Требования к реляционным моделям

Тема Разработка автоматизированной информационной системы деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости Содержание Введение ГЛАВА 1 Концептуальный уровень проектирования базы данных 1.1 Описание предметной области (ПО) решаемой задачи и функции решаемых задач 1.2 Перечень входных данных 1.3 Перечень выходных данных 1.4 Определение атрибутов информационных объектов. 1.5 Определение отношений и мощности отношений между объектами 1.6 Построение схемы концептуальной модели ГЛАВА 2 Логический уровень проектирования базы данных 2.1 Разработка логической структуры базы данных 2.2 Разработка реляционной модели ГЛАВА 3 Выбор СУБД и технических средств 3.1 СУБД Microsoft Access 3.2 СУБД FoxPro 3.3 Выбор СУБД ГЛАВА 4 Физический уровень проектирования базы данных 4.1 Создание таблиц 4.2 Проектирование пользовательского интерфейса 4.3 Создание форм, запросов, отчетов. ГЛАВА 5 Разработка эксплуатационной документации 5.1 Требования к оборудованию и установка программы 5.2 Руководство пользователя Заключение Литература Приложение А Схема данных Введение Эффективное управление – неотъемлемая часть в современном мире. Система обработки информации - это совокупност средств и методов получения и преобразования информации, которая позволяет на основе исходных данных получить совокупность выходных показателей, необходимых для анализа, контроля, планирования и управления. От системы обработки информации, зависит эффективность работы любого предприятия. Есть множество функций системы обработки информации- получение общей информации, сбор и анализ данных; составление договора, получение общих и детализированных отчетов, выполнение точного и полного анализа данных. Базы данных в наше время составляют основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих во все сферы человеческой деятельности. Они являются эффективным средством представления структур данных. Системы управления базами данных отвечают: - за физическое размещение данных и их описаний; - за быстрый поиск данных; - за защиту данных от некорректных обновлений и несанкционированного доступа. Проблема автоматизации деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости - это одна из составных задач. Автоматизация отвечает за контроль выполнения задач каждого работника, а также использование быстрого доступа к любому утвержденному документу. Пользователями системы являются работники агенства, а также их клиенты. Работникам данной фирмы необходимо провести огромное количество сделок, с разными клиентами, оценить множества квартир в разных районах. Параллельно с продажей и оценкой недвижимости работникам также необходимо вести соответствующую документацию о клиентах и о квартирах. В процессе работы накапливаются тысячи записей, для того чтобы упорядочить их, т.е. расположить в определенной последовательности приходится обратиться к информационным технологиям. Тема дипломного проекта заключается в необходимости разработки автоматизированной информационной системы деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости. Программа создана для экономии времени как сотрудников, так и клиентов, а также для удобства в работе с документацией. Целью данной работы является разработка автоматизированной информационной системы (АИС) деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости. Задачи: - проанализировать предметную область деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости; - изучить существующие системы управления базами данных (СУБД) проектирования; - выбрать среду разработки программного обеспечения; - разработать программное обеспечение деятельности агенства; - разработать документацию по использованию программного обеспечения деятельности фирмы. Объектом исследования является деятельность агенства по оценке и продаже недвижимости. СУБД Access 2007 – является предметом исследования как средство разработки и проектирования баз данных по деятельности агенства. Предполагаемый результат исследования – автоматизированная информационная система (АИС) деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости, которое улучшит работу сотрудников. ГЛАВА 1 Концептуальный уровень проектирования базы данных 1.1 Описание предметной области (ПО) решаемой задачи и функции решаемых задач Агенство по оценке и продаже недвижимости занимается оценкой и продажей квартир. В работу сотрудников данной компании входит множество обязаностей: внести данные о квартире, покупателе, продавце, составить договора, отчеты по проделанной работе. Клиент, целью которого явлеется приобретение недвижимости, должен знать все о квартире – общую площадь жилья, тип санузла, местоположение, наличие документов на квартиру и многое другое. На каждую квартиру имеются документы. Проводится оценка недвижимости, которая вносится в договор купли–продажи. Таким образом, основными задачами агенства по оценке и продаже недвижимости являются: - Сбор общей информации о недвижимости; - Сбор информации о покупателе и продавце; Функции, которые должны быть реализованы в рассматриваемой задаче: - Составление договора купли-продажи; - Составление отчета о работе агенства. Необходимо обозначить известный ряд ограничений, существенных для процессов, относящихся к задаче: - продажа/покупка по одному договору производится только одному покупателю/продавцу; - номер клиента/покупателя не измененится. 1.2 Перечень входных данных Входная информация бывает двух типов - условно-постоянная, сохраняющая свои значения на длительный период времени, и постоянно-меняющаяся оперативно-учетная. Определены входные данные, необходимые для решения комплекса задач: данные оквартире, информация о продавце и о покупателе. При разработке АИС, создаются формы для ввода данной информации. Входная информация может быть представлена следующими документами: Клиент (продавец) (табл.1) Таблица 1 – Входные данные по продавцу Фамилия, имя, отчество Телефон клиента Паспортные данные: серия, номер, кем выдан Адрес: улица, дом Клиент (покупатель) (табл.2) Таблица 2 – Входные данные по покупателю Фамилия, имя, отчество Телефон Паспортные данные: серия, номер, кем выдан Квартира (табл.3) Таблица 3 – Входные данные по квартире Район Улица Дом-квартира Тип дома Тип планировки Тип санузла Наличие приватизации Наличие телефона Площадь квартиры Жилая площадь Площадь кухни Площадь санузла Документ на право собственности Данные о продавце: фамилия, имя, отчество Таблица 3 Квартира (продолжение) Договор (табл.4) Таблица 4 – Входные данные по договору Данные о продавце: фамилия, имя, отчество Информация о квартире Данные о покупателе: фамилия, имя, отчество Таблица 4 Договор (продолжение) Начало действия договора Окончание действия договора Стоимость Вознаграждение агенства Продление договора 1.3 Перечень выходных данных Выходная информация выводится в виде отчетов: Данные о квартире, информация о клиентах (продавец), список покупателей (рис.1, 2, 3). рис.1 – Отчетные формы Рис.2 Отчетная форма Рис.3 Отчетная форма 1.4 Определение атрибутов информационных объектов. Одним из первых объектов АИС можно выделить «договор купли-продажи». Договор составляется на двух клиентов продавца и покупателя, где указываются сроки действия договора, цена квартиры и вычисляется стоимость услуг агенства. Объект «договор» является сложным, так как включает в себя несколько объектов: «покупатель», «продавец», «квартира». Объект «данные о квартире» также является сложным и включает в себя такие объекты, как: «информация о квартире», «данные о продавце». Рассмотрим атрибуты перечисленных объектов (табл.9). Таблица 9 – Объекты Объект Атрибуты объектов Ключевой атрибут Квартира Код квартиры, код покупателя, код продавца, код дом – квартира, код район, район, улица, дом-квартира, этаж, тип дома, тип планировки, тип санузла, площадь квартиры, жилая площадь, площадь кухни, наличие приватизации, наличие телефона, документ на право собственности Код квартиры Покупатель Код покупателя, фамилия, имя, отчество, телефон, паспортные данные: серия, номер, кем выдан. Код покупателя Продавец Код продавца, фамилия, имя, отчество, телефон, паспортные данные (серия, номер, кем выдан) Код продавца Договор Код договора, код квартиры, код покупателя, начало действия договора, окончание действия договора, продление договора, стоимость квартиры, заработок агенства Код договора Необходимо проанализировать все объекты на наличие взаимосвязей с другими объектами. Объект приобретает смысл, только тогда, когда он связан с другими атрибутами, обладающими смысловым единством. 1.5 Определение отношений и мощности отношений между объектами Рассмотри взаимосвязи между объектами и мощности отношений. Продавец → Квартира. «Продавец» - главный объект, а «квартира» подчиненный. Тип связи «один ко многим». Так как один продавец может продать несколько квартир. Связь между этими объектами осуществляет атрибут «код клиента (продавца)» (см. рис.2) Рис.2 – Связь между объектами Продавец→Квартира Квартира → Покупатель. «Квартира» - главный объект, а «покупатель» подчиненный объект. Тип связи «один к одному». Так как одну квартиру может купить только один клиент (покупатель). Связь между этими объектами осуществляет атрибут «код квартиры» (см. рис.3) Рис.3 – Связь между объектами Квартира→Покупатель Квартира → Договор. «Квартира» - главный объект, а «договор» подчиненный объект. Тип связи «один к одному». Так как на каждую квартиру состовляется один договор. Связь между этими объектами осуществляет атрибут «код квартиры» (см.рис.4) Рис.4 – Связь между объектами Квартира→Договор Продавец → Покупатель. «Продавец» - главный объект, а «покупатель» подчиненный объект. Тип связи «один к одному». Так как один продавец продает квартиру одному покупателю. Связь между этими объектами осуществляет атрибут «код продавца». Рис.5 – Связь между объектами Продавец→Покупатель Составим матрицу смежности для рассматриваемой предметной области. Покупатель Продавец Квартира Договор Покупатель 0 1:1 1:1 1:1 Продавец 1:1 0 1:1 1:1 Квартира 1:1 N:1 0 1:1 Договор 1:1 1:1 1:1 0 1.6 Построение схемы концептуальной модели На основе полученных объектов, атрибутов и отношении между ними, можно построить концептуальную модель (рис.9 и рис.10). Оформление договора Рис.9 – Концептуальная модель часть 1 ГЛАВА 2 Логический уровень проектирования базы данных 2.1 Разработка логической структуры базы данных Логическое проектирование базы данных состоит в создании логической модели данных. В процессе разработки логическая модель должна постоянно проверяться на удобность пользования как клиентами агенства, так и их работниками. Также данный этап включает в себя доработку локальной концептуальной модели для удаления нежелательных элементов и преобразование полученной модели в локальную логическую модель данных (рис.10). рис.10 – Логическая структура реляционной базы 2.2 Разработка реляционной модели Почти все современные системы основаны на реляционной (relational) модели управления базами данных. Название реляционная связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту. В реляционной СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде плоских таблиц. Информация об объектах определенного вида представляется в табличном виде: в столбцах таблицы сосредоточены различные атрибуты объектов, а строки предназначены для сведения описаний всех атрибутов к отдельным экземплярам объектов. Модель, созданная на этапе инфологического моделирования, в наибольшей степени удовлетворяет принципам реляционности. Однако для приведения этой модели к реляционной необходимо выполнить процедуру, называемую нормализацией. Теория нормализации оперирует с пятью нормальными формами. Эти формы предназначены для уменьшения избыточности информации, поэтому каждая последующая нормальная форма должна удовлетворять требованиям предыдущей и некоторым дополнительным условиям. При практическом проектировании баз данных четвертая и пятая формы, как правило, не используются. Мы ограничились рассмотрением первых четырех нормальных форм. Введем понятия, необходимые для понимания процесса приведения модели к реляционной схеме. Отношение - абстракция описываемого объекта как совокупность его свойств. Проводя инфологический этап проектирования, мы говорили об абстракции объектов и приписывали им некоторые свойства. Теперь же, проводя концептуальное проектирование, мы переходим к следующему уровню абстракции. На данном этапе объектов, как таковых, уже не существует. Мы оперируем совокупностью свойств, которые и определяют объект. Экземпляр отношения - совокупность значений свойств конкретного объекта. Первичный ключ- идентифицирующая совокупность атрибутов, т.е. значение этих атрибутов уникально в данном отношении. Не существует двух экземпляров отношения содержащих одинаковые значения в первичном ключе. Простой атрибут - атрибут, значения которого неделимы. Сложный атрибут - атрибут, значением которого является совокупность значений нескольких различных свойств объекта или несколько значений одного свойства.

Требования к реляционным моделям

Рациональные варианты концептуальной схемы базы данных должны удовлетворять третьей нормальной форме, а также следующим требованиям:

Выбранный перечень отношений должен быть минимален. Отношение используется, если только его необходимость обусловлена задачами.
Выбранный перечень атрибутов должен быть минимален. Атрибут включается в отношение только в том случае, если он будет использоваться.
Первичный ключ отношения должен быть минимальным. То есть невозможно исключить ни один атрибут из идентифицирующей совокупности атрибутов, не нарушив при этом однозначной идентификации.
При выполнении операций над данными не должно возникать трудностей.

Реляционная модель проектируемой базы данных:

Клиент - продавец (код продавца, код адреса, дом – квартира, фамилия, имя, отчество, телефон, паспорт серия, паспорт номер, кем выдан). Первичный ключ: код продавца. Внешний ключ: код адреса.

Квартира (код квартиры, код покупателя, код продавца, код дом – квартира, код района, дом квартира, этаж, тип дома, тип планировки, тип сан.узла, площадь квартиры,жилая площадь, площадь кухни, наличие телефона,наличие приватизации, документ на право собственности). Первичный ключ: код квартиры.

Покупатель (код покупателя, фамилия, имя, отчество, паспорт серия, паспорт номер,кем выдан, телефон). Первичный ключ: код покупателя.

Район (код района, район). Первичный ключ: код района.

Улица (код улицы, улица). Первичный ключ: код улицы.

Договор (код договора, код квартиры, код покупателя, начало действия договора, окончание действия договора, продление договора, стоимость квартиры, заработок агенства). Первичный ключ: код договора.

Внешние ключи: код покупателя, код адреса, код района, код договора.

Далее определяем типы данных форматов данных.

Таблица «Клиент» содержит информацию о продавцах (см.табл.10).

Таблица 10 – Структура таблицы данных «Клиент (продавец)»

Наименование поля	Тип поля	Размер поля	Обязательное поле	Ключевое поле
Код продавца	Числовой	длинное целое	нет	да
Код адреса	Числовой	длинное целое	нет	нет
Дом - вкартира	Текстовый	25	да	нет
Фамилия	Текстовый	25	да	нет
Имя	Текстовый	25	да	нет
Отчество	Текстовый	25	да	нет
Телефон	Числовой	30	нет	нет

Таблица «Данные о таблице» содержит информацию о квартире, которую приобретают или продают (см.табл.11).

Таблица 11 – Структура таблицы данных «Данные о квартире»

Наименование поля	Тип поля	Размер поля		Обязательное поле		Ключевое поле
Код квартиры	Числовой	Длинное целое		нет		да
Код покупателя	Числовой	Длинное целое		нет		нет
Код продавца	Числовой	Длинное целое	да		нет
Код дом - квартира	Числовой	Динное целое
Код района	Чисовой	Длинное целое
Дом - квартира	Числовой	35

Тип дома
Тип планировки
Тип санузла
Площадь квартиры
Жилая площадь

Таблица «Производитель» содержит информацию о производителях товаров продуктового склада (см.табл.12).

Таблица 12 – Структура таблицы данных «Производитель»

Наименование поля	Тип поля	Размер поля	Обязательное поле	Ключевое поле
код производителя	счетчик	целое	да	да
наименование производителя	текстовое	30	нет	нет

Таблица «Поставщик» содержит информацию о поставщиках товаров продуктового склада (см.табл.13).

Таблица 13 – Структура таблицы данных «Поставщик»

Наименование поля	Тип поля	Размер поля	Обязательное поле	Ключевое поле
код поставщика	счетчик	целое	да	да
название поставщика	текстовое	30	нет	нет
адрес	текстовое	30	нет	нет
телефон	текстовое	10	нет	нет
признак посредника	логический	длинное целое	нет	нет

Таблица «Покупатель» содержит информацию о покупателях товаров продуктового склада (см.табл.14).

Таблица 14 – Структура таблицы данных «Покупатель»

Наименование поля	Тип поля	Размер поля	Обязательное поле	Ключевое поле
код покупателя	счетчик	целое	да	да
название покупателя	текстовое	60	нет	нет
адрес	текстовое	30	нет	нет
телефон	текстовое	10	нет	нет

Таблица «Выдавший накладную/счет-фактуру» содержит информацию о работниках складах (см.табл.15).

Таблица 15 – Структура таблицы данных «Выдавший накладную/счет-фактуру»

Наименование поля	Тип поля	Размер поля	Обязательное поле	Ключевое поле
код работника склада	счетчик	целое	да	да
работник склада	текстовое	60	нет	нет

Таблица «Накладная ведомость» содержит информацию о накладных ведомостях на товар (см.табл.16).

Таблица 16 – Структура таблицы данных «Накладная ведомость»

Наименование поля	Тип поля	Размер поля	Обязательное поле	Ключевое поле
код накладной	счетчик	целое	да	да
код товара	числовое	длинное целое	да	нет
код работника склада	числовое	длинное целое	да	нет
номер накладной	числовое	длинное целое	да	нет
дата поступления на склад	дата/время	-	нет	нет
количество	числовое	длинное целое	нет	нет
мера	текстовое	длинное целое	нет	нет
цена закупки	денежное	-	нет	нет

Таблица «Счет-фактура» содержит информацию о счет-фактурах на товар (см.табл.17).

Таблица 17 – Структура таблицы данных «Счет-фактура»

Наименование поля	Тип поля	Размер поля	Обязательное поле	Ключевое поле
код накладной	счетчик	целое	да	да
код товара	числовое	длинное целое	да	нет
код работника склада	числовое	длинное целое	да	нет
номер накладной	числовое	длинное целое	да	нет
дата поступления на склад	дата/время	-	нет	нет
количество	числовое	длинное целое	нет	нет
мера	текстовое	длинное целое	нет	нет
цена закупки	денежное	-	нет	нет

Связи между таблицами позволяют выполнить объединение данных различных таблиц, необходимое для решения большинства задач ввода, просмотра и корректировки данных, получения информации по запросам и вывода отчетов.

Связи между таблицами устанавливаются в соответствии с проектом логической структуры базы данных и запоминаются в схеме данных

Схема данных является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, она активно используется системой в процессе обработки данных. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при вводе и корректировке данных в таблицах (см. Приложение А).

Ссылочная целостность – это ограничение базы данных, гарантирующее, что ссылки между данными являются действительно правомерными и неповрежденными. Ссылочная целостность является фундаментальным принципом теории баз данных и проистекает из той идеи, что база данных должна не только сохранять данные, но и активно содействовать обеспечению их качества. Вот несколько дополнительных определений, найденных в Интернет:

- «Ссылочная целостность в реляционной базе данных – это согласованность между связанными таблицами. Ссылочная целостность обычно поддерживается путем комбинирования первичного ключа и внешнего ключа. Для соблюдения ссылочной целостности требуется, чтобы любое поле в таблице, объявленное внешним ключом, могло содержать только значения из поля первичного ключа родительской таблицы …» [5]

· «[Ссылочная целостность – это] свойство, обеспечиваемое реляционными системами управления базами данных (РСУБД), которое предотвращает ввод несогласованных данных пользователями или приложениями. В большинстве РСУБД имеются различные правила ссылочной целостности, которые можно применить при создании связи между двумя таблицами» .

«[Ссылочная целостность – это] предохранительное устройство системы управления базами данных, гарантирующее, что каждый внешний ключ соответствует первичному ключу. Например, номера заказчиков являются первичными ключами в файле заказчиков и внешними ключами в файле заказов. При удалении записи заказчика должны быть удалены соответствующие записи заказов; в противном случае они останутся без исходной связи. Если СУБД не проверяет этого, соответствующий механизм должен программироваться в приложении».

Поддержка ссылочной целостности в базе данных обеспечивает много преимуществ.

- Улучшенное качество данных. Очевидным преимуществом является поддержка качества данных, хранимых в базе данных. Ошибки могут по-прежнему существовать, но, по крайней мере, ссылки будут подлинными и неповрежденными.

- Убыстрение разработки. Ссылочная целостность объявляется. Это гораздо продуктивнее (на один или два порядка), чем написание специального программного кода.

- Меньшее число ошибок. Объявления ссылочной целостности являются гораздо более лаконичными, чем эквивалентный программный код. По существу, такие объявления приводят к повторному использованию проверенного и оттестированного кода общего назначения в сервере баз данных, а не к новой реализации одной и той же логики от случая к случаю.

- Согласованность между приложениями. Ссылочная целостность обеспечивает качество данных для нескольких прикладных программ, которые могут обращаться к базе данных.

ГЛАВА 3 Выбор СУБД и технических средств

3.1 СУБД Paradox

СУБД Paradox для DOS первоначально разрабатывалась компанией Ansa-Softwar,которая была поглащена фирмой Borland в сентябре 1987 года. Наиболее распространены были версии 3.5 и 4.5. Версии до 3.5 включительно основывались на исходной 1.0; версии 4.0 и 4.5 были созданы заново с использованием Borland C++, и включали новую схему использования памяти. Access – это реляционная система управления базами данных (СУБД), входящая в пакет MS Office.

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле, который имеет расширение .mdb.

СУБД представляет несколько средств создания каждого из основных объектов базы. Их можно классифицировать как:

- ручные (разработка объектов в режиме Конструктора);

- автоматизированные (разработка с помощью программ-мастеров);

- автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных.

Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. Кроме того. Access поддерживает протокол ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет подключаться к базам данных множества различных форматов, таких как SQL Server, Oracle, Sybase и даже DB/2 для больших ЭВМ фирмы IBM.

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Организация справочной системы фирмы Microsoft по-прежнему лучшая в отрасли, причем как для новичков, так и для опытных пользователей. В Access предусмотрена контекстно-зависимая справка, для получения которой достаточно нажать <F1>, и на экране сразу же появится справочная информация по тому вопросу, который интересует пользователя в текущий момент. При этом можно легко перейти к оглавлению справочной системы, конкретной информации, журналу предыдущих обращений и закладкам.

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать

базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.

Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования таблицы Access создается файл в заданном формате.

Связывание (ранее именовавшееся присоединением) означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь с данными dBASE, FoxPro, Excel, ASCII и SQL. Очень мощная возможность связывание таблиц Access с их внешними таблицами с последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro и SQL Server.

Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get -- что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения

масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструктор отчетов - очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определенный отчет).

Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые,

поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные.

Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange - динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding - связывание и внедрение объектов) в формы и отчеты Access можно добавлять все возможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows.

В Access теперь предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet. Одним щелчком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet. Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью

этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц.

Access содержит свыше ста функции (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач обработки данных.

Access - это серьезная среда разработки приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA (ранее известный как Access Basic) реализует объектно-ориентированный подход к программированию и позволяет программисту делать практически все, что только можно себе представить. Это мощный язык структурного программирования.

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающую на экране варианты вводимых команд.

3.2 СУБД FoxPro

Опыт применения ЭВМ для построения прикладных систем обработки данных показывает, что самым эффективным инструментом являются специализированные языки для создания систем управления данными. Такие средства обычно включаются в состав систем управления базами данных. СУБД дают возможность пользователям осуществлять непосредственное управление данными, а программистам быстро разрабатывать более совершенные программные средства их обработки.

В настоящее время реляционные системы лучше соответствуют их техническим возможностям и вполне удовлетворяют большинство пользователей. Скоростные характеристики этих СУБД поддерживаются специальными средствами ускоренного доступа к информации - индексированием баз данных. На текущий момент достаточно широко распространено поколение популярного пакета FoxPro.

СУБД FoxPro обладает исключительно высокими скоростными характеристиками и в этом отношении заметно выделяется среди интерпретирующих систем. Сравнительно ее скорость не только не уступает, но и в несколько раз выше, чем скорость систем-компиляторов. Практически по всем показателям Fox-программы работают значительно быстрее Clipper-программ. Набор команд и функций, предлагаемых разработчикам программных продуктов в среде FoxPro, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Здесь может быть реализован максимально удобный, гибкий и эффективный пользовательский интерфейс. В FoxPro поддерживаются разнообразные всплывающие и многоуровневые меню, работа с окнами и мышью, реализованы функции низкоуровневого доступа к файлам, управление цветами, настройка принтера, данные могут быть представлены в виде, похожем на электронные таблицы и тому подобное. Система также обладает средствами быстрой генерации экранов, отчетов и меню, поддерживает язык SQL, хорошо работает в сети. В пакете имеется компилятор, позволяющий при желании сформировать EXE-файлы готовых программ.

Наличие в СУБД языка программирования позволяет создавать сложные системы обработки данных, ориентированные под конкретные задачи и даже под конкретного пользователя.

Язык FoxPro имеет следующие возможности:

- динамическое распределение памяти компьютера. Системе доступна область памяти за пределами 640 Кбайт. Расширенная версия работает в защищенном режиме и использует всю память, установленную на машине.

СУБД FoxPro обладает следующими свойствами:

- поддержка и активное использование мыши;

- позволяет создавать хорошо структурированные программы. Практически из всех опций команд могут быть вызваны пользовательские процедуры / функции, что придает ему исключительную гибкость. Допускаются как внешние, так и внутренние процедуры;

- новые типы индексных файлов, а также возможность применения индексов не только для поиска отдельной записи, но и быстрой локализации групп записей с общим признаком (технология Rushmore);

- установка реляционных связей между базами данных вида одна запись ко многим;

- возможность построения многоуровневых световых меню, в качестве элементов которых могут фигурировать как произвольные строки, так и элементы массивов и компоненты файлов. Допускается множественный отбор данных. Меню получили статус объектов в памяти компьютера;

- СУБД предоставляет программисту средства конфигурации и системного меню самого FoxPro, что дает возможность легко настраивать его для работы в оболочке;

- FoxPro стал располагать средствами языка SQL, дающими

программисту исключительные возможности по формированию сложных запросов к базе, обрабатываемых с использованием одного из самых интеллектуальных оптимизаторов запросов.

- язык FoxPro включает теперь средства создания Windows-подобного интерфейса, то есть так называемого интерфейса, управляемого событиями.

- FoxPro предлагает интерфейс, обеспечивающий быстрый доступ ко всем нужным данным и вместе с тем возможность поддержания их четкой взаимосвязи и порядка.

- FoxPro дает возможность разработчику самому написать удобный драйвер принтера.

Обработка данных в FoxPro может выполняться с помощью следующих подходов:

- непосредственная обработка данных пользователем через системные меню FoxPro. Работа на этом уровне требует от пользователя хорошего владения интерфейсом системы и умения читать англоязычные сообщения. Здесь могут быть поставлены лишь очень простые задачи;

- обработка данных с помощью прикладных программ. Создание программных продуктов в среде FoxPro может быть выполнено только квалифицированным программистом. Использование готовых прикладных пакетов совершенно освобождает пользователя от необходимости что-нибудь изучать, кроме самой прикладной системы, а также от выполнения каких-либо технических действий по обработке данных и позволяет сосредоточиться только на принятии содержательных решений;

- обработка данных с помощью программ, созданных средствами генератора приложений.

FoxPro обладает эффективным языком программирования прикладных информационных систем. Ввиду того, что языки создания информационных систем ориентированы на непосредственный диалог с пользователем по обработке данных, находящихся в дисковых файлах, для них обычно характерны следующие особенности:

- наличие мощных команд обработки файлов;

- развитые средства ведения диалога (меню, «горячие» клавиши);

- удобные средства ввода / редактирования данных;

- возможность ускоренного доступа к данным (индексирование);

- возможность обеспечить контекстно-чувствительную помощь - такую как инструкции по вводу данных - при нажатии клавиши F1;

- использование утилит, вызываемых прямо из операционной системы для создания файлов базы данных и индексов, наклеек и отчетов;

- полные отладочные возможности.

3.3 Выбор СУБД

Программный комплекс MS Office является самым распространенным пакетом автоматизации работы в офисе. Поэтому СУБД (Система управления базами данных) Access, входящая в комплект профессиональной версии комплекса стала практически стандартной базой данных, используемой в современном бизнесе. СУБД крайне полезна в бизнесе для организации документооборота, так как позволяет исключить дублирование и ускорить обработку документов клиентов, и, следовательно, увеличить оборот и доход фирмы. Улучшение вида документов при этом положительно влияет на имидж фирмы и тоже позволяет привлекать клиентов. Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Один из основных плюсов разработки на MS Access – плотная связь с Microsoft Office. Для нормальной работы созданного приложения достаточно установить Офис. При этом так же устанавливаются все нужные для работы Access библиотеки, ODBC и т.д. Acess достаточно хорошо совместим с MS SQL Server и другими форматами баз данных.

Каждая задача при решении включает в себя выбор способа решения. Access при всей его внешней простоте позволяет решать весьма сложные задачи. Access достаточно серьезный инструмент, на котором быстро и хорошо можно сделать довольно сложные вещи. Для многих проектов, где важна скорость разработки, Access подходит как нельзя лучше.

Каждый язык программирования предназначен под определенные цели и задачи. И Access решает достаточно большое количество офисных, бухгалтерских и других подобных задач. Программирование в Access, создание структуры базы данных аналогичны как и в других средах.

Access изначально представлялся как настольная база данных, и в этой сфере ему трудно найти равного соперника. Так же Access очень хороший контейнер для хранения запросов и таблиц при работе с ними через ADO.

Access позволяет разработать профессиональную базу данных в более короткие сроки и за меньшие деньги, и вполне удовлетворить запросы заказчика. Кроме того, такое решение обладает большей гибкостью, настраиваемостью, в него легко можно внести дополнения и изменения, быстрее и дешевле чем в промышленные базы данных на основе Oracle и C++. Что касается трат на покупку MS Access, то он входит в MS Office, а этот продукт уже имеется на большинстве предприятий. Трудно представить себе компьютер, на котором бы не был установлен MS Office.

Microsoft Access является проприетарным программным обеспечением, то есть для его использования необходимо приобрести лицензию. Однако для использования готовых приложений, созданных с помощью Access, лицензия не требуется. Для работы такого приложения необходима runtime-версия Access, которая распространяется бесплатно.

ГЛАВА 4 Физический уровень проектирования базы данных

4.1 Создание таблиц

Основным структурным компонентом базы данных является таблица, состоящая из строк (записей) и столбцов (полей). Каждая таблица содержит записи определенного вида, например о товарах, о видах упаковки и т.д.

Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты.

В приложении Access создать таблицу для последующего ввода в нее собственных данных можно разными способами: на основе шаблона таблицы, в режиме конструктора и путем ввода данных в пустую таблицу.

При проектировании АИС «Склад продуктовых продуктов» в основном использовался способ в режиме конструктора (см. рис.11)

Рис.11 – Пример разработки таблицы в режиме Конструктор

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц.

- В окне базы данных выбрать Создание - Конструктор таблиц (рис.12).

Рис.12 – Создание таблицы с помощью конструктора таблиц

В окне Конструктора таблиц (рис.13) в столбце Имя поля вводятся имена полей создаваемой таблицы.

В столбце Тип данных для каждого поля таблицы выбирается из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

В столбце Описание можно ввести описание данного поля, но это не обязательно.

В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка необходимо ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>?, нажать кнопку Да.

В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

В ответ на сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? необходимо нажать кнопку Да если ключевое поле

необходимо, или кнопку Нет если такого не требуется.

Рис.13 – Окно конструктора таблиц

Необходимо отметить, что для таких полей как «код упаковки», «код поставщика», «код производителя» таблицы «Товар», «код товара», «код работника склада» таблиц «Накладная ведомость» и «Счет-фактура», используется тип Мастер подстановок, позволяющий выбирать значение поля из фиксированного списка или таблицы.

4.2 Проектирование пользовательского интерфейса

Интерфейс пользователя - эта та часть программы, которая находится у всех на виду. Некоторые программисты склонны оставлять дизайн интерфейса пользователя на потом, считая, что реальное достоинство приложения - его программный код, который и требует большего внимания. Однако часто возникает недовольство пользователей из-за неудачно подобранных шрифтов, непонятного содержимого экрана и скорости его прорисовывания, поэтому работу над интерфейсом также нужно воспринимать серьезно.

Формы - это строительные блоки интерфейса пользователя. Хороший дизайн форм включает нечто большее, чем просто добавление элементов управления и программирование процедур обработки событии. Чтобы создать хорошо спроектированную форму, необходимо понимать ее назначение, способ и время использования, а также ее связи с другими элементами программы. Кроме того в приложении может находиться несколько форм, каждая из которых будет отображаться по мере необходимости. Одни пользователи широко используют многозадачность Windows, другие предпочитают работать только с одним приложением. Необходимо помнить об этом во время разработки интерфейса пользователя и максимально реализовать все возможности Windows, чтобы пользователи с любыми навыками работы могли эффективно применять созданное приложение.

Если интерфейс пользователя должен содержать несколько форм, то необходимо принять самое важное решение: какой использовать вид интерфейса- однодокументный (SDI) или многодокументный (MDI). В SDI -приложениях окна форм появляются совершенно независимо друг от друга. Однако, не имеет значения какой тип интерфейса SDI или MDI выбран; взаимодействие пользователя с формами происходит одинаково -

посредством обработки событий, поступающих от элементов управления формы. Поэтому, если в приложении предусмотрено несколько форм программу необходимо написать так, чтобы у пользователей не было возможности нарушить предписанные ход ее выполнения (например, у пользователя не должно быть средств вывести форму, для которой еще не готова информация).

4.3 Создание форм, запросов, отчетов.

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет возможности для:

- ввода и просмотра информации базы данных;

- изменения данных;

- печати;

- создания сообщений.

Способы создания форм:

- конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);

- мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию);

- автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);

- автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);

- автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);

- автоформа: сводная таблица;

- автоформа: сводная диаграмма;

- диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph).

Алгоритм создания форм следующий:

- открыть окно базы данных;

- в окне базы данных выбрать вкладку Создание – Формы;

- выбрать способ создания формы и источник данных;

Создание формы с помощью Мастера

В окне диалога Создание форм (рис.14) необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

Рис.14 – Окно диалога Создание форм

В первом окне (рис.15) необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку >>.

Рис.15 – Первое окно диалога Создание форм

Далее необходимо выбрать внешний вид формы (рис.16).

Рис.16 – Окно диалога Создание форм для выбора внешнего вида формы

В следующем диалоговом окне мастера выбрать требуемый стиль формы (рис.17).

Рис.17 – Окно диалога Создание форм для выбора стиля формы

После выбора стиля формы, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

Рис.17 – Окно диалога Создание форм для выбора стиля формы

После необходимо нажать кнопку Готово. Перейдя в режим Конструктор, можно изменить внешний вид формы, добавить элементы управления формой, меню и пр.

Форма «Товар» (рис.18) создана для ввода товара поступающего на продуктовый склад.

Рис. 18 – Форма «Товар»

Форма «Товар» создана для формирования новой записи (рис. 19)

Рис.19 – Структура формы «Товар»

Поле 1 – «Наименование товара» предназначено для ввода наименования товара

Поле 2 – поле со списком «Поставщик» формируется на основе таблицы «Поставщик». Оно позволяет выбрать наименование поставщика товара.

Поле 3 - поле со списком «Производитель» формируется на основе таблицы «Производитель». Оно позволяет выбрать наименование производителя товара.

Поле 4 - поле со списком «Упаковка» формируется на основе таблицы «Упаковка». Оно позволяет выбрать вид упаковки товара.

Поле 5 предназначен для ввода штрих-кода товара, в данном поле не может быть совпадений.

Поле 6 – поле для ввода даты производства товара.

Поле 7 – поле для ввода даты годен до.

Кнопки 8, 9, 10 предназначены для перехода на формы «Поставщик», «Производитель», «Упаковка» соответственно.

Кнопка 11 позволяет удалить запись.

Кнопка 12 позволяет сохранить запись.

Кнопка 13 позволяет обновлять записи на форме.

Кнопка 14 позволяет найти запись по введенному товару.

Кнопка 15 позволяет просмотреть отчет «Товар».

Форма «Поставщик» создана для формирования новой записи о поставщиках (рис. 20)

Рис.20 – Структура формы «Поставщик»

Поле 1 – «Название поставщика» предназначено для ввода наименования поставщика товара

Поле 2 – «Адрес» предназначено для ввода адреса поставщика.

Поле 3 - «Телефон» предназначен для ввода контактного телефона поставщика.

Флажок 4 – установка признака посредника поставщика.

Кнопка 5 позволяет сохранить запись.

Кнопка 6 позволяет удалить запись.

Форма «Производитель» создана для формирования новой записи о производителе товара (рис. 21)

Рис. 21 – Структура формы «Производитель»

Поле 1 – «Наименование производителя» предназначено для ввода наименования производителя товара.

Поле 2 – «Примечание» предназначено для ввода дополнительной информации о производителе.

Кнопка 3 позволяет сохранить запись.

Кнопка 4 позволяет удалить запись.

Форма «Производитель» создана для формирования новой записи о производителе товара (рис. 22)

Рис. 22– Структура формы «Упаковка»

Поле 1 – «Вид упаковки» предназначено для ввода вида упаковки товара.

Кнопка 2 позволяет сохранить запись.

Кнопка 3 позволяет удалить запись.

Форма «Покупатель» создана для формирования новой записи о покупателя товара (рис. 23)

Рис.23 – Структура формы «Покупатель»

Поле 1 – «Название покупателя» предназначено для ввода покупателя товара

Поле 2 – «Адрес» предназначено для ввода адреса покупателя.

Поле 3 - «Телефон» предназначен для ввода контактного телефона покупателя.

Кнопка 4 позволяет сохранить запись.

Кнопка 5 позволяет удалить запись.

Форма «Накладная ведомость» создана для формирования записей о поставляемых товарах на склад (рис. 24)

Рис.24 – Структура формы «Накладная»

Поле 1 – «Номер накладной» предназначено для ввода номера накладной

Поле 2 – предназначено для ввода даты поступления на склад.

Поле 3 - поле со списком «Оформитель накладной» формируется на основе таблицы «Оформитель накладной». Оно позволяет выбрать работника склада.

Гиперссылка 4 предназначен для перехода на форму работников склада.

Поле 5 - поле со списком «Товар» формируется на основе таблицы «Товар». Оно позволяет выбрать товар.

Кнопка 6 – позволяет перейти на форму «Товар».

Поле 7 – поле для ввода количества поступающего товара на продуктовый склад.

Поле 8 - поле со списком, содержит список выбора меры измерения товара.

Поле 9 предназначено для ввода цены закупки товара.

Кнопка 10 позволяет удалить запись.

Кнопка 11 позволяет сохранить запись.

Кнопка 12 позволяет обновлять записи на форме.

Кнопки 14, 15 позволяют просмотреть отчеты «Отчет по номеру накладной», «Отчет все накладные».

Форма «Счет-фактура» создана для формирования записей о продаваемых товарах со склада (рис. 25)

Рис.25 – Структура формы «Счет-фактура»

Запросы. Структура и назначение SQL-запросов

Запросы являются одним из основных инструментов выборки, обновления и обработки данных в таблицах базы данных. Запрос позволяет сформировать пользовательское представление о данных, не обязательно отвечающее требованиям нормализации. Результат выполнения запроса — это новая, чаще всего временная, таблица, которая существует до закрытия запроса. Структура такой таблицы определяется выбранными из одной или нескольких таблиц полями. Записи формируются путем объединения записей таблиц, участвующих в запросе. Способ объединения записей различных таблиц указывается при определении их связи. Условия отбора, сформулированные в запросе, позволяют фильтровать записи, составляющие результат объединения таблиц. Простейшие запросы могут быть созданы с помощью мастера. Любой запрос можно создать в режиме конструктора. Конструктор предоставляет удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запросов, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Запрос строится на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, позволяя объединять данные, содержащиеся в них. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы с результатами.

Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в формах, отчетах, страницах доступа к данным, других запросах. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

- включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

- выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

- произвести вычисления в каждой из полученных записей;

- сгруппировать записи, которые имеют одинаковые значения в одном или нескольких полях, в одну запись и одновременно для других полей образовавшихся групп выполнить одну из статистических функций;

- произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

- создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

- удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;

- добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

В Access может быть создано несколько видов запроса:

- запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе такого запроса могут строиться запросы других видов. Таблицу с результатами запроса на выборку можно использовать для работы с данными в таблицах, на которых построен запрос. Например, через таблицу запроса можно корректировать данные в исходных таблицах базы данных. Запросы могут служить источниками записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным;

- запрос на создание таблицы — также выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов, но, в отличие от запроса на выборку, результат сохраняет в новой постоянной таблице;

- запросы на обновление, добавление, удаление — являются запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Запрос «Поиск товара» (рис.26) отображает информацию о введенном в окно «Поиска товара» (рис.27), его упаковки, производителе, поставщике, штрих-коде, дате производства и срока годности.

Рис.26 - Окно запуска запроса «Поиск товара»

Рис.27 – Окно конструктора запроса «Поиск товара»

Запрос в режиме SQL:

SELECT Товар.NameGoods, Товар.IDProducer, Товар.IDBatch, Товар.ShtrihCode, Товар.begin, Товар.end

FROM Производитель INNER JOIN (Упаковка INNER JOIN (Поставщик INNER JOIN Товар ON Поставщик.IDSeller = Товар.IDSeller) ON Упаковка.IDBatch = Товар.IDBatch) ON Производитель.IDProducer = Товар.IDProducer

WHERE (((Товар.NameGoods)=[Введите название товара]));

Запрос «ТоварНакладная» отображает информацию товарах в накладных ведомостях (рис.28).

Рис.28 - Окно конструктора запроса «ТоварНакладная»

Запрос в режиме SQL:

SELECT ПриходНакладная.NumberGoods, ПриходНакладная.DatePost, ПриходНакладная.Colvo, ПриходНакладная.Mera, ПриходНакладная.CenaZakup, Товар.NameGoods, Товар.ShtrihCode, Товар.begin, Товар.end, ПриходНакладная.IDSklad

FROM Товар INNER JOIN ПриходНакладная ON Товар.IDGoods = ПриходНакладная.IDGoods;

Запрос «ТоварНакладная1» (рис.29)отображает информацию по введенному номеру накладной (рис.30).

Рис.29 - Окно запуска запроса «ТоварНакладная1»

Рис.30 - Окно конструктора запроса «ТоварНакладная1»

Запрос в режиме SQL:

SELECT ПриходНакладная.NumberGoods, ПриходНакладная.IDGoods, ПриходНакладная.IDWorker, ПриходНакладная.DatePost, ПриходНакладная.Colvo, ПриходНакладная.Mera, ПриходНакладная.CenaZakup

FROM ПриходНакладная

WHERE (((ПриходНакладная.NumberGoods)=[Введите номер накладной]));

Запрос «ТоварСчет-фактура» (рис.31) отображает информацию товарах в счет-фактуре.

Рис.31 - Окно конструктора запроса

SELECT СчетФактура.CountNumber, СчетФактура.IDGoods, Покупатель.Company, СчетФактура.COLprod, СчетФактура.CenaProdag, СчетФактура.Cash, ВыдавшийСчетФактуру.Worker, [CenaProdag]*[COLprod] AS [SUM]

FROM Покупатель INNER JOIN (ВыдавшийСчетФактуру INNER JOIN СчетФактура ON ВыдавшийСчетФактуру.IDWorker = СчетФактура.IDWorker) ON Покупатель.IDClient = СчетФактура.IDClient

GROUP BY СчетФактура.CountNumber, СчетФактура.IDGoods, Покупатель.Company, СчетФактура.COLprod, СчетФактура.CenaProdag, СчетФактура.Cash, ВыдавшийСчетФактуру.Worker, [CenaProdag]*[COLprod], СчетФактура.Sum

HAVING (((СчетФактура.CountNumber)=[введите номер счет фактуры]));

Структура отчетов

Отчеты представляют собой наилучшее средство представления информации из базы данных в виде печатного документа. Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного
печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисления данных. При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа.

По сравнению с другими методами вывода данных на печать, отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

- предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных;

- могут быть использованы для получения красиво оформленных заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться для успешного ведения бизнеса.

В отчете каждая группа данных и итоги по ней могут быть представлены отдельно. Можно выделить следующие возможности:

- для обеспечения иерархического представления данных можно задать до 10 уровней группировки;

- для каждой из групп можно задать отдельные заголовки и примечания;

- можно производить сложные вычисления не только внутри группы или набора строк, но и по нескольким группам одновременно;

- к верхнему и нижнему колонтитулу можно задать заголовок и применение для всего отчета;

- можно вставлять в любой раздел отчета рисунки или диаграммы;

- можно внедрять подчиненные отчеты.

Отчеты Access подразделяются на шесть категорий (макетов).

Одностолбцовые отчеты. В них в одном длинном столбце перечисляются значения каждого поля каждой записи таблицы или запроса. Надписи указывают имя поля таблицы или запроса, а справа от надписей приведены значения. Эти отчеты применяются редко: их распечатка требует большого расхода бумаги.

Ленточные отчеты. В таких отчетах для каждого поля таблицы или запроса предоставляется озаглавленный столбец, а значения каждой записи помещаются в отдельную строку.

Многостолбцовые отчеты. Они создаются из одностолбцовых отчетов. Для этого применяется "газетный" вариант размещения "змейкой", предусмотренный в приложениях настольных издательских систем и текстовых редакторах.

Отчеты с группированием данных. Самый популярный тип отчетов. Такие отчеты позволяют вычислять итоговые значения для групп записей и представляют информацию в удобном для использования виде.

Почтовые наклейки. Особый тип многостолбцовых отчетов, создаваемых для печати имен и адресов в группах.

Сводные отчеты. Такие отчеты содержат подчиненные отчеты. При этом каждый подчиненный отчет создается на основе независимых источников данных, например, таблиц или запросов.

В первых пяти отчетах в качестве источника данных применяют таблицу или запрос, подобно формам. Отчеты такого рода называют присоединенными к источнику данных.

Перед началом конструирования отчета необходимо спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) базы данных, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных в отчете.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать мастера отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода в отчете результатов решения задачи, в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют легко структурировать и оформить полученные в запросе данные.

Отчет по запросу «Поиск товара» (рис.32) отображает информацию о товаре, его штрих-коде, производителе, упаковке, дате изготовления, сроке годности.

Рис.32 – Отчет по определенному товару

Отчет по таблице «Товар» (рис.33) отображает информацию о товаре на складе.

Рис.33 – Отчет по таблице «Товар»

Отчет по запросу «ТоварНакладная» (рис. 34) отображает информацию о накладных товара склада.

Рис.33 – Отчет по запросу «ТоварНакладная»

Отчет по запросу «ТоварСчет-фактура» (рис.34) отображает информацию о введенном номере счет-фактуры.

Рис.34 – Отчет по запросу «ТоварСчет-фактура»

ГЛАВА 5 Разработка эксплуатационной документации

5.1 Требования к оборудованию и установка программы

Элементами ПК является: процессор, чипсет, материнская плата, видеокарта, оперативная память, жесткий диск, монитор и другие периферийные устройства:

Процессор: должен иметь достаточное быстродействие для решения поставленных задач. Частота работы процессора не меньше 2Гц., платформа процессора Soket 775, тактовая частота шины не менее 800 Мгц, КЭШ не менее 2 Мб, напряжение питания 1,5.

Чипсет: частота передачи данных не менее 800 Мгц, поддержка USB, поддержка выбранного процессора, поддержка памяти DDR.

Материнская плата: поддержка выбранного процессора, СОМ порта, USB, частота шины не менее 533 МГц, поддержка памяти DDR (2-4 слота), слоты расширения 2 PCI, Floppy.

Объем оперативной памяти рассчитывается в технорабочем проекте. Время доступа не менее 60 нс, объем кэш-памяти не менее 128 Кбайт.

Жесткий диск: объем жесткого диску рассчитывается в технорабочем проекте, интерфейс IDE, 7200 об/мин, объем кэш-буфера не менее 2 МВ, среднее время поиска не менее 13 мс.

Клавиатура: PC-AT совместимая, количество клавиш 104/105, интерфейс PS/2,USB.

Манипулятор типа "мышь": Подключение PS/2 или USB, совместимость с выбранной ОС, прямой доступ, наличие программируемых клавиш, количество кнопок - не менее трех, обязательно наличие колеса прокрутки.

Монитор должен отвечать стандартам ТСО99, Plug&Play, EnergyStar и поддерживать разрешения не менее 1280x1024, частота кадровой развертки

100 Гц, размеривай зерна не менее 0,24, диагональ экрана не менее 17".

Видеокарта: объем памяти не меньше 128Мбайт, частота ядра должна быть не менее 250 МUц, частота памяти не менее 500 Мгц.

Принтер: формат листа - А4, скорость печати не менее 80 символов с секунду, печать черно-белая (цветная).

Для установки базы данных необходимо установить Access 2007 или выше и запустить файл Склад продуктов питания.mdb.

5.2 Руководство пользователя

Область применения

Данная программа АИС деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости предназначена для автоматизации деятельности работников данной сферы деятельности.

Уровень подготовки пользователя

Пользователи программы должны иметь опыт работы с персональным компьютером на базе операционных систем Microsoft Windows на уровне квалифицированного пользователя и свободно осуществлять базовые операции в стандартных программах Windows.

Перечень эксплуатационной документации

В состав сопровождающей документации входит:

- техническое задание;

- пояснительная записка;

- описание программы.

Назначение и условия применения

Виды деятельности, функции

Данная АИС предназначена для автоматизации деятельности работников агенства по оценке и продаже недвижимости.

Разработанная программа обладает следующими функциями:

- формирование сведений о продавцах и покупатлеях квартиры;

- формирование сведений о квартире;

- формирование договора купли - продажи;

- поиск по адресам,фамилиям;

- вычисление прибыли агенства.

Программные и аппаратные требования к системе

Технические и программные средства, необходимые для использования данного программного продукта:

Компьютер с процессором Intel Pentium II 500 МГц или совместимым.

- оперативная память не менее 128 Мб;

- наличие свободного места на жестком диске объемом не менее 50 Мб;

- Установленная ОС Microsoft Windows XP/7/8;

- Установленный Microsoft Office Access;

- Устанвленное программы Borland Delphi

- Разрешение экрана 1024х768 или 1280х800 с глубиной цвета 32 бит.

- Принтер.

Подготовка к работе

Запуск системы

Для загрузки программы необходимо установить в привод DVD/CD-ROM диск, он автоматически загрузится. Для запуска необходима Borland Delphi, Delphi 7, SQL Explorer, Database Desktop. СУБД включает в себя все объекты, связанные с данными, в том числе и те, которые предназначены для автоматизации работы с ними, такие, как таблицы, формы, запросы, отчеты, программный код.

Проверка работоспособности системы

Проверка работоспособности системы заключается в проверке правильного функционирования связей таблиц, запросов и отчетов.

Описание операций. Основные действия

Вход в программу.

При запуске файла АИС деятельности склада продуктов питания автоматически откроется Главная форма (рис.35). С помощью главной кнопочной формы можно осуществить добавление новых данных в таблицы базы данных.

Рис. 35 - Главная форма АИС

В АИС деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости существуют формы, которые являются обязательными для заполнения и имеют следующую последовательность заполнения:

1 сведения о продавце (рис.36 );

2 сведения о квартире (рис. 37);

3 сведения о покупателе (рис.38);

4 сведения о договоре купле продажи (рис.39);

Рис.36 - Сведения о товарах

Рис. 37 - Сведения об упаковках

Рис.38 - Сведения о производителе

Рис.39 - Сведения о поставщиках товара

Рис.40 - Сведения о работниках склада

Рис.41- Сведения о покупателях товара

Рис.42 - Сведения о накладной ведомости

Рис. 43 -Сведения о счет-фактуре

Формы «накладной ведомость» и «счет-фактура» заполняются по мере накопления данных и необходимости вывода того или иного отчета.

Получение отчётов по внесённым данным и условиям отбора

Заполнив формы необходимыми данными и нажав на кнопку нужного отчета, на экран будет выведен просмотр отчета, где можно еще раз проверить занесенные сведения. Далее отчет для редактирования и форматирования можно интегрировать в MS Word, для этого необходимо нажать кнопку стоящую рядом с кнопкой отчета. Отчет также можно вывести на печать, нажав соответствующую данным кнопку

Аварийные ситуации

При сбое в работе аппаратуры восстановление нормальной работы системы должно производиться после:

- перезагрузки операционной системы;

- запуска исполняемого файла системы;

- при ошибках в работе аппаратных средств (кроме носителей данных и программ) восстановление функции системы возлагается на ОС;

- при ошибках, связанных с программным обеспечением (ОС и драйверы устройств), восстановление работоспособности возлагается на ОС;

- при неверных действиях пользователей система выдает пользователю соответствующие сообщения, после чего возвращается в рабочее состояние, предшествовавшее неверной (недопустимой) команде или некорректному вводу данных.

Рекомендации по освоению

Для успешного освоения АИС деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости необходимо иметь навыки работы с ПК и изучить следующее:

· документ «Описание программы»;

· документ «Пояснительная записка»;

· настоящее «Руководство пользователя».

Заключение

В результате проведенной работы была разработана автоматизированная информационная система деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости, обладающая достаточной функциональностью для работы с информацией о деятельности агенств, занимающихся оценкой, продажей квартир. Организованы хранение информации, удобный ввод данных и реализована возможность создания отчетов.

Целью дипломной работы являлась разработатка АИС деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости на основе анализа предметной деятельности и создания концептуальной модели системы, которая позволила описать и выявить сущности предметной области и отношения между ними.

В ходе решения поставленной цели были решены следующие задачи:

- проанализирована предметная область деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости;

- созданы диаграммы потоков данных автоматизированной системы проектирования;

- исследованы существующие СУБД проектирования;

- выбрана среда разработки программного обеспечения;

- разработано программное обеспечение деятельности агенства по оценке и продаже недвижимости;

- разработана документация по использованию программного обеспечения деятельности агенства.

Благодаря нормализации было создано точное представление о структуре данных.

С помощью СУБД Microsoft Access на основе нормализованных таблиц БД была представлена структурная схема базы данных. В процесс разработки программного обеспечения был описан интерфейс пользователя и созданы макеты экранных форм ввода и редактирования данных, созданы отчеты, составлено руководство пользователя.

В результате выполненной разработки можно сделать следующие выводы:

При разработке программного обеспечения был пройден полный цикл проектирования программы от постановки задачи до введения выходного результата на исполнение.

Разработанное программное обеспечение позволяет достигнуть следующих эффектов:

- уменьшение времени необходимого для учета продуктов питания привезенных на склад;

- уменьшение времени необходимого для учета продуктов питания проданных со склад;

- автоматизация контроля сбыта;

- контроль срока годности продуктов питания;

- своевременное получение информации о товарах на складе;

- сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти;

- уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий;

- устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте.

АИС деятельности склада продуктов питания можно доработать по направлению защиты базы данных от неправомерных действий персонала (разграничение прав доступа и т.п.).

Разработанная база данных проста в применении и может быть использована на любом складе продуктов питания.

[1] Michael Blaha and William Premerlani. Object-Oriented Modeling and Design for Database Applications. Upper Saddle River, New Jersey: Prentice Hall, 1998.

[2] Michael Blaha. A retrospective on industrial database reverse engineering projects—part 2. Eighth Working Conference on Reverse Engineering, October 2001, Stuttgart, Germany, 147–153.

[3] Jim Melton and Alan R. Simon. Understanding the New SQL: A Complete Guide. San Francisco, California: Morgan Kaufmann, 1993.

[4] James Rumbaugh. Relations as semantic constructs in an object-oriented language. OOPSLA’87 as ACM SIGPLAN 22, 12 (Dec. 1987), 466–481.

[5] en.wikipedia.org/wiki/Referential_integrity

[6] www.webopedia.com/TERM/R/referential_integrity.html

[7] computing-dictionary.thefreedictionary.com/referential+integrity

Приложение А

Схема данных

Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 421; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!