Тема 5: Унифицированные системы документов, правила их составления
Тема 4. Основные группы документов
Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
§ организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
§ распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
§ документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
§ финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
§ информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
|
|
|
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
Нормативно-правовая база управления персоналом
Осуществление деятельности по управлению документами должно основываться на определенной нормативно-правовой базе. Она включает различные правовые и нормативные акты, в соответствии с которыми регулируются отношения между участниками указанной деятельности и регламентируются процессы и процедуры собственно работы с документами. При управлении документами всем организациям необходимо идентифицировать нормативно-правовую базу (регулятивную среду), влияющую на их деятельность, и требования к документированию их деятельности. Нормативно-правовая база включает:
Нормативно-правовая база управления персоналом (нпб).
Основные задачи НБП УП – это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками, защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.
|
|
|
Законодательное регулирование трудовых отношений можно разделить на 5 групп:
Законы РФ: - Трудовой кодекс РФ
- Закон «Об информационной технологии и защите информации»
- Закон «об архивном деле»
- Закон «о персональных данных»
- Закон «об электронной цифровой подписи»
2. Указы и распоряжения Президента РФ и постановления правительства РФ.
- Постановление ГОСКОМСТАТА РФ №1 от 05.01.2004 «об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
- ПП РФ №225 от 06.04.2003 «О трудовых книжках»
- Постановление министерства труда № 69 от 10.10.2003 «Инструкция по заполнению трудовой книжки»
- Распоряжение Правительства РФ№358-Р от21.03.1994 «Об обеспечении учета и сохранности документа по личному составу»
3. Национальные (государственные) стандарты
- ГОСТ 15141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
- ГОСТ Р 52292-2004 «электронный обмен информацией. Термины и определения»
4. Общероссийские классификаторы (ок), их 25.
- ОКУД – ОК управления документацией,
- ОКПО – ОК предприятий и организации,
- ОКИН – ОК информации о населении,
- ОКСО – ОК специальностей по образованию,
- ОКОГУ – ОК органов государственной власти и управления.
5. Государственные инструкции.
|
|
|
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Нормативные документы организации.
Орагнизационно-правовые документы:
- Учредительные документы (устав или положение об организации. Устав – это свод правил регулирующих деятельность организации или предприятия),
- Положение о структурных подразделениях,
- Инструкции по кадровому делопроизводству,
- Коллективный договор – правовой акт регулирующ. трудовые отношения в органах исполнительной власти,
- Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий основные права и обязанности и ответственности сторон трудового договора,
- «положение о персонале» - вопросы профессионального и социального характера,
- Штатное расписание – внутренний акт, устанавливающий структуру, состав и штатную численность организации.
- Должностная инструкция - правовой акт издаваемы в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанности, права, ответственности.
2. Распорядительные документы:
- постановления, распоряжения,
- указания, приказы, инструкции,
- решения,
Приказ – это правовой акт издаваемый единолично руководителем, обязательный для исполнения всеми работ-ми.
|
|
|
Распоряжение – правовой акт, издаваемы по оперативным вопросам заместителями руководителя или руководители структурных подразделений.
3. Информационно-справочные документы (акты, служебные письма, телеграммы, докладная и объяснительная записка),
4. Кадровые документы (приказ о приеме, личная карточка, штатное расписание, график отпусков и т.д.)
Классификация кадровой документации:
Локальные нормативные акты – приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции.
Распорядительные документы.
Договорные акты, все виды договоров.
Персональные документы.
Информационно-справочные документы.
Учетные документы по личному составу.
Вспомогательные документы.
2. Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации :
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ. Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:
1. Управление делами.
2. Общий отдел.
3. Канцелярия.
4. Секретарь.
Управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:
1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организацииз
2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, или методический центр.
3. Канцелярия.
Тема 5: Унифицированные системы документов, правила их составления
План:
1. Унифицированные системы документов
2. Правила составление унифицированной системы
1. Унифицированные системы документов
Основными направлениями совершенствования государственной системы ДОУ являются унификация и стандартизация. Они способствуют рационализации управленческой деятельности придавая организованный и упорядоченный характер.
Унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке отчету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению.
Результаты унификации состава документов получает закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.
Примерный табель форм документов – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций, и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и формирования. Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в табель, и закрепляют результаты, проведенные унификацией, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.
Стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 36; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!