Преимущества и недостатки канбан

Методология kanban

Методология канбан — это система постановки задач, при которой все этапы проекта визуализируются на специальной доске. Члены команды могут видеть текущее состояние задачи на любой момент времени. Это предполагает полную прозрачность работы. Kanban относят к agile-подходам — «гибким» технологиям, предназначенным для разработки программного обеспечения.

Что такое kanban

Цель kanban — сделать проект наглядным, отследить готовность работ и проконтролировать нагрузку специалистов.

Для упрощения контроля рабочий процесс визуализируют на доске, поделенной на колонки. Каждая колонка — это текущее состояние работ. Непосредственно задачи отображают в канбан-карточках — там можно прочитать их описание, уровень важности и дополнительную информацию. Когда задача завершает определённый этап, карточку с её описанием переносят в соответствующую колонку. Взглянув на доску, можно сразу понять, как обстоит ситуация с проектом.

Пример структуры канбан-доски

Канбан-доски бывают физическими и электронными. В первом случае это обычная доска со столбцами. Задания пишут на стикерах и наклеивают в нужный раздел, перемещая по мере необходимости. Электронные доски обладают аналогичными функциями, но по сравнению с физическими, всегда доступны — удалённые сотрудники могут непрерывно участвовать в рабочем процессе.

Пример виртуальных kanban-досок:

Trello. Можно создавать любое количество проектов с разным составом команды. К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок неограниченно. Присутствует интеграция с другими приложениями. Бесплатно доступен почти полный функционал kanban. На платном тарифе отсутствует ограничение по объёму вложений, можно добавлять собственные стикеры и фоны.
Taskify. Аскетичный сервис, предусматривающий деление доски на три колонки — «Общий список», «В процессе» и «Выполнено». Taskify доступен без регистрации любому числу пользователей.
Asana. Это платформа для управления проектами с расширенным функционалом. Канбан-доска — один из предлагаемых инструментов. У сервиса есть платная и бесплатная версии. Преимущество Asana — интеграция с большим количеством приложений.

В самом простейшем варианте канбан-доску делят на три столбца с задачами:

К выполнению (to do).
В процессе выполнения (doing).
Выполненные (done).

Приведённая структура kanban — всего лишь образец. Для разных проектов можно добавлять другие столбцы. Например, в сфере разработки программного обеспечения канбан-доска может иметь следующие колонки задач:

Бэклог — общий список.
Разработка — задачи в работе.
Тест — на проверке у тестировщика.
Проверка — отправленные на утверждение менеджеру проекта.
Готово — полностью законченные.

Например, представим, как сделать почтовую рассылку с помощью канбан. Сначала нужно выделить отдельные задачи. Это может быть план конкретной серии писем, создание текстов, разработка дизайна email-рассылки и прочее. Далее все задания заносят в бэклог и определяют этапы рабочего процесса, визуализируя их в виде колонок с соответствующими названиями.

Команда, работающая над созданием рассылки, видит на доске текущее состояние проекта.

За ведение доски ответственны все члены команды. Любой вовлечённый в процесс сотрудник может перемещать готовые карточки по доске. Такая структура обеспечивает наглядность выполнения. Можно посмотреть текущий статус задачи и своевременно выявить «заторы».

Нюансы постановки задач

Бэклог. В самом начале работы над проектом, команда делит его на задачи. Их может быть несколько десятков или сотен. Все они попадают в единый список — бэклог.

Каждая задача должна быть актуальна, при необходимости разрешено пополнять или «чистить» бэклог. Все задания сортируют с учётом приоритета. Причём степень важности определяет сама команда. Приоритеты можно менять по мере необходимости — это одна из особенностей «гибких» технологий.

Вес задач и лимит столбцов. Для каждого задания определяют вес — время, необходимое на выполнение. Команда самостоятельно определяет длительность работы. Потому если проект своевременно не завершён — это вина команды.

Основной принцип kanban — объём незавершённой работы необходимо ограничивать, чтобы не допускать «зависания». При этом в работе одновременно может быть и несколько задач. Главное — ограничить их количество.

Над каждым столбцом обычно указывают лимит — максимальное число задач в этой колонке. Лимит бэклога высчитывают исходя из средних показателей. К примеру, в процессе 5 заданий и на выполнение каждого уходит 1 день — недельный бэклог можно обозначить лимитом 5.

Выяснить нужный предел можно опытным путём. Например, если в колонке бэклога скопилось большое количество задач, столбец «В процессе» забит под завязку, а колонка «Выполнено» чаще всего пустует, то налицо перегруженность команды. Желательно ограничить количество поставленных задач.

Более точно установить оптимальное количество задач для бэклога помогает метрика Flow Efficiency (эффективность потока). Она позволяет определить соотношение между стадиями ожидания и активной работы. Расчётными показателями выступает время выполняемых процессов. Для определения коэффициента флоу применяют такую формулу:

Время активной работы ÷ (время активной работы + время ожидания) × 100% = эффективность потока

Например, вы работали над задачей 2 дня, а в режиме ожидания она провела 3 дня. Значит:

2 ÷ (2 + 3) × 100 % = 40%

Получается, что на задачу уходит 40% времени, на протяжении которого она присутствует на доске до выполнения. Остальные 60% времени работа простаивает. Соответственно, лимит бэклога можно немного снизить.

Лимит задач на сотрудника. Ограничивать стоит и количество работы на сотрудников. Допустим выставлено ограничение по одной задаче на человека. Если требуется уточнить нюансы или привлечь другого специалиста — сотрудник остаётся незадействованным. Или наоборот, число одновременно выполняемых задач неограниченно — сотрудник начинает выполнять одну задачу, потом вторую, третью. В итоге колонка «В процессе» переполнена, а «Готово» — пустует. Получается, что низкий лимит незавершённых задач плохо отражается на производительности, а высокий — чреват «зависанием» проекта. Необходимо подобрать ограничение, которое создаст постоянную и равномерную загрузку.

Kanban обеспечивает свободу в принятии решений. Если при установленном ограничении не удаётся уложиться в график — уменьшите лимит. Когда у команды остаётся много свободного времени — лимит можно увеличить.

Особенности работы по kanban

При работе по kanban команда едина — все решения принимают совместно. Есть менеджер проекта, но он не руководит, а организует работу. Проект делят на итерации, длина которых может различаться. Для kanban не характерна ритмичность процесса.

Также по канбан-методологии не предусмотрено чёткого соблюдения конкретных этапов. Команда сама определяет, что и когда ей удобнее делать. Например, подведение итогов осуществляют в конце каждого месяца, планирование бэклога — по завершении заданий, совместные обсуждения — по мере необходимости. Но работа над проектом идёт непрерывно.

Из-за гибкого подхода к организации рабочего процесса возникают такие особенности:

Новые задания добавляют в любой момент. По причине срочности команда вправе поменять приоритеты.
Над задачей трудятся столько времени, сколько это необходимо до её завершения или утраты актуальности и отмены.

Основной показатель эффективности в kanban — среднее время прохождения по доске. Быстрое решение задачи указывает на слаженную и продуктивную работу команды. Когда возникают задержки — нужно поискать их причины и оптимизировать процесс.

Как внедрить kanban-систему

Работу по kanban строят на основе agile-мышления, для которого первостепенны законченный продукт, взаимодействие между людьми и готовность к изменениям. Команда активно взаимодействует, чтобы как можно быстрее закончить проект, но при этом готова в любой момент изменить ход процессов. Одноэтапное внедрение kanban может оказаться сложным для команды, которая ранее не сталкивалась с этой методологией. Потому изменения внедряют постепенно.

Пример физической канбан-доски (источник Pinterest)

Для правильной организации работы по kanban-системе существует шесть основных правил.

1. Визуализируйте поток работы

Запишите все задачи, текущие и планируемые. Для каждой из них определите статус. Карточки с заданиями разместите на доске — физической или виртуальной.

2. Ограничьте число одновременно выполняемых задач

Скорее всего, первая же визуализация покажет, как команда непродуктивно тратит силы на параллельное ведение множества задач или, наоборот, простаивает из-за неравномерной загрузки. Обсудите совместно с командой, какое количество работ по каждому статусу оптимально вести одновременно и проставьте приоритеты. Над каждым столбцом доски укажите лимит.

3. Управляйте потоком задач

Своевременно меняйте статусы задач и отслеживайте движение. Если где-то возник «затор», нужно его оперативно разрешить. К примеру, если один сотрудник не справляется, он может попросить помощи у менее занятых коллег.

4. Обсудите правила работы

Команда должна чётко понимать, как обращаться с доской, когда можно брать новые задачи, что делать при возникновении сложностей, как определять готовность работы.

5. Анализируйте деятельность

Регулярно собирайте команду и обсуждайте нюансы работы, успехи и неудачи. Чёткого расписания нет, как нет и ограничений по формату. Можно собираться еженедельно или проводить общий созвон ежедневно, встречаться раз в месяц или собираться онлайн по мере необходимости. Главное — на каждой встрече команда решает, как оптимизировать процессы. Дополнительно обсуждают прочие насущные вопросы.

6. Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы

Любая канбан-команда всегда пребывает в поиске идеальной системы. Цель — ускорить движение карточек по доске. Для этого постоянно проводят какие-то эксперименты: меняют лимит, пересматривают приоритеты и прочее. Чтобы система действительно менялась, изменения нужно вводить для всей команды разом. При этом не нужно всё изменять кардинально. Внедрите одно нововведение, отследите эффект и только после этого переходите к следующему эксперименту.

Преимущества и недостатки канбан

Kanban — удобный инструмент, который применим почти при любом подходе к работе. Он делает рабочие процессы более наглядными, отображает производительность в режиме реального времени и помогает контролировать нагрузку сотрудников.

Достоинства kanban:

Гибкость планирования. Команда сконцентирована на текущих процессах, но при необходимости можно изменить приоритеты.
Высокая вовлечённость команды. Совместное обсуждение всех вопросов и поиск оптимальных решений сплачивают коллектив. Каждый сотрудник понимает, что именно от него может зависеть общий успех проекта.
Меньшая длительность итераций. За счёт того, что можно обратиться за помощью к коллегам при возникновении сложностей, сокращается продолжительность выполнения работы. Команда всегда видит, у кого задание «не идёт» и может помочь, чтобы восстановить плавный поток.
Быстрое выявление проблем. Благодаря лимитам проблемные места сразу заметны. Поиск оптимальных решений можно направить именно на «узкое место».
Наглядность. Рабочие процессы абсолютно прозрачны, поскольку любой сотрудник легко может просмотреть текущие этапы и статусы задач.

Недостатки kanban:

Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 73; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

12 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!