Контроль за исполнением решения ЭПМК.
Утверждаю
Директор
В. Шепель
октября 2011 г.
Введение
Настоящая Памятка составлена в целях улучшения организации работы группы экспертов Экспертно-проверочной методической комиссии Архива Президента РК (ЭПМК).
Отбор документов, относящихся к составу Национального архивного фонда, подготовка их к передаче на государственное хранение является наиболее ответственным моментом на заключительном этапе формирования документальной источниковой базы для последующей организации использования в различных целях. В этой работе роль эксперта по всесторонней оценке качества отбора, составления описей дел постоянного хранения, научно-справочного аппарата к ним, акта о выделении к уничтожению документов и дел, утративших научное и практическое значение, является особо важной. От теоретической и практической подготовки эксперта в области архивоведения и документоведения зависит объективная оценка конкретных работ, представленных на рассмотрение ЭПМК. Поэтому эксперт должен четко знать требования Закона РК «О Национальном архивном фонде и архивах», правил работы Архива Президента РК и ведомственных архивов, Положения об Экспертно-методической комиссии, инструкций по делопроизводству, Типового и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения. Необходимо постоянно следить за изменениями в их содержании. Следует помнить, что работа эксперта отражается в индивидуальном, годовом, квартальных планах и отчетах структурного подразделения.
|
|
|
2. Основные задачи в работе эксперта.
Характер работ, подлежащих экспертной оценке достаточно разнообразный, но, все же, имеет определенные направления: нормативные документы и методические рекомендации по хранению архивных документов непосредственно в Архиве и ведомственных архивах; результаты экспертизы ценности документов и все вопросы, связанные с этой темой; нормативные и методические документы, исторические предисловия и другие обязательные элементы по совершенствованию научно-справочного аппарата к описям; архивные технологии (технические задания на разработку программного обеспечения), нормативные и методические документы по организации документирования и управления документацией в учреждениях-источниках комплектования.
|
|
|
Основными задачами эксперта являются:
оценка качества документального комплекса, подготовленного в результате экспертизы ценности и отбора документов на государственное хранение и его полноты, перечней особо ценных документов, методических пособий и других работ;
проверка соблюдения установленных требований описания единиц хранения,их систематизации, составления и оформления описей дел, наличия обязательных элементов научно-справочного аппарата к описям и схемы его построения;
целесообразность уничтожения дел, не подлежащих дальнейшему хранению, достоверность обоснований, соответствия сроков хранения и номеров статей в акте и по перечню;
соответствие технических заданий на разработку программного обеспечения информационно-поисковых систем и баз данных, установленным требованиям и предъявляемым задачам;
оценка качества составления инструкций и правил документирования, номенклатур дел;
подготовка экспертного заключения на представленные документы;
Проверка выполнения замечаний и внесение предложения об окончательном утверждении или согласовании проекта документа после принятого решения ЭПМК.
|
|
|
Методика работы по проведению экспертной оценки.
Эксперт, получив комплекс документов по результатам экспертизы ценности: описи, предисловие, различные указатели, акт о выделении к уничтожению документов и дел, подлежащих рассмотрению, прежде всего, знакомится:
с историей учреждения - фондообразователя, его задачами, функциями, структурой, характеристикой состава документов, признаками систематизации дел в описи, элементами описания и научно-справочного аппарата. При этом также изучаются описи дел, исторические справки или предисловия, относящиеся к предыдущему периоду (наблюдательные дела учреждений, документы которых не переданы в Архив и хранятся в Управлении комплектования и документации).
Этот анализ необходим, чтобы убедиться, все ли участки работы, установленные задачами учреждения, документированы и нашли отражение в описи, а также для обеспечения преемственности в методике описания документов и научно-справочного аппарата. Часто работники ведомственных архивов забывают указывать прошедшие изменения в задачах, функциях, структуре организации, либо дают неполные или неточные сведения. В этой работе нужно обращаться к справочнику «Органы государственной власти Республики Казахстан» или на веб-сайт организации в Интернете, где может быть указанная информация. Обращайте внимание на эти изменения, которые неизбежно вызывают появление новых по составу и содержанию документов, возможно не отраженных в предисловии. Кроме того, следует ознакомиться с утвержденной номенклатурой дел соответствующего периода, чтобы иметь представление о полном составе дел, заведенном в делопроизводстве, в том числе и с пометами «ЭПК» и тем самым проанализировать наличие дел, обеспечивающих полноценную информативность фонда;
|
|
|
эксперт также проверяет правильность фондирования и отнесения документов к конкретной разновидности архивного фонда (архивный фонд организации; архивный фонд личного происхождения; объединенный архивный фонд; архивная коллекция), определения хронологических рамок фонда.
Особое внимание следует обратить на качество составления и оформления описей и прежде всего дел постоянного хранения. При изучении следует руководствоваться требованиями Правил работы ведомственных архивов, а не государственных, а также Памяткой по составлению описей дел, научно-справочного аппарата к ним, акта о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, одобренной протоколом ЭПМК Архива от 29 июля 2011 г. № 17. Особое внимание необходимо уделять анализу полноты документов в описи, при этом использовать номенклатуру дел за соответствующий период, чтобы выявить факты отсутствия документов постоянного хранения, включения в опись дел с отметкой «ЭПК».
При изучении описей дел, представленных общественными объединениями, следует руководствоваться Методическим рекомендациями по проведению экспертизы ценности документов в общественных объединениях (Информационно-методический бюллетень Архива № 1(9) 2010 г.).
Ведомственные архивы часто допускают ошибки в нумерации описей. Каждому виду описи присваивается свой порядковый номер: опись № 1 дел постоянного хранения, опись № 2 - ЛС по личному составу, опись 3-ЛД личных дел. Эксперт проверяет правильность систематизации дел в описи, составления заголовков дел, которые строятся по схеме: вид документа, автор, обобщенное краткое содержание, дата. В переписке кроме указанных элементов указывается корреспондент и территория. Переписка содержит крайние даты. Замечания по редактированию заголовков уместны лишь в том случае, когда теряется смысл содержания или не все элементы присутствуют. Проверке подлежит оформление итоговой записи к описи, так как часто имеются арифметические ошибки в счете дел (пропущенные, литерные номера).
При изучении научно-справочного аппарата к описям следует четко помнить его состав:
титульный лист.На нем помещают следующие данные: полное название Архива, название фонда (учреждения) со всеми его переименованиями и датами, номер описи, название описи, крайние даты документов. Часто допускаются ошибки в указании мест его дислокации. Необходимо помнить, что 28 января 1993 г. г. Алма-Ата переименована в Алматы, Акмола 6 июня 1998 года была переименована в Астану.
Титульный лист может не составляться к разделу описи (продолжение) в том случае, если за соответствующий период не было изменений в названии организации-фондообразователя, места его дислокации;
оглавление.В нем перечисляется расположение предисловия, списка сокращенных слов, названий всех разделов описи, указателей. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи, поэтому следует проверять порядок расположения указанных документов, как в описи, так и в оглавлении, правильность проставления номеров страниц;
предисловие. Эксперт проверяет правильность его построения, наличие исторической и археографической частей. Часто работники ведомственных архивов путают методику составления предисловие с историческим очерком, приводят статистические данные, характеризующие развитие организации, дают оценку событиям, насыщают его другими ненужными сведениями. Следует руководствоваться тем, что исследователь сам изучает историю и делает соответствующие выводы. Для исследователя что бы ориентироваться в описи важен анализ состава и содержания документов в ней, изменений в структуре и появления новых видов документов и тем или отсутствия отдельных дел, признаки систематизации дел, особенности их формирования и составления заголовков и т.д.
Составитель предисловия должен указывать в подстрочном тексте ссылки на поисковые сведения (Фонд. Опись. Дело. Лист.), приведенных фактов. Предисловие (дополнение) к описи, которая является продолжением предыдущих годовых разделов, составляется только в том случае, если за этот период были изменения названия, задач и функций, структуры учреждения, состава документов, появились новые особенности формирования дел;
список сокращенных слов.Необходимо проверить по тексту описи, все ли сокращения нашли отражение в списке. Следует помнить, что сокращения и аббревиатуры располагается в списке слева, а затем через тире указываются в алфавитном порядке (по первым четырем буквам) расшифровки. Список располагается после предисловия;
указатели. Предметный – может быть общим, включающим предметные понятия различного характера и специальным, состоящим из однородных предметных понятий (указатель видов документов; авторский и учреждений; структурный, отраслевой и т. д.). В состав рубрик предметного указателя входят обозначения научных понятий, исторических фактов, событий, явлений, названий государственных органов, учреждений, организаций, предприятий. Наименования рубрик и подрубрик даётся в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только «глухим».
Географический. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название.
Наименование обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде, в каком они названы в тексте.
Именной. Включает фамилии, имена, псевдонимы лиц, встречающихся в заголовках дел описи. Он может быть глухим или аннотированным кратким.
При незначительной информационной плотности описи возможно составление комбинированного указателя.
Акт о выделении к уничтожению дел. При изучении необходимо тщательно сверять годы документов, чтобы, не дать согласие на уничтожение дел, сроки хранения которых еще не истекли, а также при необходимости запрашивать копии актов финансовых ревизий или проверок за указанный период. Если ревизия или проверка не проведены, то уничтожать их нельзя, даже если срок хранения истек. Включение дел в акт на уничтожение возможно только при условии, что имеются утвержденные описи ЭПМК за период, идентичный периоду в акте. В соответствии с пунктом 12 главы 3 «Пояснения к Перечню типовых документов» исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их в делопроизводстве. Поэтому документы с 5-летним сроком хранения, созданные в 2006 г. подлежат уничтожению не ранее 1-го января 2012 г. Следует также проверять правильность применения и соответствия статей Типового или ведомственного перечней документов с указанием сроков их хранения со сроками и номерами статей в акте. В ведомственных перечнях допускается увеличение сроков хранения документов, но они, ни в коей мере не должны быть ниже сроков, установленных Типовым перечнем.
Архив проводит целевую экспертизу ценности документов, находящихся на государственном хранении, с целью выделения дублетных документов, а также с повторяющейся информацией, неправильно фондированных и документов, не относящихся к его профилю. Работа эксперта в этом случае требует особой внимательности и знания состава и содержания документов, отобранных к уничтожению или к включению в основной фонд. В обязательном порядке изучаются описи дел, в которых имеются дублетные документы, сверяются заголовки дел, годы, а также отметки в графе «примечания», акта, где указывается аннотация и наличие подлинников с поисковыми сведениями (Оп. Д. Л.). Особо осторожно нужно относиться к оценке документов периода Великой Отечественной войны. Полнота архивных фондов оставляет желать лучшего, поэтому эксперт должен быть полностью уверен, что в описи имеются документы с более высокой степенью поглощения информации, которые оставлены на хранение или дословно ее повторяют и, по этой причине, не представляют историческую ценность. Акты на уничтожение документов по 1945 г. подлежат согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией Комитета информации и архивов Министерства связи и информации РК;
При проведении оценки проекта аннотированного перечня особо ценных делследует предварительно изучить Методические рекомендации по выявлению, учету, описанию и хранению особо ценных документов в Архиве Президента РК, утвержденные протоколом ЭПМК от 28 декабря 2007 г. № 18. Особое внимание должно быть уделено изучению исторической объективности применения критериев в оценке документа и общей аннотации, на основании которых документ отнесен к указанной категории. Также изучаются перечни документов, составленные за ранние периоды, чтобы не было излишнего логического и информационного дублирования документов по одной теме.
Методические пособия по архивной тематике. При проведении экспертизы качества составления методических пособий, прежде всего, необходимо изучить в СИФе Архива уже имеющиеся, чтобы установить проблему вопроса, новизну подходов и решений, выяснить, насколько полно учтены цель, условия и особенности, характерные для проведения работ в подготовленном проекте.
Перечни документов, образующихся в деятельности учреждений с указанием сроков их хранения. Это очень ответственная работа, так как неправильно установленные сроки хранения приводят к неполноценному формированию Национального архивного фонда, не обеспечению законных прав граждан, незаконному уничтожению дел. При рассмотрении сроков хранения документов в ведомственном перечне необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных приказом Министерства культуры и информации РК от 25 сентября 2009 г. №128. Сроки хранения дел не должны быть ниже, чем в типовом перечне. Особое внимание следует обращать на наличие примечаний к статьям, устанавливающим обязательные условия, а также отметок «ЭПК».
Положение о ведомственном архиве.Этот документ достаточно стандартизирован и не вызывает особых трудностей при проведении экспертизы. Вместе с тем, при изучении проекта положения следует руководствоваться Примерным положением о ведомственном архиве государственного юридического лица, утвержденным приказом Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия РК от 7 апреля 2000 г. № 16. Особое внимание следует обратить на раздел «состав документов». Зачастую составители не утруждают себя детальным описанием состава, хранящихся документов, забывают указывать документы организаций – предшественников. При этом целесообразно использовать сведения БД «Источники комплектования Архива Президента РК» (Управление комплектования и документации), где отражается наличие таких документов.
Положение об экспертной комиссии.При изучении проекта положения следует руководствоваться Примерным положением о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) государственного органа, утвержденным приказом Комитета по управлению архива и документацией Министерства культуры РК от 29 декабря 2003 г. № 93. Необходимо сверять соответствие схемы построения положения и наличие основополагающих разделов.
В сферу работы эксперта входит оценка проектов нормативных документов по организации делопроизводства:правил документирования и управления документацией, номенклатур дел.
Правила документирования.При изучении проекта необходимо руководствоваться положениями Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организаций, утвержденных приказом Министерства культуры и информации РК от 25 сентября 2009 г. № 128. Но Типовые правила в силу своего назначения не содержат специфических разделов или очень кратко освещают отдельные направления. Поэтому проекты ведомственных правил могут быть существенно дополнены. Поскольку, большинство организаций, курируемых Архивом, являются государственными органами, непосредственно подчиненными и подотчетными Президенту РК, то необходимо тщательно проверять наличие разделов о подготовке проектов актов Президента, организации контроля над исполнением актов и поручений. При проверке следует пользоваться Указом Президента РК от 27 апреля 2010 г. № 967 «Об утверждении правил подготовки, согласования, представления на подпись проектов актов и поручений Президента Республики Казахстан, осуществлении контроля за исполнением актов и поручений Президента Республики Казахстан и проведения мониторинга нормативных правовых Указов Президента Республики Казахстан». В разделе должны быть указания о порядке формирования дел с указанными документами.
В правилах обязателен раздел «работа с обращениями граждан». Составители правил учреждений часто забывают об изменившейся системе регистрации и индексации документов (ФЛ –физическое лицо, ЮЛ – юридическое лицо) и прохождения документов. В оценке качества подготовки ориентиром является Закон РК от 12 января 2007 г. № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц». Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.
Также в правилах в разделе «организация документооборота» должен быть отражен порядок организации электронного документооборота или оформлен отдельной инструкцией. При изучении проекта следует проверять его соответствие Правилам электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства РК от 17 апреля 2004 г. № 430 (в редакции от 26 января 2011 г.)
Образцы основных видов документов, а не только бланков в приложениях к правилам должны соответствовать установленным требованиям. В текстах и реквизитах часто допускаются ошибки.
Номенклатура дел.Требования к ней зафиксированы методическими рекомендациями по составлению номенклатур дел, опубликованные в № 1(3) 2007 г. Информационно-методического бюллетеня Архива, а также Типовыми правилами документирования. Необходимо иметь в виду, что согласно п.107 Типовых правил, допускается располагать первой в номенклатуре дел службу документационного обеспечения, так как она хранит распорядительные документы руководства. Эксперт должен проверить правильность составления и систематизации заголовков, соответствие сроков хранения и номеров статей с ведомственным и Типовым перечнями документов, наличие отметок и примечаний. В настоящее время большинство учреждений имеет согласованные с Архивом номенклатуры дел, но они действуют только в течение 5 лет, а затем заново представляются на согласование. Бывают случаи, когда номенклатура дел проходит усовершенствование. Поэтому при экспертизе ее необходимо сравнивать с предыдущей согласованной номенклатурой, чтобы убедиться, что все участки работы в новом проекте отражены.
Подготовка экспертного заключения.Эксперт перед составлением заключения должен быть ознакомлен секретарем ЭПМК с письменным представлением автора работы, если она проводилась в Архиве или куратора учреждения, откуда поступил проект, с решением экспертной комиссии учреждения. В представлении кратко описывается название объекта, какая работа проведена, в том числе по устранению недостатков, выявленных в процессе подготовки работы, какие были сложности и как они решены, выводы и предложения. Представление обязательно визируется начальником структурного подразделения.
Экспертное заключение состоит из трех частей.
В первой части приводятся общие сведения о проекте: его название, автор, цели и задачи, использованные научно-методические пособия, какая конкретная работа была проведена экспертом, в том числе с автором работы, что удалось решить до обсуждения на ЭПМК;
Во второй частиуказываются недостатки, если они имеются. Замечания должны быть обоснованными и обязательно содержать ссылки на названия нормативных документов, пункты и статьи, которые нарушены или не соответствуют установленным требованиям. Текст заключения следует излагать в логической последовательности с четкими формулировками, которые понятны при первом прочтении. Замечания нужно группировать по тематике вопросов. Например, замечания к описи (систематизация описательных статей описи; формирование документов в дела, редактирование заголовков, качество составления титульного листа, предисловия и других элементов НСА и т. д.) В конце заключения указываются технические ошибки, требующие исправления. Не следует в экспертном заключении высказывать сомнения или предположения. На них эксперт должен заранее получить конкретный ответ или разъяснения от автора или куратора учреждения.
В третьей части излагаются выводы и предложения. При этом дается общая оценка работы, а также предлагаются решения спорных вопросов, вынесенных на рассмотрение ЭПМК. Текст заключения завершается предложением об утверждении, согласовании или возврате на доработку. Заключение подписывается и датируется.
Контроль за исполнением решения ЭПМК.
В учреждение направляется выписка из протокола ЭПМК, а не экспертное заключение. Куратор учреждения обеспечивает реальный контроль за исполнением решения, представляет подписанную справку о результатах с визой начальника подразделения.
После устранения замечаний, отмеченных в решении ЭПМК, секретарь передает законченный проект и справку куратора эксперту для проверки исполнения. Эксперт снова готовит заключение и докладывает членам комиссии о результатах проделанной работы для принятия окончательного решения. По истечении 15 календарных дней все замечания должны быть устранены
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 418; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!