Корреспонденция счетов по расчётам с подотчётными лицами

Инструкционно-технологическая карта занятия

Дисциплина: МДК 01.01 Практические основы бухгалтерского учёта активов организации

Группа: ЭК-19- 1/11

Тема занятия: Учёт расчётов

Цель занятия: изучение порядка учёта кредиторской и дебиторской задолженности

Тип занятия: Изучение нового материала

Учебно-методические материалы: Бухгалтерский учёт:учебник / В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова. – Изд. 19-е, стер.- Ростов н/Д: Феникс, 2018

Содержание и последовательность занятия (этапы, методические указания)

I. Организационный момент (проверка присутствующих на занятии «+», объявление темы с последующей записью в конспект.

II. Составление конспекта на основе лекции преподавателя (Приложение 1) по плану:

3.2 Учёт расчётов с подотчётными лицами

Приложение 1

Тема: Учёт расчетов

Учет расчетов с подотчётными лицами

Подотчётным считается лицо – обязательно работник предприятия, которому выданы наличные денежные средства на производственные (хозяйственные) нужды, на закупку сельскохозяйственной продукции, а также на служебные командировки.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Выдача наличных подотчёт может производиться из средств, находящихся в кассе предприятия.

На практике допустимой является ситуация, когда подотчётное лицо расходы на хознужды производит за счёт собственных средств, после чего предприятие возмещает такому работнику израсходованные им суммы.

Правила выдачи наличных денежных средств под отчет сотрудникам организации регламентируются Порядком ведения кассовых операций. Так, основанием для получения денег из кассы под отчет работникам организации является приказ руководителя, в котором указывается размер авансовой выдачи денежных средств и сроки их использования. С позиций учета данных операций сведения, содержащиеся в приказах о сроках использования подотчетных сумм, необходимы прежде всего для контроля за соблюдением условий их возврата.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работнику организации возможна только при условии полного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не разрешается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары, имеют право использовать наличные денежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией.

Сумма денежных средств, выданная из кассы работникам организации, оформляется расходным кассовым ордером и отражается в бухгалтерском учете записью:

Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Кредит счета 50 “Касса ”.

Сотрудникам организации подотчетные суммы могут быть выданы также с расчетных и других счетов в банках. В этом случае в бухгалтерском учете производят следующие записи:

Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетньши лицами”

Кредит счетов 51 Расчетные счета ”, 52 “Валютные счета ”, 55 “Специальные счета в банках”.

Целевое расходование денежных средств, полученных работником организации под отчет, оформляется авансовым отчетом (форма АО-1) — сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансовый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место, т. е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по существу произведенных расходов подотчетными лицами, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из действующих норм налогового законодательства. Ограничения в расчетах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подотчетных лиц. Отступления от утвержденных лимитов использования наличных денежных средств для платежей другому юридическому лицу в один день рассматриваются как нарушение установленного порядка, что приводит к наложению штрафов на организацию-плателыцика в двукратном размере от суммы произведенного платежа. Нарушением действующего порядка наличного денежного обращения считаются хозяйственные факты прямого взноса денежных средств, полученных под отчет работником одной организации на оплату хозяйственных расходов, на расчетный счет другого юридического лица — контрагента. Другими словами, подобные расчеты совершаются без отражения данной операции по расчетному счету организации-плательщика. В таких случаях к организации применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подотчетных лиц, должны обязательно фиксировать срок их представления, так как они должны быть представлены в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки.

Основные реквизиты на лицевой и оборотной стороне авансового отчёта заполняет подотчётное лицо (дата составления, назначение аванса, размер полученных и израсходованных сумм наличности, перечень подтверждающих документов). Остальные графы отчета, такие как:

-«По учёту», «Отчёт проверен»; - «Остаток внесён (перерасход выдан) в сумме по приходному и расходному кассовому ордеру, соответственно; - Бухгалтерские проводки – заполняет бухгалтер (лицо предоставившее денежные средства в подотчёт).

Утверждает отчёт руководитель предприятия.

Отрывную часть отчёта – Расписку заполняет и подписывает работник предприятия, которому подотчётное лицо сдаёт отчёт. Она выдается командированному (подотчётному) лицу в подтверждение факта предоставления таким лицом отчёта.

Вместе с отчётом подотчётное лицо предоставляет командировочное удостоверение (если такой документ используется на предприятии).

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на основе приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

Дебет счета 50 ".Касса ”

Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы, либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отражается бухгалтерской записью:

Дебет счета 94 ".Недостачи и потери от порчи ценностей”

Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

При удержании из заработной платы полученной ранее подотчетной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый отчет, в бухгалтерском учете производится запись:

Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда ”

Кредит счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

Так же списания можно провести без использования 94 счета

Дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, субсчет 2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”

Кредит счета 71 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда ”

Кредит счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, субсчет 2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”

При невозможности взыскания остатка неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы сотрудника в бухгалтерии организации производится запись:

Кредит счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”

Кредит счета 73, субсчет 2 “Расчеты по возмещению материального ущерба ”.

Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счетов:

· 07 “Оборудование к установке” — оплата расходов, связанных с приобретением оборудования к установке;

· 08 “Вложения во внеоборотные ативы” — оплата расходов, связанных с осуществлением вложений во внеоборотные активы организации;

· 10 “Материалы”, 15 “Заготовление и приобретение материальных ценностей”, 41 “Товары” — оплата приобретенных товарно-материальных ценностей;

· 20 “Основное производство”, 23 “Вспомогательное производство”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу” — оплата услуг сторонних организаций, стоимость которых включается в состав расходов по обычным видам деятельности;

· 74 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” — оплата услуг, возмещаемых контрагентами в соответствии с заключенными с ними договорами;

· 91 “Прочие доходы и расходы” — оплата прочих операционных или внереализационных расходов и др.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования задолженности по полученному авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или материально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.

Командировочные расходы

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмещения. Нормативными актами регламентируется состав командировочных расходов, компенсируемых организацией. Так, действующим законодательством в составе таких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и обратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Предприятие, направляющее работника в командировку, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в размерах, в пределах суммы, определённой на оплату проезда, наём жилого помещения, хозяйственные нужды и суточные.

Работник в командировку направляется на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия. Командировка работника оформляется командировочным удостоверением (не обязательно для ведения, на усмотрение предприятия), в котором указывается пункт назначения, название предприятия на которое командируется работник. Срок и цель командировки.

По возвращению из командировки работник обязан отчитаться в течение трёх рабочих дней банка, следующих за днём завершения командировки и предоставить авансовый отчёт со всеми подтверждающими документами на произведённые расходы (чеки, квитанции и т. д.).

Кассир оформляет приходный кассовый ордер (при возврате неиспользованных денежных средств подотчётным лицом) или расходный кассовый ордер (при перерасходовании денежных средств подотчётным лицом).

Предприятие при отбытии работника в командировку выплатить ему суточные, которые также считаются командировочными расходами.

В соответствии с трудовым законодательством суточные представляют собой дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. При направлении работника в командировку бухгалтер должен произвести расчет суточных.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Согласно пункту 4 Инструкции №62 срок командировки работников определяется руководителем организации и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы, командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани).

При направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство организации принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

Порядок списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки. Так, например, если командировка работника связана с приобретением МПЗ, то командировочные расходы будут включены в фактическую стоимость их приобретения.

Если же командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные будут формировать первоначальную стоимость основного средства.

Командировочные расходы, связанные с производственной деятельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции (20,23,29, 90.2), а если не связаны с производственной деятельностью то списываются на общехозяйственные расходы (26 счет).

Цель и характер командировки подтверждается оформленным служебным заданием и отчетом о его выполнении (форма №Т-10а).

Порядок ведения и заполнения синтетического регистра по учёту подотчётных сумм

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

· журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);

· главная книга;

· иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере № 7 одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован, заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

Корреспонденция счетов по расчётам с подотчётными лицами

	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
	Содержание хозяйственной операции	Дт	Кт
1	Поступили деньги в кассу для выдачи подотчёт	50	51
2	Выданы денежные средства из кассы на приобретение канцелярских изделий, которые будут использованы в бухгалтерии (АУП)	71	50
3	Утвержден (предоставлен) авансовый отчёт о приобретении канцелярских изделий	26	71
4	Сумма неиспользованных подотчётным сумм внесена в кассу	50	71
5	Приобретено топливо подотчётным лицом	10.3	71
6	Отражена сумма НДС по приобретенному топливу	19	71
7	Возмещена сумма перерасхода подотчётному лицу	71	50
8	Выданы деньги на командировочные расходы	71	50
9	По возращении из командировки предоставлен авансовый отчёт	26	71
10	Не предоставлен авансовый отчёт (списываем на материальный ущерб) 1 вариант 2 вариант	94 73.2	71 71
11	Возмещение материального ущерба из зарплаты 1 вариант 2 вариант	70 70	94 73.1

Дата добавления: 2021-04-05; просмотров: 94; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!