Информационный деловой документ и документ коллегиального органа, их реквизиты.
МИНОБРНАУКИ РФ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
«Гжельский государственный университет»
(ГГУ)
Колледж Гжельского государственного университета
Специальность: 43.02.10 Туризм
«Информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности»
РЕФЕРАТ
На тему: «Правила оформления деловой документации»
Выполнил(а) Проверил(а)
студент(ка) группы преподаватель
Исаева Е.А. Шубина М.В.
Дата сдачи 28.10.21
Дата защиты
Оценка
пос. Электроизолятор
2021
Правила оформления деловой документации .
Введение
В данном реферате рассматривается тема об правилах оформления деловой документации и какие особенности бывают в этих правилах.
Начнём самого главного, что же такое документ: Документ - это оформленный по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.
Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
|
|
|
Актуальность. Сегодня, в одной из самых консервативных сфер деятельности – работе с официальными документами, осуществляется технологический прорыв. Как следствие требуется специальное изучения оформления документов в электронном виде. В наше время так же остро стоит проблема информационной безопасности и электронного копирования документов.
Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот. Создание простых документов эффективнее осуществлять на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, тем более это оправдает себя при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных, иногда и высокохудожественных, документов требует исполнения следующих процедур: набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.
|
|
|
Цель исследования – исследовать правила оформления документов в Республике Беларусь для дальнейшего их применения на практике. В данной работе исследованы основные составляющие документов, и оформление отдельных их видов.
Задача:
~ Изучить реквизиты и оформление делового документа.
~ Показать характеристику отдельных видов деловых документов.
~ Рассказать, как оформляются бланки для документов.
Содержание
Введение ………………………………………………………………………..2
Глава 1. Реквизиты и оформление делового документа………………….….5
Глава 2. Характеристика отдельных видов деловых документов …………..9
Глава 3. Оформление бланков………………………………………………...10
Заключение …………………………………………………………………….11
Список литературы …………………………………………………………....11
Глава 1. Реквизиты и оформление делового документа.
Деловой документ имеет юридическую силу, когда его правовая функция дополняется соответствующим составом и расположением реквизитов, соответствующими внешними признаками, временными и территориальными границами и объектами его действия.
Реквизит (лат. requisitum — требуемое, необходимое) — совокупность обязательных данных, без которых документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Это обязательные данные, установленные законом или положениями для деловых документов. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его держателя возможности использовать документ по назначению.
|
|
|
Оформление документа — это проставление необходимых реквизитов, их написание и расположение на бланке.
Для унифицированных форм документов применяют бумагу форматов A3 (297x420мм), А4 (210x297мм), А5 (148x210мм), А6 (105x148мм).
Деловой документ с использованием реквизитов оформляют в соответствии с формуляром-образцом.
Формуляр-образец — единая модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Деловые документы, как правило, имеют постоянно действующий бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация сообщает название организации (учреждения, предприятия), ее адрес, номер телефона или факса; под переменной имеются в виду документная информация, а также элементы правового и делопроизводственного оформления (исходящий номер, подпись должностного лица, печать).
|
|
|
Для каждого формата (А4 и А5) устанавливаются два варианта размещения реквизитов: угловой и продольный.
При составлении и оформлении документов обязательно указываются учреждение-автор (как правило, указывается на бланке), вид документа (кроме писем), заголовок, адрес и дата, отметка о согласовании текста, удостоверение документа (подпись, учреждение, печать), отметка о его прохождении и исполнении.
Наименование вида документа. Во всех документах, кроме писем, приводится название вида документа, способствующее быстрому восприятию его содержания. Исходя из наименования, устанавливается перечень необходимых для его оформления реквизитов, структура текста и особенности изложения, уровень обязательности выполнения его требований (акт, распоряжение, режим, постановление и т. п.).
Автор делового документа — это юридическое лицо: учреждение, предприятие, организация (например, Харьковский государственный институт культуры, Ассоциация современных информационно-библиотечных технологий и т. п.).
Дата. Документ датируется днем его подписания или утверждения (за исключением материалов коллегиальных органов, датируемых днем проведения коллегии).
Индекс. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль исполнения. Он включает в себя три пары арабских цифр, где первая пара — индекс структурного подразделения, вторая — номер дела в номенклатуре подразделения, третья — порядковый номер по журналу учета. Место составления или издания. Этот реквизит включает в себя название города или другого населенного пункта, где создается распорядительный, организационный или коллегиальный документ.
Адресат. Документ адресуется организации, структурному подразделению, служебному или частному лицу. Основные элементы реквизита «адресат» — название учреждения, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес.
Гриф утверждения. Утверждение — способ удостоверения документа после его подписания, санкционированное расширение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций или служебных лиц. Элементы грифа утверждения: слово УТВЕРЖДАЮ, должность лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.
Заголовок к тексту. Этот реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его реальному исполнителю.
Заголовок является неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении.
Подпись. Формой выражения законности документа и ответственности за его содержание является его освидетельствование. Главные способы освидетельствования документов — подпись, утверждение и приложение печати.
Документы, отправляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, а также распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или его заместитель.
Докладные записки, справки, сообщения, сводки, списки, перечни и другие документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.
Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы и др.) подписывают два лица — председатель и секретарь коллегиального органа. Распорядительные документы коллегиальных органов, издаваемые на основах единоначалия, имеют одну подпись, как правило, на первом экземпляре.
Печать прикладывается к документам, требующим особого освидетельствования их аутентичности. Она может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические и физические права лиц или устанавливающим затраты денежных средств и материальных ценностей, а также к уставам, положениям, где, согласно нормативным актам, необходимо наличие оттиска печати. Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную и треугольную. Герб на ней не изображается. Ее прикладывают к документам, выходящим за пределы организации, к размноженным экземплярам распорядительных документов при их рассылке, к справкам с места работы и т. д.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит содержит такие данные: краткую справку о выполнении, слова «в дело» и номер дела, к которому будет подшит документ, дату направления документа в дело, подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.
Глава 2. Характеристика отдельных видов деловых документов.
Информационный деловой документ и документ коллегиального органа, их реквизиты.
К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, докладная записка, справка, сводка, обзор, пояснительная записка, служебное и сопроводительное письма, их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, информация, ответ, а также телеграмма, телефонограмма и радиограмма.
Распорядительный документ.
Одной из важнейших подсистем управленческой документации является система организационно-распорядительных документов.
Основными их видами, наиболее распространенными в управленческой деятельности, являются: организационные (положение, устав, правила и инструкции) и распорядительные (постановление, приказ, распоряжение, решение).
Организационный документ.
Все организации и предприятия в своей деятельности наряду с актами органов государственной власти руководствуются положениями, уставами, правилами, инструкциями. Эти документы именуют организационными.
Виды: Устав, Положения, Инструкция.
Отдельная разновидность этого вида документов — должностная инструкция, определяющая организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности.
Глава 3. Оформление бланков.
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный ГОСТом (6.38–90 "УСД).
Отдельные документы допускается оформлять не на бланках (например, внутренние документы структурных подразделений), но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции.
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм): бланк для письма и общий бланк для остальных видов организационно–распорядительной документации. На основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, указаний, протоколов и др.), либо наименование видов документов впечатывается в общий бланк машинописным способом. Изготовление бланков по видам документов считается целесообразным, если их объём превышает 200 документов в год. Выбор формата бланка зависит от вида и объёма текста документа.
Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению: состав и расположение реквизитов, нумерация страниц.
Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. Бланки, как правило, имеют угловое расположение постоянных реквизитов документов или угловой штамп; допускается их продольное расположение, если реквизиты содержат большое количество печатных знаков, не вмещаемых в угловой штамп.
Заключение.
В процессе выполнения работы мы рассмотрели понятия о деловом документе; изучить реквизиты и оформление делового документа; показать характеристику отдельных видов деловых документов; рассказать, как оформляются бланки для документов.
Список литературы:
1)Интернет ресурс «bestreferat.ru» Форма доступа : https://www.bestreferat.ru/referat-216373.html
2) Интернет ресурс «works.doklad.ru» Форма доступа: https://works.doklad.ru/view/KnH2qmWx9Bk.html
3) Интернет ресурс «xreferat.com» Форма доступа : https://xreferat.com/60/8319-1-sostavlenie-i-oformlenie-delovyh-dokumentov.html
Дата добавления: 2021-12-10; просмотров: 19; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!