Различают внешний и внутренний контроль.

Тема 1 Контроль как функция управления, его виды и обеспечение

 

В теории менед­жмента различают два варианта трактовки понятия «кон­троль».

В узком понимании суть этой управленческой фун­кции сводится к проверке хода реализации планов, заданий, сопоставлению фактических результатов работы, имеющих­ся ресурсов с установленными стандартами, с тем, что долж­но быть в наличии.

Расширенный вариант подразумевает включение в функцию контроля ряда дополнительных составляющих: планирование систем контроля с разработ­кой нормативов (стандартов) контроля, обеспечением эф­фективного функционирования систем контроля, анализом причин допущенных отклонений; разработка и внедрение мер по исправлению ситуации, проведение корректирующих мероприятий.

Эффективно функционирующие системы контроля яв­ляются важной составляющей менеджмента торговой орга­низации. Контроль обеспечивает получение результата в соответствии с требованиями руководителя. Он дает воз­можность оценить качество планирования и соответствие параметров организации требованиям среды. Результаты контроля служат информационной базой для принятия ре­шений на будущее, выявления наиболее перспективных на­правлений развития. Контроль позволяет оценить эффектив­ность делового и управленческого общения. Он служит сред­ством формирования трудового поведения работника и стимулирования его деятельности. И наконец контроль обеспечивает сохранность и эффективность использования ресурсов организации, ее товарно-материальных ценностей.

Таким образом, Функция процесса управления "контроль" устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоя­нию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.

Основные составляющие элементы контроля

1. Субъект контроля — специалист или группа специ­алистов, осуществляющих контрольные функции при нали­чии соответствующих полномочий.

2. Объект контроля — составляющая организационной системы, в отношении которой проводится контроль. В ка­честве объектов контроля могут выступать:

-ресурсы организации (трудовые, материальные, техни­ческие, финансовые, информационные, интеллектуальные и др.); - процессы;

- продукты управленческого труда (решения, управлен­ческие системы, разработки).

3. Предмет контроля — характеристики объекта конт­роля, подлежащие контролю (затраты, действия, сроки, ре­зультаты, качество, количество).

4. Стандарты контроля — конкретные результаты, состояния или действия, выраженные в конкретных значени­ях показателей, регламентах, степень отклонения от кото­рых определяется (измеряется) в процессе контроля. Стан­дарты могут разрабатываться специально для конкретной системы контроля или использоваться уже существующие, значение и описание которых содержатся в утвержденных планах, положениях, инструкциях, приказах, правилах, уста­новленных процедурах выполнения операций, описаниях требований к качеству и т. д.

5. Процедура контроля — последовательность действий по проведению контроля.

6. Методы контроля — способы его проведения. При подборе методов контроля необходимо ответить на вопрос: «Как должен производиться контроль?» В качестве методов контроля используются метод сравнения, сопоставления факторов, методы обследования процессов, опросы, наблю­дения и проч.

7. Средства контроля — все то, что используется в процессе проведения контроля. При выборе средств контро­ля следует ответить на вопрос: «При помощи чего будет производиться контроль?» Средствами контроля могут быть измерительные приборы, средства фиксации результатов, на­копления и хранения информации, инструменты, реактивы, плановая и отчетная документация, отчеты сотрудников, сметы, бюджеты и проч.

Выбор принципиальных положений, определяющих спе­цифику элементов контроля, осуществляется на основе анали­за ряда факторов. К наиболее значимым из них относят: особенности стратегии и организационной структуры пред­приятия, специфику объекта контроля, имеющиеся ресурсы, уровень зрелости персонала, политику администрации в об­ласти контроля. Политика в области контроля представляет собой основополагающие положения, которыми руководству­ется персонал организации при разработке и реализации систем контроля. Они устанавливают границы принятия ре­шений в области децентрализации отдельных функций кон­троля, степени его жесткости, требования к регламентирующей документации, разработки механизма стимулирования персо­нала, осуществляющего контроль.

Как правило, контролируются не только количественные показатели, но и качественные.

Контроль можно классифициро­ вать:

• по объектам контроля (предметы труда, средства произ­водства, условия труда документы и т. д.);

• по исполнителям;

• по принимаемому решению;

• по возможности дальнейшего использования объектов контроля;

• по масштабу-

• по методике проведения;

• по способу получения и обработки информации;

• по степени формализации (формальный или официаль­ной и неформальный);

• по степени мотивационной значимости;

• по характеру (непрерывный и периодический);

• по количеству контролируемых величин (единичный или одномерный и множественный или многомерный);

• по степени охвата объектов контролем (сплошной или выборочный);

• по режиму контроля (усиленный, ускоренный, нормаль­ный и т. д.);

• по времени контроля;

• по регулярности осуществления контроля;

• по периодичности выполнения контрольных операций;

• по уровню механизации (автоматизации);

• по стадиям жизненного цикла объекта.

Контроль подразделяется также на текущий и заключи­тельный. Контроль, осуществляемый на стадии хозяйственного процесса, носит название текущего. Задача его - оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклоне­ний, возникающих в процессе выполнения хозяйственных опе­раций и производственных заданий. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена. При этом по­лученные результаты сравниваются с предусмотренными. Це­лью этого вида контроля является установление правильности, законности и экономической целесообразности производимых работ и хозяйственных операций, вскрытие недостатков и упу­щений в работе.

Различают внешний и внутренний контроль.

Внешний контроль осуществляется государственными органами, об­щественными организациями, партнерами по бизнесу, поку­пателями. Он обеспечивает соответствие параметров дея­тельности торговой организации требованиям потребитель­ского рынка, законодательства, условиям партнерских взаимоотношений, защиту прав потребителей. Внешний контроль во многом определяет организацию внутреннего контроля.

Внутренний контроль Субъектами внутреннего контроля выступают собственники, менеджеры предприятия, персонал организации и его представительные органы.

Внутренний контроль обеспечивает адаптацию органи­зации к требованиям внешней среды. Правильно организо­ванный контроль позволяет своевременно выявить пробле­мы и скорректировать деятельность предприятия до того, как они приведут к падению доходности.

Специфика проектирования систем контроля в торгов­ле определяется рядом факторов. Чем меньше организация, тем менее формализованы разрабатываемые схемы контро­ля. В небольших организациях торговли руководителю до­статочно наблюдения за ходом исполнения задач в соответ­ствии с установленными стандартами. С увеличением разме­ра организации процесс контроля усложняется. Его структуру и содержание определяют тип торгового предприятия, при­меняемые формы торгового обслуживания, требования внеш­ней и внутренней среды.

Виды контроля

1 финансовый

2. административный

3. экологический

Основными принципами реализации эффективного конт­ роля являются:

I. Соответствие стратегии организации. Система кон­троля должна обеспечивать стратегические приоритеты орга­низации, ключевые области функционирования. Они отра­жаются в стандартах контроля, отвечающих задачам, реша­емым на данный момент времени.

2. Результативность контроля. Реализации этого прин­ципа достигается за счет правильного подбора стандартов контроля, адекватно отражающих состояние предмета кон­троля. Следствием несоблюдения этого требования является непроизводительное расходование средств на проведение контроля. Плохо подобранные стандарты не позволяют решить ряд задач контроля. Контроль становится самоцелью. Так, качество обслуживания покупателей не всегда целесо­образно оценивать только на основе показателя отсутствие жалоб, так как большинство покупателей предпочитает не обращаться в администрацию с претензией. Однако их не­довольство качеством обслуживания может повлиять на решение воспользоваться услугами конкурентов.

3. Системность контроля.Реализуемый контроль дол­жен органично вписываться в систему управления организа­цией. Контрольные функции необходимо интегрировать в функции планирования, разработку организационной струк­туры, распределение полномочий и ответственности, орга­низацию процессов, труда и стимулирования персонала.

4. Адаптивность контроля. Технология проведения контроля должна предусматривать его способность быстро перестраиваться в соответствии с изменениями, происходя­щими во внешней и внутренней среде предприятия, учиты­вать изменившиеся требования к параметрам контролируе­мого объекта. 

5. Оптимальность контроля. Объем контроля должен быть достаточным для решения поставленных задач. Из­лишний контроль приводит к неэффективному расходова­нию средств, затрачиваемых на сбор ненужной информации, ее обработку, оплату труда персонала, осуществляющего контроль и анализирующего его результаты.

Чрезмерный контроль порождает у персонала чувство недоверия, раздра­жает работников, отвлекает их внимание, ухудшает психо­логический климат в коллективе. Следствием недостаточно­го контроля могут быть упущенные выгоды, неиспользован­ные резервы, неэффективное расходование ресурсов, потери.

6. Экономичность контроля. Внедряемые на предприятии системы контроля должны приносить прибыль. Это означает, что затраты на разработку, внедрение и функционирование систем контроля должны быть существенно ниже эффекта, ожидаемого от его проведения.

В теории менеджмента выделяют два полярных подхода к организации системы контроля — бюрократический и де­ централизованный. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Бюрократический контрольпредставляет собой систему прямого иерархического контроля, встроенного в систему иерархии власти. Основными признаками бюрократического контроля являются:

1. Властная иерархия. Функции по осуществлению контроля распределяются согласно иерархической структуре и закрепляются в соответствии с должностными полномочи­ями. Менеджер несет прямую ответственность за результаты контроля в пределах, предоставленных ему властью.

2. Наличие широкой нормативной базы — положений, инструкций, правил, процедур, обеспечивающей жесткую регламентацию деятельности персонала.

3. Включение в организационную структуру предприятия специализированных функциональных подразделений или должностей (например, отдел контроля качества, контролер), уполномоченных на реализацию части функций контроля, дополняющих функции властной иерархии.

Децентрализованный контроль представляет собой пере­дачу части контрольных функций на нижестоящие уровни управления, вовлечение работников в процесс контроля. Такой подход базируется на целостной, сильной организа­ционной культуре, основывающейся на принципах группо­вого взаимодействия, солидарности, преданности интересам коллектива. Его внедрение целесообразно в коллективах, работники которых высокомотивированы, инициативны, об­ладают необходимой квалификацией и не нуждаются в жесткой регламентации деятельности.

Основными элементами децентрализованного контроля являются:

1. Сильная организационная культура. Персонал в своих действиях руководствуется системой ценностей, приоритетов, ориентированных на достижение общих целей организации, его поведение согласуется с интересами коллектива.

2. Демократизация управления. Квалифицированные, опытные работники, с высоким уровнем зрелости наделяются дополнительными полномочиями, связанными с участием в управлении контролем.

3. Групповая ответственность. Наличие общих целей создает условия для внутригруппового контроля, когда каждый работник заинтересован в высокой результативно­сти тех, кто работает с ним рядом. Внутригрупповой нефор­мализованный контроль формирует условия для снижения объема контроля со стороны администрации.

4. Мотивация персонала ориентирована на организа­ ционные ценности.

5. Самодисциплина и самоконтроль. Высокий уровень ответственности кадров обеспечивает выполнение работы в соответствии со сложившимися требованиями.

Наиболее важные параметры сравнения бюрократической и децентрализованной систем контроля приведены в табл. 4.1.

Сравнение бюрократической и децентрализованной систем контроля*'

 

Наименование параметров сравнения	Системы контроля
	Бюрократическая	Децентрализованная
Назначение	Предоставление руководству ин­формации об отклонениях для принятия последующих решений.	Побуждение наемного персонала к действиям, обеспечивающим адаптацию организации к сложившимся условиям.
Основа	Иерархия власти.	Организационная культура.
Инструменты	Система директив органов управ­ления.	Система ценностей организации, традиций, этических и социальных норм.
Средства реализации	Распорядительное воздействие.	Взаимовлияние в процессе внутри­группового взаимодействия и самоконтроль.
Ожидаемые результаты	Формирование руководством нуж­ного ему поведения персонала в соответствии со сложившимся пониманием необходимого хода развития событий.	Оптимизация деятельности персо­нала в соответствии с условиями, диктуемыми внешними и внутрен­ними обстоятельствами.
Организацион­ная структура	Иерархическая, формализованная. Функции по управлению контролем включены в перечень полномочий и ответственность руководителей. Наличие подразделений и долж­ностей, специализирующихся на контроле.	Неформальная. Горизонтальное взаимодействие и координация усилий всего персонала по оптими­зации контроля. Консультирование вышестоящими руководителями по вопросам контроля с учетом опыта и знаний персонала.
Информацион­ные коммуника­ции	Инструктирование работников по поводу осуществления необхо­димых действий и получения ин­формации о ходе процессов.	Информирование работников о целях. Интенсивный обмен ин­формацией для выработки совме­стных решений.
Вознаграждение	В зависимости от достижения установленных стандартов.	В зависимости от результативности функционирования.
Участие работ­ников в управле­нии контролем	Ограничено главным образом предоставлением работниками на вышестоящие уровни управления узкого круга информации (жалобы, проблемы) для выработки руко­водством решений, связанных с контролем.	Широкое участие персонала в выработке решений по вопросам контроля.

 

 

---

Дата добавления: 2023-01-08; просмотров: 14; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!