ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.
Особую группу в информационно-справочной документации составляют такие документы, как докладная записка, объяснительная записка, предложение, акт, справка и некоторые другие. Особенностью этих документов является то, что в процессе документооборота учреждения они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию руководителя. По содержанию подразделяются на инициативные, информативные и отчетные.
Объяснительная записка оформляется на обыкновенном листе бумаги, как правило, пишется от руки. Адресуется руководителю, который её потребовал. Сотрудник должен кратко и четко объяснить свои действия (или бездействие), причины допущенных нарушений, ошибок, промахов. Объяснительная записка должна быть подписана составителем, иметь дату. Не стоит смешивать объяснительную записку с пояснительной запиской, которая составляется для пояснения основного информационного или расчётного материала (технического проекта, отчёта, программы).
|
|
|
По оформлению объяснительные и пояснительные записки отличаются от докладной записки отсутствием выводов и предложений.
Деловая переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное сообщение), которые используются для реализации информационных связей между организациями.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования: информация оформляется на бланке письма и подписывается руководителем или его заместителем в соответствии с предоставленной им компетенцией; стиль написания - официально-деловой, письмо составляется грамотно, аккуратно, без исправлений, содержит объективные сведения о событиях с достаточным количеством аргументов.
Основные виды служебных писем:
| Тип письма | Назначение |
| Передача сведений информационного характера, информирование получателя о предстоящих (или прошедших) событиях, мероприятиях, например, о проведении выставки, расширении ассортимента, изменении условий сотрудничества. |
| Описание предлагаемых товаров и услуг, стремление привлечь новых потребителей, увеличить объём реализации. |
| Передача дополнительной информации при отправке адресату каких-либо документов, материальных ценностей, видов имущества. |
| Информирование получателя о готовности к сотрудничеству, заключению с ним деловой сделки. Письмо должно содержать существенные условия, на которых предлагается заключить договор. |
| Обязательство оплаты, выполнения работ, возврата кредита и т.п. |
| Обращение в организацию с целью возмещения убытков, полученных в результате нарушения условий договора |
| Обращение с целью получения информации, услуг, товаров |
| Может быть положительным (письмо-согласие) или отрицательным (письмо-отказ) |
Текст делового письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов.
|
|
|
|
|
|
Несколько вопросов излагаются в одном письме, если они взаимоувязаны. Если же вопросы разнородны, целесообразно составить несколько писем. Способы изложения текста письма: исторический и систематический. В деловых письмах, посвященных вопросам основной (производственной) деятельности организации, когда нужно описывать управленческие ситуации или обосновывать необходимость осуществления каких-либо действий, следует выбирать исторический способ изложения содержания. В других ситуациях, когда на первый план выдвигается желание привлечь внимание адресата (письма-предложения, рекламные письма и др.), более действенным является систематический способ изложения.
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты работы, продукции, услуг, аренды, выполнения работ, возврата кредита и т. п. Гарантийные письма адресуются организациям. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимые устойчивые языковые обороты: «Оплату (предоставление услуг и т. п.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем». В гарантийном письме указываются банковские реквизиты автора. Гарантийные письма всегда подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 13; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!