Методы диагностики ситуации и анализа проблемы.
Проблема: сущность и внутренние характеристики.
Существует несколько подходов к определению понятия «проблема».
Во-первых, проблема понимается, как расхождение между действительным и желаемым при неизвестных способах преодоления этого расхождения. Такого рода проблемы возникают, когда цели деятельности организации не достигнуты. Такие проблемы называют проблемами функционирования.
Во-вторых, проблема может рассматриваться как потенциальная возможность. В этом случае она означает расхождение между действительным и потенциально возможным при неизвестных способах преодоления этого расхождения. Чаще всего они связаны с не использованием потенциала организации в полной мере – это проблемы развития.
Распознание и формулирование проблемы занимает важное место в методологии организации ПРУР. Проблема определяет выбор методов исследования, предвидения результатов. Проблема – это преграда, противоречие, которое несет в себе элементы новых, неизвестных ранее изменений. Не следует путать понятия проблема и задача. Решение первой всегда требует творческого подхода, решение задачи предполагает знание алгоритма ее разрешения.
Проблему как предмет исследования характеризуют такие параметры:
реальность, актуальность, ресурсообеспеченность, ценность предполагаемого результата.
Чтобы ее ликвидировать необходимо ее сначала определить, т.е. «увидеть» возникшее противоречие. Определение – это сложная процедура, состоящая из нескольких фаз, основными являются:
|
|
|
выявление проблемы, т.е. определение ее симптомов (первых признаков, сформулированных на этапе описания ситуации), что позволяет установить наличие проблемы, но не причины ее возникновения, поэтому необходима вторая фаза – диагноз проблемы, т.е. установление причин ее возникновения; диагностика базируется на сборе и анализе информации о факторах, послуживших причиной появления проблемы и выделения среди них управляемых, воздействуя на которые можно решить проблему. Основным инструментом диагностики выступает причинно-следственный анализ; несмотря на очевидность различий понятий «симптомы», «причины», «последствия», в практике управленческой деятельности довольно часто они подменяются друг другом, что приводит не к решению проблемы, а к ее усугублению и тиражированию.
Решение выявленной проблемы предполагает установление причинно-следственной цепи, иерархию причин и следствий, которая ведет «назад» от следствия к причине до той точки, в которой можно предпринять действие, помогающее устранить исходные причины. Сложность и важность анализа при использовании процедуры причинной цепи заключается в необходимости постоянно фиксировать местоположение фактов, концептуальных суждений в причинной цепи. Ясно и четко определить проблему означает уже начать ее решать.
|
|
|
Важным этапом исследования проблемы является ее распознавание, связанное с осуществлением следующих операций:
-формулирование проблемы, включающее постановку центрального вопроса; фиксацию того противоречия, которое составляет основу проблемы и описание предположительных последствий. Различают два типа формулирования проблемы: субъектные и объектные. Проблемы первого типа фиксируют в терминах потребностей данного субъекта управления, отражают факт их неудовлетворенности. Проблемы второго типа отражают недостаточность тех или иных средств и факторов для решения соответствующей исходной проблемы;
-построение проблемы, базирующееся на методе декомпозиции и изучении ее внутренней структуры. Внутреннюю структуру составляют такие элементы, как предмет, субъект, связи и цель решения. Предмет характеризует возникшее главное противоречие, которое отражается в вопросе: «В чем сущность проблемы?» Объект проблемы отвечает на вопрос: «Где возникла проблема?» Субъект – тот, кто связан с проблемой. Связи характеризуют ограничения и отношения с другими проблемами. Они отражаются в вопросе: «С чем связана проблема?» Цель решения проблемы выражается в вопросе: «Для чего необходимо решать проблему?»
|
|
|
-оценка проблемы, связанная с выявлением условий решения проблемы, соотнесения потребностей и возможностей при ее решении, ее классификация;
-обоснование проблемы, т.е. установление взаимосвязей с другими проблемами организации.
Для изучения проблемы, выяснения ее особенностей необходимо придерживаться следующей последовательности:
· разделение проблемы на части;
· выделение основных и второстепенных характеристик проблемы;
· установление причинно-следственных характеристик проблемы;
· прогнозирование и анализ требуемых действий;
· разработка рекомендаций к действиям.
При исследовании проблемы следует рассмотреть ряд аспектов, касающихся масштаба проблемы, ее повторяемости, времени реагирования, уровня и вида риска, ресурсообеспеченности, охвата, ее уникальности.
Следующей характеристикой методологии исследования проблемы является ее постановка. Различают несколько уровней постановки проблемы:
|
|
|
низший характеризуется интуитивным восприятием руководителя о противоречиях в системе управления;
средний – описание в соответствии с принятыми правилами;
высший заключается в ее отработке в соответствии с целью и стратегией организации, поиске новых форм.
Итак, основными методологическими принципами исследования проблемы при организации ПРУР являются принципы выявления противоречия, принципы оценки и принципы распознавания.
Принципы оценивания позволяют получить адекватную оценку реальной действительности, ситуации, проблемы, результатов. К ним относятся следующие:
· принцип научности;
· принцип целевого назначения (целью оценки может быть поиск путей развития, установление закономерностей, контроль тенденций);
· принцип разнообразия, полноты и системности;
· принцип критериальной определенности;
· принцип количественной определенности оценки;
· принцип сочетания оценки состояния и изменений;
· принцип независимости.
Всегда возникает необходимость отождествления, сравнения, определения класса проблем, принадлежности к определенной типологической группе, т.е. в классификации, которая, может быть, построена по следующим признакам:
· по степени структуризации: хорошо структурированные, слабо структурированные, неструктурированные;
· по содержанию: экономические, организационные, социально-психологические, политические, технические и др.;
· по классности: прямые и обратные;
· по уровню решения: общесистемные, подсистемные. элементные;
· по срочности решения: самые важные, важные средней срочности, важные, но не срочные, не заслуживающие внимания, накапливаемые;
· по назначению: теоретические и поведенческие, связанные с реализацией решения;
· по отношению к организации: внешние, внутренние, стыковые (проблемы взаимодействия внутренней и внешней среды);
· по фактору предвидения: планируемые и не планируемые;
· по способам решения: интенсивно решаемые и экстенсивно решаемые;
· по времени: долгосрочные, краткосрочные ( следует различать время развития проблемы и время ее решения);
· по направлению воздействия: прямые и косвенные.
При анализе проблемы важное значение занимает определение на какой стадии жизненного цикла она находится, от этого будет зависеть качество разрабатываемых решений.
Если проблема находится на стадии зарождения, ее масштаб полностью не известен, принимаемое решение будет действовать по упреждению. Однако подобные проблемы, считающиеся решенными, могут привести к появлению других проблем, причем достаточно масштабных.
В период устойчивого развития величина проблемы оказывает существенное негативное влияние на управленческую деятельность и вызывать массу негативных последствий; принимаемое решение будет действовать с опозданием и приниматься в «режиме тушения пожара».
В период стабилизации развития проблемы, когда известны масштаб и последствия проблемы, решение будет приниматься в режиме реального времени.
Методы диагностики ситуации и анализа проблемы.
Рассматривая сложившуюся ситуацию и возникшую проблему, руководитель должен:
· определить круг лиц, способных разработать и реализовать способы ее решения и получения положительного исхода;
· установить срок разрешения проблемной ситуации;
· оценить и утвердить способы действий;
· обеспечить выделение требуемых средств решения проблемы;
· выявить внутренние элементы проблемы, установить степень их влияния на решение проблемы.
В качестве одного из графических инструментов, обеспечивающих решение перечисленных задач, используется проблемное поле, содержащее следующие области: ответственные исполнители (кто?), общие и частные сроки решения проблемы (когда?), действия по разрешению проблемы (как?), требуемые средства (с использованием чего?), проблема и ее элементы (что?).
Данный инструмент отвечает на вопросы: что ликвидировать; как действовать; для чего необходимы средства; когда предпринимать действия; кто этим должен заниматься.
Важным этапом анализа проблем является использование метода декомпозиции, позволяющего определить причинно-следственные связи. При этом необходимо выявить иерархию причин, которая обычно представляется в виде причинно-следственной диаграммы - «дерево проблем». Структуризация позволяет наглядно и в комплексе установить влияние причин, вызвавших проблему.
Причинно-следственные диаграммы впервые были использованы К.Ишикава в 1943г. Структура диаграммы напоминает рыбий скелет. Поэтому ее часто называют диаграммой «рыбьи кости». Данная диаграмма содействует выявлению ошибок, анализу проблем.
В «голове» диаграммы стоит определение проблемы. Для обозначенной проблемы должно быть найдено решение. Поиск причин обозначенной проблемы начинается с определения возможных групп причин, например, техника, методы руководства, внешняя среда.
Следующий шаг решения поставленной проблемы заключается в детализации классов проблемы.
Причинно-следственная диаграмма является важным инструментом, который содействует решению проблем. Исходный момент – установление самой проблемы, постановка цели решения. Ядром метода служит механизм включения в диаграмму поиска и проверки потенциальных причин.
Для наглядного изображения источников проблем и масштабов их влияния также может использоваться профиль причин. Может быть построен четырехфакторный профиль, каждое «плечо» отражает один источник проблемы, а заштрихованная область – масштаб влияния конкретной причины.
Поскольку решение проблемы связано с этапом ее жизненного цикла, то зачастую, возникает необходимость прогнозирования ее дальнейшего развития, с этой целью можно использовать методы теории надежности, применяемые при прогнозировании отказов сложных систем. Обоснованность использования этой группы методов связана с тем, что любая организация представляет собой сложную социально-экономическую систему.
Одним из методов, используемых с этой целью, является метод «дерева неполадок». Он основан на сочетании экспертных оценок (на стадии построения структуры причинно-следственного «дерева неполадок») и количественных оценок – вероятностей выхода из строя элементов системы.
«Дерево неполадок» строится в результате экспертной процедуры и показывает, каким образом конечное событие (вершина «дерева») может возникнуть из последовательностей и комбинаций отказов элементов системы. После разработки «дерева неполадок» проводится процедура его качественного анализа – выявление «аварийных» сочетаний наборов событий, приводящих к появлению нежелательного корневого события. Вычисление вероятности различных путей, приводящих к корневому событию, позволяет ранжировать эти пути.
Однако построение логико-сетевой модели в виде «дерева неполадок» с последующим качественным его анализом базируется на предположении об одновременном наступлении событий, приводящих к формированию корневого события и его характеристик, в то время как в реальной ситуации эти события обычно разнесены во времени, с этим связана основная трудность использования данного метода.
Существует еще один инструмент – карты мышления, которые помогают обобщить информацию таким способом, который содействует креативному распознанию проблемы. Такие карты позволяют приобретать навыки творчества для менеджеров, т.к. позволяют индивидуально представить сущность проблемы. Основные их особенности – это нелинейность и образность.
Использование линейного мышления, визуализация образов наряду со словами фокусируются в картах мышления. Последние помогают экстраполировать идеи и устанавливать оригинальные контакты между ними. Открытый развивающийся системный базис карт мышления обеспечивает возможность генерации новых идей, добавления новых связей благодаря ассоциациям, воображению и интуиции.
Карты мышления имеют следующие преимущества:
· в отличие от мозгового штурма пригодны для индивидуального развития и творчества;
· простота и изящность при использовании, гибкость, позволяющая добавлять идеи;
· повышение скорости производства новых идей, их связывание, сетизацию и обработку;
· обеспечивают обзор проблемы и лучшее понимание причинно-следственных связей, облегчают запоминание и систематизацию материала.
Карта мышления – это метод составления заметок. Как бы набрасывается сеть на зафиксированные факты, чтобы их структурировать и удержать в памяти сложившееся состояние. Как бы «набросить паутину» на ушедшие события и связать их, чтобы потом добавить другие.
Заметки в форме карт мышления иногда называются паутинными диаграммами. Они имеют преимущества перед схемами и детализированными заметками, это нелинейная графическая методика представления обсуждаемой проблемы, которая находится в центре. Ветви представляют ключевые слова и соображения. Значимые темы представляются ветвями, которые присоединены к ветвям более высокого уровня. Ветви формируют узловую структуру.
Карты мышления являются универсальными моделями графического, гибкого представления не только информации, но и процессов ее получения.
Метод разработки карт мышления (метод Бузана) основан на следующих правилах:
1. Карта рисуется горизонтально с центра страницы, двигаясь на края. Центральный выбор начала дает свободу и место развивающимся идеям.
2. К центральному изображению проблемы присоединяются основные темы по аналогии с мозгом, работающим по ассоциациям. Большие буквы и толстые линии на карте подчеркивают иерархию идей. Связный характер карты отражает сетевое построение, карты сетевого мышления (КСМ) формируют отношения между основными темами, объединяя их в общую картину.
3. Использование техники «скелета рыб» и «вил». Техника «скелета рыбы» - это причинно-следственные диаграммы; техника «вил» - метод расщепления темы на отдельные вопросы; они связывают новые знания и опыт.
4. Выбор одиночных ключевых слов для соединительных линий – одно слово для одной линии, но слова должны быть соответствующими и уникальными.
5. Использование образов, рисунков, символов. Изображения улучшают решения проблемы через усиление навыков восприятия информации.
6. Сегментирование основных тем придает КСМ сканированную форму представления материала. Существует правило Миллера: главных сегментов не должно быть больше 7, т.е. КСМ должна содержать не более 7 подцентров и блоков.
Итак, карты сетевого мышления основаны на сетях ассоциации, а также на принципе мышления: от общего к частному, от проблемы к задачам.
Рассмотренные аналитические инструменты должны использоваться в тесной взаимосвязи. Процесс разработки управленческого решения должен представлять собой реализацию аналитического системного подхода, при котором организация рассматривается как открытая, саморазвивающаяся организационная система, которой присущ динамический гомеостаз и свойство эквифинальности. Каждая организация, в первую очередь, должна рассматриваться изнутри, т.к. зачастую причины сбоев в работе скрыты в микросреде.
Однако нельзя ограничиваться лишь системным подходом, т.к. организация испытывает сильное влияние со стороны внешнего окружения, разработка решения должна базироваться на использовании комплексного подхода. Особое значение приобретает определение тенденций изменений социальных, экономических и организационных факторов. После чего необходимо определить проблемы, подлежащие рассмотрению, которые могут быть гораздо шире проблем текущей деятельности, хотя иметь тоже имя. Таким образом, методологическая основа процесса разработки управленческого решения представляет собой сочетание общенаучных и конкретных методов. Анализ ситуации и диагностика проблемы служат основой для разработки альтернатив будущего решения, т.е. тех возможных направлений устранения причин проблемы с учетом ресурсов и целей организации.
Если проблема была правильно определена, ценностное основание будущего решения изучено, а альтернативы тщательно оценены, то принимаемое управленческое решение, действительно, становится оптимальным.
Дата добавления: 2021-06-02; просмотров: 163; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!