Сортировка и фильтрация данных
Тема 2.5 Ввод и обработка информации в базы данных
Занятие № 40 Создание и использование форм, запросов, отчетов
Дата проведения занятия – 16.11.2021г.
Дисциплина: Технологии создания и обработки цифровой мультимедийной информации
Группа: 3 «Мастер по обработке цифровой информации»
Тип занятия: изучение нового материала
Цели занятия:
Обучающая:
- изучить технологию создания форм, запросов, отчетов;
Развивающая:
- развитие логического мышления, познавательного интереса студентов;
- развитие самостоятельности при изучении нового материала и выполнении заданий;
Воспитательная:
- способствовать воспитанию дисциплины и исполнительности, ответственному отношению к образовательному процессу.
Теоретические сведения
Формы
Понятие форма в БД означает структурированное окно, экранное поле либо независимый элемент интерфейса с заранее установленными областями для ввода либо изменения информации; визуальный шаблон, который упорядочивает предоставляемые формой данные, что позволяет лучше их организовать и просматривать.
Создавая форму в БД, разработчик может преследовать несколько целей:
· Отображение и изменение данных.
· Ввод данных. Речь идет о вводе новых данных в таблицу. При этом ввод будет выполняться пользователем в том формате, который задан разработчиком. Другими словами, пользователь может вводить значения только для тех полей, которые представлены в форме.
|
|
|
· Печать. Хотя для печати предусмотрены отчеты, формы тоже можно печатать.
· Сообщения. Дополнительная возможность использования форм заключается в создании с их помощью различных сообщений, отображаемых впоследствии в той или иной ситуации для облегчения работы пользователя. В таком виде формы используются в приложениях.
Источником данных для форм служат записи таблицы или запроса. Основными режимами создания любой формы являются Конструктор и Мастер форм, но на панели инструментов Формы вкладки Создание предусмотрены также варианты автоматического создания форм различного вида.
В зависимости от того, с какой целью создается форма, разработчик определяет параметры ее внешнего вида. Основные виды форм следующие:
· Многостраничная (в столбец) – поля записи выводятся в один столбец. При этом в один и тот же момент времени в форме отображается содержимое одной записи.
· Ленточная – все поля записи выводятся в одну строку, при этом в форме отображаются все записи.
· Табличная – отображение записей осуществляется в режиме таблицы.
Существует еще одна категория форм – подчиненные формы, которые используются для вывода данных, связанных отношением «один ко многим». При этом в подчиненной форме отображаются записи из таблицы, которая соответствует слову «многим».
|
|
|
Способы создания формы:
1. Средство Форма. Указать перед выбором команды источник данных. Все поля источника размещаются в форме. Готовая многостраничная форма открывается в режиме макета.
2. Средство Несколько элементов. Указать перед выбором команды источник данных. В результате создается табличная форма.
3. Средство Разделенная форма. Указать перед выбором команды источник данных. В готовой форме присутствует таблица и собственно форма.
4. Средство Мастер форм. Находится в списке, открывающемся щелчком по кнопке Другие формы 
. Позволяет создавать формы на основе нескольких источников данных.
5. Средство Пустая форма. Создание форму с «нуля».
Редактирование структуры формы, созданной любым способом, выполняется в режимах Макета и Конструктора.
Структура формы
Форма имеет три основных раздела: область заголовка, область данных и область примечания. Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши. Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское значение (их содержимое напрямую не связано с таблицей или запросом, на котором основана форма).
|
|
|
Раздел данных имеет содержательное значение – в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод.
Элементы управления формы
Связь между формой и записями таблицы осуществляют элементы управления (графические объекты), позволяющие отображать и просматривать данные, производить с ними различные действия.
Элементы управления, используемые в форме, могут быть:
· присоединенными;
· свободными.
Присоединенные элементы управления – это элементы управления, для которых источником данных служит поле таблицы или запроса. Они используются для отображения значений из полей базы данных. Это могут быть текстовые, числовые, логические данные, значения даты или времени, а также рисунки и диаграммы. Типичным примером присоединенного элемента управления является текстовое поле. Например, источником информации для текстового поля формы. В котором указывается фамилия студента, может быть поле Фамилия таблицы Список студентов.
Свободные элементы управления - это элементы управления, не связанные с источником данных. Они используются для вывода на экран текста, линий, прямоугольников и рисунков. Примером свободного элемента управления является подпись, в которой отображается заголовок формы «Успеваемость».
|
|
|
Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи, переключатели, флажки, списки и рисунки. Для создания в форме текстовых надписей служат два элемента управления: надпись и поле. В качестве надписи можно задать произвольный текст. Элемент поле отличается тем, что в нем отображается содержимое одного из полей таблицы, на котором основана форма, т.е. при переходе от записи к записи текст может меняться.
Для создания графических элементов оформления служат элементы управления: рисунок, свободная рамка объекта, присоединенная рамка объекта. Рисунок выбирается из графического файла и вставляется в форму. Элемент свободная рамка объекта отличается тем, что это не обязательно рисунок – любой мультимедийный OLE объект (клип, видеофрагмент, аудиозапись). Элемент присоединенная рамка берется не из назначенного файла, а непосредственного из таблицы БД (если она имеет поле OLE).
Дизайн формы
К формам предъявляются повышенные требования по дизайну. Все элементы управления формы должны быть аккуратно выровнены. Для этого используется команды, расположенные на вкладке Упорядочить. Возможно ручное изменение размеров и положения элементов управления путем перетаскивания маркеров вокруг элемента, когда он выделен.
Особый статус имеет маркер левого верхнего угла. Обычно элементы управления перетаскиваются вместе с присоединенными к ним надписями. Перетаскивание с помощью этого маркера позволяет оторвать присоединенную надпись от элемента.
Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспомогательная сетка. Ее отображение включается командой Сетка, расположенной на вкладке Конструктор.
Сортировка и фильтрация данных
<60616263646566>
На вкладке Главная имеется панель Сортировка и фильтр (рис.75), кнопки которой позволяют выполнить в текущей таблице операции сортировки и фильтрации записей.
Сортировка данных
По умолчанию записи в таблицах представлены в том порядке, в котором были введены. Чтобы изменить отображаемый порядок следования записей, можно воспользоваться возможностями сортировки.
Для сортировки записей в таблице по возрастанию или убыванию значений определенного столбца этот столбец сначала необходимо выделить, затем нажать кнопку 
Сортировка по возрастанию или по убыванию 
на панели Сортировка и фильтр вкладки Главная.
Фильтрация данных
Фильтр представляет собой набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. Операция фильтрации осуществляется в режиме открытой таблицы. Результатом фильтрации является «показ» (отображение в открытой таблице или форме) только отфильтрованных записей с временным «скрытием» всех остальных записей. При этом остальные записи физически никуда не перемещаются, не удаляются и вновь отображаются в открытой таблице после «снятия» фильтра.
Набор условий, определяющих фильтр, представляет выражение. Под выражением понимается структура, подобная обычному математическому выражению. Аргументами выражения могут быть числа, дата, текст, имена полей, которые соединяются знаками математических операций, неравенств (+, -, /, >, <, =) и логических операций (AND, OR, NOT). При этом текстовые значения и аргументы заключаются в кавычки («Иванов»), даты в символы # (#01.01.98#).
Чтобы задать режим вывода только тех записей, в которых в определенном поле присутствует некоторое значение, например фамилии на заданную букву, следует выделить эту часть поля и воспользоваться режимом Фильтр по выделенному.
Чтобы изменить режим фильтрации нужно воспользоваться кнопкой Дополнительно, которая позволяет изменить фильтр текущего поля или удалить все фильтры таблицы.
Запросы
Запросы представляют предписание на специальном языке (языке БД) для обработки данных. Они используются для выделения, обновления и добавления новых записей. Чаще запросы используются для выборки специальных групп записей, удовлетворяющих специальному критерию. Запросы можно использовать для получения данных из различных таблиц, представляющих связанные данные.
В Access параллельно используются два языка для создания запросов:
1. Графический язык (позволяет создавать запросы по образцу) QBE (QueryByExample);
2. Структурированный язык запросов SQL(StructuredQueryLanguage).
Запрос по образцу формируется путем заполнения бланка в окне Конструктора запросов.
SQL запросы составляются из последовательности SQL- инструкций, которые задают, что надо делать с входным набором данных для генерации выходного набора (рис.77). Работа с SQL запросами рассчитана на специалиста-программиста. Пользователю не приходится, как правило, обращаться к языку SQL напрямую.
Пользователь Access создает запрос, используя бланк QBE. При этом система автоматически переводит выражения, содержащиеся в бланке запроса по образцу, в последовательность инструкций языка SQL. Пользователь может просматривать текст SQL и редактировать его в «окне SQL».
В Access запрос можно открыть в трех режимах:
1. Режим Конструктора открывает бланк QBE для создания запроса;
2. Режим SQL открывает «Окно SQL», в котором содержится текст инструкции SQL;
3. Режим таблицы открывает результат выполнения запроса. Access размещает результат действия запроса в динамическую таблицу, структура которой сохраняется в файле БД.
Создание запросов с использованием графического языка
Для того чтобы создать запрос с «нуля» нужно выбрать режим Конструктор для этого нажать кнопку Конструктор запросов на панели Другие вкладки Создание. Появится диалоговое окно Добавлениетаблицы. Выбрать таблицы, из которых будут выбираться данные. Access размещает списки полей отобранных таблиц в верхней части бланка Запроса на выборку и указывает связи между ними с указанием мощности отношений.
В нижней части бланка находятся строки, определяющие структуру запроса, то есть структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.
Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.
Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля.
Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если назначить сортировку по какому-то полю, данные в результирующей таблице будут отсортированы по этому полю.
Бывают случаи, когда поле должно присутствовать в бланке запроса по образцу, но не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае можно запретить его вывод на экран, сбросив соответствующий флажок.
В строке Условие отбора записываются критерии, по которым выбираются записи для включения в результирующую таблицу. По каждому полю можно создать свое условие отбора.
Запуск запроса в режиме Конструктора выполняется щелчком на кнопке Режим или Выполнить панели Результаты 
. При запуске запроса образуется результирующая таблица. Чтобы выйти из результирующей таблицы и вернуться к созданию запроса в бланке запроса по образцу, нужно еще раз щелкнуть на кнопке Режим.
Если режим Конструктора закрыт, то запуск запроса выполняется двойным щелчком по его имени, расположенном в Области переходов.
Указание критериев отбора
<61626364656667>
Строка «Условие отбора» Бланка Запроса позволяет включать в результаты запроса только те записи, которые удовлетворяют определенным условиям. Используются следующие типы условий:
1. Выбор записей таблицы, значения которых не соответствуют определенному условию одного из полей. Для этого используется оператор NOT.
Пример: NOT 102, NOT «Процессор»
2. Выбор записей при условии неточного совпадения условий поиска. Если вы не помните точного написания условий поиска, следует использовать оператор LIKE (похожий). Пример, LIKE “Во*” В кавычках указывается образ.
Символ в образе:
? – любой один текстовый символ;
* - вместо любого количества символов;
# - любая одна цифра;
[список знаков] – любой один знак в списке знаков.
Если в поле Фамилия указан критерий отбора записей LIKE “[А-Д]*” , то результатом будут записи с фамилиями на букву А, Б, В, Г, Д.
Если в поле Товар задано условие LIKE “[БД]*”, то результатом будут записи с товаром на букву Б, а потом на букву Д.
Для вывода информации о студентах, имеющих в фамилии вторую букву А следует для поля Фамилия задать выражение – Like “?a*”
3. Множественные критерии. Используются логические операторы для составления сложного критерия внутри одного и того же поля: AND, OR, NOT, BETWEEN. Пример:
Выбрать записи о студентах с фамилиями от К до Н и оценками по Excel 4 и 5
Фамилия Excel
Условие отбора LIKE “[К-Н]*” 4 OR 5
Для вывода фамилий студентов с ростами в интервале от 160 см до 170 см нужно задать по полю Рост следующее условие:
a) с использованием символов отношений “<”, “<”
>=160 AND <=170
b) Без использования указанных символов
Between 160 and 170
Для вывода фамилий студентов, у которых фамилии начинаются, заканчиваются или содержат букву Р следует задать по полю Фамилиявыражение Like “P*” OR Like “*р” OR Like “*р*”.
Все запросы к БД можно поделить на две группы:
1. Запросы, которые не изменяют содержимое базовых таблиц. Их результатом является временная таблица.
2. Запросы, изменяющие содержимое базовых таблиц.
Рассмотрим запросы, которые не изменяют содержимое базовых таблиц.
Запрос на выборку отображает данные из одной или нескольких таблиц в виде таблицы.
Запрос с параметром - это запрос, свойства которого изменяются пользователем при каждом запуске. Для этого в строке Условие отбора и в том поле, по которому производится выбор, вводится любой текст, обращенный к пользователю, заключенный в квадратные скобки.
Например, для получения списка студентов нужной учебной группы следует в строке Условие отбора ввести следующее приглашение - [Введите номер группы]. После запуска запроса открывается диалоговое окно, в котором пользователю предлагается ввести конкретный номер.
При создании запросов часто возникает необходимость не только использовать имеющиеся поля таблиц, но и создавать на их основе другие поля, называемые вычисляемыми.
Запросы, создающие вычисляемые поля. Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым. В итоговую таблицу запросов можно включить вычисляемые поля, т.е. получить данные, которые отсутствуют в исходной таблице.
Новое вычисляемое поле создается в Бланке Запросов по образцу. Выражение, результаты которого запишутся в вычисляемое поле, вводится в пустую ячейку бланка, расположенную на пересечении строки Поле и пустого столбца. Содержание выражения создается с помощью средства «Построитель выражений», который предназначен для составления математических, логических, и других выражений.
Окно «Построителя выражений» вызывается одним из следующих способов:
а) нажать кнопку «Построить» на панели инструментов;
б) в открытом окне Конструктора щелкнуть правой кнопкой мыши строку «Условие отбора» и выбрать команду «Построитель».
Окно «Построителя выражений» включает четыре области с собственными полосами прокрутки.
Поиск нужных элементов начинается с левой области. Списки объектов в левой, средней и правой областях имеют иерархическое подчинение.
Последовательность вставки элемента выражения в верхнее поле:
1. В левой области выбрать необходимую папку и открыть ее для выбора нужного объекта;
2. Выбрать объект;
3. Последовательно в средней и правой областях выбрать нужный элемент и перенести его в поле ввода выражения кнопкой Вставить;
4. Щелкнуть нужный оператор;
5. После окончания формирования выражения нажать ОК.
Пример, таблица Личные данные включает следующие поля: Математика, Информатика, Физика, Химия. Необходимо подсчитать для каждого студента среднюю оценку по четырем экзаменам. Для записи выражения надо:
1. Дважды щелкнуть вкладку Таблицы в окне Построитель выражений. Откроется перечень таблиц, выбрать нужную таблицу – Личные данные;
2. В соседнем окне появится перечень полей выбранной таблицы. Для получения вычисляемого поля Средняя оценка надо сложить поля Математика, Информатика, Физика, Химия и поделить на четыре.
3. Нажать OK.
4. Запустить запрос на выполнение.
Итоговые запросы
Запросы позволяют не только отбирать нужную информацию из таблиц и обрабатывать путем создания (новых) вычисляемых полей, но и производить так называемые итоговые вычисления. Можно выполнять следующие типы расчетов:
Sum– сумма в группе записей;
Avg – среднее значение для группы записей;
Min – минимальное значение в группе записей;
Max – максимальное значение в группе записей;
Count – подсчет числа значений в группе записей.
Итоговые функции для одной записи не имеют смысла и существуют только для групп записей, которые предварительно надо сгруппировать по какому-либо признаку. Итоговые запросы создаются на основе бланка запроса, только теперь там должна появиться дополнительная строка – Групповая операция.
Для появления дополнительной строки необходимо щелкнуть на кнопке Итоги на панели инструментов Показать или скрыть 
. В тех полях, по которым производится группировка, надо оставить функцию Группировка. В тех же полях, по которым следует провести итоговое вычисление, надо в строке Групповая операция раскрыть список и выбрать нужную функцию.
Перекрестные запросы. Используются для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений и т.д. после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.
Создается перекрестный запрос с помощью Мастера или в режиме Конструктора. От разработчика требуется указать поля, значения которых будут заголовками строк и столбцов, а также поле, значения которого следует использовать в вычислениях.
Рассмотрим запросы, которые изменяют содержимое базовых таблиц БД. Такие запросы называются запросами на изменение.
Выше перечисленные запросы на выборку создают временные результирующие таблицы. Базовые таблицы при этом не изменяются. Запросы на изменение позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся (запросы обновления, удаления, добавления).
Для задания типа запроса в Бланке запроса по образцу следует воспользоваться панелью Тип запроса.
Запрос добавления. Позволяет записи одной таблицы присоединить в конец другой таблицы.
Запрос удаления. Можно удалить из таблицы записи, которые отобраны по некоторому критерию.
Запрос обновления. Можно изменить группу записей, которые отобраны на основе определенных критериев.
Запрос на создание новой таблицы. Можно создать новую таблицу на основе данных других таблиц БД.
Данный запрос обычно используется для выполнения следующих операций в БД:
· создания архивной таблицы, содержащей старые записи (например, данные обо всех отчисленных студентах);
· создания резервной копии таблицы;
· создания промежуточной таблицы для последнего экспорта в другую БД (например, фамилии, имена, адреса, телефоны для БД отдела кадров).
Отчеты
Для представления информации из БД в печатном виде предназначены отчеты. По сравнению с остальными способами печати (из таблиц или форм) отчеты позволяют помимо отображения содержимого полей из таблиц или запросов, вычислять различные итоговые значения, а также группировать данные.
Данное приложение помогает создавать множество различных отчетов любой степени сложности (простых одностраничных, так и сложных многостраничных отчетов).
Перед созданием отчета необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет. Если все поля, которые нужно включить в отчет, находятся в одной таблице, эта таблица и будет источником записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в БД, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.
Отчет может создаваться как в табличной, так и в свободной форме. Accessпредставляет несколько способов создания отчета, которые находятся на вкладке Создание на панели Отчеты (рис.91):
· средство Отчет – самый быстрый способ создания, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса.
· Мастер отчетов предоставляет больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.
· средство Пустой отчет позволяет создать отчет с нуля. Очень быстрый способ, особенно если в отчете должно содержаться небольшое количество полей.
· Создание наклеек с помощью Мастера наклеек – создание наклеек большинства стандартных размеров.
Структура отчета состоит из пяти разделов: заголовок отчета, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул, примечания отчета.
Раздел заголовок служит для печати общего заголовка отчета.
Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц.
В области данных размещаются элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере.
Раздел нижнего колонтитула используется для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула.
Раздел примечания используется для размещения дополнительной информации.
Отчет, созданный любым способом, можно редактировать:
· В режиме Макета
· В режиме Конструктора.
Вопросы для самоконтроля
1. Для чего предназначены формы?
2. Объясните назначение запросов.
3. Для чего предназначены отчеты?
4. Какую роль играют элементы управления в формах и отчетах?
5. Как создать запрос к базе данных?
6. В чем особенность запроса с параметром?
7. Какие запросы изменяют содержание базовых таблиц?
8. Для чего предназначены итоговые запросы?
9. Объясните назначение Построителя выражений.
10. Перечислите способы создания отчетов.
11. Как отредактировать объекты базы данных?
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!