Эффективное управление проектом с использованием информационно-коммуникационных технологий программного комплекса Microsoft Project
Для того, чтобы эффективно управлять проектом необходимо контролировать каждый ход его выполнения. Поэтому первое с чего мы начнем, это с анализа хода выполнения проекта.
Анализ хода выполнения проекта
Для анализа хода выполнения работ проекта в Microsoft Project используется метод освоенного объема, который основан на трех основных величинах.
1. Базовая стоимость запланированных работ (БСЗР). Обозначает общую стоимость работ, которые должны быть завершены к текущему моменту (каковы должны быть затраты на проект по базовому плану).
2. Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР). Обозначает общую фактическую стоимость трудозатрат на текущий момент (сколько фактически потрачено на проект к текущему моменту).
3. Базовая стоимость выполненных работ (БСВР). Обозначает запланированную по базовому плану стоимость фактически выполненных работ (сколько планировалось потратить на трудозатраты, которые были фактически осуществлены).
На основе этих величин вычисляются разнообразные индикаторы, по значению которых можно судить о скорости выполнения и расходовании средств проекта в сравнении с плановыми показателями. Используемые индикаторы перечислены в табл. 1
| Таблица 1 | |||
| Название | Формула | Знач. | Трактовки |
| Отклонение от календарного плана (ОКП) | ОКП = БСВР – БСЗР | <0 =0 >0 | Отставание от плана Выполнение в срок Опережение плана |
| Отклонение по стоимости (ОПС) | ОПС = БСВР – ФСВР | <0 =0 >0 | Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств |
| Относительное отклонение по стоимости (ООПС) | ООПС = ОПС / БСВР * 100 | <0 =0 >0 | Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств |
| Индекс отклонения стоимости (ИОС) | ИОС = БСВР / ФСВР | <1 =1 >1 | Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств |
| Относительное отклонение от календарного плана (ООКП) | ООКП = ОКП / БСЗР * 100 | <0 =0 >0 | Отставание от плана Выполнение в срок Опережение плана |
| Индекс отклонения от календарного плана (ИОКП) | ИОКП = БСВР/ БСЗР | <1 =1 >1 | Отставание от плана Выполнение в срок Опережение плана |
| Предварительная оценка по завершении (ПОПЗ) | ПОПЗ = ФСВР + (БПЗ – БСВР) / ИОС | <БПЗ =БПЗ >БПЗ | Экономия средств Затраты по плану Превышение затрат |
| Отклонение по завершении (ОПЗ) | ОПЗ = БПЗ – ПОПЗ | <0 =0 >0 | Превышение затрат Затраты по плану Экономия средств |
| Показатель эффективности выполнения (ПЭВ) | ПЭВ = (БПЗ – БСВР)/(БПЗ – ФСВР) | <1 =1 >1 | Средства экономятся, можно повысить качество работ Ход работ по плану Возможно превышение затрат, нужно повысить эффективность |
В этой таблице БПЗ – это плановые затраты на проект (или задачу) согласно базовому плану.
|
|
|
Анализ хода выполнения проекта выполняется в представлении Использование задач. Для целей анализа в системе существует три таблицы:
|
|
|
1. Освоенный объем. Здесь собраны индикаторы, используемые при общем анализе хода работ (рис. 8);
Рис. 8 Таблица освоенный объём
2. Показатели затрат (освоенный объем). Содержит индикаторы для анализа только затрат проекта (рис. 9);
Рис. 9 Таблица Показатели затрат (освоенный объем)
3. Показатели календарного плана (освоенный объем). Содержит индикаторы для анализа только скорости выполнения работ (рис. 10).
Рис 10 Таблица Показатели календарного плана (освоенный объём)
Процесс анализа заключается в выводе на экран одной из этих таблиц, анализе значений индексов у ресурсов, задач и суммарных задач и определении источников отклонений.
Перед выводом значений показателей освоенного объема следует установить дату отчета в окне свойств проекта, поскольку они вычисляются относительно этой даты.
Для того, чтобы начать анализ хода выполнения проекта, перейдем в представление Использование задач.
Выводим таблицу для анализа освоенного объема: Вид/Таблица/Другие таблицы – выбрать из списка Освоенный объём – Применить.(Рис. 11)
|
|
|
Если нет суммарной задачи, то её можно легко вставить в таблицу: Сервис/Параметры – вкладка Вид – установить флаг суммарную задачу проекта.
В строке суммарной задачи выведены основные показатели:
БСЗР – затраты на текущий момент по базовому плану;
ФСВР – сколько фактически затрачено на проект по текущему моменту;
БСВР – сколько планировалось затратить на те работы, которые уже выполнены.
Вставляем в таблицу столбец %завершения и устанавливаем для суммарной задачи проекта 100% завершения.
Далее установим дату отчета, на которую будем выполнять анализ. В качестве таковой используем 07.05.20, когда проект должен быть завершен: Проект/Сведения о проекте, Дата отчета – 07.05.20. Результат на рис. 12.
Рис. 12 Результат анализа проекта на 07.05.20
Теперь анализируем индексы суммарной задачи проекта:
ОКП < 0 – проект выполняется с отставанием от плана (значение этого индекса – стоимость тех работ, которые мы выполнили сверх плана к текущему моменту);
ПОПЗ = БПЗ – затраты по проекту ожидаются в пределах плановых показателей (значение ПОПЗ – ожидаемая стоимость проекта после его завершения);
|
|
|
ОПЗ = 0 – величина, на которую увеличатся затраты (значение ОПЗ – размер ожидаемой экономии).
В итоге анализ этих индексов показал, что наш проект отстаёт от плана на -8093, 85 руб. Ожидаемая стоимость проекта после его завершения составляет 14 762, 96 рублей. Отклонение по завершении составляет
(БПЗ) 23 499,00 – (ПОПЗ)14 762,96 = 8 736,04 рубля. Мы получили величину, на которую увеличатся затраты проекта.
Но анализа только этих индексов мало, поэтому продолжаем анализ.
Выберем таблицу анализа скорости выполнения работ: Вид/Таблица/Другие таблицы – выбрать из таблицы Показатели календ.плана (освоенный объём) – Применить.
Проанализируем индексы суммарной задачи проекта(рис. 13), которых не было в предыдущей таблице:
Рис. 13 Таблица показатели календарного плана (освоенный объём)
ООКП < 0 – проект отстает от плана (значение ООКП показывает процент опережения плана);
ИОКП < 1 – проект отстает от плана.
ООКП нашего проекта составляет -42%, что говорит нам об отставании проекта по календарному плану
ИОКП нашего проекта равно 0,58. Этот показатель, как и предыдущий говорит нам о том, что наш проект отстает от плана.
Далее будем анализировать таблицу затрат проекта. Её можно вызвать Вид/Таблица/Другие таблицы – выбрать строку Показатели затрат (освоенный объём) – Применить. (Рис. 14)
Рис. 14 Показатели затрат (освоенный объём)
Проанализируем показатели суммарной задачи проекта, которых не было в двух предыдущих таблицах:
ООПС = 0 – проект не экономит средства (значение ООПС – процент сэкономленных средств);
ИОС = 1 – проект не экономит средства;
ПЗВ = 1 – средства не экономятся, но и нет перерасхода.
Процент сэкономленных средств от проекта составляет 37%. По значению ИОС ясно, что проект не экономит средства на 1,59. И по ПЭВ, равному меньше 1, а это 0,75, мы видим, что средства не экономятся на 0,25. Это свидетельствует о перерасходе средств при выполнении проекта.
Таким образом, подводя итог анализа мы делаем вывод, что наш проект сильно проседает, как по скорости выполнения по календарному плану, так и по бюджету, что перерасходуется почти в никуда.
Из этого можно сделать вывод, что данный проект не нашел бы себя на рынке и сильно бы ударил по бюджету заказчика, который заплатил бы часть денег ни за что.
По итогу наш проект выглядит вот так (Рис. 15):
Рис. 15 Итоговый проект
Изначально, наш проект длился 98 часов и стоил 23 499, 00 рублей. В итоге, после всех изменений, снятия перезагрузки с ресурсов и прочего длительность нашего проекта уменьшилась до 90 часов, а стоимость до 8 854, 42 рублей. Единственным перегруженным ресурсом остался программист 2.
Возвращаемся к нашему вопросу, можно ли эффективно управлять проектом с использованием информационно-коммуникационных технологий программного комплекса Microsoft Project?
Ответ – да, можно. Проджект не только позволяет создавать необходимые проекты в удобном для пользователя режиме, но и даёт возможность просчитать все возможные отклонения по бюджету, скорости выполнения проекта, а также его экономности и т.п. Это очень удобно для тех предприятий, которые не хотят «влететь в копеечку» по окончанию проекта, когда нужно будет платить за проделанную работу.
Главное доверить создание проекта профессионалу, который составит четкий и ясный план проекта, увидит и предвидит в нём все недочеты и предотвратит их неожиданное «всплытие» по мере выполнения задач.
Завершение
В современном мире предприятиям сложно обойтись без технологий. Они составляют большую часть нашей жизни, пронизываю каждую индустрию, словно невидимые прочные нити. Даже на самом малом предприятии есть хотя бы один компьютер.
Корпоративный сайт организации – это важный для компании элемент, без которого сложно обойтись современному предприятию. Ведь сайт – это то место, которое олицетворяет компанию, дает понять клиентам можно ли доверять этому предприятию, по отзывам на этом сайте.
Разработка корпоративного сайта предприятия – это важный, тщательный и трудоёмкий процесс, который требует собранности, внимательности и концентрации того, кто его создаёт. Составление проекта существенно облегчает программа MS Project – программа для создания проектов, позволяющая задолго до начала проекта просчитать всё нюансы, неточности и ошибки в проекте, поставить точную дату начала и окончания проекта, назначить ресурсы на исполнение задач и проследить за тем, чтобы они не были перегружены.
Дата добавления: 2023-01-08; просмотров: 26; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!