Новые тенденции в практике русского делового письма.
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ. СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Официально-деловой стиль. Функции официального документа
Официально-деловой стиль — это разновидность русского литературного языка. Это стиль, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений. Так, в разговоре мы можем сказать: «С сегодняшнего дня я в отпуске». В официальном заявлении требуется написать: «Прошу считать меня находящимся в отпуске с такого-то числа».
Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи — это выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных, общественных деятелей и т.д. Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями учреждениями и организациями, между личностью и обществом.
К особенностям официально-делового стиля относится следующее:
— выражаемое данным стилем содержание должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения;
— официально-деловой стиль охватывает определенный, более или менее ограниченный круг тем.
Для официально-делового стиля характерны высокая регламентированность речи (твердо установленный набор средств выражения и способов их построения); официальность (строгость изложения: слова обычно употребляются в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует); безличность. В официально-деловом стиле главное — факт, объективное, четкое, без лишних деталей описание, представление фактов, обстоятельств события, дела.
|
|
|
Официально-деловой стиль — самый традиционный и консервативный вариант русского литературного языка.
Документы — это письменные тексты, имеющие юридическую (правовую) значимость: закон, приказ, заявление, доверенность и т.д. Документирование, или создание документа, представляет собой регламентированный процесс записи информации на бумаге или на ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность имеет форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Любой официальный документ выполняет несколько функций. Выделяют общие и специальные функции документа.
|
|
|
К общим функциям документа относятся:
• информационная (любой документ создается для сохранения информации);
• социальная (любой документ является социально значимым объектом, так как обусловлен той или иной социальной потребностью);
• коммуникативная (документ выступает в качестве средства общения между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями);
• культурная (документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации).
Специальные функции документа :
• управленческая (документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы, например, организационно-распорядительные);
• правовая (документ — средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе, например, законодательные акты);
• функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества).
Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора, адресата, подпись, дата, номер документа, печать и т.д.
|
|
|
Типы официальных документов.
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы так или иначе связана с оформлением разного рода документов. Документация разнообразна по выполняемым ею функциям, по назначению, по содержанию, по степени доступности содержащейся в ней информации. Можно выделить также ряд факторов, позволяющих распределить все документы по отдельным типам и видам.
По фактору адресации документы подразделяют на внутреннюю и внешнюю переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, состоящими в отношениях должностного соподчинения, и подразделениями одной организации. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными лицами, состоящими в подчинении по отношению друг к другу. Документацию этого типа называют официальной.
По содержанию и по назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные и другие виды документов.
По фактору доступности информации, содержащейся в документе, они могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа, конфиденциального характера, документы для внутреннего пользования.
|
|
|
Новые тенденции в практике русского делового письма.
1990-е гг. стали периодом значительных изменений в стране. Изменения коснулись всех сторон жизни, в том числе сферы делового общения. Появились новые виды документов, новые термины. Более свободными с точки зрения используемой лексики, экспрессивных средств языка стал стиль деловых писем, больше значения придается убеждающей силе делового послания. Так, новые условия, обстоятельства жизни заставляют каждого, кто ищет работу осваивать приемы саморекламы, составляя письма-рекомендации, или резюме. Слово «резюме» пришло в русский язык из французского и употребляется в значениях: краткое изложение сути написанного, сказанного, прочитанного; краткий вывод, итог чего-либо.
В последнее время термин «резюме» стало употребляться в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». Это значение пришло из американского варианта английского языка и все более закрепляется за словом «резюме». Резюме в чем-то сходно со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания, но требования к нему определены. Главная задача при составлении резюме — как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию. Важно уметь выделить из персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе.
Типовое резюме включает:
• персональные данные соискателя (ФИО, дата и место рождения, семейное положение);
• адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;
• наименование вакансии, на которую претендует автор;
• основной текст, в котором содержится перечень мест работы или учебы в обратном хронологическом порядке (т.е. начиная с самого последнего), с указанием официального наименования организаций, периода времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (учебной специальности). Обязательна информация об опыте работы (если опыт есть) и должностных обязанностях;
• дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная подготовка, тренинги, курсы), с указанием даты и названия;
• прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: знание иностранных языков, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);
• отличия и награды (раздел не является обязательным);
• интересы, склонности, имеющие отношения к предполагаемой профессиональной деятельности (содержание на усмотрение соискателя);
• личные качества (важные качества: трудолюбие, коммуникабельность, стрессоустойчивость); хобби, интересы;
• дата написания резюме;
• подпись соискателя.
При написании резюме необходимо учитывать: слово «резюме» обычно не употребляется в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо заголовка указываются ФИО, дата и место рождения претендента. Фамилию, имя и отчество рекомендуется печатать заглавными буквами, чтобы легко было прочитать. ФИО размещаются посередине верхней строки листа. Ниже, у левой границы, — домашний адрес, номер телефона, почтовый адрес в Интернете. У правой границы листа — адрес организации (учебного заведения), в которой претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи. Наименование вакансии должно в точности совпадать с приведенным в источнике (объявлении). Размещается через интервал ниже персональных данных о соискателе. Например, программист — разработчик базового программного обеспечения. Основной текст размещается ниже наименования вакансии. Сведения об образовании, о работе могут быть представлены в виде перечня или таблицы. При наличии письменных рекомендаций они могут быть приложены к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть представлены».
В последнее время выделяют еще один классификационный признак деловой документации — форма отправления документа. Наряду с традиционной почтовой пересылкой существует широкий набор технических средств, относящихся к классу средств, так называемой документальной электронной связи. Этот тип электросвязи предназначен для передачи сообщений, представленных в форме документов. Можно выделить две большие группы таких средств, отличающихся используемыми методами передачи сообщений: с факсимильными и кодовыми методами передачи.
Факсимильный метод передачи сообщенийпредполагает непосредственную передачу изображения документа с помощью специальных аппаратов — телефаксов, или просто факсов.
При передаче кодовым методом производится посимвольное кодирование сообщений — как текстов, вводимых в персональный компьютер непосредственно с клавиатуры, так и графических файлов, т.е. соответствующим образом закодированных изображений. В настоящее время невозможно представить себе ни одного серьезного руководителя предприятия или организации, который мог бы обойтись в своей работе без электронной почты.
Электронная почта и телефаксиспользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычным почтовым отправлением. Электронная почта — эффективное средство, с помощью которого сотни тысяч владельцев персональных компьютеров обмениваются информационными сообщениями. В современном мире большинство фирм предпочитают пользоваться услугами электронной почты, принимая во внимание ее преимущества по сравнению с традиционными видами почты. Отправленное письмо может оказаться на другой стороне земного шара через минуты. Для деловой электронной переписки с партнерами и клиентами действуют жесткие правила этикета.
Официальные и деловые письма пишутся на бланках фирмы, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке есть логотип, адрес и телефоны вашей организации. При этом используются те же строгая структура и стиль письма, как если бы писали его на бумаге. Если вместе с письмом отправляется информация в приложении, требуется указать, на скольких страницах уместились эти файлы. Если это графика, рисунки или фотографии, следует также указать их расширение, формат, количество.
Недопустимо посылать документы в приложении, оставляя при этом пустым само место для письма. Любые высылаемые по электронной почте файлы необходимо сопровождать приветствием и некоторым комментарием.
При получении письма необходимо сразу же дать короткое уведомление о его получении. Более детальный ответ можно выслать позже.
Многие правила этикета для электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами классической почты.
Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам непосредственных изображений: писем, фотографий, чертежей, рисунков. Передача сообщения осуществляется обычным набором номера телефакса вызываемого абонента. Адресат получает копию передаваемого документа с сохранением всех деталей изображения.
Удобно пользоваться факсимильной связью для оперативного оформления контрактов, протоколов и другой документации, требующей отображения подписи и печати партнера. Обычно сообщение, переданное по телефаксу, оформляется в виде делового письма, которое содержит все необходимые реквизиты. При отправлении сообщения по факсу главным требованием является краткость. Наилучший вариант — сообщение, занимающее одну страницу.
Д/з: составить свое резюме
Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 342; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!