Порядок хранения бухгалтерских документов
Документация в бухгалтерском учете
окончание вопроса 4
В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра.
Способы исправления ошибок в учетных регистрах:
1) корректурный способ исправления ошибок применяется, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.
Порядок исправления: неправильный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишется правильный текст или сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. На полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подписью лица, производившего исправление, проставляется дата исправления.
Пример, в первичном учетном документе неверно сделана запись: вместо 100 руб. ошибочно записано 115 руб. Порядок исправления:
100 руб. «Исправлено»
« .115 руб. » 12.10.2021 г. Зуева И.А.;
2) способ обратной проводки – в неправильно составленной бухгалтерской проводке меняются местами счета бухгалтерского учета, т.е. счет, отраженный по дебету, показывается в кредите и наоборот.
Пример, в учетном регистре отражена бухгалтерская проводка, признанная ошибочной: Д сч. 26 К сч. 71 на сумму 5450 руб. Сделана исправительная запись: Д сч. 71 К сч. 26 на сумму 5450 руб.;
|
|
|
3) способ переноса суммы с ошибочного счета на правильный – допущенные ошибки в корреспонденции счетов исправляются путем переноса сумм с одного счета (ошибочно отраженного) на другой счет (необходимого для правильного отражения).
Пример, выявлена ошибка при списании материалов со склада в основное производство. В учетном регистре отражена бухгалтерская проводка: Д сч. 25 К сч. 10 на сумму 256050 руб. Сделана исправительная запись: Д сч. 20 К сч. 25 на сумму 256050 руб.;
4) способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.
Пример, на производство продукции израсходованы материалы в сумме 230000 руб., а ошибочно отразили Д сч. 20 К сч. 10 – 200000 руб. Разность между этими суммами составила 30000 руб. Сделана дополнительная запись: Д сч. 20 К сч. 10 – 30000 руб.;
5) метод «красное сторно» универсален. Применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов, при завышении суммы операции. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.
|
|
|
Пример, на производство продукции израсходованы материалы в сумме 400000 руб., а в бухгалтерском учете ошибочно составили бухгалтерскую проводку: Д сч. 23 К сч. 10 – 400000 руб.
Порядок исправления:
Д сч. 23 К сч. 10 – 400000 руб. (красное сторно);
Д сч. 20 К сч. 10 – 400000 руб. (правильная запись).
Второй и третий способы, как правило, приводят к искажению оборотов. Обычно применяются первый и два последних способа.
Значение и содержание документооборота
Порядок документирования хозяйственных операций, движение и сроки передачи документов в бухгалтерию для принятия к учету регламентируются графиком документооборота.
Документооборот – это порядок и путь движения документов с момента их составления до сдачи в архив.
Документооборот состоит из следующих потоков:
- поступающих (входящих) документов, например, товарная накладная и счет-фактура поставщика материалов, а также письма, запросы, справки от контрагентов;
- отправляемых (исходящих) документов, например, товарная накладная и счет-фактура продавца, передаваемые покупателю продукции, а также письма, запросы, справки передаваемые контрагентам;
|
|
|
- внутренних документов, например, приходный ордер, расходный кассовый ордер, а также документы, которые обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.
Однако для всех документов существуют пять основных этапов:
1) составление и оформление документа в момент совершения ФХЖ, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
3) проверка принятых документов в бухгалтерии;
4) обработка документа в бухгалтерии:
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке, обработке и хранению документов. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. Поэтому в график документооборота целесообразно включить следующую информацию:
|
|
|
- кто и в какой срок выписывает конкретный документ;
- в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
- кто является ответственным за создание и передачу документа;
- кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
- сколько времени нужно хранить документ в организации.
График документооборота:
а) обеспечивает контроль за оформлением документа;
б) устанавливает ответственность исполнителей за своевременное правильное создание документа, его исполнение и передачу в архив;
в) обеспечивает своевременное составление бухгалтерской и иной отчетности.
Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяют. Только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.
Каждый документ должен быть проверен:
⮚ с формальной стороны – проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей;
⮚ по существу – выяснение необходимости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т. п.;
⮚ арифметически – заключается в выявлении правильности вычислений и итоговых подсчетов в документах.
После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в:
⮚ таксировке документов – это перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
⮚ группировке – это подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
⮚ контировке – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа (составление бухгалтерских проводок).
Бухгалтерская обработка завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов.
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, а затем переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.
Порядок хранения бухгалтерских документов
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
Правила организации государственного архивного дела утверждены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Иные пограничные сроки:
| сводная (годовая) бухгалтерская отчетность | постоянно |
| штатное расписание | постоянно |
| должностные инструкции и штатно-списочный состав | до 75 лет |
Для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:
- документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения;
- первичные документы, необходимые для списания безнадежной задолженности дебиторов, должны храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной.
Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления (принятия к учету).
В организации может быть разработано положение об архивировании документов. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу в архив несет главный бухгалтер. Выдача документов из архива производится с разрешения главного бухгалтера.
Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах. Бланки строгой отчетности обычно хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.
В настоящее время все большее распространение получает электронный документооборот. Система электронного документооборота позволяет создавать электронные документы. Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью.
Пример графика документооборота в виде таблицы (фрагмент)
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 14; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!