Назначение и основные элементы электронных таблиц
Электронная таблица – работающая в диалоговом режиме программа обработки данных, требующих вычислений и представляемых в табличном виде.
Данные, входящие в таблицы, можно автоматически представлять в виде диаграмм различного вида.
Электронный документ, создаваемый в Excel называется Книгой.
После запуска Excel экран содержит пять областей: окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, панели инструментов, строку формул и строку состояния, который рабочей областью Excel .
Книга состоит из нескольких рабочих листов, каждый из которых является электронной таблицей с широкими возможностями обработки данных. В нижней части окна книги размещаются ярлыки листов (содержащие их названия - по умолчанию Лист1 и т.д.) и кнопки их прокрутки, а в верхней части – строка заголовка. Кроме того, окно содержит листы и полосы прокрутки. Новая книга, показанная на рис. 3.1, первоначально содержит три отдельных листа (их количество определяется пользователем при установке параметров Excel (команда Сервис\Парметры…\Общие).
Рис.1.1. Элементы окна Excel
Рабочий лист книги разделен линиями сетки на строки и столбцы. Каждому столбцу соответствует определенная буква, которая появляется в качестве его заголовка. Заголовки столбцов могут принимать значения в диапазоне от А до IV (после столбца Z идет столбец АА, после AZ идет ВА и так далее вплоть до IV). Каждой строке назначается целое число, которое выводится слева от сетки листа в качестве заголовка строки. Номера строк могут изменяться от 1 до 65 536.
|
|
|
На пересечении строки и столбца находится ячейка. Ячейки являются основными строительными блоками любого рабочего листа. Каждая ячейка занимает свое место на листе, где вы можете хранить и отображать информацию, и имеет уникальные координаты, которые называются адресом ячейки или ссылкой. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца А и строки 1, имеет адрес А1. Ячейка на пересечении столбца Z и строки 100, имеет адрес Z100. Выделенную ячейку называют активной ячейкой (active cell). Адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул.
При 256 столбцах и 65 536 строках рабочий лист может содержать более 16 миллионов ячеек. Максимальное число используемых ячеек ограничено количеством имеющейся на компьютере памяти. Хотя Excel резервирует память только под ячейки, которые содержат данные, вы вряд ли сможете использовать все ячейки одного листа.
Полосы прокрутки позволяют отображать невидимые области. Отображаемая область листа называется активной (в новом листе Excel это столбцы с А по М и строки с 1 по 26). Работа пользователя с Excel осуществляется в активной области листа.
|
|
|
Строка формул служит для отображения данных вводимых в ячейки таблицы или для непосредственного ввода данных. В строке формул в случае ввода или редактирования данных в ячейке отображается Кнопка Изменить формулу.
Хотя вы можете вводить информацию непосредственно в ячейку, использование строки формул имеет некоторые преимущества. Когда вы устанавливаете указатель на строке формул и нажимаете кнопку мыши, в строке появляются дополнительные две кнопки: кнопка отмены, кнопка ввода. При нажатии кнопки ввода Excel “фиксирует” введенную в строке формул информацию и переносит ее в лист. Нажатие кнопки ввода аналогично нажатию клавиши Enter за исключением того, что нажатие Enter обычно дополнительно активизирует ячейку, находящуюся непосредственно ниже той, в которую вы вводили данные. Для удаления ошибочно введенной информации нажмите кнопку отмены или клавишу Esc.
Ячейка является основным элементом рабочего листа книги, устанавливемыми параметрами которой являются (устанавливаются командой Формат\Ячейки…):
Числовые форматы или форматы данных: общий, числовой, денежный, финансовый, дата, время, процентный, экспоненциальный, текстовый и дополнительный (вкладка Число);
|
|
|
Выравнивание данных в ячейке по горизонтали и вертикали, ориентация данных в ячейка с поворотом на 90о и отображение данных с переносом по словам или с автоподбором ширины или объединение ячеек (вкладка Выравнивание);
Шрифты для которых устанавливается гарнитура, начертание, размер, подчеркивание, цвет и видоизменение, такое как зачеркнутый, верхний индекс, нижний индекс (вкладка Шрифт);
Контур обрамления внешних и внутренних границ ячеек и диапазонов ячеек, тип и цвет линий (вкладка Граница);
Цвет и узор заливки ячеек (вкладка Вид);
Защита ячейки и скрытие формул (вкладка Защита).
Ячейки могут быть объединены в диапазоны.
Диапазон – это совокупность смежных ячеек. Диапазон задается адресами левой верхней его ячейки и нижней правой, разделены двоеточием. Например А5: D8. Диапазону, как любой ячейка можно дать имя.
Выделение ячеек
Для выполнения операций с ячейками или диапазонами необходимо их выделить, т.е. сделать активными. Выделение ячейки осуществляется нажатием левой кнопки мыши на ее поле. Если выделена одна ячейка, она становится активной и ее адрес появляется в поле имени в левом конце строки формул, вокруг ячейки появится рамка, показывающая, что данная ячейка является активной. Диапазон выделяется перетаскиванием указателя мыши по ячейкам, входящим в него. Или указанием граничных ячеек при нажатой клавише Shift.
|
|
|
При выделении нескольких диапазонов с помощью мыши используется клавиша Ctrl.
Для выделения группы диапазонов вы также можете использовать режим добавления. После выделения первого диапазона нажмите клавиши Shift+F8 для включения режима добавления (в строке состояния должен высветиться индикатор ДОБ) и перетащите указатель по ячейкам нового диапазона. Затем нажмите Esc или Shift+F8, чтобы выключить режим добавления.
Выделение столбца или строки целиком, выполняется щелчком на заголовке столбца или строки. Первая видимая ячейка становится активной Для выделения нескольких смежных столбцов или строк клавиша Shift или F8, а несмежных столбцов или строк используйте клавишу Ctrl либо клавиши Shift+F8.
Данные в ячейках
В ячейки листа можно вводить два типа данных: константы и формулы.
Константы разделяются на три основные категории: числовые значения, текстовые значения (которые также называют надписями, текстовыми строками, строками символов или просто текстом) и значения дат и времени.
Кроме того, в Excel имеются еще два специальных типа констант: логические значения и ошибочные значения.
Числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы + – Е е ( ) . , $ % /. Текстовое значение может содержать практически любые символы.
Константы и числовые значения вводятся с клавиатуры и отображаются в строке формул и в активной ячейке. Мигающая вертикальная черта, которая появляется в строке формул и в активной ячейке, называется точкой вставки.
Завершается ввод нажатием клавиши Enter или клавиш со стрелкой, Tab, Shift+Tab, Enter, Shift+Enter, , после чего Excel фиксирует ввод и активизирует соседнюю ячейку.
При вводе числовых данных в Excel имеют специальное значение следующие символы:.
Если вы начинаете ввод числа со знака “плюс” (+) или “минус” (–), Excel опускает “плюс” и сохраняет “минус”, в последнем случае интерпретируя введенное значение как отрицательное число.
Символ Е или е используется при вводе чисел в экспоненциальном представлении. Например, Excel интерпретирует 1Е6 как 1000000 (единица, умноженная на десять в шестой степени).
Числовые значения, заключенные в круглые скобки, Excel интерпретирует как отрицательные. (Такая запись отрицательных чисел используется в бухгалтерском учете.) Например, значение (100) воспринимается Excel как –100.
Вы можете использовать десятичную запятую, как обычно. Кроме того, позволяется вставлять пробел для отделения сотен от тысяч, тысяч от миллионов и т.д. Когда вы вводите числа с пробелами, разделяющими группы разрядов, то в ячейках они появляются вместе с пробелами, а в строке формул – без пробелов. Если начать ввод числа со знака доллара ($), Excel применяет к ячейке денежный формат.
Если вы заканчиваете ввод числового значения знаком процента (%), Excel применяет к ячейке процентный формат.
Если при вводе числового значения вы используете наклонную черту (/) и введенная строка символов не может быть интерпретирована как дата, то Excel рассматривает введенное значение как дробь. Например, если ввести 11 5/8, Excel выведет 11,625 в строке формул и назначит ячейке дробный формат, отображая в ней 11 5/8.
Хотя в ячейку можно ввести более 16 000 символов, числовое значение отображается в ячейке не более чем 15 цифрами. Если вы вводите длинное числовое значение, которое не может быть выведено в ячейке, то Excel использует экспоненциальное представление числа. При этом точность значения выбирается такой, чтобы число можно было отобразить в ячейке. Но не более чем с 15 значащими цифрами.
Значения, которые появляются в ячейке, называются выводимыми или отображаемыми значениями. Значения, которые хранятся в ячейках и появляются в строке формул, называются хранимыми значениями.
Количество выводимых цифр зависит от ширины столбца. Если эта ширина недостаточна для вывода числа, то в зависимости от используемого формата отображения Excel может вывести либо округленное значение, либо строку символов #.
Ввод текста аналогичен вводу числовых значений, но если вводимый текст не может быть полностью отображен в одной ячейке, Excel может вывести его, перекрывая соседние ячейки. Если вводить текст в ячейку, которая перекрыта содержимым другой ячейки, то перекрывающий текст выглядит обрезанным. Текст при этом хранится в одной ячейке
Перенос текста облегчает чтение длинных текстовых значений, размещенных в одной ячейке обеспечивается установкой флажка Переносить по словам на вкладке Выравнивание команды Формат\Ячейки. Чтобы разместить дополнительные строки текста в ячейке, Excel увеличивает высоту строки, которая содержит такую ячейку.
Любые данные, вводимые в ячейки и начинающиеся апострофом, Excel интерпретирует его как текстовое.
Использование формул
Формула в Excel – начинающееся со знака равно (=), минус (-) или плюс(+) выражение, по которому вычисляется значение данных и состоящее из констант, ссылок (адресов или имен ячеек или диапазонов), функций и разделителей (круглых скобок),
При вычислении выражений в Excel приоритет операторов такой же как и при вычислении выражений в математике:
функции;
выражения внутри круглых скобок;
умножение и деление выполняются раньше сложения и вычитания;
операторы с одинаковым приоритетом выполняются слева направо.
Примеры формул Excel: =4* A 2+ SIN ( B 4/ F 3)
Ссылками называются адреса (имена) ячеек и диапазонов, используемые при записи формул. Значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении содержимого этих ячеек.
Ввод ссылок можно осуществлять набором их с клавиатуры или непосредственным указанием с использованием мыши.
Вы сэкономите время и избежите многих ошибок, если будете вводить в формулах ссылки на ячейки, выделяя ячейки с помощью мыши, а не набирая ссылки на клавиатуре.
Вводить значение в активную ячейку можно даже тогда, когда она не видна на экране. При вводе формулы можно прокручивать лист без изменения активной ячейки и щелкать на ячейках, расположенных в дальних областях листа. Какая бы часть листа ни была видна на экране, в строке формул выводится содержимое активной ячейки.
Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, например, “на две строки выше”. При перемещении формул это относительное смещение остается постоянным. Относительная ссылка на ячейку А1 записывается так: =А1
Абсолютная ссылка использует для указания на ячейку ее фиксированное положение на листе, например “ячейка находится в столбце А строки 2”. Фиксированная координата адреса ячейки на которую осуществляется абсолютная ссылка, определяется знаком $ (доллар). При перемещении формул адрес ячейки остается постоянным. абсолютная ссылка на ячейку А1 имеет следующий вид: =$А$1.
Смешанная ссылка содержит относительную и абсолютную ссылку, например “ячейка находится в столбце А и выше на две строки”. Абсолютные и смешанные ссылки особенно полезны при копировании формулы из одного места листа в другое. Смешанные ссылки на ячейку А1, могут быть следующими: =$А1, =А$1.
Если символ доллара стоит перед буквой, то координата столбца абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед числом, то, напротив, координата столбца относительная, а строки – абсолютная.
С помощью клавиши F4 можно быстро изменить тип ссылки, как показано ниже.
Форматирование ячеек
Форматирование ячеек и диапазонов ячеек можно выполнить:
· командой Формат\Ячейки;
· с помощью кнопки Формат по образцу;
· с помощью команды Формат\Автоформат.
Применение автоформата
Форматирование командой Формат\Ячейки выполняется применением указанной команда к выделенной ячейке (диапазону). При этом требуемые параметры форматирования выбираются и устанавливаются на вкладка окна Формат ячеек (рис.1.2)
Рис. 1.2. Окно Формат ячеек
Форматирование с помощью кнопки Формат по образцу
Чтобы скопировать форматы в другое место листа, выполните описанные ниже действия.
1. Выделите ячейку или ячейки, из которых вы хотите скопировать форматы.
2. Нажмите кнопку 
Формат по образцу. Рядом с указателем появится значок маленькой кисти.
3. Выделите ячейку или ячейки, в которые вы хотите скопировать форматы.
Если в диапазоне вставки выделена единственная ячейка, то при копировании форматов вставляются все форматы из исходного диапазона, начиная с выделенной ячейки и далее вниз и вправо. Но если выделен диапазон вставки, то при копировании форматов учитывается форма копируемого диапазона. Если форматируемый диапазон отличается по форме от копируемого, то набор форматов исходного диапазона при необходимости повторяется или усекается.
Чтобы применить формат с помощью кнопки панели инструментов, выделите ячейку или диапазон и затем нажмите кнопку, пользуясь мышью. Для удаления формата нажмите эту кнопку снова.
Дата добавления: 2022-11-11; просмотров: 27; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!