Некоторые дополнительные тонкости

Планирование презентации: подготовительный этап

1.1. Что такое презентация?

Презентации получи­ли широкое распространение в практике делового общения. Рассмотрение этой важной формы коммуникации начнем с уточнения значения самого слова презентация. Латинское praesentatio переводится как «представление», «предъявление». Разные авторы дают различные определения данному понятию.

В «Современном словаре иностранных слов» (1993) приводится два значения этого слова: презентация (лат. praesentatio) — 1) представление, предъявле­ние переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж (трас­сату); 2) общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, напр. книги, журнала, кинофильма, теле­программы, организации.

В «Толковом словаре русского языка конца XX в. Языко­вые изменения» (1998) приводятся следующие значения:

1. Большой официальный прием (иногда с угощением), устраи­ваемый фирмой, организацией, предприятием и т. п. с целью рекламы, для ознакомления со своей деятельностью.

2. Торжественное публичное представление, демонстрация чего-либо, ознакомление с чем-либо (иногда сопровождаемое при­емом с угощением).

А.П. Панфилова отмечает: «Под презентацией обычно понимают первое официальное пред­ставление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции и ее создателей.

Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на внутреннем и международном рынке. Воздействие презентации очень глубокое: от ее успешного проведе­ния зависят деловые контакты в мире бизнеса и предпринимательства».

Таким образом, под презентацией мы будем понимать любое публичное представ­ление чего-либо нового.

По мнению Л.Арредондо, специалиста по эффективной коммуни­кации, презентации помогают отдельным лицам или организациям приобрести необходимую известность, которая является визитной карточкой делового успеха, и таким образом достичь своих целей.

В книге «Искусство деловой презентации» он формулирует цели, которых может достичь человек в ре­зультате успешной презентации [8, 20]:

1. Создать мнение о себе как о высококвалифицированном специ­алисте, знающем свою работу и относящемся к ней творчески.

2. Проявить свои лидерские качества и интеллектуальный потен­циал.

3. Продемонстрировать инициативность, организованность и спо­собность к творчеству.

4. Убедить других принять ваши идеи, рекомендации, предложе­ния или точку зрения.

Большие возможности презентация открывает и перед организа­цией любого типа. Она позволяет:

1. Продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обога­тить программу.

2. Распространить информацию внутри организации или среди широкой публики.

3. Повысить узнаваемость имени или названия.

4. Поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам.

5. Найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать (т. е. клиентов, избирате­лей, жертвователей и прочих).

Таким образом, смысл презентации - обеспечить благожелательный прием презентируемому новшеству со стороны общественности. Как пра­вило, общественность на презентации представляют пресса и пред­ставители заинтересованных в предмете презентации групп и орга­низаций. Именно их и следует в первую очередь убедить в достоин­ствах предмета презентации.

Предметом презентации может быть товар или услуга, а также книга, журнал, телепро-грамма, автомобиль, рок-группа, идея, инно­вационная структура, эффективная технология и т. п.

Презентация мобилизует ресурсы личности и организации, увеличивает их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых кругов и широкой общественности.

Главная цель деловой презентации — убедить присутствующих действовать в нужном направлении:

одобрить предлагаемый проект;

поддержать новую идею, предложение;

купить продукт или услугу;

принять бюджет, законодательный акт;

использовать полученную информацию;

внедрить новые методы; проголосовать за кандидата;

подписаться на периодическое издание и т. п.

Существуют различные виды пре­зентаций. В литературе делаются попытки классификации презен­тации по разным основаниям.

Так, Л. Арредондо дифференцирует презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внеш­ние и внутренние.

Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую пред-ставляет презентатор. Например, выступ­ление торгового представителя фирмы перед покупателями.

Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же орга­низации (например, управляющий обращается к руководящим ра­ботникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).

Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненны­ми, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей».

Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продви­гающими (их цель — рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кан­дидата, политическую платформу и т. п.) и информационными (ос­новной удар делается на сообщение и передачу информации).

Представляется целесообразным рассматривать презентации так­же с точки зрения размера аудитории, т. е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру можно выделить три типа презентации, которые можно условно назвать публичными, ка­мерными и приватными. Особенности этих типов презентаций мы рассмотрим позже, а сейчас обратимся к правилам планирования и подготовки презентаций.

 

1.2. Планирование презентации: подготовительный этап

1.2.1. Определение приоритетов

Прежде чем приступить к написанию сценария презентации, не­обходимо:

1) четко сформулировать ее цели;

2) оп­ределить какой будет аудитория;

3) понять что ей уже известно об объекте презентации и что она хочет еще узнать.

Стадия планирования включает в себя выяснение, кто и что собира­ется сказать, за какое время и в какой последовательности.

Есть общий закон, применимый к любым проектам: чем раньше произошла ошибка, тем силь-нее она влияет на весь проект и тем труднее возместить вред от нее. Презентация не является исклю-чением. Поэтому, чтобы избежать подобных ошибок необходимо начать с определения приоритетов.

 

1) Точно сформулировать цель

Первый вопрос, который стоит задать, - это "Почему вообще необходимо устроить презента-цию?" Ответ должен состоять из одного предложения, опреде­ляющего точную и ограниченную цель.

Пример.

Можно сказать: "Чтобы повысить доходы компании", но только этим все вокруг и заняты. Мо-жно также сказать: "Чтобы продать больше програм­много обеспечения", - и это уже будет точнее, но для чего же тогда це­лая команда продавцов? Совершенно верно, "чтобы преодолеть сомнения и опа-сения относительно принципиально новых программ у потенциаль­ных покупателей". Какие сомнения и опасения? Что они не сработают? Что они слишком дороги? Что люди не станут ими пользоваться?

Постарайтесь сформулировать свою цель как можно яснее,      

 

 

Чем больше подобных вопросов вы зададите себе на этом этапе, тем более явной станет для вас цель презентации в целом. Вашу конечную цель, наверное, можно сформулировать одним предложением: "Убедить большее число служащих отделов маркетинга и сбыта, использующих стандартные текстовые редакторы, что поворот к нашим, более дорогим, но более многосторонним и простым для пользователя программам сто­ит этих дополнительных денег", а также убедиться, что каждый человек из вашей команды понимает это.

Эта цель должна стать критерием, по которому вы и будете проверять все, что заслуживает или не заслуживает включения в вашу презента­цию.

 

2) Определитесь с аудиторией

Если предыдущий раздел ставит вопрос: "Что мы стремимся сооб­щить?", то данный раздел дает ответ на вопрос: "Кому мы стремимся это сооб­щить?" Для этого необходимо определить и понять вашу аудиторию.

Целесообразно побеседовать с кем-нибудь из тех, кто будет входить в число слушателей, или с людьми, имеющими такую же профессию, чтобы выяснить у них степень интереса, информи-рованности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми можно столкнуться.

 

Пример.

В нашем примере стоит побеседовать, например, с менеджерами по торговле, рекламными агентами, слу­жащими отдела маркетинга.

ИЗНАНКА МЫШЛЕНИЯ АУДИТОРИИ

• Что они думают относительно этого предмета?

• Как много они уже знают о компьютерах?

• Каков уровень интереса к технике и технических знаний слушате­лей?

• Часто ли они пользовались компьютерами в прошлом?

• Насколько они осведомлены о новинках в компьютерном обеспе­чении?

• На самом ли деле они сомневаются в целесообразности повыше­ния уровня своего компьютерного обеспечения или просто делают выбор между нами и нашими конкурентами?

 

В конечном итоге, необходимо сформулировать ключевую фразу, которую, по вашему замыслу, должны запомнить слушатели, когда презентация закончится. Например: "За­втра утром я должен заказать один экземпляр" или просто: "Возможно, эти вещи в конце концов могут помочь нам - я должен провести сове­щание, чтобы как следует обдумать все это."

Несмотря на то, что эти два подготовительных этапа могут казаться очевидными, в большин­стве случаев им не уделяют должного внимания.

 

3) Определение логической последовательности

Теперь необходимо выстроить логику презентации. Для этого необходимо:

1) Определить все составляющие, которые необходимо включить, уточняя каждый пункт. Например, не просто "ряд программ", а "ряд программ, которые доступны в настоящее время, и программы, которые находятся в процессе подготовки".

2) Далее необходимо рассортировать все возможные компоненты в колонки А, В и С: А - то, что должно быть включено, В - то, что желательно вклю­чить, и С - то, что хорошо бы сказать, если для этого будет время.

3) Записать примерную продолжительность каждого пункта и подпункта - это помогает вовремя обеспокоиться из-за пере­насыщенности.

Указав все пункты, которые вы хотите включить, постройте их в ло­гическую последовательность, в которой они наиболее естественно будут следовать друг за другом (см. пример в рамке). Можно также подумать о кандидатурах ведущих, если их будет больше одного, и о продолжительности их выступлений с некоторым запасом времени.

 

Пример.

ОБРАЗЕЦ ЛОГИЧЕСКОЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ

1.ВСТУПЛЕНИЕ

а) Компьютеры сейчас получили всеобщее распространение. Ими пользуются люди, не имеющие специальных знаний в области компьютеров, так что будущее за программами, удобными для пользователя.

б) Важную роль в использовании компьютеров играет не только программное обеспечение или класс оборудования, а навыки оператора. Но штат, не имеющий отношения к компьютерам, нуждается в простых системах, чтобы они могли сконцентри­роваться на своих основных функциях (маркетинг или торги).

в) Текстовые редакторы легче изучить, в них труднее сделать ошибку, так что компьютер работает для людей, а не люди для компьютера.

Всего 10 мин

Текущее время 10 мин

 

2. ДИРЕКТОР ПО ПРОДАЖАМ

г) Быстро демонстрирует по пунктам. Во-первых, экономика. Стоимость программы. Дополнительные выгоды — обучение, горячая линия для экстренных ситуаций, необязательные до­полнения.

д) Беседа с компьютером. Компьютер задает вопросы.

Демонстрация базовой программы.

е) Дополнения в общих чертах и дополнительные подходящие программы. Другое программное обеспечение, планируемое на ближайшее будущее.

Всего 20 мин

Текущее время 30 мин

 

3. СТАРШИЙ ПРОГРАММИСТ

ж) Краткое объяснение раздела программы, касающегося на­стольных издательских систем. Что она делает и как это просто.

з) Разработка простых брошюр по торговле и паблисити с по­мощью настольных издательских систем. Демонстрация: настольная издательская система.

Всего 15 мин

Текущее время 45 мин

 

4. ДИРЕКТОР ПО МАРКЕТИНГУ

и) Практическое применение. Выяснение проблем. Усвоение уро­ков. Ловушки. Обобщение имеющихся на сегодняшний день преимуществ. Планы на будущее.

Всего 10 мин

Текущее время 55 мин

 

5. ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

к) Увеличение числа компьютеров и программ, удобных для пользователя. Возможность использовать компьютеры как можно шире.

л) Увеличение объемов сбыта благодаря лучшей мотивации поку­пателя. Сравнительный анализ затрат (прибыли) использования настольной печати. Гибкость — простор для дополнений и прогресса при минимальной стоимости. Заключение.

Всего 10 мин

Текущее время 1 час 5 мин

 

Когда определена логическая последовательность, каждый участник должен получить ее копию. Очень важно, чтобы все участники были хорошо знакомы со всем, имеющим отно­шение к теме, прежде чем они начнут обдумывать, что они хотят ска­зать, - это важно для предотвращения пропусков или совпадений.

 

1.2.2. Структура презентации

Если три первых этапа выполнены должным образом, то мы знаем, что хотим сказать, почему, в каком порядке и кому. Далее следует ре­шить, как все это построить.

 

 

1.2.2.1. Вступление

Практически любая презентация требует какого-нибудь вступления. Ка­кие элементы точно должны в него входить, будет, естественно, зави­сеть от обстоятельств: вы ведь не станете объяснять, кто вы такой, если обращаетесь к работникам своего отдела.

Вступление имеет двойное значение: оно определяет важные моменты, а также помогает выступающему упростить отношения с аудиторией с помощью "нейтрального" материала, который каждый может принять и согласиться с ним.

Полное вступление состоит из пяти элементов (на каждый из них доста­точно и одного предложения).

• Приветственные любезности - просто поблагодарите людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выразите надежду, что они не пожалеют о том, как его провели.

• Представьтесь - ваше имя и должность, ваш опыт, если это су­щественно (Я работал в области самолетостроения в течение двух лет, хотя, конечно же, не достиг такого высокого уровня, как вы...), а также добавьте некоторые детали о коллегах, которые здесь при­сутствуют.

• Цели - что вы предполагаете объяснить, предложить или продемон­стрировать на этой презентации. Это должно быть обязательно свя­зано с тем, какую присутствующие рассчитывают получить прибыль от того, что им представляется; не говорите "Мы расскажем вам о нашем но­вом GZ 180", а скажите: "Мы покажем вам, как наш GZ 180 может обеспечить вам более быстрое и более экономичное..." Все должно быть представлено с уклоном к их интересам, а не вашим: не "Что я собираюсь вам рассказать", а "То, что, как мне кажется, вы бы хоте­ли узнать".

• Карта маршрута – как долго продлится презентация, будет ли она разбита на части, будет полностью проходить здесь или переместится в другую часть здания, включает ли она видео, будет ли перерыв на кофе?

• Правила движения - в частности, хотите ли вы, чтобы люди преры­вали вас, если у них есть вопросы, ждали конца раздела или остав­ляли все вопросы до конца презентации? Прежде чем начать, объяс­ните им порядок работы.

Первые несколько минут презентации крайне важны для создания благоприятного первого впечатления. Выступающему необ­ходимо, чтобы слушатели его приняли; а если он даст понять, что у него с аудиторией много общего, то его выслушают с гораздо большим интересом.

Этому может способствовать, например, хорошая неназойливая шутка, которая имеет отношение к делу, забав­на и вызывает громкий смех. Однако, неудач­ная шутка может иметь прямо противоположный эффект, от которого потом очень трудно оправиться. Таким образом, шутливое начало может ока­заться довольно опасным с очень маленькой или незнакомой аудиторией.

Но есть и другие способы расположить к себе слушателя, например:

• любое выражение ваших искренних чувств;

• какое-нибудь откровение о себе;

• возражение собственным доводам во время презентации.

Такие приемы срабатывают, потому что они показывают, что вы такой же человек, как и все остальные, и не стремитесь подчеркнуть свое пре­восходство. Это, конечно, применимо не только для начала презентации в целом, но и для начала выступления каждого нового участника.

 

1.2.2.2. Внутренняя структура

Логика презентации строится по схеме, состоящей из трех частей:

1) описание ситуации,

2) демонстрация возможных осложнений,

3) ре­комендации по их преодолению.

Если презентацию проводят несколь­ко человек, то вся презентация в целом должна распадаться на эти три раздела, хотя, несомненно, индивидуальные выступления также стано­вятся яснее, когда построены таким же образом.

 

Описание ситуации

Обрисуйте ситуацию на сегодняшний день: например, опишите организа­цию поставок за рубежом, тенденцию изменения спроса на внутреннем рынке или способ закупки канцелярских принадлежностей. Какова бы ни была цель презентации, очень важно, предоставить всем присутствующим оди­наковую предварительную информацию, а также продемон­стрировать свое знание ситуации и ее подоплеки. Это способствует привлечению всеобщего внимания к главной теме презентации, обеспечивает понимание и завоевание призна­ния аудитории.

Эта часть презентации может состоять буквально из пары предложений или потребовать довольно длительного анализа того, как все пришло к настоящему положению дела. Следует также оценить сложившуюся ситуацию и достичь единодушия в ее оценке. Для этого можно задавать присутствующим различные вопросы о те­перешней ситуации и истории (больше подходит для небольших презен­таций): это поможет вам более точно связать весь дальнейший ход ва­шей презентации с их потребностями. Даже небольшое двустороннее общение на ранних стадиях может стать очень важным показателем того, установлен ли контакт с аудиторией.

2) Демонстрация возможных осложнений

Затем нужно показать необходимость изменений, демонстрируя, почему настоящая ситуация не может продолжаться или почему будет неблагоразумно сохранять ее. Это должны быть или какие-то значитель­ные перемены, или опасность, или беспокойство, или благоприятная возможность, иначе бы вы не проводили презентацию.

 

ДОЛЖНЫ БЫТЬ КАКИЕ-ТО ПРИЧИНЫ,

ПОЧЕМУ ДЕЛА НЕ МОГУТ ДАЛЬШЕ ИДТИ ТАК, КАК ИДУТ СЕЙЧАС

• Спрос меняется                                     • Меняется технология

• Персонал уходит                                   • Задержки удлиняются

• Конкуренты достигают успеха            • Цены растут

• Доходы падают                                      • Зданиям необходим ремонт

 

Если аудитория довольно холодна, необходимо с самого начала заставить ее осознать, что то, что представляется на презентации, важно для них. Люди приходят, приготовившись слушать, а к концу первых десять минут у них должно появиться желание знать о предмете презентации все.

 

3) Рекомендации по преодолению возникших сложностей

Этот раздел формирует основную часть презентации. Он может включать оценку альтернатив, демонстрацию продукции, описание услуг, сопоставление предметов, сравнение цен, представлена доказательств, приведение примеров.

Сами ре­комендации должны быть представлены в виде выбора из альтернатив­ных вариантов, а не просто предложением типа "возьмите это и оставь­те то".

 

1.2.2.3. Подведение итогов

Окончание презентации, как и ее открытие, очень важно, поэтому финал должен быть обдуман заранее и хорошо отрепетирован. В процессе работы над заключением следует возвратиться к первоначальному сообщению. Цель презентации обязательно диктует окончание. Окончание обычно включает:

• краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор клю­чевых видеофактов;

• рекомендации по стратегии поведения;

• предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

• описание вспомогательной литературы по данной проблеме, которую вы сейчас распространяете (если таковая имеется);

• благодарность за внимание;

• предложение задавать вопросы.

 

Некоторые дополнительные тонкости

Существуют следующие моменты, которые необходимо учесть при подготовке презентации:

Продолжительность. Большинство людей беспокоятся, что они скажут не достаточно. Однако, гораздо большую опасность представляет ситуация, когда презентация перегружена информацией. Как уже было отмечено, следует разбить факты на группы А, В, С по степени важности и пометить каждый абзац в наброске сценария соответствующей буквой. Тогда потом можно без особых хлопот исключить все параграфы, помеченные буквой С.                              

На этой стадии следует стремиться к исключительной краткости: позднее появится больше идей, презентация "разбухнет", когда ведущие обра­тятся к использованию визуальных средств.

Презентация, которая длится слишком долго, не нравится никому. Люди стараются поскорее уйти, предвкушая перерывы, которые затягиваются и съедают время. Напомним, что уже через 30—40 мин работы у их участников начинает ослабевать внимание; через 70—80 мин появляется физическая уста­лость; через 80—90 мин развивается «отрицательная активность» — начинаются разговоры и занятие посторонними делами; через 2 ч непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее разой­тись. В то же время через 30—40 мин. отвлечения внимание вновь автоматически включается.

Поддержание обратной связи с аудиторией. Принцип обратной связи с аудиторией вполне применим в конце каждо­го этапа презентации. Когда поставлена точка и вы дошли до паузы, еще раз подумайте о мышлении аудитории. Какие вопросы возникли там сей­час, как там все отражается?

Здесь вам следует сказать: "Все хорошо, но нет ответа на мой вопрос..." - это очень важно, так как служит и другой полезной цели, расстановке "указателей", а также помогает уберечь презентацию от превращения в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Использование формы повествования. Вы, наверное, ловили себя на том, что, описывая какую-т деталь оборудования, вы говорите: "Эта деталь делает это... Эта деталь делает то..." и т. д. и так без конца.

Можно существенно улучшить выступление, обратившись к рассказу: "Разработка проектора была весьма интригующей проблемой. Начать хотя бы с того, что он должен был быть портативным, так что... но это означало, что мы не могли... так что мы попытались... наконец мы попали в цель... когда мы наткнулись на другое препятствие... между тем оптическая группа выступила с остроумным... " – и в итоге скучные характеристики превращены в интересное повествование.

Не пытайтесь объять необъятное. Помните, что презентация не должна охватывать все. Ее следует строить только на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию в целом. Не следует включать ничего утомительного, неизвестного для большинства, или слишком детальную техническую информацию потому, что кого-нибудь могло бы это заинтересовать. Вы можете дать присутствующим на руки любое количество вспомогательной литературы чтобы они изучали ее на досуге.

Дальнейшие действия. На этой стадии вы должны также решить:

• кого пригласить;

• как велика будет аудитория;

• где проводить презентацию.

Если эти решения принимает за вас клиент, который попросил вас устроить презентацию, вы должны постараться получить ответы на эти вопросы.

Вообще к данному моменту вы уже должны иметь основу для хорошей презен­тации.

 

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

1. Определите конкретную цель презентации одним предложе­нием.

2. Определитесь относительно аудитории.

3. Установите, какое впечатление вы хотели бы в итоге оста­вить у аудитории.

4. Решите, какие разделы включить в презентацию и каково назна­чение каждого раздела.

5. Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время и определяя выступающего.

6. Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, что­бы в случае необходимости скорее отсеять ненужную инфор­мацию.

7. Подумайте о вступлении, которое бы сразу завоевало ауди­торию.

8. Используйте такие приемы, как "вопрос - ответ", чтобы заин­тересовать слушателей и пробудить в них желание слушать вас.

9. Если это имеет значение, определитесь с величиной аудито­рии и решите, кого пригласить.

10. Решите, где проводить презентацию.

---

Дата добавления: 2021-04-05; просмотров: 65; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!