Документи, які відправляються
План
1. Приймання документів
2. Розгляд документів
3. Реєстрація документів
4. Сортування документів
5. Реквізити
6. Оброблення вихідних документів
7. Список літератури
Приймання документів
Усю кореспонденцію, що надходить до установи, приймає канцелярія. Прийманню підлягає також і доплатна кореспон-денція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де за-значена її сума. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).
При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а та-кож відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії.
Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зроби-ти відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адре-си відправників, час відправлення і одержання документів, ко-ли в конверті відсутні окремі документи або номери доку-ментів не відповідають номерам на конвертах. Конверти дода-ються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), по-шкоджені або надіслані не за адресою документи повертають-ся відправникові або пересилаються за належністю.
|
|
|
Розгляд документів
Попередній розгляд документів здійснює керівник канце-лярії установи або інша призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов’язків. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом (влас-ником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або в перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручен-ня вищих органів управління, телеграми і телефонограми не-обхідно розглядати негайно.
У ході попереднього розгляду документів варто керувати-ся Положеннями про установу та її структурні підрозділи, по-садовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху до-кументів. Керівництву або власникові установи насамперед переда-ються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципо-вих питань діяльності установи і потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і вико-навцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником роз-робляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.
|
|
|
Реєстрація документів
Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень — реєстраційних індексів з подальшим за-писом у реєстраційних формах необхідних відомостей про до-кумент.Реєстрація документів- це запис необхідних відомо-стей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації.
Мета реєстрації — забезпечити облік, контроль за виконанням та оперативність пошуку документів. Основним принципом реєстрації документів є одно-кратність. Кожен документ повинен бути зареєстрований тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день одержання, вихідні та внутрішні — в день підписання.
Реєстрація проводиться централізовано — в канцелярії підприємства. На лицьовому боці першого аркуша всіх вхідних документів у правому ниж-ньому куті проставляється реєстраційний штамп, який фіксує факт і дату надходження документа до підприємства. Документи, що не підлягають реєстрації, передаються за призначенням. Реєстраційний індекс вхідного документа складається з порядкового номера документа, індексу струк-турного підрозділу та індексу справи за номенклатурою, в яку буде підшито документ або його копія. Вхідні відповідні документи, які не потребують надсилан-ня відповіді на них, одержують індекс ініціативних вихідних документів. Відповідно вхідні документи, на які треба давати відповідь, реєструють як ініціативні за новим реєстром. Усі документи залежно від призначення поділяють на вихідні (якщо направляються до іншої організації), вхідні (як-що приходять з інших організацій) та внутрішні (якщо готу-ються, оформлюються та використовуються чи виконуються в межах підприємства). У свою чергу вихідні та внутрішні документи залежно від змісту тексту поділяються на ініціативні та відповідні
|
|
|
. • Ініціативним називається документ, що містить запи-тання до іншої організації, на яке буде одержана відповідь.
|
|
|
• Відповідним називається документ, що містить відповідь на одержане запитання. Підприємництво організує і веде листування з вищими та іншими організаціями, а також громадянами в межах своєї компетенції, визначеної Статутом.
Листи направляються:
1) на вимогу вищих галузевих та функціональних органів;
2) на прохання сторонніх організацій, підприємств та ус-танов;
3) при здійсненні оперативного зв’язку;
4) на прохання громадян. Передача документів на всіх етапах проходження (на роз-гляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через робітника, що вiдповiдає за діло-водство, за резолюцією керівника підприємства.
У цілях раціональної організації діловодства в підприємствах, у зв’язку з численністю документопотоків, не-обхідно визначити ті з них, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інфор-маційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних пiдроздiлiв підприємств прийняттям, передачею та обробленням документальної інформації. Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з най-важливіших показників управлінської діяльності підприємства. Приймає і оброблює вхідні документи секретар-референт. Документи, які надходять до підприємства, проходять такi етапи:
• первинне оброблення;
• попередній розгляд;
• реєстрацію;
• розгляд документів керівництвом;
• направлення на виконання;
• контроль виконання;
• виконання документів;
• підшивку документів до справи.
Первинне оброблення надходжень кореспонденції поля-гає в перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та пiдготовці коре-спонденції, доставленої не за призначенням. Під час перевірки цілісності вкладень усі конверти, за ви-нятком тих, які мають помітку “особисто” та листів на адресу громадських організацій, розкриваються. При цьому перевіряють цілісність конверта та вкладення.
У разі виявлення пошкоджень, відсутності документів чи до-датків до них слід повідомити про це кореспондентові.
Сортування здійснюється
• листи, заяви, телеграми;
• документи, які відносяться до переписки за заявами;
• інші документи.
Анонімні звернення не реєструються. Конверти, які надходять з кореспонденцією, зберігаються та додаються до документів:
• тільки тоді, коли по конверту можливо виявити адресу адресанта, дати відправки та отримання документа або коли дати мають розбіжності; • при некомпетентності вкладених документів;
• якщо документ необхідно представити для підтверд-ження витрат по оплаті кореспонденції. Інші конверти знищуються.
Для фіксування факту надходження на документі, який підлягає реєстрації, проставляється реєстраційний штамп на полі реквізиту “відмітка про надходження”, де записується да-та одержання документа — це факт реєстрації документа. Передача вхідних документів керівникові повинна здійснюватись після реєстрації в машинно-орієнтованій реєстраційно-контрольній картці (РКК). Перелік реквізитів РКК наведено в табл. 4. Прийняття управлінського рішення по конкретному доку-менту — одна з основних функцій керівника, вирішальна лан-ка в технології управління. Перелік обов’язкових реквізитів для заповнення машино-орієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)
Реквізити
Заповнюється відповідно до назви документа, що реєст-рується. Під час реєстрації листів графа не заповнюється Автор, кореспондент
Під час реєстрації документа, що надійшов, записується назва установи (особи) — автора документа. При реєст-рації документа, що відправляється, записується назва установи (особи) — кореспондента. Допускається застосування скороченої назви організації Дата документа Дата, надана документу установою-автором, перено-ситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, мі-сяць, рік) Індекс документа Індекс, наданий документу автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата надходження документа до установи переноситься на РКК також трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік) Індекс надходження Індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК: з реєстраційного штампа. Після виконання документа до-повнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами Заголовок або короткий зміст документа Переноситься заголовок, сформульований на документі; в разі відсутності такого він формулюється згідно з правилами Резолюція Переноситься на РКК з документа основний зміст дору-чення, автор і дата резолюції Відповідальний виконавець
Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону Термін виконання Проставляються число, місяць, рік трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується дата відповіді, що очікується Позначка про виконання Короткий запис вирішення питання за суттю або дата та індекс документа відповіді Склад обов’язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Поря-док розміщення реквізитів визначає установа. Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа і встановити реальні терміни.
Документи, які відправляються
Документи, які відправляються з підприємства, назива-ються вихідними. Оброблення вихідних документів включає такі операції:
• складання проекту документа;
• узгодження проекту документа;
• перевірка правильності оформлення проекту докумен-та секретарем; • підписання документа керівником (затвердження в не-обхідних випадках);
• реєстрація документа;
• відправка документа за адресою;
• підшивка другого примірника (копії) документа до справи.
Проект вихідного документа складає виконавець, пра-вильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства. Вихідні документи оформлюються в двох примірниках, за винятком фактів і телефонограм, які складаються в одному примірникку. Усю кореспонденцію, яку слід відправити, здають секрета-рю-референту в день підпису, а ту, що надійшла в другій поло-вині дня, — не пізніше першої половини наступного дня.
Документи, які слід відправляти, передаються повністю оформленими, підписаними та зареєстрованими. Секретар-референт, який оформлює підписані документи на відправку за призначенням, повинен: • перевірити правильність адреси одержувача;
• перевірити наявність підпису на першому примірнику документа; • поставити на документі номер листування;
• поставити на документі посилання на вхідний пропуск;
• вказати на копії документа дату підписання, номер ли-стування; • перевірити наявність додатка, вказаного виконавцем у листі; • внести в копії документа всі поправки, доповнення, зроблені під час підписування оригіналу;
• поставити зверху першої сторінки супровідного листа штамп (належить поверненню), якщо документ, який надсилається, має бути повернутим.
Неправильно або неохайно оформлені документи, а також оформлені, на низькому культурному рівні повертаються керівникові органiзацiї. Вихідні телеграми та телефонограми мають порядкову ну-мерацію та реєструються для обліку в усіх формах (журналах, реєстрах) у такому самому порядку, як і інша кореспонденція. Реєстраційні номери документів присвоюють у порядку зростання таким чином:
1) ініціативних вхідних документів та ініціативних вихідних у межах кожної з цих групп;
2) розпорядчих (наказів, наказів щодо особового складу) та протоколів нарад у керівництві організації — в межах справи, до якої вони відносяться; 3) внутрішніх документів — у межах справ, до яких вони відносяться
Список використаної літератури
· “Сучасне українське діловодство” Теренович К. А.
· Осипова Г.Ф. Работа руководителя с документами
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 341; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!