Проведение экспертизы ценностей архивных документов
Экспертиза ценности документов — процедура определения исторической, научной, культурной или иной значимости документа на основании установленных критериев. [8]
Вся деятельность предприятия, каждая хозяйственная операция, каждое организационное изменение или корректировка, вносимая в технологический процесс, осуществляются на основании документов. Надлежащим образом оформленный документ, со всеми реквизитами, установленными для него типовым формуляром или ГОСТ Р 7.0.97-2016, — подтверждение юридической значимости его содержания. Поэтому по окончании календарного года все документы в организации формируют в дела, согласно утвержденной номенклатуре, и хранятся в архиве предприятия. Каждый документ вносят во внутреннюю опись, которую вклеивают в дело, с обязательным указанием сроков хранения. Этот срок определяют назначением документа, его содержанием, ценностью информации, которая в нем представлена, её практическим значением. В зависимости от этого, по срокам хранения документы бывают: краткосрочного хранения (менее 10 лет); долгосрочного хранения (более 10 лет); постоянного хранения (вечно). Сроки хранения разных видов документов устанавливает «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236
|
|
|
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится несколько раз. Изначально их ценность определяют при составлении номенклатуры дел и их формировании по окончании календарного года. Также экспертную оценку нужно провести и после того, как документы изымут из делопроизводства в связи с окончанием сроков хранения, при подготовке их к передаче в архив предприятия. Экспертизу ценности документов проводят сначала для того, чтобы установить, как долго необходимо хранить ту или иную деловую бумагу. Оценку производят на основании типовых или отраслевых перечней документов, которые устанавливают срок хранения.
Четыре категории документов, которые нужно выделить при проведении экспертизы ценности документов [8]
Типовые перечни — это регламенты межотраслевого значения, их положения действительны для всех учреждений и организаций. Отраслевые перечни используют предприятия одного ведомственного подчинения. Так, например, есть такие перечни для учреждений образования, медицинских и пр. Но такие регламенты — это не догма и, как правило, решение о продолжении хранения или уничтожении того или иного документа принимают в индивидуальном порядке — при проведении экспертизы ценности документов.
|
|
|
Когда сроки хранения документов истекают, до того, как направить их на утилизацию, проводят экспертизу ценности документов в архиве. Эта процедура — обязательна и призвана гарантировать, что безвозвратно уничтожат именно те бумаги, которые уже не представляют никакой ни практической, ни исторической, ни научной, ни какой-либо иной ценности.
Задачи экспертизы ценности документов две: Сортировать и отобрать документы, которые представляют определенную ценность или подлежат хранению по срокам, Выделить к уничтожению бумаги, которые не представляют ценности и сроки хранения которых истекли. Очень важно, чтобы при экспертизе сохранили все документы, которые имеют ценность и потенциально могут быть востребованы. Поэтому процедуру отбора и сортировки нужно проводить поэтапно.
Этапы экспертизы ценности документов:
- Отобрать на утилизацию документы, срок хранения которых истек;
- Просмотреть подлежащие к уничтожению документы, чтобы установить их ценности и решить вопрос о целесообразности передачи их на хранение в муниципальный, государственный или в какой-либо иной специализированный архив;
|
|
|
- Отобрать документы, которые не имеют ни хозяйственной, ни политической, ни исторической ценности которые будут еще хранится на временной основе;
- Отобрать документы, которые подлежат утилизации и передаче специализирующейся на уничтожении и переработке вторсырья организации-подрядчику;
- Оценить оставшиеся на хранении документы, чтобы установить и скорректировать установленные ранее сроки их хранения. [8]
Экспертная оценка ценности документов нужна и после того, как бумаги уже передали на хранение в архив.
В архивах экспертная оценка значимости единиц хранения производится, например:
- когда некоторые материалы готовятся к публикации;
- при создании тематических реестров, каталогов, справочников;
- для принятия решения о необходимости микрофильмирования или перевода документа в электронно-цифровую форму;
- при передаче документов в другие архивы.
Для оценки документов в таких случаях используют критерии экспертизы ценности документов. Их состав и характеристики зависят от целей и задач отбора. При этом участие в нём принимают не только сотрудники архива, но и специалисты, которые работают в других областях. Основные критерии отбора при передаче в государственные архивы, это: системность, целостность, историческая или культурная значимость.
|
|
|
Состав критериев экспертизы ценности документов зависит:
- от происхождения, в том числе от того, где, когда и кем был создан документ, его общественно-политическое значение и функционально-целевое назначение, типовая принадлежность и роль;
- содержания, в том числе вид документа, значимость представленных в нем сведений, их уникальность и связь с другими источниками информации;
- внешних характеристик, в том числе степени сохранности, формы передачи, оформления и заверения подлинности.
При работе с архивами применяют другие принципы экспертизы ценности документов, например, ценность единиц хранения определяется с учетом таких факторов:
- юридическая и историческая значимость;
- автобиографичность;
- языковые, культурные и художественные особенности.
Поскольку выбор критериев при экспертной оценке зависит от её целей, их значимость в каждом конкретном случае будет различной. [8]
Виды услуг архива
Архив-Сервис проводит архивную обработку и систематизацию дел как постоянного срока хранения и по личному составу с последующей передачей на государственное или внеофисное хранение документов, так и краткосрочных сроков хранения. Наряду с проведением научно-технической обработки документов, мы производим списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения с составлением соответствующих актов об уничтожении документов. Также мы осуществляем временное хранение документов (внеофисное хранение) с краткосрочными сроками (до 5 лет) на выгодных для клиентов условиях: документация описывается, на неё составляются учётные документы. Это делается для того, чтобы по запросу клиент мог получить необходимые документы в кратчайшие сроки. Исходя из нашего опыта, за последние годы сильно возрос интерес предприятий и коммерческих организаций к переплётным работам. Переплёт документам, выполненный нашими переплётчиками, надолго сохраняет документацию в надлежащем виде. Он надёжен, практичен, удобен в использовании и соответствует стандартам ГОСТа.[12]
Виды архивных работ и услуг, проводимые для обработки дел постоянного срока хранения и по личному составу
1.Проведение экспертизы научной и практической ценности с полистным просмотром и отбором документов из дел.
2.Проведение экспертизы научной и практической ценности с бесполистным просмотром и отбором документов из дел.
3.Научнотехническая обработка дел по личному составу и с управленческой документацией постоянного и длительного сроков хранения, имеющих особую ценность:[10]
- изъятие скрепок (скоб) и разброшюровка неправильно сформированного дела;
- формирование дела из россыпи документов и переформирование дела с систематизацией листов в деле;
- нумерация листов в деле и проверка нумерации;
- оформление дела (простановка архивных шифров, штампов, вклейка листа заверителя).
4.Составление научно-справочного аппарата: описи, предисловия к ним, историческая справка, топографические указатели.
5.Систематизация документов после проведения экспертизы ценности, научно-технической обработки и оформительских работ, внутри фонда по годам и структурным частям, стеллажирование документов в архивохранилище или картонирование в коробки.
6.Перемещение дел в процессе упорядочения из структурных подразделений учреждений в рабочую комнату или в архивохранилище.
7.Формирование связок дел (оформление коробок) и их размещение на стеллажах или в архиве.
8.Выделение документов с истекшими сроками хранения на уничтожение.
9.Составление и оформление акта о выделении дел к уничтожению в соответствии с установленными требованиями. [9]
10.Погрузка-разгрузка документов. Экспедирование документов. Предоставление автотранспорта.
11.Составной переплет дел (документов) в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой корешка. Составной архивный переплет нестандартных дел (документов) в жесткую картонную обложку с тканевой оклейкой корешка.
12.Передача дел постоянного срока хранения и по личному составу в Государственный или Муниципальный архив на постоянное хранение.
Виды архивных работ и услуг, проводимые для обработки дел краткосрочных сроков хранения (до 5 лет)
1.Проведение экспертизы научной и практической ценности с полистным просмотром и отбором документов из дел.
2.Составление научно-справочного аппарата: описи и топографические указатели.
3.Систематизация документов после проведения экспертизы ценности, научно-технической обработки и оформительских работ, внутри фонда по годам и структурным частям, стеллажирование документов в архивохранилище или картонирование в коробки.
4.Перемещение дел в процессе упорядочения из структурных подразделений учреждений в рабочую комнату или в архивохранилище.
5.Оформление дел краткосрочного срока хранения с указанием заголовка дела и крайних дат документов в деле.
6.Временное хранение дел (хранение документов в нашем архивохранилище) с краткосрочными сроками хранения (до 5 лет).
7.Выделение на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
8.Составление и оформление акта о выделении дел на уничтожение в соответствии с установленными требованиями.
9.Погрузка-разгрузка документов. Экспедирование документов. Предоставление автотранспорта.
10.Уничтожение документов в присутствии клиента на промышленном шредере.
Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период"
1. Платные и бесплатные услуги архива
Государственные архивы — федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные — относятся к госбюджетным организациям, и основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.
Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных услуг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность.
Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:
-перечня платных услуг;
-цен на платные услуги;
-договора на коммерческое использование документов архива.
Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.
Перечень каждого архива составляется на основе «Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями», который утверждается Росар- хивом. Он предназначен для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.
В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (таблица 4.1).
В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив вправе сам определять льготные категории пользователей: пенсионеры, детские дома и т.д.
По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, архив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.
Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива .
Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (так называемое коммерческое использование), с ним следует заключить лицензионный договор.
При заключении договора на коммерческое использование документов архива за основу берется «Временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях», разработанное Росархивом.
Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.
Основанием заключения договора является оформленное заявкой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:
-публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;
-экспонировать архивные документы на платных выставках; использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;
-использовать архивные документы в имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах;
-создавать тематические базы данных.
Заключение
В современных условиях создания отечественного рынка информации и выхода российских архивистов на мировой информационный рынок главная задача маркетинга - дать ориентиры для установления цен на информационные услуги в архивах. Чем выше спрос на ту или иную информацию, тем выше ее цена.
Без развитой маркетинговой службы не обойтись, так как необходимо хорошо представлять себе собирательный портрет потребителя ретроспективной документной информации, как отечественного, так и иностранного, его текущие интересы и запросы.
Сведения о количественных характеристиках необходимы для планирования работы архива, определения его бюджета и штатов. Сведения о качественной стороне использования помогут выявить ошибки в экспертизе ценности документов.
Также необходимо осуществлять менеджмент архивной информации для экономически эффективной организации деятельности не только архива, но и всего предприятия в целом. Ведь информационные ресурсы обеспечивают экономию практически всех других ресурсов - сырьевых, энергетических, финансовых.
Проанализировав свою курсовую работу я выяснила, что в современном мире, чтобы быть конкурентоспособными, эффективными и готовыми к постоянному развитию, необходимо знать современные методы и технологии управления и уметь ими пользоваться.
Информатизация любой компании, независимо от ее размера и рода деятельности начинается с наиболее важных направлений ее деятельности, таких как управление финансовыми ресурсами, управление персоналом и работой с клиентами.
В последнее время на одно из ведущих направлений деятельности предприятия выходит Управление качеством, так как это помогает организовать на предприятии стройную систему управления, мониторинга и анализа всех бизнес-процессов, а также обеспечить стабильное качество системы, а, следовательно, продукции и услуг.
Тенденция создания на предприятиях служб управления качеством порождает множество проблем, связанных в первую очередь с организацией разработки и внедрения системы. В соответствии с любым стандартом на системы менеджмента качества основным требованием к разработке системы является документирование – документирование процессов предприятия, ее политики и целей в области качества, должностных обязанностей сотрудников. Таким образом, внедрение системы качества ведет к появлению, в зависимости от размера предприятия, к сотням или даже тысячам документов, которыми в соответствии с теми же стандартами, надо управлять.
Список литературы:
1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник для ВУЗов. - Под ред. Е.М. Буровой. - М.: Издательский дом МЭИ. - 2019. - С. 239-244.
2. Макарова А.К. Маркетинг архивной информации в России и Франции: приемы и инновационные технологии рынка информационных услуг в области архивного дела// Инновационный вестник Регион. - 2013. - № 4.2
3.Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/, свободный. - Загл. С экрана. – Яз. рус.
4. Алексеева Е.В. Архивоведение [Текст]: Е.В. Алексеева Л. П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П.Козлова. - 3-е изд., доп. -- М.: Издательский центр «Академия», 2017. -- 272 с.
5. Вовкотруб О.В. Архивоведение [Текст]: учебное пособие / О.В. Вовкотруб, Л. Р. Фионова. - Пенза: изд-во Пензенского госуниверситета, 2017. - 132 с.
6. Соболев В.Е. Маркетинг ретроспективной информации для государственных архивов, библиотек, музеев [Текст] // Вестник архивиста - 2015. -№ 3. - 21-35
7. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. [Текст]: Учебник для средних специальных учебных заведений. - Москва: изд-во Норма, 2016 - 224 с.
8. Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210940-qqq-17-m6-ekspertiza-tsennosti-dokumentov
9. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” – Закон № 125-ФЗ.
10. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, уст. Приказов Федеральной архивной службы России от 27.11.2019 № 97.
11. Основные правила работы ведомственных архивов, утв. Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 05.09.2016 № 321.
12. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организа-ций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2013 (в ред. от 27.10.2018).
13. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, уст. Приказом Роскомархива от 18.08. № 191.
14. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утв. Приказом Росархива от 19.01.2018 № 2.
15. Основные правила работы государственных архивов РФ. – М., 2017.
16. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2015.
17. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. – М., 2014
Дата добавления: 2021-06-02; просмотров: 238; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!