Особенности целей и взаимодействия на каждом этапе.  

                       

Лекция № 2.

Переговоры как форма деловой беседы.

План.

1. Деловая беседа как форма делового общения. Основные этапы деловой беседы.

2.  Особенности целей и взаимодействия на каждом этапе.       

3.  Переговоры как форма деловой беседы. Связь этапов деловой беседы и процедуры переговоров.

 

 Деловая беседа как форма делового общения. Основные этапы деловой беседы.

 

   Деловая беседа — самая распространенная форма делового общения. Деловая беседа отличается от других типов беседы тем, что она происходит в ситуации делового общения и направлена на решение конкретной проблемы или вопроса. В процессе нее рассматриваются вопросы предложения о сотрудничестве, решаются политические, социально – экономические вопросы и т.д.
Проведение деловой беседы — это проверка нашего умения устанавливать контакт с собеседником, ясно и убедительно излагать свои мысли, слушать и слышать то, что говорит партнер, выбирать наилучшую психологическую позицию в общении, словом, насколько мы владеем культурой делового общения.
Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем чтобы он согласился и поддержал ее. Одна из главных задач деловой беседы — убедить собеседника принять конкретные предложения.

От того, как партнеры (собеседники) могут наладить контакт друг с другом,
насколько эффективно смогут общаться, часто зависит исход дела.
Как мы уже знаем, наиболее важным является начало беседы. Искусный собеседник будет применять специальные приемы, чтобы расположить к себе, наладить благоприятную атмосферу, и только затем перейдет к убеждению партнера в правильности своих аргументов.
Деловая беседа состоит из 6 фаз:

В некотором смысле общение начинается еще до личной встречи, в процессе
предварительной подготовки. Практика показывает, что из 10 бесед, которые подотовлены заранее, 7 проходят успешно, а из 10 еподготовленных бесед — только 3. А ведь после неудачи сложно вернуться к беседе еще раз — получив отказа при первой встречи, труднее добиться положительного результата.
Перед началом разговора нужно четко сформулировать для себя, чего необходимо достигнуть в результате. Ведущим элементом на этой фазе является планирование, т.е. определение цели встречи и разработка стратегии и тактики ее достижения. Специалисты рекомендуют продумать возможный ход беседы, проверить действенность своих аргументов, логическую связь формулировок и спрогнозировать реакцию собеседника (можно проиграть предполагаемую беседу).
Важной является контактная фаза беседы.

Чтобы беседа была продуктивной, с самого начала необходимо постараться
выполнить задачи контактной фазы:
• установить контакт с собеседником;

• создать благоприятную атмосферу для беседы;
• привлечь внимание партнера к беседе;
• пробудить интерес к беседе;
• «перехватить» инициативу, если это необходимо.
В налаживании контакта большую роль играют условия беседы — место, время, наличие помех (присутствие посторонних, телефонные звонки, шум и т. д.). Необходимо помнить, что в помещении не должны находиться посторонние люди, а интерьер должен способствовать улучшению
эмоционального состояния и снятию утомления и напряженности партнеров.
О беседе договариваются, как правило, за два-три дня. Это позволяет заранее предусмотреть возможное ее течение, продумать основные детали.

Начало беседы влияет на весь ее дальнейший ход. К собеседнику лучше

обращаться по имени-отчеству или полностью произносить должность и в ходе дальнейшего разговора повторить это несколько раз. Постарайтесь ободрить собеседника и расположить его к себе первыми фразами и вопросами, которые могут не иметь прямого отношения к теме разговора.
В начале беседы важным сигналом установления контакта является встреча
глазами, поскольку взгляд является сильным средством невербального общения.
 Существуют такие способы начала беседы, которые закрывают нам путь к успеху или затрудняют его достижение (поэтому их называют «самоубийственными»).
1.Проявление признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи. 2.Проявление неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме, например:
3.Возбуждение оборонительной позиции у собеседника первыми же вопроса-
ми. Это происходит, например, в случаях, когда вы без предварительной подготовки начинаете разговор с трудных проблемных моментов, по которым могут быть разногласия.
Практика отобрала правильные способы начать беседу. Вот некоторые из них.
1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с со-
беседником. Достаточно сказать несколько теплых слов — и вы этого добьетесь.
2. Метод «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увя-
зав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое- то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.
3. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу без ка-
кого бы то ни было вступления.

Фаза ориентации
На этом этапе идет передача запланированной информации, выявление целей и мотивов собеседника, проверка и анализ его позиции, общая ориентация в проблеме.
С самого начала беседа должна принять форму диалога. Очень важно научиться слушать собеседника, не перебивая его, при этом нужно вести себя естественно, быть честным, не играть с партнером и не заискивать. Кроме того, недопустимо срывать на собеседниках свое плохое настроение. Помните, что ваша доброжелательность и сосредоточенность помогут человеку раскрыться, особенно если он переполнен негативными эмоциями или застенчив и неуверен в себе.

Для успешной ориентации в проблеме и ведении разговора желательно выполнять следующие условия.
1. Заинтересовать собеседника и объяснить ему, чем вызван ваш интерес к беседе.
2.Подчеркнуть ценность и положительные последствия беседы для партнера.
3.Использовать соответствующие условиям беседы виды слушания (активное
нерефлексивное) и правильно выбрать технику слушания (раскрашивание, эхо, развитие идеи, резюмирование, отражение чувств и др.). 4.Придерживаться оптимальной интенсивности, тона и темпа беседы (с учетом  стиля собеседника), соблюдать паузы для отдыха и осмысления сказанного.
5.Изложение вашей информации не должно растягиваться на долгое время,
иначе собеседнику станет скучно и решит прекратить беседу.
6..Следить за ходом беседы и поведением партнера, восстанавливать контакт
при его нарушении.
На любой фазе деловая беседа не допускает проявление бестактности

 пренебрежительного тона, обрывание собеседника на полуслове, демонстрации своего превосходства.
Фаза аргументации и контраргументации.
Аргументирование – это способ обоснования выдвигаемых положений и
убеждение собеседника в важности принимаемого решения.
В основной фазе делового разговора — фазе аргументации — важно выдержать эффективный стиль ведения беседы. Стиль ведения беседы — комплексное  понятие, включающее следующие компоненты речи: высота тона, тембр, скорость, громкость, длительность и частота пауз, интонация, повторения, а также наличие и характер жестов.

Типичный результат несовпадения стилей — ощущение давления, игнорирования,  манипуляции со стороны партнера; впечатление, что «или он или я сошел с ума».
Необходимо вести аргументацию корректно по отношению к собеседнику, выслушивать его позицию, не вступать с собеседником в спор, выражаться четко и  понятно, избегая употребления сложных формулировок и терминов.
На этой фазе особенно важно сохранить доброжелательное отношение к собе
седнику, учитывать его интересы, быть максимально объективным. Нужно понимать, что человеку трудно отказаться от своей точки зрения и признать правоту другого; этому мешает прежде всего самолюбие: «Неужели я глупее?» Именно поэтому человек часто не соглашается с очевидными вещами, нередко даже в ущерб своим интересам, только ради сохранения ложно понимаемого самоуважения.
Целесообразно ослабить оборонительную линию самолюбия. Надо постараться сделать все, чтобы человеку захотелось согласиться и чтобы это не воспринималось им как унижение. Постарайтесь уделять как можно больше внимания контакту с собеседником и постоянно демонстрировать уважение к нему.

Конечная фаза деловой беседы — принятие решения и завершение общения.
На этом этапе решиться, будут ли достигнуты заранее намеченные цели. Здесь важно подытожить все те аргументы, которые был признаны и одобрены собеседником, нейтрализовать негативные моменты, навести мосты для проведения следующей беседы, закрепить то, что достигнуто.
При переходе к принятию решения нужно использовать момент, когда атмо-
сфера беседы наиболее благоприятна, например, при достижении хорошего контакта или согласии собеседника по ряду важных вопросов.
Надо внимательно наблюдать за собеседником и уловить момент, удобный для завершения беседы. Иногда признаками его наступления являются замечания партнера, свидетельствующие о том, что решение им уже принято.

Финал беседы должен стимулировать реализацию принятых решений и зало-
жить основу для дальнейших встреч. В конце беседы необходимо сделать резюме, сформулировать основные выводы. В заключение обобщите ваши соглашения.
Достигнув цели, попрощайтесь с собеседником, скажите ему, что он будет доволен своим выбором. Поблагодарите партнера за беседу и выразите уверенность в успешности будущего сотрудничества. В любом случае будьте вежливы, постарайтесь остаться в хороших отношениях со своим партнером. У него должно сохраниться приятное впечатление о вас и желание встретиться с вами снова.

Фаза анализа предполагает обдумывание проведенного разговора для извлечения выводов и обнаружения своих ошибок, если беседа прошла для вас неудачно.  Вы можете вспомнить детали, ускользнувшие от вас в пылу разговора: например то, что собеседник в какой-то момент замолчал или прервал вас или еще что-то.
 Вы можете предположить, что за этим что-то стоит, собрать дополнительную информацию или сделать вывод о том, что в вашем поведении что-то произвело неблагоприятное впечатление.

 

 

Особенности целей и взаимодействия на каждом этапе.  

Одна из главных задач деловой беседы — убедить собеседника при­нять конкретное предложение. Деловая беседа выполняет следующие функ­ции: взаимное общение лиц из одной деловой среды;

 поддержание деловых контактов;

стимулирование деловой активности. обмен информацией;

контроль и координация уже начатых дел; поиск и оперативная разработка новых идей.

Классификация (виды) деловых бесед:

 1. Форсированная беседа с целью ускорения принятия решений.

 2. Информативная беседа с целью передачи информации собеседнику для пробуж­дения у него интереса к новой проблеме.

3. Элиминирующая беседа с целью устране­ния чужих вариантов проведения решения.

Целями бесед являются: закрепление хо­роших отношений с парнером; побуждение собеседника (партнера, оппонен­та) к определенным действиям; обеспечение коллективно­го сотрудничества ; обеспечение лучшего взаимопонимания.

На этапе подготовки к дело­вой беседе осуществляется: планирование; сбор матери­ала и его обработка; анализ собранного материала и его редактирование.
Сбор материала для деловой беседы — очень трудоемкий и важнейший этап под­готовки беседы, включает в себя: поиск возможных источников информации, составление социально-психологического портрета собеседника, определение его сильных и слабых сторон, т.е. установить его психо­ло-гический тип, политические, религиозные и др. убеждения, общест-вен­ные позиции, социальное положение, хобби и др.
Этап начала беседы решает следующие задачи: установление контакта с собеседником; создание при­ятной атмосферы для беседы; привлечение внимания к предмету беседы; пробуждение интереса к бесе­де; перехват инициативы.
Цель информирования участников, как этапа беседы, заключается в решении сле­дующих задач: Сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника и его фирмы. Выявление мотивов и целей собеседника. Передача собеседнику запланированной информации. Формирование основ для аргументации или пред­варительная проверка правильности отдельных ключевых пунктов аргументации и создание при необходимо­сти новых «точек опоры» у собеседника. Анализ и проверка позиции собеседника. Предварительное определение конечных результатов беседы. Рекомендации по передаче инфор­мации собеседнику:
Использовать язык собеседника при передаче ему информации. Лучше понять собеседника, учесть его интересы и цели. Уточнить уровень профессиональной компетентности и информированности собеседника. Дать возможность собеседнику показать, что он знает. Наблюдать реакции собеседника, и гибко реагировать на них, меняя свое поведение (скорость, сложность изложения информации и т. п.).
Последний этап беседы — ее завершение. Успешно завершить беседу — значит достигнуть на­меченных целей. Последний этап решает следу­ющие задачи: достижение основной или (в неблагопри­ятном случае) запасной (альтернативной) цели; обеспе­чение благоприятной атмосферы; стимулирование собе­седника к выполнению намеченных действий; поддер­жание в дальнейшем (в случае необходимости) контак­тов с собеседником, его коллегами; составление резюме с четким и понятным основным выводом.

 

---

Дата добавления: 2021-11-30; просмотров: 33; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!