Возможности редакторских программ на ПК
Тема 6.3. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Состав реквизитов
ГОСТ Р 7.0.97–2016. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". Формуляр и реквизиты организационно-распорядительных документов (ОРД). Состав реквизитов ОРД и схема их расположения. Возможности редакторских программ на ПК. Бланки (шаблоны) документов. Электронный документ, понятие и признаки.
Практическое занятие
Оформление формуляра-образца с реквизитами. Оформление реквизитов и их размещение на формате А4.
ЗАДАНИЕ:
По представленному образцу составить письмо-обращение АО «АКВИТАНИЯ» к Кадровому Агентству «ПОИСК» о подборе кадров на общем бланке письма с реквизитами, оформленными в соответствии с ГОСТом.
При составлении письма следует использовать следующие данные о предприятиях:
АО «АКВИТАНИЯ»
123768 г. Москва, Академическая ул., д. 18, офис 36, тел./факс: 201-14-34
ОКПО 12345678
ОГРН 1234567890567
ИНН/КПП 1234567890/123456789
Генеральный директор: Константин Николаевич Стариков
Исполнитель: Л.В. Волкова, тел. 201-14-34
Кадровое Агентство «Поиск»
123678 г. Москва, ул. Матросова, д.6
Генеральный директор: Николай Васильевич Семенов
Текст письма:
Мы признательны Вам за внимание, проявленное к нашей компании. Нам хорошо известна репутация Вашего агентства на рынке подбора персонала. Мы внимательно рассмотрели информацию о предоставляемых вами услугах и приглашаем Вас к сотрудничеству.
|
|
|
Просим Вас предоставить информацию об условиях и стоимости подбора персонала по следующим позициям:
1. Менеджер отдела маркетинга.
2. Заместитель начальника службы безопасности.
3. Секретарь руководителя.
Формуляр-образец организационно-распорядительного документа. Общие сведения о реквизитах
Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге формата А4и А515 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т. д. – все это реквизиты документов. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» реквизит документа – это элемент оформления документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т. п.
|
|
|
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенными реквизитами, расположенными в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.
Так как с 1 июля 2018 года вступает в действие новый стандарт на оформление документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», рассмотрим оформление документов с учетом как действующего ГОСТ Р 6.30-2003, так и нового стандарта.
|
|
|
Таблица .1Список возможных реквизитов документов
Как мы видим, кроме изменения нумерации реквизитов изменилось немного – вместо идентификатора электронной копии добавились сведения об электронной подписи, появился реквизит 06 – наименование структурного подразделения – автора документа; и наименование должности лица – автора документа.
Требования к оформлению документа в целом и каждого реквизита по отдельности изложены в ГОСТе, а также в Правилах делопроизводства, но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, «наименование вида документа» и «справочные данные об организации»; «гриф утверждения документа» и «адресат». Используемый в каждом конкретном случае набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон
на формате A4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон
|
|
|
на формате A4 продольного бланка
Бланки документов
Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа, называется бланком документа (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В соответствии с Правилами делопроизводства документы, создаваемые в федеральных органах исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги форматов А4, А5 либо в виде электронных документов (без предварительного документирования на бумажном носителе) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Как правило, организация имеет как минимум два бланка: бланк для письма и общий бланк для всех остальных документов.
Реквизиты с 01 по 10 и 14 (с 01 по 06, 08, 09 и 13) чаще всего сразу вносятся в бланк документа (см. таблицу)
Таблица.
 |
Если структурные подразделения (департаменты, управления) имеют свой бланк, то он включает реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 + «наименование структурного подразделения – автора документа». Соответственно, бланки конкретного должностного лица, например, руководителя или заместителя руководителя организации, будут включать реквизит «наименование должности лица – автора документа».
Реквизит «наименование организации – автора документа» имеется на любом бланке.
В новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 гораздо детальнее расписаны правила оформления реквизитов. Например, если старый ГОСТ содержал только отсылку к законодательству в вопросе оформления изображения герба или эмблемы организации, то новый точно описывает местоположение реквизитов: «герб» – «по середине верхнего поля бланка документа над рек- визитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа», «эмблема» – «по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа». Использование реквизита «герб» исключает использование реквизита «эмблема».
Реквизиты «герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», реквизит «эмблема», и реквизит «товарный знак (знак обслуживания)» являются взаимоисключающими, т. е. используется только один из них в зависимости от характера организации. В соответствии с Правилами делопроизводства (п. 38) электронные документы не используют реквизит герб, т. е. на электронных документах изображение государственного герба не размещается. Реквизит «справочные данные об организации» используется в бланках писем и включает: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес (по-видимому, под сетевым адресом в стандарте подразумевается адрес сайта организации в сети Интернет).
Все эти сведения: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) – вошли в реквизит 08 «справочные данные об организации». Перечисленные сведения используются только на общем бланке и бланке конкретного вида документа (кроме письма) и не указываются на бланках документов органов государственной власти, органов местного самоуправления.
Для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа») в бланке предусматривается место, при этом место для указания даты и номера документа предусматривается в любом бланке, а место для ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа только в бланке для письма.
Для документов, подлежащих утверждению или согласованию, в бланке также может быть предусмотрен соответствующий реквизит «гриф утверждения документа» или «гриф согласования документа». Остальные реквизиты проставляются в процессе создания и исполнения на каждом документе индивидуально, но в определенных формуляром-образцом местах.
Возможности редакторских программ на ПК
Работа с текстами – важная составная часть деятельности людей многих профессий. Обработка текстов, подготовка различного вида документов составляют значительную часть работ, выполняемых в настоящее время на ПК.
Ошибка при подготовке документа на ПК не влечет за собой больших переделок, так как автоматическое выполнение рутинных работ облегчает изменение и перемещение фрагментов текста. Возможность предварительного просмотра полученного документа на экране дисплея помогает избежать непроизводительных затрат труда и бумаги при печати.
В состав подготавливаемых на ПК документов могут входить текстовые данные, таблицы, математические формулы, графические объекты и т.д. Главная задача любого текстового редактора заключается в обеспечении оптимальных для пользователя условий по созданию и обработке документов.
Основное назначение текстовых редакторов - создавать текстовые файлы, редактировать тексты, просматривать их на экране, изменять формат текстового документа, распечатывать его на принтере.
Современный текстовый редактор представляет собой программный продукт, обеспечивающий пользователя ПК средствами создания, обработки и хранения документов различной степени сложности. В последнее время текстовые редакторы вытесняются текстовыми процессорами, которые позволяют не только набирать «чистый», неформатированный текст, но и оформлять его: произвольно размещать на странице, выделять шрифтами, цветом и т.д. Однако без ущерба для понимания можно в равной степени использовать оба термина.
Условно выделяют три типа редакторов, а также отдельно рабочие среды, содержащие редактор.
Первый тип ориентирован на работу с последовательностью символов в текстовых файлах. Как правило - это простейшие текстовые редакторы, обладающие минимумом возможностей и способные работать с документами в обычном текстовом формате .txt, который, как известно, при всей своей простоте и всеобщей поддержке совершенно не позволяет более или менее прилично форматировать текст. К этой группе редакторов можно отнести как входящие в комплект поставки ОС семейства Windows редакторы WordPad и совсем малофункциональный Notepad (Блокнот) под MS Windows, SimpleText (ПростоТекст) под MacOS, Edit под MS DOS. Иногда их называют редакторы кода, так как основное их предназначение — написание исходных кодов компьютерных программ. (Brief, Norton Editor, Quick).
Промежуточный тип текстовых редакторов включает в себя достаточно широкие возможности по части оформления документов. Они работают со всеми стандартными текстовыми файлами (TXT, RTF, DOC). К таким программам можно отнести Microsoft Works, Лексикон под MS DOS, WordPad под MS Windows, ClarisWorks под MacOS.
Третий тип текстовых редакторов имеет расширенные функции форматирования текста, внедрения в него графики и формул, таблиц и объектов. Такие редакторы часто называют текстовыми процессорами и предназначены они для создания различного рода документов, от личных писем до официальных бумаг. Они выполняют практически все операции с текстом. Большинство пользователей использует именно эти редакторы в повседневной работе.( Microsoft Word или StarOffice Writer.)
Так же наиболее известные редакторы текстов можно условно разделить «по специализации» на три группы:
- процессоры общего назначения («Лексикон», Microsoft Word, Word Perfect и др.);
- редакторы научных документов (ChiWriter, TeX и др.);
- редакторы исходных текстов программ (Multi-Edit и встроенные редакторы систем программирования BASIC, Pascal и т.д.).
Разумеется, с помощью «Лексикона» можно подготовить и текст программы, а с помощью Multi-Edit – документ общего назначения. «Специализация» редактора заключается в том, что в нем добавлены (или оптимизированы) функции, которые необходимы для обслуживания документов определенного типа. Например, Multi-Edit позволяет выделить цветом смысловые сегменты исходных текстов программ, ChiWriter удобен для набора математических выражений и т.д.
Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые издательские системы – Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как правило, издательские системы используются только для подготовки набранного документа к тиражированию (верстка, макетирование издания). Для набора текста все же удобнее применять текстовые процессоры, а для создания и редактирования иллюстраций – графические системы (например, CorelDRAW!, Adobe Photoshop, пр.).
Текстовая рабочая среда .
Также выделяют более общий класс программ — текстовые рабочие среды. Среды представляют собой полноценную рабочую среду, в которой можно решать самые разнообразные задачи: с помощью надстроек они позволяют писать и читать письма, веб-каналы, работать в вики и Вебе, вести дневник, управлять списками адресов и задач. Представители этого класса — Emacs, Archy, Vim и Acme из операционной системы Plan 9. Такие программы могут служить средами разработки программного обеспечения. В любом случае, последние всегда содержат текстовый редактор как необходимый инструмент программирования.
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 50; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!