Організація прийому відвідувачів
Організація обслуговування відвідувачів: роль, функції.
Види обслуговування. Сфери діяльності адміністратора. Значення обслуговування відвідувачів для підприємства
Написати конспект уроку
Управлінська праця – специфічний вид виробничої діяльності. Предметом управлінської праці є людина та її діяльність, а безпосередньою метою є координація зусиль колективу щодо забезпечення його узгоджених дій у досягненні поставлених цілей.
Ефективність (результативність) управлінської праці в значній мірі залежить від особистих ділових якостей керівника та його вміння використовувати існуючі методи організації роботи з колективом.
Організацією особистої праці керівника й підпорядкування йому фахівців потрібно починати з опису їхніх робочих місць і закріплення цього опису в посадових інструкціях.
Опис робочого місця в апараті управління повинен містити чотири елементи:
- перелік завдань (функцій), для вирішення яких існує, або створюється робоче місце.
- опис обов'язків, які покладаються на працівника й випливають із завдань (функцій) на даному робочому місці;
- опис прав і повноважень, які забезпечують виконання завдань (функцій) і обов'язків;
- відповідальність, яка матиме місце у випадку невиконання обов'язків та
перевищення прав.
Організація робочого дня менеджера повинна відповідати основному принципові: “Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки”.
|
|
|
Важливо, щоб кожен менеджер знайшов свій особистий стиль. Для нього цей стиль – найкращий. Основні вимоги до адміністратора:
1. Починати день з позитивним настроєм
2. Добре поснідайте, не поспішаючи на роботу
3. Починайте свою роботу, по можливості, в один і той же час
4. Перепровірка плану дня
5. На початку — ключові завдання
6. Приступати без «розкачки»
7. Узгоджувати план дня з секретарем
8. Вранці займатися складними і важливими справами
9. Добра підготовка до роботи
10. Вшивати на фіксацію строків:
11. Уникайте дій, які викликають зворотню реакцію
12. Відхиляйте додатково виникаючі невідкладні проблеми
13. Уникайте незапланованих імпульсивних дій
14. Своєчасно робіть паузи, дотримуйтесь розміреного темпу
• Передбачайте регулярні, але короткі паузи.
• При розслабленні старайтесь рухатися, постачаючи, по можливості, організм киснем.
• Під час подовжених пауз підвищуйте свою працездатність в рамках Вашої денної тренувальної програми.
• Робіть перерви і при проведенні зборів
15. Невеликі однорідні завдання - виконувати серіями
16. Раціонально завершувати почате
17. Використовуйте часові проміжки
|
|
|
18. Працювати аптициклічно
19. Викроюйте спокійний час
20. Контролювати час і плани
Правила завершення робочого дня
21. Завершуйте незроблене
22. Контроль за результатами і самоконтроль
23. План на наступний день
24. Додому - з добрим настроєм
25. Кожен день повинен мати свою кульмінацію
Організація роботи з документами
Серед найбільш трудомістких робіт одне з чільних місць посідає робота з
документами. Незважаючи на нововведення в техніці та технології, вони не
дають сьогодні відчутного зниження трудомісткості документування управлінської праці. За підрахунками спеціалістів, на роботу з документами працівники апарату управління витрачають від ЗО до 70 % свого робочого часу.
Документування – це процес вивчення обсягу вхідної та підготовки вихідної інформації на основі листів, наказів, розпоряджень тощо.
Організація й проведення ділових зустрічей
Ділові зустрічі являють собою цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їхніх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди й переговори.
Керівники й спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20-30 % свого робочого часу.
|
|
|
У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведенн ділових зустрічей? Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу його проведення. Проведення ділової зустрічі передбачає визначення стилю її проведення й тривалості.
План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік), узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами, затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи.
При підготовці зустрічі необхідно уважно визначити якісний і кількісний склад її учасників
При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-5 днів до її початку повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити багато часу самої зустрічі.
Після завершення організаційного етапу ділової зустрічі можна приступати до її проведення. Вона буде тим ефективніше, чим правильніше буде обрано головуючого, який визначить стиль роботи й регламент.
Стиль роботи - це форма проведення зустрічі (бесіда, “мозкова атака” тощо).
Регламент - це час, який передбачається витратити на всю зустріч, окремі виступи-доповіді та дебати й обговорення. Тривалість зустрічі доцільно встановлювати не більшою 120 хвилин з однією перервою після першої години роботи 5-10 хвилин. Це обумовлюється оптимальною тривалістю розумової діяльності людей, яка в середньому складає 40-45 хвилин. Дослідження показують, що активність учасників зустрічі зростає протягом 45 хвилин. У період між 45 і 90 хвилинами вона стабілізується, а з 90 до 120 хвилини спостерігається негативна активність учасників.
|
|
|
Ділові зустрічі (наради) краще проводити в другу половину дня, що спонукатиме її учасників працювати швидко й ефективно, щоб не засиджуватися допізна.
Що ж стосується частоти засідань, то краще провести дві наради на тиждень, тривалістю в півгодини кожну, ніж одну тривалістю в годину.
На виступи-доповіді, як правило, спід відводити 10-25 хвилин, а на виступи в дебатах - до 3 хвилин.
Для того, щоб переконатися в необхідності суворого дотримання регламенту ділових зустрічей, доцільно розрахувати в кожному конкретному випадку їхню ціну. Вона визначається наступним чином:
- фіксується число учасників і тривалість .наради;
- визначається годинна тарифна ставка одного учасника;
- розраховується ціна, Ц, за формулою:
Ц = Н . Т .(1 + I). Зсер./Тсер.,
де Н - кількість учасників; Т - тривалість у годинах;
І - коефіцієнт прихованих втрат, пов'язаних з участю в зустрічі (нараді);
Зсер. - середньомісячна заробітна плата учасника зустрічі (наради);
Тсер. - середнє число робочих годин учасника зустрічі в місяць.
Організація прийому відвідувачів
На прийомах відвідувачів керівник має можливість отримувати цінну інформацію про самих відвідувачів і про стан справ на тих ділянках, де вони працюють. Крім того, прийом відвідувачів із особистих питань відображає виконання керівником соціальної ролі Aорганізації чи підприємства, яку він уособлює.
При вирішенні питань організації прийому відвідувачів необхідно пам’ятати одне важливе правило: час відвідувача не менш цінний, ніж час працівника апарату управління.
Дотриманню цього правила сприяють:
- встановлення певних днів і годин прийому відвідувачів із службових
та особистих питань;
- інформування відвідувачів.
Прийом відвідувачів із службових питань потрібно встановити протягом усього робочого тижня в певні години, наприклад, після обідньої перерви. Час для прийому відвідувачів із особистих питань краще визначити за днями тижня, поділивши ці обов'язки між заступниками. Робити це краще також у другій половині дня.
У вдосконаленні практики прийому відвідувачів важливу роль відіграє їхнє інформаційне обслуговування. Відвідувачі повинні чітко знати, до кого вони повинні звертатися з певних питань, мати відповідну інформацію про хід виробництва, його перспективи, власні можливості росту тощо. Цю та іншу інформацію аналогічного змісту вони повинні отримувати з оголошень, стінних газет, наказів і т.д. Тоді відпаде потреба у відвідуванні ними керівників із цих питань.
Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 816; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!