республиканской унификации документов, используемых в АСУ. М., 1983.
[7] ПР 50-733-93 Правила по стандартизации. Основные положение единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации.
[8] ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации. М.,1994 и др.
[9] ГОСТ Р 1.5-92 ГСС РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов; ГОСТ Р 1.2-92 ГСС. РФ Порядок разработки стандартов и др.
[10] Лямин Б.Н. и др. Унифицированные системы документации для АСУ. М.: Изд. стандартов, 1979. С.7-8.
[11] Янковая В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки //Делопроизводство. 1998. №2. С.8-12.
[12] Под термином «классификатор управленческих документов предприятия» понимается категория таких классификаторов, которые разрабатываются и используются в учреждениях, организациях, предприятиях, производственных объединениях, фирмах и включают документы, используемые в этих объектах.
[13] Унификация текстов управленческих документов /Методические рекомендации. М., 1982. – С.5-10.
[14] ПР 50-733-93 Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации РФ.
[15] ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения.
[16] ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
[17] ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения.
[18] ПР 50-733-93 Правила по стандартизации. Основные положения ЕСКК и УСД РФ.
[19] ПР 50-733-93 Правила по стандартизации. Основные положения ЕСКК и УСД РФ.
[20] ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения.
[21] Проект Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» от 22.03.2001г.
Дата добавления: 2015-12-17; просмотров: 37; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!