Рассмотрим классификацию коммуникаций.
Лекция на 23.04
Управление организационными процессами
Информационно-коммуникационное обеспечение менеджмента
В современных условиях важной областью управления стало информационное обеспечение процесса принятия взвешенных и обоснованных управленческих решений.
Совместная работа в условиях разделения труда невозможна без информации. При этом недостаток нужной информации, так же как и излишнее количество ненужной, наносит существенный вред хозяйственной деятельности организации, дезориентируя ее.
Передача информации на высший уровень управления и взаимообмен информацией между всеми взаимодействующими и взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляется на базе современной компьютерной техники и других технических средств связи.
Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т.е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности.
Потребность в информации определяется характером решаемых задач управления, а также компетентностью сотрудников организации.
Особенностями информации как ресурса организации можно считать:
- неисчерпаемость;
- сохраняемость и накапливаемость;
- возможность параллельного использования;
- легкость передачи, в том числе и на основе купли-продажи.
|
|
|
В.Р. Веснин предлагает следующую классификацию информации:
1) по носителям (электронные, вещественные и т.п.);
2) по направлению движения (входящая и исходящая;
3) по источнику (внешняя и внутренняя);
4) по содержанию (экономическая, правовая, техническая и проч.)
5) по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая - нескольких различных);
6) по назначению:
- оперативная информация служит для корректировки деятельности организации;
- отчетная предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);
7) по возможности закрепления и хранения:
- воплощенная в материальных объектах (известно, что при строительстве пирамиды Хеопса в Египте использовались важнейшие астрономические и математические вычисления);
- фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь искажению (наскальные надписи и рисунки);
-не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, затем постепенно исчезает);
|
|
|
8) по степени готовности для использования:
- исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые;
- промежуточная информация несет в себе сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющий решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;
- конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;
9) по степени важности:
- основная информация включает в себя сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);
- вспомогательная облегчает работу с основной;
- желательная (без которой можно обойтись) несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т.п.;
10) по полноте:
- частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;
- комплексная дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;
11) по назначению:
- универсальная информация необходима для решения любых проблем;
|
|
|
- функциональная - родственных;
- индивидуализированная - для решения данной конкретной индивидуальной проблемы;
12) по характеру потребности:
- постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени (например, законодательные акты), фиксируется на стойких носителях и должна быть общедоступно;
- переменная используется в течение короткого срока или один раз;
13) по степени надежности:
- достоверная (уровень достоверности - 80-100 %);
- вероятностная (уровень вероятности которой менее 80%), что обусловлено принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации;
- ложная (заведомо или в силу обстоятельств);
14) по способам распространения (устная, письменная и комбинированная). Способ передачи информации оказывает разное психологическое воздействие, например, устный способ, как правило, эффективнее письменного;
15) по степени организованности:
- систематизированная информация, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, форме представления;
|
|
|
- бессистемная;
16) по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация);
17) по степени открытости, т.е. возможности предоставления ее разным категориям пользователей:
- открытая (предназначенная для всех);
- конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы);
- секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспособность организации);
18) в соответствии с порядком предоставления:
-по предписанию;
- в установленные сроки;
- по запросу;
- по инициативе отправителя;
19) по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная;
20) по пользователям (внешняя и внутренняя);
21) по видам (нормативная, плановая, фактическая);
22) по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).
Специфической формой управленческой информации являются слухи.
Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную эмоционально значимую для себя ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений.
В современной организации информация играет важную роль в представлении сведений для принятия управленческих решений. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К управленческой информации предъявляются определенные требования:
- количественная и качественная полнота;
- достоверность, точность и надежность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений;
- полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения;
- нормальная плотность (количественное соотношение полезных и общих сведений);
- доступность, легкость для восприятия;
- краткость, четкость формулировок;
- своевременность поступления;
- значимость и актуальность;
- понятность (например, отсутствие семантических ошибок);- конкретность;
- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
- корректность, поскольку любая информация теряет ценность, если она некорректна или преподнесена в некорректной форме.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.
Информационная система включает в себя:
- средства обработки информации;
- внутренние и внешние каналы передачи информации (связи);
- информацию.
В каждом конкретном производственном подразделении обобщается информация, поступающая «снизу вверх» и конкретизируется информация, движущаяся в обратном направлении.
Информационный процесс, направленной на получение информации различного содержания (научно-технической, плановой, контрольной, учетной, аналитической) в информационных системах унифицирован и базируется на использовании электронно-вычислительной техники.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить число показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно
производственных задач; создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-хозяйственных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.
В 1980-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хранения и использования информации (ВСИ). Произошла переориентации всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководителей на всех уровнях внутрифирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.
Для определения эффективности внутрифирменной системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стали использовать такой показатель, как отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.
Основные принципы и цели ВСИ:
- определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
- выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
- определение потребностей в технических средствах (в том числе в компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;
- разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
- проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
- автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
- обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
- автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.
Задачи ВСИ:
- координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;
- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
- определение основных направлений развития и совершенствования технологии обработки информации.
Следует отметить, что определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации - достаточно сложная задача решение которой зависит от опыта руководителя, его функций и полномочий в принятии решений.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
- определение потребностей конкретных руководителей в характере и содержании необходимой им информации;
- централизованное планирование затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (обучение и содержание обслуживающего персонала, оплата используемых помещений, затраты на приобретение необходимых вспомогательных средств и материалов и пр.);
- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
- разработка программных средств, прикладных программ.
Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:
- вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;
- центральную службу информации;
- информационную систему в производственных отделениях, включающих отделы обработки и анализа информации, обработки входящей и исходящей документации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники.
В настоящее время получило самое широкое распространение применение информационных технологий во всех сферах, в бизнесе и управлении в частности. Понятие «информационные технологии» включает систему методов сбора, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе самого широкого применения средств вычислительной техники. Оно охватывает не только разработку и производство компьютеров и программного обеспечения, но и доступ в Интернет и использование информационных ресурсов Интернета для ве5деия бизнеса. Интернет стал инструментом бизнеса, обеспечивающим взаимодействие компании с деловыми партнерами -поставщиками, заказчиками, потребителями и пр.
Технологии Интернета обусловили появление нового понятии «электронный бизнес» (electronic business, e-business), обозначающего использование электронных технологий для взаимодействия деловых партнеров, включая понятие электронной коммерции, относящееся только к осуществлению коммерческих сделок. Отсюда разграничение следующих понятий:
- Электронный бизнес, ориентированный на бизнес-партнера (Business to Business, B2B) , подразумевающий область экономической деятельности в информационном пространстве при формировании эффективных и долгосрочных связей с партнерами по производственно-хозяйственному циклу.
- Электронный бизнес, ориентированный на конечного пользователя (Business to Customer, B2C), область экономической деятельности в информационном пространстве, ориентирование на удовлетворение потребностей конечного потребителя и формирование долгосрочных и устойчивых деловых отношений (в частности, с заказчиком).
- Электронная коммерция (electronic commerce, e-commerce) - установление контактов с контр агентом, заключение контрактов купли- продажи товаров и услуг, лицензионных, арендных и других соглашений, предоставление информации с использованием Интернета или иных компьютерных сетей, функционирование которых обеспечивается внешними партнерами (провайдероми).
- Электронное снабжение, электронные закупки (electronic procurement, e- procurement) - это автоматизация и интеграция процесса закупок с использованием Интернета и корпоративных информационных сетей.
Корпоративная сеть, использующая технологии и стандарты Интернета, получила название «интранет» (intranet или сеть intranet^M обеспечивает эффективный доступ работников компании к внутрикорпоративной информации. Это закрытая внутрикорпорационная сеть. Она используется исключительно во внутрифирменном управлении работниками компании.
Наряду с сетью интранет в крупных компаниях существует сеть экстранет (exstranet), обеспечивающая экономические связи компании с внешними клиентами - поставщиками, субпоставщиками, заказчиками, потребителями, другими деловыми партнерами, которым предоставляется выборочный доступ к информационной системе компании.
Для использования информационных ресурсов Интернета фирмы создают у себя портал ( Portal), который является основной точкой входа в Интернет или в корпоративную сеть, построенную на интернет-технологиях.
К преимуществам и особенностям использования современных информационных технологий относятся общедоступность сетей, круглосуточный и бесперебойный доступ к информации, постоянная связь с заказчиками, потребителями и поставщиками.
Коммуникации в организации
Одним из важнейших инструментов управления является информация, и многое зависит от способности менеджера передавать ее и достигать адекватного восприятия, т.е. делать ее общей для сотрудничающих сторон.
Термин «коммуникация» происходит от латинского communis, означающего, что передающий и принимающий информацию устанавливают «общность».
Развитые коммуникации являются одним из основных процессов обеспечения совместной деятельности персонала организации
Одним из важнейших инструментов управления является информация, и многое зависит от способности менеджера передавать ее и достигать адекватного восприятия, т.е. делать ее общей для сотрудничающих сторон.
Коммуникация представляет собой процесс, связанный с межличностным и организационным общением при передаче информации как внутри организации, так и при ее взаимодействии с внешней средой.
В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Ими могут выступать отдельные личности, группы людей или целевые организации. Именно коммуникации служат средством включения организации во внешнюю среду. Они обеспечивают организации необходимый уровень взаимодействия с окружающими социальноэкономическими системами.
Процессы коммуникации, в которых участвуют руководители и работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, руководителями одного уровня, организацией и внешним окружением. Коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Они включают взаимодействие между людьми. Коммуникации служат необходимым инструментом для координации деятельности по вертикали и горизонтали управления, позволяют получать необходимую информацию.
Коммуникационный стиль понимается как способ построения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми.
Существует множество различных стилей, используемых людьми в межличностных коммуникациях, также как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает представить то, как себя вести и чего можно ждать от поведения, связанного с определенным стилем.
При отсутствии коммуникаций работники не имеют представления о том, что делают коллеги, менеджмент не получает первичных данных, а руководители и лидеры не состоянии отдавать распоряжения. Следовательно, невозможным оказываются координация различных видов деятельности и сотрудничество работников.
Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации называют связующими процессами. Коммуникация и информация - связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это «что» предается. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.
Коммуникация - это ключ к эффективности управления. Коммуникации - устные и письменные, формальные и неформальные - идут по многим каналам и в различных направлениях. Администрации необходимо так осуществлять передачу общего курса, директив, целей и задач, чтобы все служащие их поняли и приняли. Чтобы держать людей в руках и контролировать их, нет лучшего управленческого средства, чем понимание. Окончательная проверка коммуникации выражается в том, производит ли она требуемые результаты быстро и правильно.
Коммуникация - это трансплантация идеи. Практически любая область человеческих усилий вертится вокруг попыток людей внедрить идеи в сознание своих коллег. Информационный взрыв не делает положение проще. Каждый день появляются новые идеи, которые нужно передать.
Передача информации осуществляется с помощью жеста, речи, приборов или в письменной форме. Именно посредством коммуникаций информация передается лицам, принимающим решения, а решения - их исполнителям.
Коммуникация (единовременный акт) - процесс передачи сообщения от источника к получателю с целью изменить поведение последнего.
Коммуникации (коммуникационный процесс) - обмен информацией между сторонами. Основной целью коммуникационного процесса служит обеспечение понимания информации, поступающей потребителю посредством общения, обмена.
Элементарный коммуникационный процесс представлен на следующей схеме:
Человек, у которого появилась идея (1), решает ею поделиться. Затем идея кодируется (2) в какой-то форме письменного, устного или иного языка, который может быть передан (3) символами, звуками или другими средствами выражения. К сожалению, почти никогда не получается замкнутой цепи от передатчика к приемнику (5). В промежутке подстерегают помехи (4) всех видов, готовые исказить сообщение. Отвлекающий шум и другие отвлекающие моменты могут изменить исходную передачу.
Различия в восприятии - это проблема, на которую часто не обращают внимания. Одно и то же сообщение может иметь разный смысл для людей с разным опытом или образованием. Стремление к точности иногда требует дополнительных усилий, но обычно сберегает время в дальнейшем. И, наконец, независимо от человеческого фактора, язык сам по себе создает трудности.
Когда сообщение воспринимается посредством глаз, ушей или эмоций второго человека, оно передается в мозг, где язык декодируется (6). Окончательное впечатление порождает полученную идею (7). К сожалению, исходная идея (7) точно соответствует полученной идее (1) лишь в теории. В реальной практике на каждом шагу расставлены ловушки, мешающие четкой коммуникации.
Как заметил Льюис Кэролл, автор «Алисы в стране чудес», «одно из важнейших чудес в мире - процесс точной передачи значения от одного разума к другому».
Последним важным элементом коммуникационного процесса является обратная связь, появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем и - это ответ получателя на послание. Обратная связь дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата и если дошло, то в каком значении.
Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе. Главное, чтобы кодовая система была известна получателю. Так, очень часто на какую-либо фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения) и косвенная (снижение производительности, прогулы, конфликты и т.п.).
Хотя эта схема чрезвычайно упрощена, она все же дает полезный способ оценки любой предпринятой коммуникации.
Рассмотрим классификацию коммуникаций.
По характеру восприятия информации коммуникации делятся на прямые или целевые (цель сообщения заложена в его тексте), косвенные (информация заложена между строк) и смешанные.
По взаимодействующим сторонам коммуникации можно классифицировать следующим образом: организационные и межличностные коммуникации.
организационные коммуникации:
- внешние (коммуникации организации с внешней средой;
- внутренние (между подразделениями и уровнями управления);
- горизонтальные;
- вертикальные;
- по нисходящей линии;
- по восходящей линии;
- диагональные.
межличностные коммуникации
- формальные;
- неформальные.
Горизонтальная коммуникация предполагают обмен информацией на одном уровне, соединяя между собой командные цепочки организации, и необходимы для согласованности действий и исключения дублирования, а также для оптимизации производственного поведения и реализации целей организации. Значение этого вида коммуникации возрастает по мере того, как сокращается количество иерархических уровней в организации и время, отпущенное на принятие управленческих решений. Обе эти тенденции четко прослеживаются в современном мире.
Поскольку при горизонтальной коммуникации ее участники находятся на одном иерархическом уровне, информационный обмен может быть более дружелюбным и эффективным, чем при вертикальной коммуникации. Такой обмен является хорошим средством развития компетенции сотрудников, усиления их мотивации за счет межфункционального взаимообогащения, возможности посмотреть на проблему с другой точки зрения, расширения социальных контактов в организации. В то же время находящиеся на одном уровне работники могут конкурировать за организационные ресурсы, внимание и расположение руководства и рядовых сотрудников, что может усложнять коммуникационный процесс и отрицательно сказываться на результатах организации.
Коммуникация сверху вниз по вертикали играет важнейшую роль в управлении организацией, поскольку непосредственно влияет на мотивацию и способность сотрудников выполнять свои производственные функции и, следовательно, обеспечивать достижение организационных целей. Ее главная цель - предоставление информации о том, что (как, когда, где) должны делать сотрудники организации. Поэтому основными формами коммуникации сверху вниз являются приказы, инструкции, предписания, правила и процедуры. Кроме того, важнейшей функцией коммуникации сверху вниз является оценка работы сотрудников за прошедший период. В последние годы руководители многих организаций стали рассматривать представление информации о результатах работы всего предприятия, конкурентах, клиентах, других элементах внешней среды в качестве важного средства повышения эффективности управления персоналом и соответственно специфической цели коммуникации сверху вниз.
При коммуникации сверху вниз информация, как правило, проходит через значительное число организационных уровней, поэтому довольно большим является риск ее искажения, особенно при устной передаче. Поскольку негативные последствия искажения информации при коммуникации сверху вниз могут быть очень ощутимы для организации, выбор метода передачи информации играет особо важную роль. Наиболее «безопасными» и эффективными являются такие способы, как письменные послания, адресованные всем затрагиваемым сотрудникам, видеоконференции, встречи в малых группах.
Коммуникация снизу-вверх традиционно играла чисто информационную роль - для принятия решений руководителям всех уровней необходимо знать о положении дел на местах. Большинство современных организаций имеет формализованную систему статистических и аналитических отчетов, справок и т.д. Однако различие в статусе между тем, кто представляет и получает информацию, зависимость первого от последнего, создают объективную угрозу искажения информации. Подчиненные часто преувеличивают свои достижения и скрывают недостатки, опасаются представлять данные, которые, по их мнению, могут негативно сказаться на их карьере или вознаграждении. В результате представления искаженной информации страдает качество принимаемых руководителями решений и снижается эффективность управления организацией.
Традиционными методами контроля качества информации, предоставляемой снизу, являются сбор данных из независимых источников и выборочные проверки. Оба этих метода основаны на понимании сотрудником, что заведомое искажение информации будет выявлено и он может понести наказание. Однако более важным является создание атмосферы доверия между руководством и сотрудниками организации, которая может возникнуть при условии эффективной коммуникации сверху вниз, обеспечивающей обратную связь и вовлечение рядовых сотрудников в управление организацией.
Использование потенциала сотрудников за рамками их непосредственных производственных обязанностей стало в последние годы еще одной важной целью коммуникации снизу-вверх. Руководство заинтересовано в предложениях снизу по улучшению внутриорганизационного климата. Исследования показывают, что, когда рядовые сотрудники имеют возможность высказать предложения и мнения, и особенно когда эти предложения вызывают реакцию руководства, значительно повышается их мотивация и производительность труда.
Несомненно, качество организационной коммуникации непосредственно влияет на производственное поведение сотрудников, а также на функционирование других процессов управления персоналом: подбор и прием на работу, развитие, оценки, компенсации. Значение коммуникации в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации современных организаций и ускорения перемен во внешней среде их деятельности, поэтому повышение эффективности организационных коммуникаций является важным источником конкурентного преимущества в современном мире.
Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля.
Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.
Функции коммуникации. Типы коммуникационных сетей
Одна из главных сфер возникновения проблем в организациях - неэффективные коммуникации. Эффективные коммуникации являются условием успешной работы любой организации. Следовательно, эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.
Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:
• руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации (по данным экспертов около 75- - 95 % времени), поэтому они заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
• коммуникации необходимы для эффективного управления, хорошо налаженные коммуникации содействуют организационной эффективности;
• мастерство коммуникации необходимо также для выражения действенности авторитета и воли руководителя.
Осуществление коммуникации в организации или в группе приводит к выполнению следующих функций коммуникации, из которых ни одна не имеет приоритета над другой:
• информативная функция (передача истинных или ложных сведений), играющая определенную роль в процессе принятия решений. Коммуникация позволяет представить необходимую информацию для принятия решений, для идентификации и оценки возможных вариантов решения;
• мотивационная функция - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем управления их поведением, внушения, убеждения, просьб, приказов и т.п.;
• контрольная функция - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
• экспрессивная функция - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и удовлетворение социальных потребностей
Таким образом, коммуникации отражают не только процесс передачи и получения информации, но также ее восприятие, понимание и усвоение.
В организациях, где занято более двух человек, коммуникационные каналы объединяются в коммуникационные сети, которые связывают
элементы управления в единое целое. Обычно выделяют три группы коммуникационных сетей.
В организациях, где занято более двух человек, коммуникационные каналы объединяются в коммуникационные сети, которые связывают
элементы управления в единое целое.
В современной практике управления обычно выделяют три группы коммуникационных сетей в организации:
-открытые сети;
- закрытые (замкнутые) сети;
-комбинированные сети.
Эффективность внутриорганизационной коммуникации или то, насколько затрачиваемые на этот процесс организационные ресурсы (финансовые, человеческие, материальные) способствуют реализации организационных целей, зависит от множества факторов, которые могут быть подразделены на две большие группы: межличностные и организационные.
Межличностные коммуникации могут возникать в любом из рассмотренных выше видов коммуникаций и предполагают прямой межличностный обмен информацией, в котором преимущественно используется канал устной речи. Межличностная коммуникация практически всегда более оперативна и достигает своего адресата при минимуме помех. Межличностная коммуникация более свободна от формальных регламентирующих форму и стиль общения рамок, что делает ее более доступной и доходчивой. В межличностной коммуникации открываются огромные возможности для использования эффекта обратной связи, значимость которой нельзя переоценить, поскольку именно от обратной связи зависит эффективность межличностных коммуникаций.
Универсальное средство межличностных коммуникаций - язык. В процессе коммуникации язык реализуется в виде отдельных текстов. Язык, как уже отмечалось, создает возможность говорящему брать понятия, находящиеся в его собственном сознании, и вызывать понятия в сознании своего слушателя.
К коммуникативным символам относятся также рисунки, схемы, диаграммы, модели, макеты и пр. В большинстве случаев они используются для пояснения словесных сообщений, поскольку позволяют наглядно иллюстрировать преподносимую идею и считаются мощным визуальным средством изображения.
Еще один вид коммуникативных средств - невербальное общение, которое попало в фокус внимания исследователей относительно недавно. Невербальные коммуникации - «язык молчания» - могут осуществляться не только тогда, когда человек говорит, но и тогда, когда он ничего не произносит.
Наиболее существенными коммуникационными барьерами на организационном уровне является организационная структура, информационная перегруженность. Фильтрация и неадекватное техническое оснащение.
В заключение следует отметить, что к числу самых общих правил делового взаимодействия следует отнести:
- стремление к доброжелательному отношению к партнеру априори;
-взаимное стремление слушать, слышать и без искажения воспринимать
встречную информацию;
- уважительное отношение к точке зрения каждого участника делового общения;
- самоконтроль мотивов, побуждающих к критике позиций партнера или оппонента;
- сохранение за деловым партнером права оппонирования и изложения собственного суждения по рассматриваемому вопросу;
- формирование промежуточных итогов обмена мнениями;
- сдержанность в отношении формирования собственных мотивов и видения окончательной позиции или общего решения;
- разграничение позиций, допускающих и не допускающих компромисс;
- внимание и отклик на знаки внимания и усилия партнера по поиску компромисса;
- инициативность и подготовленность в отношении выдвижения новых или альтернативных , а также корректирующих позиций и предложений;
- стремление к обеспечению взаимной выгоды в результате взаимодействия и взаимной заинтересованности сторон в его осуществлении.
Дата добавления: 2021-04-05; просмотров: 60; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!