Создание диаграмм из несмежных диапазонов.

Создание списков

Список – это прямоугольная область ячеек, в которой все строки имеют фиксированную структуру заполнения. Excel позволяет искать, упорядочивать, преобразовывать информацию в списках. Работа со списками выполняется с помощью команд меню Данные. Пример списка:

Итоги сессии

Факультет	Группа	Фамилия	Год рождения	Средний балл	Стипендия
ФАИС	ПЭ-42	Котин	1987	7,3	98360
ЭФ	Э-11	Короткевич	1990	6,2	89410
ГЭФ	ОП-52	Ласица	1986	9,3	134160
ГЭФ	УП-11	Курачёва	1990	9,1	134160
ФАИС	ПЭ-52	Зайцев	1986	4,9
ФАИС	ПЭ-42	Кондраченко	1987	6,4	98360
………..	……….	………………..	……..	……..	……….

Каждая запись списка содержит информацию об одном объекте и располагается в одной строке таблицы. Запись делится на поля, каждое из которых предназначено для данных одного типа. Для каждого поля отводится один столбец.

Столбцам присваиваются уникальные имена, которые заносятся в первую строку списка, называемую строкой заголовков. Заголовки используются при поиске и сортировке данных.

Правила формирования списка:

рекомендуется создавать на одном рабочем листе один список или отделять его от других данных пустой строкой и пустым столбцом;
нельзя отделять строку заголовков от записей пустой строкой, разделять столбцы с заголовками пустыми столбцами, вставлять перед данными в полях пробелы;
рекомендуется отформатировать строку заголовков так, чтобы она отличалась от строк записей;
имя поля (заголовок столбца) может состоять из нескольких слов, но обязательно размещенных в одной ячейке;

Создание списка.

Первый способ: ввод данных в ячейки таблицы.

Создать строку заголовков и ввести данные в список в соответствии с правилами его формирования; таблица может иметь заголовок, но в качестве имен полей будет использоваться только одна строка, расположенная непосредственно над данными.

Второй способ: Использование формы данных.

создать строку заголовков;
выделить любую ячейку строки заголовков;
выполнить команду Данные – Форма. Появится ДО.
заполнить соответствующие поля и щелкнуть по кнопке Добавить для перехода к следующей записи или по кнопке Готово для окончания ввода.

С помощью кнопок ДО Формы можно добавлять и удалять записи, перемещаться к следующей и предыдущей записи, выполнить поиск данных по заданным критериям (перемещаться только по записям, соответствующим заданному критерию).

Сортировка списков

Сортировка – это упорядочение списка по значениям одного или нескольких полей.

При сортировке текст упорядочивается по алфавиту от А до Я (по возрастанию) или от Я до А (по убыванию). Числовые поля сортируются в порядке возрастания или убывания значений, даты в хронологическом порядке (от ранних к более поздним) или наоборот.

Поля, данные из которых определяют порядок сортировки, называются ключами сортировки. Одновременно, при использовании команды Сортировка можно задать до трех ключей сортировки. Если ключей больше трех, то сначала нужно сортировать по младшим ключам, а потом по старшим.

Пример: при сортировке по полям Факультет – Группа – Ср. балл – Фамилия: сначала Ср.балл – Фамилия, затем Факультет – Группа.

Выполнение сортировки:

выделить любую ячейку списка;
выполнить команду Данные – Сортировка;
указать ключи и порядок сортировки в ДО;
нажать ОК.

Кнопка Параметры дает возможность различать прописные и строчные буквы; выполнять сортировку столбцов; сортировать данные в соответствии с некоторыми данными (Пон – Вт – Ср …).

П ри выполнении сортировки по одному ключу можно использовать кнопки на ПИ . Для этого нужно выделить любую ячейку столбца с ключевым полем (не весь столбец!) и щелкнуть по соответствующей кнопке.

Поиск и фильтрация данных

Поиск данных в списках выполняется на основе задаваемых пользователем критериев (требований, налагаемых на информацию).

Пример: Найти всех студентов факультета ГЭФ, имеющих ср. балл не менее 7.

Под фильтрацией понимается выбор из списка только тех записей, которые соответствуют заданному критерию. Остальные записи при этом временно скрываются.

Для фильтрации используются Автофильтр и Расширенный фильтр. Расш. фильтр позволяет задавать более сложные условия поиска и автоматически помещать выбранные данные в новое место на Рабочем листе.

Использование Автофильтра

При фильтрации записей с помощью Автофильтра необходимо:

выделить любую ячейку списка;
выполнить команду Данные – Фильтр – Автофильтр;

Ячейки с именами полей превращаются в поля с раскрывающимися списками. Для фильтрации данных по какому-либо полю нужно раскрыть список, соответствующий данному полю, и выбрать необходимый критерий из следующих:

Все –	Вывод на экран всех записей (снятие фильтра с этого поля)
Первые 10 –	Вывод на экран заданного числа или % записей с минимальным или максимальным значением поля
Пустые –	Вывод на экран записей с пустым полем
Непустые –	Вывод на экран записей, содержащих в поле какие-либо данные
Точное значение поля –	Вывод на экран записей, данные в которых в этом поле совпадают с выбранным значением
Условие –	Вывод на экран записей, данные в которых в этом поле удовлетворяют заданному условию

При выборе условия появляется ДО "Пользовательский автофильтр". Условие формируется как логическое выражение, состоящее из одного или двух операндов, соединенных логической операцией "И" или "ИЛИ". Каждый операнд включает операцию отношения (меньше, меньше или равно, начинается с, содержит и т.д. ) и значение, которое можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры.

Примеры: выбрать данные, удовлетворяющие условиям:

студенты ЭФ со средним баллом от 6 до 8;
студенты 1989 и 1990 года рождения, не получающие стипендию;
3 лучших студента ГЭФ.

При использовании Автофильтра условия поиска (критерии) в одном поле могут быть связаны логическими операциями "И" и "ИЛИ", а для разных полей только операцией "И" (для "ИЛИ" используется расширенный фильтр). Все отличники ГЭФ можно, а отличники всех факультетов и все студенты ГЭФ – нельзя.

В результате фильтрации часть записей списка скрывается вместе с нумерацией строк. Нумерация оставшихся записей и кнопки раскрытия списка отображаются голубым цветом. Выбранные записи можно скопировать с помощью БО в другую часть рабочего листа или на другой лист.

Для снятия фильтра:

по данному полю:

выбрать режим Все в данном поле;

по всем полям:

Данные – Фильтр – Отобразить все;

отмена Автофильтра:

Данные – Фильтр – Автофильтр.

Защита ячеек от изменений

В Excel есть средство, позволяющее защитить определенные разделы рабочего листа. Это средство можно использовать для защиты формул в рабочем листе. Можно случайно ввести новое значение в ячейку, в которой содержится формула. В таком случае формула будет утрачена, и это может нарушить работу всего рабочего листа. Такой тип защиты используется отдельно для каждого листа.

Когда используется этот вид защиты, то Excel предполагает, что все ячейки в текущем рабочем листе должны быть защищены от изменений. Затем нужно указать, в какие ячейки разрешается вносить изменения.

Для защиты ячеек выполните следующие действия:

1. Выделите ячейки, в которые можно вносить изменения.

2. Выберите команду Формат / Ячейки.

+3. Появится диалоговое окно Формат ячеек. Щелкните на вкладке Защита.

4. Снимите флажок Защищаемая ячейка, чтобы снять защиту с выделенных ячеек. Щелкните на кнопке ОК для закрытия этого диалогового окна.

5. Выберите команду Сервис / Защита / Защитить лист. Появится диалоговое окно Защитить лист, где можно указать, какая защита необходима. По умолчанию Excel защитит в текущем листе все ячейки, за исключением ячеек, выделенных в п.4.

6. В поле Пароль введите пароль и щелкните на кнопке ОК. Пароль может содержать до 15 знаков и чувствителен к регистру. (Пароль здесь не обязателен. Обычно для защиты от случайных изменений пароль не вводится.)

7. В появившемся диалоговом окне Подтверждение пароля еще раз введите пароль и щелкните кнопке ОК.

Разновидности диаграмм.

Гистограмма.

Гистограмма показывает изменение данных за определенный период времени и иллюстрирует соотношение отдельных значений данных. Категории располагаются по горизонтали, а значения по вертикали. Таким образом уделяется большее внимание изменениям во времени. Гистограмма с накоплением демонстрирует вклад отдельных элементов в общую сумму. В трехмерной гистограмме сравнение данных производится по двум осям. Показанная на рисунке трехмерная диаграмма позволяет сравнить объемы продаж в Европе за каждый квартал с объемами продаж в двух других регионах.

Линейная диаграмма.

Линейчатая диаграмма отражает соотношение отдельных компонентов. Категории расположены по горизонтали, а значения по вертикали. Таким о бразом, уделяется большее внимание сопоставлению значений и меньшее - изменениям во времени. Линейчатая диаграмма с накоплением показывает вклад отдельных элементов в общую сумму.

График.

График отражает тенденции изменения данных за равные промежутки времени.

Круговая диаграмма.

Круговая диаграмма показывает как абсолютную величину каждого элемента ряда данных, так и его вклад в общую сумму. На круговой диаграмме может быть представлен только один ряд данных. Такую диаграмму рекомендуется и спользовать, когда необходимо подчеркнуть какой-либо значительный элемент. Для облегчения работы с маленькими долями диаграммы в основной диаграмме их можно объединить в один элемент, а затем разбить их в отдельную диаграмму рядом с основной.

Точечная диаграмма.

Точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах и представляет две группы чисел в виде одного ряда точек в координатах xy. Эта диаграмма отображает нечетные интервалы (или кластеры) данных и часто используется для представления данных научного характера. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной x, а соответствующие значения y - в смежных строках или столбцах.

Областная диаграмма.

Диаграмма с областями подчеркивает величину изменения в течение определенного периода времени, показывая сумму введенных значений. Она также отображает вклад отдельных значений в общую сумму. В данном примере диаграмма с областями показывает увеличение продаж в Бразилии, а также иллюстрирует вклад каждой страны в общий объем продаж.

Кольцевая диаграмма.

Как и круговая диаграмма, кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но в отличие от круговой диаграммы она может содержать несколько рядов данных. Каждое кольцо в кольцевой диаграмме представляет отдельный ряд данных.

Лепестная диаграмма.

В лепестковой диаграмме каждая категория имеет собственную ось координат, исходящую из начала координат. Линиями соединяются все значения из определенной серии. Лепестковая диаграмма позволяет сравнить общие значения из нескольких наборов данных. На этой диаграмме ряд данных, охватывающий наибольшую часть площади (сорт A), представляет сорт с самым высоким содержанием витаминов.

Поверхностная диаграмма.

Поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания двух наборов данных. Как на топографической карте, области с одним значением выделяются одинаковым узором и цветом. Эта диаграмма показывает зависимость предела прочности на разрыв от времени и температуры.

Пузырьковая диаграмма.

Пузырьковая диаграмма является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных указывает значение третьей переменной. При подготовке данных следует расположить в одной строке или столбце все значения переменной x, а соответствующие значения y - в смежных строках или столбцах. В приведенном примере диаграмма показывает, что компания А выпускает наибольшее количество продукции и имеет наибольшую долю на рынке, но ее уровень продаж не является самым высоким.

Биржевая диаграмма.

Биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции. Этот тип диаграммы также может быть использован для научных данных, например, для определения изменения температуры. Для построения этой и других биржевых диаграмм необходимо правильно организовать данные. Биржевая диаграмма для наборов из трех и пяти значений может иметь две оси: одна для столбцов, представляющих интервал колебаний, другая для цен на акции.

Коническая, Цилиндрическая и Пирамидальная диаграмма.

Маркеры данных в виде конуса, цилиндра и пирамиды могут придавать впечатляющий вид объемным гистограммам и объемным линейчатым диаграммам.

Создание диаграммы.

В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма может также использовать данные сводной таблицы.

C водная таблица.

Предназначенная для интерактивной работы таблица, обобщающая и анализирующая данные из существующих списков и таблиц. С помощью мастера сводной таблицы необходимо указать список или таблицу и затем указать способ расположения данных в сводной таблице. После создания сводной таблицы ее структуру можно изменить путем изменения расположения полей.

Создание диаграммы

В документе MS EXCEL можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы, для чего необходимо проделать следующие пункты:

1. Выделите ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме. Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также содержащие их ячейки.

2. Нажмите кнопку Мастер диаграмм

3. Далее следуйте инструкциям мастера.

Совет.

Если на листе присутствуют многоуровневые названия строк или столбцов, то их также можно отразить на диаграмме. При создании диаграммы выделите названия строк и столбцов для каждого уровня. Чтобы при добавлении данных в диаграмму была сохранена заданная иерархия, измените диапазон ячеек, использованных при создании диаграммы.

Создание диаграмм из несмежных диапазонов.

Для того, чтобы создать диаграмму из несмежных диапазонов нужно выделите первую группу ячеек, содержащих необходимые данные. Потом, удерживая клавишу CTRL, выделите необходимые дополнительные группы ячеек.

После чего нажмите кнопку "Мастер диаграмм" и следуйте инструкциям мастера.

Создание стандартной диаграммы за один шаг

Типом диаграммы, использующимся по умолчанию в Microsoft Excel, является гистограмма.

1. Для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11.

2. Для создания внедренной диаграммы, использующей стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные, а затем нажмите кнопку "Создать диаграмму текущего типа". Если кнопка "Создать диаграмму текущего типа" отсутствует, добавьте ее на панель инструментов.

Лист диаграммы.

Лист книги, содержащий только диаграмму. Листы диаграммы связаны с данными таблиц и обновляются при изменений данных в таблице.

Создание диаграммы для сводной таблицы

Для того, чтобы создать диаграмму для сводной таблицы нужно на панели инструментов "Сводные таблицы" выбрать команду "Выделить" в меню "Сводная таблица". При этом нужно проверить, что кнопка "Разрешить выделение" не нажата.

После этого удалите любые промежуточные итоги из сводной таблицы.

Выделите сводную таблицу целиком, в том числе поля столбцов и строк. Не выделяйте общие итоги или поля страниц. Чтобы выделить первую строку и столбец сводной таблицы, начните выделение с правого нижнего угла области данных.

Нажмите кнопку "Мастер диаграмм" и следуйте инструкциям мастера диаграмм.

Примечания

1. При скрытии, отображении или упорядочении полей сводной таблицы соответствующим образом изменяется диаграмма. Кроме того, если в сводной таблице содержатся поля страниц, при выборе другой страницы диаграмма также изменится.

2. Чтобы сохранить и распечатать диаграммы для всех полей страниц сводной таблицы, нажмите кнопку "Показать страницы" на панели инструментов "Сводные таблицы". Каждая страница отобразится на отдельном листе. После этого для каждой страницы можно построить диаграмму.

3. Если в текущей сводной таблице используются внешние источники данных и с помощью Microsoft Query добавляются или удаляются поля внешних данных, следует обновить сводную таблицу; в противном случае диаграмма не изменится.

Дата добавления: 2022-11-11; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!