Основные правила составления текста документов
МИНОБРНАУКИ РФ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Гжельский государственный университет»
(ГГУ)
Колледж Гжельского государственного университета
Специальность: 43.02.10 Туризм
«Информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности»
РЕФЕРАТ
на тему: «Оформление деловой документации»
Выполнил(а) Тихонова Ю.Р.
Проверил(а) преподаватель Шубина М. В
пос. Электроизолятор
2021 г.
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение ..................................................................................................................3
Глава 1. Требования к оформлению документов............................................4
1.1 Классификация документов..........................................................................4
1.2 Основные правила составления текста документов. ...............................6
Глава 2. Общие требования составления и оформления документов. .......8
2.1 Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом. .................................................................................................................8
2.2. Реквизиты и оформление делового документа ........................................8
Заключение...........................................................................................................13
Список использованной литературы..............................................................14
Введение
Деловая документация – это официально-деловые документы, регламентирующие деятельность организаций, учреждений, предприятий, фирм.
|
|
|
В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение. Эффективность труда сотрудников службы приема и размещения в значительной степени зависит от их квалификации, от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов. В гостинице, как и в любой другой организации ведется оформление документов. Администраторы оформляют различные акты, заявки, договора и прочее.
Данная тема является актуальной, поскольку сотрудникам гостиничного предприятия важно знать все тонкости ведения документации в гостинице.
Цель реферата – исследовать правила оформления документов для дальнейшего их применения на практике.
Глава 1. Требования к оформлению документов
Классификация документов
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:
1) Документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
|
|
|
2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:
- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:
1) Документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.
2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.
|
|
|
Документы классифицируются по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:
- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками
данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);
по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);
- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;
- по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;
- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;
по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликаты;
|
|
|
- по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.
Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.
Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного
документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.
Основные правила составления текста документов
Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.
ГОСТ Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации.
Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
ГОСТ Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.
Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый реквизит – текст документа.
Текст – основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.
Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.
Текст документа может быть представлен в виде таблицы, анкеты, связного текста.
Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 24; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!