Технология подготовки документов с помощью пакета Word
Тема 9. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD
1. Текстовые процессоры - назначение, классификация.
2. Технология подготовки документов с помощью пакета Word.
3. Ввод и редактирование текста
4. Форматирование документа
5. Основные тенденции развития текстовых процессоров.
Текстовые процессоры - назначение, классификация
1. Практически каждый пользователь ПК встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов - статей, отчётов, служебных записок и т.д. ППП для подготовки текстов называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами.
Текстовые процессоры - специальные программы, предназначенные для работы с документами (текстами), позволяющие компоновать, форматировать, редактировать тексты при создании пользователем документа. Обычно они включают в себя дополнительные функции по работе с блоками текста и объектами.
Текстовые процессоры могут быть:
-самостоятельными пакетами программ, например, Wordstar и др.;
- встроенными в системы программирования как специальные средства редактирования текста;
- частью обслуживающих программ;
- частью интегрированных пакетов прикладных программ.
По подготовке и редактированию текстов редакторы делятся на:
- редакторы текстов программ;
- редакторы документов;
- редакторы научных документов;
- издательские системы.
Редакторы тестов программ рассчитаны на редактирование программ на том или ином языке программирования. Часто они встроены в систему программирования на некотором языке программирования. Примером могут служить редакторы, встроенные в системы программирования Turbo C, Turbo Pascal и т.д.
|
|
|
Редакторы, рассчитанные на тексты программ, как правило, выполняют следующие функции:
- диалоговый просмотр текста;
- редактирование строк программы;
- копирование и перенос блоков текста из одного места в другое;
- копирование одной программы или её части в указанное место другой программы;
- контекстный поиск и замену подстрок текста;
- автоматический поиск строки, содержащей ошибку;
- распечатку программы или её части.
Кроме того, часто редакторы текстов программ позволяют автоматически проверять синтаксическую правильность программ.
Редакторы документов в отличие от редакторов текстов программ, ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа.
Для большого количества специалистов - научных работников, инженеров, конструкторов, экономистов и т.д. необходимо подготавливать документы с математическими и химическими формулами, различными специальными символами, матрицами и сложными диаграммами. Для подготовки таких документов были созданы специальные редакторы научных документов (например, ТеХ, ChiWriter).
|
|
|
Для подготовки рекламных буклетов, оформления журналов и книг используются специальные издательские системы. Они позволяют подготавливать и печатать на лазерных принтерах или выводить на фотонаборные автоматы сложные документы высокого качества, например, система Ventura, PageMaker.
Возможности текстовых процессоров различны - от простых текстовых процессоров, предназначенных для подготовки небольших текстовых документов несложной структуры до текстовых процессоров представляющих пользователю разнообразные возможности набора текста, его форматирование, включения в текст различных объектов и т.п. Первые обычно предназначены для работы в MS DOS и в текстовом режиме, в то время как вторые созданы для среды Windows и работы в графическом режиме.
Почти все современные текстовые процессоры ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов.
Текстовый процессор позволяет делать всё, что можно на пишущей машинке, и представляет новые ранее недоступные возможности, такие, как автоматическая коррекция грамматических ошибок, автоматическое составление оглавлений.
|
|
|
Основные функции текстовых процессоров:
- ввод текста и исправление опечаток;
- возможность использования различных шрифтов символов;
- работа с пропорциональными шрифтами;
- перемещение по строкам, абзацам, в конец и начало текста, запоминание позиций и возврат к ним;
- выделение фрагментов, состоящих из символов, слов, строк, их удаление, вставка, копирование;
- поиск заданных слов или последовательности символов по всему тексту документа, их однократная или глобальная (повсеместная) замена;
- форматирование отдельных строк и абзацев - выравнивание по левому (правому) краю, задание отступа для первой строки абзаца, переноса слов;
-разбивка по страницам - автоматическая или ручная установка границ между страницами;
- выделение заголовков, их центрирование, автоматическая и ручная нумерация.
Разметка (выделение) отдельных элементов текста:
- изменение шрифта отдельных слов, строк, абзацев;
- подчёркивание, разрядка слов, усиление яркости (жирности);
- введение верхних и нижних индексов;
- введение в текст нетекстовых фрагментов: рисунков, математических и химических формул;
- взаимодействие с накопителем на ГМД: сохранение текста, выдача оглавления ГМД и выбор требуемых текстов; слияние текстов из различных файлов;
|
|
|
- вывод текстов на печатающие устройства разных типов с заданием параметров печати: типа принтера, размера страницы, левого поля и длины строки, интервала между строками, порядка нумерации страниц, стандартных надписей на верхнем и нижнем полях каждой страницы, печати в два столбца, порядка работы принтера по окончании каждой страницы (ждать/не ждать), выборочной печати страниц.
Поскольку текстовые процессоры пользуются большим спросом, появилось множество их типов; пользователь должен суметь выбрать тот, который в максимальной степени удовлетворяет требованиям решаемых задач. Наиболее известными редакторами текстов для ПЭВМ типа IBM PC являются: Word, Write, Лексикон.
Технология подготовки документов с помощью пакета Word
Остановимся на основных понятиях необходимых при изучении редактора Word 2010.
Курсор. Курсором называют вертикальную "мигающую" линию. Ввод любой информации (буквы, цифры, математических символов и т.д.) с клавиатуры автоматически осуществляется с позиции курсора. Иначе говоря, там, где находится курсор, там и будет введена информация.
После запуска редактора Word курсор автоматически устанавливается на первой строке страницы документа, что позволяет пользователю набирать текст с первой строки.
Строка. Строкой называется пространство между левым и правым полями страницы документа.
Строка может быть текстовой, если на ней отображены буквы или символы. Строка также, может быть пустой, если на ней нет никакой информации.
Пробел. Пробелом называется расстояние между словами в предложениях. При наборе текста документов принято оставлять один пробел между словами.
Документ. Документом называют текст, набранный с клавиатуры на странице редактора Word, и сохраненный на магнитном носителе - жестком диске или дискете со своим именем.
В процессе подготовки текстовых документов можно выделить следующие этапы:
- набор текста;
- редактирование;
- орфографический контроль, форматирование текста, разметка страниц;
- печать (просмотр перед печатью текста на экране, печать на бумаге).
При создании документов в редакторе Word следует придерживаться следующих правил:
Установить параметры страницы документа.
Установить удобный для работы размер отображения рабочего листа.
Установить тип, размер и начертание шрифта для текста документа.
Установить выравнивание абзаца.
Набрать текст документа.
Провести редактирование текста документа.
Провести форматирование требуемых фрагментов текста.
Сохранить документ со своим именем в соответствующей папке жесткого диска или на дискете.
Ввод и редактирование текста
После запуска программы Word на экране отображается пустой документ. Этот документ содержит символ конца абзаца (он виден, только если включен режим отображения непечатаемых символов) и мигающий текстовой курсор. Текстовой курсор находится слева от символа конца абзаца. Текстовой курсор представляет собой вертикальный штрих, который указывает, куда в следующий момент будет вводиться знак текста, вставляться рисунок или таблица.
Ввод текста. Ввод текста производится с клавиатуры. Введенные символы всегда появляются на экране в позиции, обозначенной текстовым курсором. Ввод текста осуществляется построчно. В программе Word предусмотрена функция автоматической верстки строк (автоматического переноса слов), поэтому нет необходимости по достижении курсором ввода текста границы окна нажимать какую-либо специальную клавишу: Word сам перейдет на новую строку.
Чтобы начать новый абзац текста, надо нажать клавишу Enter. При этом курсор переходит на новую строку и устанавливается в позицию начала новой строки абзаца.
Если при вводе текста вы допустили ошибку, не останавливайтесь, заканчивайте ввод текста. После ввода текста вы сможете вернуться в любое место документа и исправить все ошибки.
Чтобы вставить новую строку внутрь абзаца, достаточно поместить курсор в начало строки и нажать комбинацию клавиш Shift+Enter; пустая строка появится над курсором.
При вводе текста документа рекомендуется придерживаться следующих правил:
Заголовок текста обычно вводится с выравниванием абзаца "По центру" на первой строке страницы (обычно с полужирным начертанием).
Основной текст отделяется от заголовка одной пустой строкой (после набора заголовка нажать клавишу Enter).
Набор абзаца текста производится с выравниванием "По ширине", без переноса слов.
Для ввода "Красной строки" (абзацного отступа) необходимо нажать клавишу "Tab" на клавиатуре.
Для перехода в новый абзац, нажимают клавишу Enter на клавиатуре, что обеспечивает перевод курсора на следующую строку с сохранением установленных форматов предыдущего абзаца.
Слова в предложениях отделяются друг от друга одним пробелом.
После знаков препинания: запятой, точки, двоеточия, восклицательного и вопросительного знаков, обязательно вводится пробел.
Редактирование текста. Редактирование текста - это набор операций работы с фрагментами текста документа: копирование, удаление, замена, перемещение, корректировка текста в режиме замены или вставки символов, проверка орфографии, поиск и замена символов и т.д. Большинство этих операций выполняется над выделенными фрагментами текста. Фрагментом текста в документе Word называют выделенное мышью (или с помощью клавиатуры) слово, предложение, абзац или весь текст.
Форматирование документа
Формат раздела. В формат раздела входят параметры, определяющие формат страницы, т.е. размер бумаги, размеры полей страницы, позиции верхних и нижних колонтитулов, разметку страницы и количество колонок. Документ может быть разбит на несколько разделов. Форматирование разделов производится с помощью команды Параметры страницы меню Файл.
Форматирование абзацев. К формату абзаца относятся его выравнивание, отступы, позиции табуляции, междустрочные интервалы и интервалы после предыдущего абзаца и перед следующим за данным.
Кроме прочего абзац можно отделить от остального текста линиями, заключить в рамку, изобразить на фоне, отличном от фона остального документа.
Форматирование абзаца можно осуществить одним из следующих способов:
* посредством команды Абзац меню Формат;
*посредством сочетаний клавиш;
*посредством контекстного меню абзаца;
*с помощью кнопок панели Форматирование;
*с помощью стилей;
*посредством координатной линейки.
Форматирование символов. Формат символов определяет вид, размер, начертание шрифта (например, полужирный), цвет, позицию символов (например, выше базовой линии строки) и интервал между символами.
Форматирование осуществляется во время или после ввода текста. Если документ форматируется после ввода текста, то перед выбором команды форматирования следует выделить нужную область документа.
2. Текстовые процессоры относятся к файловым системам, построенным по принципу меню: из перечня возможных действий необходимо выбрать желаемое. Если пользователь принимает решение отредактировать новый документ, на экране тотчас же появляется чистое окно, куда можно вводить новый текст.
Ввод алфавитно-цифровой информации производится в то место экрана, где находится курсор. Форма курсора зависит от типа текстового процессора и его режима работы: в среде MS DOS и текстовом режиме это символ подчеркивания или светлый прямоугольник (мигающий или нет), а в графической среде - символ "|".
По мере нажатия соответствующих клавиш текст поступает в память компьютера: периодически он может записываться в файл на магнитном диске. Когда документ становится достаточно большим, на экране отображается лишь некоторая часть текста.
Текстовый документ можно "перелистывать", т.е. просматривать на экране страницу за страницей. Пользователь может указать число знаков в строке, чтобы, когда при наборе заданная длина строки исчерпывается, автоматически происходил переход на новую строку, а предыдущая выравнивалась в соответствии с установленным форматом.
В том случае, когда необходимо перекомпоновать текст, следует пометить заданный участок специальными маркерами (сформировать блок) или выделить другим цветом, а затем его можно форматировать, перемещать, копировать, удалять.
Расширенные возможности некоторых усовершенствованных текстовых процессоров включают способность повторять одно или больше ранее выполнявшихся действий, выводить печатаемые результаты в две или больше колонок, автоматически формировать заголовки, сноски, предметный указатель или оглавление.
Ряд пакетов обработки текстов имеют средства контроля за правильностью написания слов. Каждое слово текстового документа сравнивается со словарем, содержащим от 10 до 30 тыс. слов. Слова, не обнаруженные в словаре, текстовый процессор помечает и показывает пользователю для замены, удаления или добавления в дополнительный словарь пользователя. Такая проверка позволяет убедиться, что все слова написаны с точки зрения орфографии верно, но не фиксирует опечаток, приводящих к верному но не подходящему по смыслу слову.
При оценке удобства работы с текстовым процессором принимают во внимание следующие параметры:
- количество необходимых нажатий клавиш для выполнения конкретной операции, которое может колебаться от 1-2 до 20-30;
- скорость отображения текста на экране при разных способах перемещения по тексту, а также при удалении, вставке и копировании фрагментов, что может занимать от нескольких секунд до нескольких десятков секунд;
- удобства вызова поясняющих текстов-подсказок, их полнота, структурирование, скорость вызова на экран;
- возможность получения "чистого" текста, не содержащего никаких управляющих или разметочных символов;
- ограничения на длину текста;
- количество одновременно обрабатываемых файлов;
- возможность введения новых шрифтов и алфавитов;
- общий объём оперативной памяти, занимаемой текстовым процессором.
Дата добавления: 2022-06-11; просмотров: 22; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!