Оформление библиографических ссылок
При ссылке на книгу (статью, документ) в тексте сноски указываются ее полные библиографические данные и номер соответствующей страницы.
Если текст цитируется не по первоисточнику, а по другому изданию или документу, то ссылку следует начинать словами: «Цит. по:», либо «Цит. по кн.:», либо «Цит. по ст.:». Например:
Цит. по кн.: Парламенты мира: Сб. М.: Интерпракс, 1991. – С. 12.
Если от текста, к которому относится ссылка, нельзя сделать плавный логический переход к ссылке, поскольку из текст неясна логическая связь между ними, то пользуются начальными словами: «См.» или «См. об этом».
В случае, когда необходимо подчеркнуть, что источник, на который делается ссылка, – лишь один из немногих, подтверждающих положение основного текста, используют слова: «См., например,», «См. также», «См. в частности».
Если предыдущая на данной странице ссылка делалась на тот же источник, что и данная, то в этом случае полные библиографические данные полностью не повторяют, а используют слова: «Там же». Если номер страницы ссылки при этом не совпадает с предыдущей ссылкой, то после запятой указывают номер страницы. Например:
Щеглов А.Ф. Экономика. Альбом схем: учеб. пособие. – М., 2009. – С.28.
Там же. – С. 102.
Если несколько ссылок делается на одно произведение одного автора, при этом на другие работы данного автора ссылок нет, и ссылки идут не подряд на одной странице, то используют слова: «Указ. соч.» Например:
|
|
|
Щеглов А.Ф. Указ. соч. – С. 223.
Далее см. образецоформления титульного листа реферата.
Федеральное государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ПРАВОСУДИЯ
Кафедра ___________________________________
РЕФЕРАТ
По дисциплине «__________________________»
Тема ________________________________________________________
(Название темы)
Выполнил:
____________________________________________________________________________________
(номер курса, учебной группы, Ф.И.О. студента)
Проверил:
____________________________________________________________________________________
(должность, ученая степень, звание Ф.И.О. преподавателя)
Москва 2013
Приложение 2
Методические рекомендации
По написанию и оформлению деловой документации
Тексты документов оформляют в виде связного текста, анкет, таблиц, информационных блоков. Текст в этом случае, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть, например:
а) приказы – распорядительную часть;
б) письма, заявления-просьбу – без пояснения;
|
|
|
в) справки, докладные записки – только оценку фактов, выводы.
Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок, прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому). Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов.
Например: «Повысить дисциплину помог переход на хозяйственный расчёт».
Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ, в тексте приводятся полные его данные.
Например: «Согласно приказу Федеральной архивной службы России от 11.12.1997 № 401 «Об организации учета особо ценных документов …» (запятая после этого оборота НЕ ставится).
К особенностям делового стиля относится широкое применение устойчивых языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наборы таких стандартных фраз и выражений используются при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Устойчивые сочетания обеспечивают понимание текста без каких-либо комментариев.
Например: «В соответствии с достигнутой договоренностью …» или «Принимая во внимание, что …, просим (предлагаем) …» и т.д.
|
|
|
Наиболее употребительны в деловой речи глагольно-именные словосочетания.
Например: архив – обрабатывать, сдавать в, создавать; вакансия – замещать, иметь; совещание – вести, готовить, открывать, закрывать, переносить и т.д.
Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов.
Например: адресовать в адрес; май месяц, пять человек детей и т.д. Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных слов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если такое слово может оказаться непонятным, а его заменить другим нельзя, следует в скобках дать его объяснение.
С точки зрения соблюдения правил оформления распорядительных документов, отражающих принцип единоначалия, необходимо помнить, что текст излагается от первого лица (приказываю, предлагаю, прошу).
Служебные письма
Служебные (деловые письма) применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. Это запросы, уведомления, приглашения, сообщения, напоминания, рекомендации, просьбы и т.п.
Текст служебного письма должен быть простым. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной части, без пояснений:
|
|
|
«Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».
Используются следующие формы изложения:
1) от первого лица множественного числа («просим направить», направляем на рассмотрение»);
2) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
3) от третьего лица единственного числа («банк считает возможным»).
Рекомендуется избегать вводных слов и конструкций: как известно, по-видимому, если возможно и т.п. Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «Внимательно рассмотрев Ваши предложения,…», «Тщательно изучив Ваши замечания,…». При обосновании действий используется набор начальных и заключительных словосочетаний: «В порядке обмена…», «В порядке исключения», «В связи…», «В соответствии…» и т.д. Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастий и деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во внимание», «руководствуясь» и т.д.
Сопроводительные письма
Это письмо составляется в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам. Начинаются эти письма словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п.
Например: «Направляем Вам на рецензирование рукопись программы курса «Бухгалтерский учет». Отзыв просим прислать до 12 сентября 2005 г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.»
Информационное письмо
Эти письма предлагают адресату принять участие в семинаре, выставке, научной конференции, презентации и т.д. Они могут адресоваться конкретным лицам или учреждению. Часто эти письма начинаются словами: «Приглашаем Вас», или «Просим Вас принять участие». В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются место и время проведения, условия участия в нем.
Например:
«17 – 18 июня 2005 г. фирма «Металлоконструкция» проводит семинар «Информационные технологии». Для участия в семинаре необходимо прислать тезисы сообщения до 30 мая 2005 г. Они будут опубликованы. Наш адрес:….., телефон:…. Вам необходимо подтвердить свое участие в семинаре.
Президент фирмы М.А. Иванов
Рекламное письмо
Рекламные письма представляют собой наиболее избирательный вид рекламы. В отличие от уличной и рекламы в прессе, эти письма имеют своей целью продажу конкретных типов товаров или услуг избранным категориям покупателей. Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. В таких письмах адрес или телефон организации-автора (адресанта) указывается отдельно.
Например:
ЗАО «Бизнес-школа»
117036, Москва, ул. Профсоюзная, 3, офис 69
телефон (095) 129-92-12
факс (095) 129 92-36
Предлагаем Вам программный комплекс «Деловое письмо», предназначенный для автоматизации процессов документоведения.
Профессионализм программы с точки зрения «Документоведения» состоит в том, что в ней полно описаны все операции документоведения.
Задачи рекламного письма
1) возбуждать интерес;
2) вызывать желание приобрести товар;
3) убеждать;
4) побуждать к действию.
Возбуждать интерес
Пробудив во вступительном абзаце интерес читателя, Вы должны вызвать желание приобрести распространяемый Вами товар или воспользоваться рекламируемой услугой. Для этого нужно отметить, какую пользу принесет читателям данный продукт и каким образом он на них повлияет.
Если Вы посылаете письмо человеку, который ничего не знает о данном продукте, необходимо описать его и дать ясную картину того, что это такое и что с ним можно делать. Изучите продукт, а затем выберите те характеристики, которые отличают его в лучшую сторону от прочих продуктов того же типа. Проанализируйте выбранные характеристики с точки зрения читателя. Не нужно провозглашать, что это «лучшее на рынке», или «это последнее достижение электронной технологии» и т.д. Лучше отметить качество использованных материалов, а также отличия данной модели, благодаря которым она более удобна и эффективна, чем конкурирующие модели.
Убеждать
Вам необходимо убедить читателя в том, что Ваше описание продукта соответствует реальности. Вам необходимо привести какие-нибудь доказательства в поддержку Ваших заявлений – факты, мнения. Это можно сделать несколькими способами:
• Пригласить читателя на фабрику или в демонстрационный зал.
• Предложить прислать товар на пробу.
• Предоставить гарантию.
• Сослаться на опыт производства в данной сфере.
Однако не забывайте, что искажение или преувеличение каких-либо фактов является противозаконным. Необходимо помнить, что успех Вашего бизнеса во многом опирается на Вашу честность в обращении с клиентами.
Побуждать к действию
В заключительном абзаце необходимо убедить читателя в том, чтобы он предпринял желаемое действие – послал запрос на получение образца или сделал заказ.
При составлении рекламных писем помните: интерес представляют не распространяемые Вами товары, услуги или идеи, а та польза, которую они могут принести.
Письмо-подтверждение
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, бандероли, товаров и т.п.). Письмо подтверждает какой-либо факт. Начинается оно обычно словами, образованными от глагола «подтверждать».
Например:«Подтверждаем долевое участие в строительстве административного здания в 2001/05 гг. в сумме ...».
Гарантийное письмо
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований, предоставление товара и т.д.) Такие письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Например: «Просим Вас провести модернизацию пяти компьютеров института с объединением в сеть и выделением файл-сервера. Оплату гарантируем.» (Подписи руководителя адресанта и бухгалтера.)
Гарантийные письма обычно имеют две подписи: руководителя и бухгалтера, на них проставляется печать.
Письма-ответы
Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументирован.
Например:
Письмо-ответ от 28.01.2005 г.
«О качестве продукции»
Предлагаемая Вам магнитная лента, выпускаемая заводом, прошла сертификацию и признана соответствующей всем требованиям.
Приложение: Сертификат соответствия на ленту магнитную. (Копия)
Подпись руководителя предприятия.
Для большинства деловых текстов характерно повторение одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.
Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:
• «Уважаемый Иван Иванович!»
• «Господин Зорин!»
• «Уважаемый г-н Зорин!»
• «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)
Большинство писем продолжается словами:
• «В связи с …»
• «Согласно контракту от … №…»
• «Нами рассмотрены Ваши предложения …»
• «В соответствии с Вашей просьбой …» и т.д.
В зависимости от вида делового текста при его составлении используются следующие обороты:
Отправка груза, документа
• «Отправляем Вам …»
• «Направляю Вам …»
• «Высылаем Вам …»
• «В соответствии с Вашей просьбой направляем Вам …»
• «Согласно нашей договоренности …»
Напоминание
• «Напоминаем Вам, что …»
• «По истечении … срока предложение нашей фирмы теряет силу.»
Подтверждение
• «Концерн …подтверждает получение …»
• «Подтверждаю, что партия груза (строительного материала) получена …»
Извещение
• «Сообщаем Вам, что …»
• «Ставлю Вас в известность, что …»
• «Извещаем Вас, что …»
• «Считаем необходимым поставить Вас в известность …»
Благодарность
• «Мы признательны Вам …»
• «Выражаем благодарность за …»
• «С благодарностью подтверждаем …»
Письма могут заканчиваться фразами:
• «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной.»
• «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.»
• «Мы надеемся на Вашу заинтересованность и расширение связей.»
Наиболее распространёнными ошибками при составлении писем являются:
• «в апреле месяце»;
• «польза от использования»;
• «Следует учитывать следующие факторы»;
• «представление информации пользователю»;
• «Настоящим сообщаем»;
• «потребное количество товара»;
• «Приложение: упомянутое на 3х листах».
Этика делового общения посредством письменной речи, т.е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:
Знать, уметь, применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания, оформления, регистрации, хранения документов, принятых в Российской Федерации.
Стремиться облегчить партнёру работу с документами, направляемыми ему.
Проявлять скромность в общении (как в устной, так и в письменной форме), не теряя достоинства. От этого зависит, как будут развиваться деловые отношения.
Стиль речи – самая трудноуловимая и в то же время самая сильнодействующая ее сторона. По стилю речи (устной или письменной) можно почти безошибочно определить ее автора (в том случае, когда имеют место специфические черты стиля). Прежде всего надо иметь в виду недопустимость «лишних слов» (например, значит, так сказать, собственно говоря и др.). Второе требование к хорошему стилю – правильный порядок слов. В этом случае, если допускаются отступления, их перестановка должна быть оправданной, должна служить определенным целям. И третий признак хорошего стиля – отсутствие «избитых выражений».
Один из многих недостатков стиля, которым страдает речь менеджера – ненужная помпезность, излишнее использование определений: «Поздравляю с достигнутыми успехами», «исправляют имеющиеся ошибки», «овладевают настоящим мастерством».
Хорошему стилю речи свойственны краткость, т.е. экономность в использовании речевых средств, способность выделить главную мысль, логичность, строгость и стройность изложения. С точки зрения этикета необходимо помнить о том, что все деловые тексты должны быть оформлены словами и словосочетаниями нейтрального стиля.
Требования к составлению текста следующие:
1) позитивность;
2) цельность;
3) связность;
4) ясность изложения;
5) краткость;
6) прямой порядок слов;
7) правильное использование элементов унификации в оформлении текста делового сообщения.
При написании делового сообщения используют правило «АБВ»:
Аккуратность: 1) тщательно проверяйте факты;
2) не упускайте важные подробности;
3) внимательно читайте корректуру.
Быстрота: 1) пишите короткими фразами;
2) используйте простые выражения;
3) не злоупотребляйте терминами.
Внятность: 1) пишите «простым» языком;
2) используйте деловой стиль;
3) избегайте фамильярности.
Будьте вежливы и деликатны
Быть вежливым – это не значит использовать устаревшие выражения типа «Ваш любезный запрос» или «Ваш высокочтимый заказчик». Вежливость заключается в проявлении уважения по отношению к Вашему адресату. Вежливый стиль создает возможность отклонить просьбу без ущерба для дальнейшего сотрудничества. Учтивый тон дает право ответить отказом, не ставя под угрозу дружеские отношения. Вот еще несколько рекомендаций:
а) своевременно отвечайте на все письма – по возможности в тот же день;
б) если Вы не можете ответить немедленно, напишите краткую записку и объясните, почему. Это сохранит Вашу репутацию;
в) проявляйте понимание и уважение к точке зрения Вашего корреспондента;
г) не поддавайтесь искушению ответить на оскорбительное письмо в таком же тоне. Ответьте вежливо, с чувством собственного достоинства.
Соблюдайте подходящий тон.
Для того чтобы Ваше сообщение оказалось действенным, необходимо выбрать соответствующий тон. Тон Вашего послания отражает Ваше настроение. При несоблюдении подходящего тона письмо может быть воспринято как агрессивное, бестактное, грубое или оскорбительное. Подобный тон письма вряд ли поможет Вам в достижении желаемой цели.
| Вместо | Пишите |
| 1) Мы ничего не можем сделать для решения Вашей проблемы | 1) К сожалению, мы не в силах ничем помочь Вам в сложившейся ситуации. |
| 2) Эта проблема не возникла бы, если бы Вы верно соединили провода. | 2) Данная проблема может быть разрешена путём соединения проводов в соответствии с инструкцией. |
| Пишите по существу
| |
| 1) На протяжении нескольких последующих недель … | 1) В ближайшее время… |
| 2) Я был бы признателен Вам, если бы Вы … | 2) Будьте добры … |
| 3) Я с сожалением вынужден отметить, что в настоящий момент в ассортименте нашего магазина отсутствует данный вид товара. | 3) Этих товаров нет в наличии. |
| Используйте современную терминологию Устаревшие выражения ничего не прибавляют к смыслу Вашего сообщения. В деловом письме никогда не используйте больше слов, чем это надо для того, чтобы ясно и точно выразить мысль.
| |
| 1) При сём прилагается… | 1) Я прилагаю… |
| 2) Не будете ли Вы так любезны уведомить меня… | 2) Пожалуйста, сообщите мне… |
Памятка
Прежде чем подписаться, задайте себе следующие вопросы:
1) будет ли понятно сообщение?
2) в соответствующем ли тоне оно написано?
3) удалось ли избежать длинных оборотов и устаревших слов?
4) не упущены ли какие-нибудь важные подробности?
5) является ли письмо коротким, ясным и вежливым?
6) верна ли орфография?
7) нет ли пунктуационных и стилистических ошибок?
8) соблюдена ли логика?
При оформлении деловых писем важно помнить о том, что однообразный, неэнергичный текст не привлекает внимания читателя. Используйте живой энергичный стиль и старайтесь не упускать существенных деталей.
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 740; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!