Создание и редактирование схем данных
Практическое занятие №13,14. (4 часа)
ФОРМИРОВАНИЕ СТРУКТУРЫ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БД
ЗАДАНИЕ
Ознакомьтесь с теоретической частью, выучите основные термины
Выполните задания в Microsoft Access по инструкции
Присылайте работу одним файлом, подписанным ФИО, группа,№,название работы
Краткие теоретические сведения
В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.
Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.
Описание MS Access
Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.
Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.
Определения основных понятий
Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:
|
|
|
1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.
Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.
Создание БД
Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.
|
|
|
Итак, выполните следующее:
1. Запустите MS Access
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.
Создание и заполнение таблиц
После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:
1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.
3. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
4. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
5. Заполните таблицу необходимыми значениями.
Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.
|
|
|
Создание и редактирование схем данных
Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».
Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:
1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».
Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:
1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
Создание формы
При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:
|
|
|
1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».
Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.
4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.
Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.
Формирование отчета
Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.
Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:
1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
6. Настройте вид макета для отчета.
7. Выберите подходящий стиль оформления.
Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.
8. Просмотрите созданный отчет.
Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:
1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
3. Сохраните изменения.
Вывод
Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до создания отчетов.
Дата добавления: 2022-07-02; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!