Глава 3. Оформление отдельных видов документов.
МИНОБРНАУКИ РФ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Гжельский государственный университет»
(ГГУ)
Колледж Гжельского государственного университета
Специальность: 43.02.14 Гостиничное дело
РЕФЕРАТ
На тему: « Правила оформления деловой документации »
Выполнила Проверила
студентка группы ГД-О-20 преподаватель
Князева А.А. Шубина М.В.
Дата сдачи 08.11.2021
Дата защиты 08.11.2021
Оценка
пос. Электроизолятор
2021
Введение
Глава 1.Правила оформления документов и их значение……………. …..4
Глава 2. Оформление бланков ………………………………………………...5
Глава 3. Оформление отдельных видов документов……………………….7
Заключение…………………………………………………………………...….8
Список используемой литературы……………………………………………8
Введение
Независимо от формы собственности организации, вида её деятельности, наименования документации, места её составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ.
|
|
|
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов, не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение – сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Актуальность данной темы заключается в том, что сегодня, в одной из самых консервативных сфер деятельности – работе с официальными документами, осуществляется технологический прорыв. Как следствие требуется специальное изучения оформления документов в электронном виде. В наше время так же остро стоит проблема с оформлением и работой с документацией.
Целью работы является изучение правил оформления деловой документации и дальнейшее применение этих знаний в профессиональной деятельности.
Глава 1. Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
|
|
|
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
· положения о документообороте;
· инструкции;
· правила;
· регламенты.
Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
· в целях обеспечения юридической силы документа;
· для оперативной обработки документа;
· для оперативного поиска документа;
|
|
|
· для создания условий работы с использованием оргтехники.
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Глава 2. Оформление бланков.
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТом (6.38–90 "УСД).
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм): бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно–распорядительной документации. На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, указаний, протоколов и др.), либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если
их объём превышает 200 документов в год. Выбор формата бланка зависит от вида и объёма текста документа.
|
|
|
Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, не вмещаемых в угловой штамп.
Бланки документов должны иметь поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Левое поле должно составлять 20 мм, правое и нижнее — не менее 8 мм, верхнее — не менее 10 мм.
Страницы документа нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами без сокращения "стр." и без знаков типа "30.", "28". Расстояние от номера страницы до обреза листа не должно превышать 15 мм.
Нумерация документа, состоящего из нескольких страниц, начинается со второй страницы; первая страница не нумеруется. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.
Каждому реквизиту документа отводится определённое положение в соответствии со стандартными положениями табулятора пишущей машинки — устройства, позволяющего останавливать каретку машинки в заданных положениях.
Глава 3. Оформление отдельных видов документов.
Служебное письмо. Письма следует оформлять на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объёма текста.
Реквизитами письма являются: наименование организации - автора документа, почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона
приёмной руководителя, номер счета в банке, дата и регистрационный
индекс, адресат, ссылка на индекс и дату входящего документа.
заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя документа и
номер его служебного телефона.
Текст (содержание) письма должен касаться, как правило, одного
вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.
В зависимости от содержания различают следующие разновидности
служебных писем; письма-запросы, письма-ответы, письма
сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания,
извещения, приглашения и др.
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Реквизитами протокола являются: наименование органа, издающего
документ, название вида документа, дата и регистрационный номер,
место издания, заголовок, текст, подписи. Отдельные протоколы имеют
гриф утверждения; утверждению подлежат решения совещаний по
вопросам, выходящим за пределы компетенции участников совещания.
Заголовком к тексту протокола является название коллегиального
органа или конкретного совещания и вопрос (тема) совещания
(заседания), если он один.
Текст протоколов делится на вводную и основную часть.
В вводной части краткого протокола указываются фамилии
председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а
также всех присутствующих на заседании (совещании). В списке
присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа,
затем - приглашённые с указанием должностей и организаций, которые
они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
В протоколе полной формы изложения после раздела
"присутствовали" следует повестка дня совещания (заседания); в
протоколе краткой формы повестка дня отсутствует.
Заключение
Благодаря поиску информации нам удалось найти и изучить, как оформляются деловые документы.
Список используемой литературы
1. Богатеев Р.Х. «Основы делопроизводства». – 1999.
2. https://studwood.ru/665436/dokumentovedenie/osnovnye_pravila_sostavleniya_teksta_dokumentov
3. https://studme.org/341763/pravo/pravila_oformleniya_dokumentov
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 38; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!