ГЛАВА 2. Анализ оптимизации документооборота на ОАО «Брянскавтодор».
2
Содержание
Введение 3
Глава 1. Теоретические основы документооборота предприятия 7
1.1. Понятие и сущность документооборота, виды документооборота. 7
1.2. Организация процесса документооборота на предприятии 15
1.3. Современные проблемы документооборота на предприятии 25
Глава 2. Анализ оптимизации документооборота на ОАО «Брянскавтодор»30
2.1. Технико-экономическая характеристика ОАО «Брянскавтодор» 30
2.2. Анализ основных показателей ОАО «Брянскавтодор» 38
2.3. Анализ документооборота на ОАО «Брянскавтодор» 46
Глава 3. Направления повышения эффективности документооборота на ОАО «Брянскавтодор» 57
3.1. Комплекс мероприятий по оптимизации документооборота ОАО «Брянскавтодор» 57
3.2. Оценка социальной и экономической значимости предложенного предложения на ОАО «Брянскавтодор» 63
Заключение 70
|
|
|
Список используемых источников 73
Приложения 75
25
Современные проблемы документооборота в организациях
Объем документации создаваемый в учреждениях имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. Увеличение объемов документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда в связи с развитием научно-технического прогресса. Это одна из закономерностей документообразования.
Стремительный рост объёма информации связан с ростом объёма производства. В то же время производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв - одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира. Рост объёма документооборота разделяется на объективные и субъективные причины.
К главным объективным причинам можно отнести научно-технический прогресс, развитие экономики, усложнение выпускаемой продукции, освоение новых районов, усложнение процессов управления и строительство новых объектов. С ростом количества документируемых действий и количества адресатов объёмы создаваемых документов увеличиваются. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов связано с процессами документирования.
|
|
|
К субъективным причинам относят:
- бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, расширение контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;
26
- несоблюдение работниками законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых документов;
- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности;
- некачественное выполнение заданий, поручений, нарушение сроков их исполнения вызывает потоки документов с просьбами переноса сроков;
- отсутствие у подчиненных прав в решении определённых задач вынуждает их постоянно обращаться в вышестоящие учреждения;
|
|
|
- некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.;
- отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов;
- распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;
- использование компьютеров для создания и подготовки документов, с одной стороны, повышает скорость оформления документов, а с другой - приводит к увеличению количества документов за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме.
27
Таким образом, к субъективным причинам можно отнести причины связанные как с отдельной личностью, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.
Так же к субъективным причинам относят новые технологии подготовки документов, которые сокращают время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличивают их потоки и видовое разнообразие, но не решают проблему управления этими потоками. Данный вывод был сделан отечественными и зарубежными специалистами в области управления документацией.
|
|
|
Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что документооборот – это неотъемлемая часть документационного обеспечение любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения.
Документооборот можно рассматривать как функционирование", "деятельность" форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт в установленное время. Движение документов во всех случаях отражает, организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться отдельно.
На рост количества документов, создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции влияют существующие объективные факторы.
В настоящее время проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна.
28
В 1960-1970 гг. происходит взрыв "документационной активности" общества. Именно в эти годы отмечается рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.
Можно выделить несколько причин связанных с ростом документации:
- рост научных кадров;
- рост народонаселения, повышение его политической и творческой активности;
- развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.
Внедрение технологических средств в управленческий труд является доминирующей причиной возрастания документации. Вследствие этого в 60-х гг. была создана множительная техника, а с 70-х гг. создаётся электронно-вычислительной техника. Следствием данного феномена является резкое увеличение объёмов документации.
Исходя из выше сказанного, можно сделать вывод, чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению новой информации.
В настоящее время выделяют ещё несколько причин возрастания документопотоков: слабая законодательная база; большие трудности в экономике; подмена реального дела "бумаготворчества"; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё большего числа работающих.
29
В большинстве случаев документы в аппарате управления создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции, очень часто происходит дублирование документов и их структурных подразделений, вследствие чего возникает большой поток неоправданной документации при создании некачественных документов, особенно нормативных актов. Также документопотоки увеличиваются из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений.
Таким образом, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации.
30
ГЛАВА 2. Анализ оптимизации документооборота на ОАО «Брянскавтодор».
Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 444; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!