Подготовка электронных документов для передачи на государственное хранение
Подготовка электронных документов для передачи на государственное хранение осуществляется специалистами, ответственными за сохранность электронных документов в организации совместно с представителями государственного архива.
Подготовка электронных документов к передаче в архив включает:
- согласование с государственным архивом формы удостоверения подлинности электронных документов;
- проверку физического и технического состояния носителей, предназначенных для записи электронных документов;
- подготовку электронных документов к записи на электронные носители, включая проверку на наличие вирусов и других вредоносных компьютерных программ. Документы должны иметь формат архивного хранения. Передача в архив электронных документов в оригинальных форматах в обязательном порядке согласовывается с архивом и зависит от технических возможностей архива;
- запись электронных документов на носители;
- проверку качества записи и воспроизводимости электронных документов;
- подготовку комплекта сопроводительной документации к передаче электронных документов в государственный архив.
В комплект сопроводительной документации входят:
- информационно-поисковая характеристика (ИПХ) на бумажном носителе или в виде файлов на машинном носителе;
- ведомость машинного носителя с записью (МНЗ) документов на бумажном носителе или в виде файлов на машинном носителе;
|
|
|
- удостоверяющий лист (УД).
ИПХ содержит следующие сведения:
- название электронного документа;
- вид электронного документа;
- текстовое описание содержания ресурса (аннотация);
- даты начала и конца разработки;
- сведения о создателях и ответственных за интеллектуальное содержание (наполнение) ресурса;
- сведения о защите;
- тип программных и технических средств, необходимых для воспроизведения электронного документа;
- сведения о файлах электронного документа (имена, типы, форматы, контрольные характеристики).
Ведомость МНЗ содержит сведения об организации, предоставившей машинный носитель, машинном носителе, системе, в которой создан носитель, и составе файлов электронного документа, записанных на машинном носителе.
УД выполняется на бумажном носителе и содержит следующие сведения:
- заголовок электронного документа (документов);
- контрольные характеристики электронного документа (электронных документов) либо частей или файлов, составляющих ЭД;
- подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование, утверждение;
- оттиск печати организации.
Дата добавления: 2016-01-03; просмотров: 27; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!