Кадрове діловодство та документи з особового складу
Традиційно кадрове діловодство призначається для юридично правильного оформлення факту виникнення трудових відносин між працедавцем і працівник цих відносин, а також облік і навчання персоналу. Таким чином кадрова служба виконує роль посередника між двома сферами, які не у всьому співпадають:
- законодавство про працю
- система управління персоналом
Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з персоналом полягає в тому, що вони відповідають за добір і розстановку кадрів, прийом на роботу, переведення і звільнення громадян, видачі низки документів необхідних робітникам і службовцям в реалізації ними прав на працю.
Види документів з особового складу:
1. Документи з контрактної основи:
- трудовий договір
- трудовий контракт
- трудова угода
2. Документи, що регулюють порядок прийняття, переміщення та звільнення працівників:
- накази з особового складу
- особова картка з відділу кадрів
- особистий листок з обліку кадрів
- трудова книжка
3. Документи офіційно-особового характеру:
- автобіографія
- характеристика
- резюме
- заява
- довідки
4. Документи, що сприяють раціональній організації:
- штатний розклад організації
- штатно-посадова книга
- графік відпусток персоналу
- резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів
Трудовий договір - це угода між працівником та власником підприємства, установи та організації або уповноваженим ним органом, або фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник організації, підприємства чи установи, або уповноважений ним орган, або фізична особа зобов’язані виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбаченої законодавством про працю, колективним договором та угодою сторін.
|
|
|
Форми трудових договорів
1. Трудовий контракт – особлива форма трудового договору, в якому строк його дії, обов’язки і відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення, організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового можуть встановлюватися угодою сторін.
2. Трудова угода – укладається, коли беруть людину з іншої організації, оскільки на даному підприємстві немає потрібного спеціаліста на невеликий термін (максимум – 3 місяці).
Особливої уваги заслуговують НАКАЗИ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ. Існують уніфіковані форми наказів, затвердженні Наказом Міністерства статистики України від 9 жовтня 1995 року № 253.
Форми наказів:
|
|
|
П-1 – про прийом на роботу
П-5 – про переведення на іншу роботу
П-6 – про надання відпустки
П-7 – список працівників для надання відпустки
П-8 – про припинення трудового договору
Трудова книжка– основний документ, що підтверджує трудову діяльність працівника або службовця, вона призначена для підтвердження загального безперервного і спеціального стажу.
Інші документи з особового складу доопрацювати самостійно
5. Організація документообігу та систематизація документів, підготовка і передача їх до архіву
Традиційний документообіг – рух документів з моменту їх одержання чи створення до відправлення чи виконання.
На підприємствах розробляють спеціальні правила оформлення документів, які регламентують їх рух з моменту виникнення і до виходу за межі підприємства чи до виконання.
В процесі роботи аналізується шлях, який проходять документи, усуваються причини їх затримки, необґрунтоване погодження чи візування, дублювання операцій.
Обсяг документообігу – кількість документів, яка проходить через установу протягом року.
Форми організації роботи з документами:
1. Централізована – всі операції з документами виконує канцелярія чи секретар установи; доцільно використовувати в організаціях, установах, підприємствах як з великим, так і з малим обсягом документообігу.
|
|
|
2. Децентралізована - операції з документами здійснюються у структурних підрозділах, що розділені територіально; характерна для організацій зі складною структурою.
3. Змішана – частина операцій здійснює канцелярія, а інші – секретарі структурних підрозділів; використовується в організаціях зі складною структурою та великим обсягом документообігу.
При прийнятті документів здійснюється ряд операцій:
1. перевірка правильності надходження та доставки
2. перевірка цілісності вкладеного
3. штемпелювання
4. реєстрація
5. сортування
6. відправлення за призначенням
Вихідна документація в організації реалізується в такому порядку:
· підготовка проекту документа та його виготовлення
· погодження та візування документа
· підписання
· реєстрація
· відправлення
Етапи реалізації внутрішньої документації:
1. підготовка проекту і його виготовлення
2. оформлення
3. погодження
4. затвердження
5. реєстрація
6. направлення до виконання
Після закінчення діловодного циклу, документ надсилаються в архів, де підшивається у справи для подальшого зберігання та використання.
|
|
|
Справа – це сукупність документів, пов’язаних певною ознакою, що зібрані в окремій папці з твердою обкладинкою.
Обов’язковим елементом науково-довідкового апарату архівного підрозділу організації є опис справ, каталогів, картотеки, номенклатури, а також історична довідка фондоутворювача.
Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створена в діловодстві установи, оформлена у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ. Цей документ є обов’язковим для кожної установи, адже забезпечує оперативний пошук документів та ведення їх обліку.
Види номенклатур справ:
· Типова – встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності з єдиною системою індексації і є нормативним документом.
· Зразкова – встановлює зразковий стан справ для установ однорідних за характером діяльності, але різних за структурою і має рекомендаційний характер.
· Індивідуальна – є обов’язковою для кожного підприємства, установи, організації; кожен підрозділ розробляє свою номенклатуру справ, яка підписується керівником структурного підрозділу та затверджується керівником установи.
Після виконання документів, їх групують у справи, яким надаються заголовки, що у стислій та узагальненій формі відтворюють склад та зміст документів. Заголовки мають бути короткими і відповідати змісту документа, що зберігається в даній справі.
Елементи заголовка справ розташовують так:
1. назва виду документів
2. короткий зміст документів
3. період, якого стосується документ
4. слово «копія», якщо справу сформовано з копій документів
У процесі ведення справи заголовки можуть доповнюватись та уточнюватись.
Кожна справа, включена до номенклатури, має мати індекс, який складається з:
· індексу структурного підрозділу
· порядкового номеру документа в межах підрозділу
Якщо протягом 1 року виникають нові документи, ділянки роботи і непередбачувані справи, вони вносяться до номенклатури справ додатково. Тому в кожному розділі номенклатури передбачають резервні номери.
В кінці року номенклатура справ структурного підрозділу закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Його робить секретар або особа, відповідальна за діловодство.
Номенклатура справ структурного підрозділу складається у трьох примірниках, на кожному мають бути грифи погодження з експертною комісією структурного підрозділу і керівником архіву. Перший примірник є недоторканим і зберігається у структурному підрозділі, другий – у канцелярії, третій використовується для формування справ та пошуків потрібного документа.
Формування справ – групування виконаних документів у справи, відповідно до номенклатури. Здійснюється за місцем реєстрації документів. При формуванні справ необхідно пам’ятати, що у справу підшивають лише виконані документи, у яких проставлена позначка про виконання та направлення документа до справи.
Для забезпечення оперативного пошуку необхідних документів, при формуванні справ формується внутрішній опис документів:
· порядковий номер документа
· назва і стислий зміст
· дата
· індекс
· кількість аркушів
Внутрішній опис підписує особа, яка формує справи, і проставляється дата.
Справи постійного терміну зберігання для передачі в архів оформляються наступним чином: всі аркуші у верхньому правому кутку нумеруються, складається довірчий лист, внутрішній опис справ, справи підшиваються і переплітаються.
Справи тимчасового терміну зберігання не передбачають нумерації сторінок, не підшиваються і не переплітаються.
Групують у справи оригінали або їх засвідчені копії, правильно оформлені і виконані документи. Не включають у справу чернетки, особисті дублетні документи, ті, що підлягають поверненню, та розмножених документів. Додатки групують разом з документами, до яких вони відносяться. Групують у справи документи одного діловодного року, окрім особистих, судових та перехідних справ. Документи постійного та тимчасового строків зберігання групують окремо.
Всередині справи документи мають міститись з урахуванням логічних, хронологічних та алфавітних ознак.
На лицьовому боці обкладинки мають бути такі дані: назва організації, назва структурного підрозділу, номер справи, заголовок справи, за який рік/роки, кількість аркушів, термін зберігання.
Закінчені справи постійного і тривалого строків зберігання передаються в архів установи для подальшого зберігання і використання.
Підготовка документа до передачі в архів передбачає:
1. експертиза цінності
2. оформлення справ
3. складання описів справ
Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання і відбору їх на державне зберігання. Для цього створюється експертна комісія, за результатами експертизи складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про влучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
Справи постійного і тривалого термінів зберігання підлягають оформленню, при цьому розробляють нумерацію аркушів у справі, друкують внутрішній опис документів і складають підсумковий напис.
На обкладинці вказують індекс справи, вказується повна назва закладу, офіційно встановлена скорочена назва організації, повне найменування структурного підрозділу, де формувалась справа.
Якщо справа складається з декількох томів, то кожен том вноситься в опис під самостійним номером. Заголовок на обкладинці справи повинен точно відповідати заголовкам в описі, так як і дати заведення справ.
В кінці опису роблять результуючий напис, в якому вказується кількість справ, які внесені в опис і крайні номери. Один том має містити не більше 240 сторінок.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 228; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!