Когда вы оцениваете аудиторию, следует учесть:
Отличительные признаки презентации.
Цель и задачи презентации.
Виды и типы презентаций.
С» презентации.
Планирование презентации.
7. Ключевые стадии презентации.
8. Использование иллюстративных материалов.
Презентация (с латинского praesentatio – «представление»):
1) одно из средств маркетинговых коммуникаций, целью которого является рекламное продвижение товаров, услуг, компании на рынке;
2) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж (трассату);
3) общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, напр, книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации;
4) форма деловых коммуникаций, направленная на демонстрацию конечному потребителю возможностей фирмы, товара, услуги, с рекламной демонстрацией их свойств, преимуществ, особенностей и формирование положительного образа, направление действий.
Отличительные признаки презентации:
1. На презентации фигурирует информация, «материализованная» в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия и т.д.
2. Презентации чаще всего устраиваются не только для журналистов, но и для других целевых аудиторий рекламного воздействия (потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п.), которые должны воспринимать презентуемое непосредственно.
3. Полномасштабная презентация требует больших интеллектуальных, организационных и материальных затрат.
|
|
|
Основная цель презентации – облегчение процесса восприятия информации о товаре/услуге/организации с помощью запоминающихся образов, о каком бы виде презентаций (продажа, демонстрация, доклад и т.д.).
Задачи презентации:
¾ позиционирование бренда в целевых аудиториях;
¾ отстройка от конкурентов;
¾ создание имиджа организации, который обладая «привлекательными для целевой аудитории характеристиками и особенностями», будет помогать организации добиваться целей деятельности;
¾ дать достоверную информацию потенциальным и реальным клиентам и деловым партнерам о своем продукте, услугах, деятельности организации;
¾ убедить покупателя отдать предпочтение именно этим товарам, услугам и маркам, посещать именно эти развлекательные комплексы и т.д.;
¾ направить действия потребителя и деловых партнеров, т.е. использовать свои ограниченные денежные ресурсы именно на тот товар (услугу), который организация продвигает на рынок – отдать предпочтение именно им.
В книге «Искусство деловой презентации» Л. Арредондо пишет: «Презентация – испытанное средство привлечь внимание. Деловая презентация, проведённая успешно, заставляет людей положительно оценить и вас и ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиваться желаемого».
|
|
|
В результате успешной презентации человек может достигнуть следующих целей:
1) создать мнение о себе как о высококвалифицированном специалисте, знающем свою работу и относящемся к ней творчески;
2) проявить свои лидерские качества и интеллектуальный потенциал;
3) продемонстрировать инициативность, организованность и способность к творчеству;
4) убедить других принять ваши идеи, рекомендации, предложения или точку зрения.
Большие возможности презентация открывает и перед организацией любого типа.
Презентация позволяет:
1) продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обогатить программу;
2) распространить информацию внутри организации или среди широкой публики;
3) повысить узнаваемость имени или названия;
4) поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам;
5) найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать (т. е. клиентов, избирателей, жертвователей и прочих).
|
|
|
Таким образом, презентация мобилизует ресурсы личности и организации, увеличивает их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых кругов и широкой общественности.
В специальной литературе авторы выделяют несколько видов презентаций. Л. Арредондо дифференцирует презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внешние и внутренние.
Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступление торгового представителя организации перед покупателями.
Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же организации (например, управляющий обращается к руководящим работникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).
Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вертикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненными, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей».
|
|
|
Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продвигающими (их цель – рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кандидата, политическую платформу и т. п.) и информационными (основной удар делается на сообщение и передачу информации).
Целесообразнее всего рассматривать презентации с точки зрения размера аудитории, т. е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру выделяют публичные, камерные и приватные презентации.
Основные типы презентаций в зависимости от различных оснований деления:
По стилю подачи информации выделяют:
1. Презентация в классическом стиле. Основной стиль выступления – монолог, который сопровождается графическими пояснениями (запись текста, формул, рисование графиков, схем). Лектор должен иметь хороший почерк, уметь красиво располагать информацию на доске, обладать художественными способностями. Ориентация на классическую презентацию позволяет с успехом выступать повсюду. Основная трудность потеря внимания слушателей в то время, когда лектор пишет информацию на доске.
2. Презентация с использованием проекционного оборудования. Применение проекционного оборудования оказывает сильное воздействие на эмоциональный настрой аудитории, помогает докладчику добиться понимания слушателей. В моменты, требующие особо высокой концентрации и быстрой реакции, череда убедительных образов способна значительно помочь человеку: демонстрация сложных процессов на большом экране помогает глубже понять природу явления, а показ критических ситуаций – оценить информацию и принять решение.
По форме подачи информации выделяют:
1. Презентация со статической формой подачи материала. Примером данного типа является классическая лекция или доклад, в ходе которых иллюстрационный и поясняющий материал представлен на доске.
2. Презентация с динамической формой подачи материала. Примером является мультимедийная презентация. Ученые сделали вывод, что впечатление от презентации улучшилось в среднем на 16% при использовании динамических средств и только на 6% — при сопровождении той же презентации статическими визуальными средствами. Использование динамической формы подачи материала позволяет постоянно активизировать непроизвольный вид внимания аудитории и поэтому является более эффективной с точки зрения запоминания информации слушателями.
В зависимости от специфики содержания выделяют:
1. Стандартная презентация. Целесообразно организовывать, если перед организацией стоит задача распространить строгую деловую информацию о себе, например, о новых назначениях, о финансовой ситуации в компании и т.п. В этом случае внимание аудитории необходимо привлечь именно к информационной части программы, и яркие, креативные детали будут неуместны. Стандартные презентации организовывают неизвестные, только выходящие на рынок организации. В этом случае организаторы предпочитают не рисковать, поскольку любой креатив в данном случае может сформировать ложный имидж организации.
2. Концептуальная презентация. Её проведение имеет смысл, когда необходимо усилить интерес со стороны постоянной аудитории, для которой часто проводятся подобные мероприятия. Использовать креативную концепцию можно и для привлечения внимания новых потребителей, в том числе той «труднодоступной» части аудитории, которая не читает специализированную прессу и не посещает тематические выставки. И, наконец, если компания хочет приобрести дополнительные каналы коммуникации, скажем, непрофильные СМИ, то без нетрадиционных приёмов здесь также не обойтись.
Сюда же можно отнести презентации-шоу, которые проводятся в целях развлечения гостей, и официальная часть в данном случае занимает совсем мало места. Подобные мероприятия проводятся, прежде всего, для поддержания положительного имиджа организации в глазах как клиентов и партнеров, так и своих собственных сотрудников.
К креативным презентациям можно отнести и выездные мероприятия, которые проводятся в целях выделиться на фоне конкурентов и привлечь особое внимание целевой аудитории. Выездные мероприятия могут продолжаться несколько дней и обычно сопровождаются развлекательной программой (пейнтбол, картинг и т.п.). Это позволяет донести необходимую информацию до адресатов, при этом несильно их перегружая.
Такие мероприятия хорошо запоминаются, одновременно являются формой поощрения ключевых клиентов и считаются одними из наиболее эффективных.
В зависимости от объекта представления выделяют:
1. Презентация организации. Преследует цель формирования у потребителя определенного образа, имиджа организации. Важное значение при презентации организации является не только донесение информации по таким аспектам, как название организации, вид деятельности, продукт, партнеры и поставщики, клиенты, но и выделение отличия организации от других организаций существующих на данном сегменте рынка. При этом должна быть выдержана основная линия – имидж организации должен учитывать ценности, культурные традиции, потребности и ожидания общественности.
2. Презентация товаров.
3. Проводимые в рамках локального рандеву с потенциальным клиентом или дистрибьютором. Рассчитаны на конкретного человека, ей обязательно должна предшествовать работа по сбору информации об этом человеке, о его проблемах. Это делается как до рандеву, так и непосредственно в его начале. Маркетолог должен разговорить человека, заставить его поделиться с ним его насущными проблемами и затем провести для него презентацию, ориентированную на то, как он сможет решить свои проблемы с его помощью.
4. Проводимые в зале с демонстрацией образцов и прочего и широким кругом приглашенных лиц. Обычно ориентирована на людей, лично не знакомых выступающим. Её задачей является не только передача новой информации об организации, её продуктах и маркетинг-плане, но и показать приглашенным на неё, что то, о чём им говорили на рандеву, действительно существует и эффективно, рассеять сомнения относительно надёжности организации. Поэтому презентация будет эффективной только в том случае, если маркетолог до того, как пригласить на неё новичка, проведёт для него свою презентацию в рамках рандеву.
5. Представляющие товар-услугу и обучающие бизнесу (сетевой маркетинг).
Данная презентация проводится с целью создания и поддержания энтузиазма новых дистрибьютеров, разрешения их проблем, вопросов и сомнений независимо от того, есть у них приглашенные или нет. Такая презентация – это яркая, красочная обложка, призванная привлечь внимание, вызвать интерес и желание воспользоваться предлагаемыми возможностями или, по крайней мере, получить дополнительную информацию.
Цели всех типов вышеперечисленных презентаций различны, но у них есть один общий фактор. При проведении любой презентации её организаторы пытаются склонить слушателей выполнить просьбу, ответить на призыв к действию. При этом неважно, идет ли речь об одобрении предложения, подписания контракта, выписывании чека или ужесточения режима работы.
При разработке данного мероприятия необходимо учитывать так называемые 5 «С» презентации, определяющие её результативность. Каждая из 5 «С» презентации имеет особое значение. Чем больше уделяется внимания и времени данному алгоритму, тем результат будет более эффективен:
1. Структура презентации.
Это компоненты, из которых она состоит:
Ø привлечение внимания;
Ø вводная часть;
Ø основная часть;
Ø обзор;
Ø заключение (побуждение).
Если какая-либо из перечисленных частей отсутствует, эффективность презентации снижается. Если же нарушения допущены сразу в нескольких частях, то презентация перестает действовать.
2. Содержание презентации: включает многоаспектную характеристику объекта продвижения.
Стиль презентации.
Стиль презентации может быть различным: высоким, деловым, дружественным и т.п. Как правило, стиль определяется следующими факторами:
Ø внешний вид участников;
Ø манера подачи материала;
Ø атмосфера, которая царит в помещении;
Ø тема презентации.
4. Сопровождение презентации.
К этому аспекту относится всё, что окружает презентацию, все её внешние составляющие: организация зала, расстановка столов и стульев, оптимальное количество приглашенных; использование флип-чартов, досок, ноутбуков, слайдов. Все это значительно влияет на эффект презентации.
5. Ситуативное управление презентацией предполагает установление контакта с аудиторией.
Планирование презентации.
Для того, чтобы спланировать успешную презентацию, нужно задать себе вопрос «зачем я это буду говорить», а не «что я собираюсь сказать». На вопрос «что» вы ответите, когда начнете организовывать свои мысли. Сначала вам нужно задать себе вопрос о том, зачем в проводите презентацию перед определенной аудиторией. Если вы ответите на этот вопрос, вам легче будет составить план презентации.
Разработка плана презентации сделает работу над ней более плодотворной. Составление плана состоит из двух шагов.
Шаг 1. Определяем цели.
Сначала сформулируйте цель презентации в одном предложении. Например: «моя цель – проинформировать слушателей о прогрессе, достигнутом в ходе моего исследования» или «цель моей презентации – убедить топ-менеджеров увеличить бюджет моего... на 20 %». В сфере бизнеса и. технологии, как правило, проводятся или информативные презентации, или презентации, направленные на убеждение.
В информативной презентации вы, как правило, не пытаетесь изменить поведение, установки или убеждения человека. Вы просто сообщаете факты. Пример такого типа презентации – сообщение, в котором вы просто информируете других о том, как идет работа над проектом.
В убеждающей презентации вы пытаетесь изменить некоторые аспекты поведения вашей аудитории, установки и убеждения. Например, вы можете захотеть, чтобы слушатели одобрили ваши планы; желать, чтобы вам дали денег; хотеть изменить направление работы над проектом и так далее. В среде профессиональных работников чаще всего проводятся презентации убеждающего типа.
Шаг 2. Оцените слушателей.
Поставьте себя на место людей, которые будут слушать вашу презентацию.
Когда вы оцениваете аудиторию, следует учесть:
1) Каковы ценности, потребности и ограничения у ваших слушателей? В
отношении малой группы людей вы можете сделать более всесторонний анализ, так как хорошо знаете тех, кто входит в эту группу. Когда речь идет о большей группе, вам придется опираться на более общие характеристики;
2) Насколько информирована ваша аудитория? Сталкивались ли вы с ситуацией, когда выступавший использовал аббревиатуры (сокращения), акронимы (слова, состоящие из первых букв какого-либо выражения) или технические термины, незнакомые слушателям? Если вы сомневаетесь в информированности аудитории, лучше всего предположить, что слушатели не поймут тех специальных терминов, которые вы намереваетесь включить в речь. Если вам нужно использовать какие-то термины, коротко поясните их;
3) Что подействует на слушателей, а что – нет? Вам нужно задать себе вопрос, какие логические доводы и доказательства вызовут наиболее благоприятную реакцию слушателей. И наоборот, какие аргументы и доказательства вызовут неблагоприятную реакцию. В зависимости от этого и вносите или не вносите их в план. Форма, которую мы предлагаем далее для заполнения, поможет вам более эффективно спланировать любую презентацию.
Ключевые стадии презентации.
Ричард Бландел в книге «Эффективные бизнес-коммуникации. Принципы и практика в эпоху информации» выделяет следующие стадии презентации.
1. «Открытие занавеса». Как завоевать внимание аудитории?
Она хочет знать две вещи: какое отношение к ней имеет ваше сообщение; что заслуживающее доверия вы можете ей предоставить. Вообразите, например, что вы намерены поговорить с группой менеджеров офиса организации об уменьшении канцелярских отходов. Они очень занятые люди и присутствуют на встрече без всякой охоты. Какие варианты «открытия занавеса» могли бы вы использовать, чтобы привлечь их на свою сторону?
Ø Задать относящийся к делу вопрос: «Позвольте начать с того, сколько, по-вашему, организация тратит в год на бумагу, идущую в отход?»
Ø Нарисовать яркую сцену: «Вообразите склад размером с футбольное поле и высотой десять метров. Мы заполнили бы такой склад макулатурой за шесть месяцев».
Ø Привести вызывающую удивление статистику: «В прошлом году расходы нашей организации на ушедшую в макулатуру бумагу составили 150 фунтов на человека. В нынешнем году мы намерены ополовинить эти затраты».
Ø Поделиться анекдотом на злобу дня: «На прошлой неделе мне довелось переброситься парой слов о проблеме макулатуры с одной дамой-менеджером из другой организации. «Да», - сказала она, - «мы были в схожей ситуации, но теперь я навела порядок». «И в чём секрет? » - спросил я. – «Приобретите корзины для мусора большего объёма», - ответила она мне!
Ø Использовать относящуюся к делу цитату: «Вероятно, вы помните знаменитое изречение Сэра Перси Скримпера – нашего бывшего директора- распорядителя, о том, что «...пенни, сэкономленный на макулатуре, стоит двух пенсов, заработанных на продажах...» Вот мы сегодня и обсудим, как делать деньги из отходов». После вступления коротко объясните, кто вы такой и о чём намерены сообщить, подчеркнув, что собравшимся полезно вас послушать. В этом должна быть какая-то понятная выгода для них и, кроме того, вы сами должны понимать, какие имеющие отношение к делу опыт и знания помогут им обрести эту выгоду.
2. Сигналы «переходов» и изменение темпа. Можно легко потерять контакт с аудиторией, слишком быстро переходя от одной темы к другой. Не забывайте об ограничениях, присущих этому коммуникационному каналу, и оставляйте время, чтобы акцентировать переходы между основными моментами, затрагиваемыми в выступлении.
Направляйте аудиторию, подводя краткий итог каждой освещенной теме. Перед началом следующей темы делайте паузу на пару секунд. Переходы можно подчёркивать еще отчётливее, переходя в другую часть сцены или прибегая к использованию визуальных вспомогательных средств. Частая перемена места во время изложения доклада тоже помогает держать аудиторию настороже и поддерживать её интерес.
3. «Закрытие» с эффектом. Закрытие презентации эквивалентно заключительному разделу письменного отчёта, где вы сводите воедино свою аргументацию. Напомните всём о предмете презентации и просуммируйте ключевые моменты выступления, показав, каким образом их комбинация согласуется с исходными целями. Также можно воспользоваться уникальной особенностью «живой» презентации (т, е. своим физическим присутствием), чтобы подкрепить принятие аудиторией вашего сообщения и закрепить её готовность к действию, добавляя определенный заряд энергии и мотивации. Постарайтесь закрыть мероприятие «шумно», но не «визгливо»!
Используйте визуальные материалы, если вам необходимо:
ü сфокусировать (заострить) внимание аудитории;
ü подкрепить ваше вербальное (словесное) сообщение (но не повторить его дословно);
ü стимулировать интерес;
ü проиллюстрировать факторы, которые трудно представить.
Не используйте иллюстрации, чтобы:
ü произвести сильное впечатление путём представления слишком подробных таблиц и графиков;
ü избежать взаимодействия с аудиторией;
ü сделать на их основе не один главный, а несколько выводов;
ü представить простые идеи, которые можно выразить словами.
Когда вы начнете подбирать иллюстрации, то используйте принцип простоты и краткости. Не перегружайте графики и таблицы многочисленными данными. Если вы все же их сделаете, аудитория быстро потеряет интерес к презентации или придёт в замешательство.
В табличных материалах презентации используйте максимум 30 чисел. Каждое число должно состоять не более чем из 5 цифр. Например, 18 922 считается одним числом. Превышение этой разрядности чисел производит впечатление перегруженности, и внимание слушателей рассеивается. Помните, что эффективность презентации, перегруженной визуальными материалами и/или информацией, существенно снижается.
Чем более чётко и сжато излагается информация в вашем иллюстративном материале, тем легче слушателям её запоминать. Вы также можете подготовить раздаточные материалы, которые выполняют следующие основные функции:
1) подтверждать важную для ваших идей информацию;
2) подводить промежуточные итоги, чтобы следовать дальше;
3) предоставлять поддерживающую информацию, которой вы не можете загромождать визуальные материалы.
У вас есть три варианта раздачи: до, во время и после презентации.
До презентации. Основная проблема состоит в том, что ваши слушатели заинтересуются раздаточными материалами и начнут читать их, пока вы произносите речь. Когда люди читают, они не слушают. С этим можно бороться, например, так: раздавать тексты, когда люди только входят в помещение. В этом случае у слушателей есть время, чтобы прочесть всю информацию перед тем, как вы начнете говорить.
Кроме того, вы сможете пояснить текст и удовлетворить любопытство заинтересовавшихся слушателей.
Во время проведения презентации. Этим способом нужно пользоваться осторожно. Во время проведения презентации вы должны быстро раздавать материал, и он должен соответствовать теме. В противном случае эта информация будет отвлекать слушателей, и не помогать вам.
После презентации. Во время презентации вы можете сообщить, что в конце её слушатели получат основную информацию по интересующим их вопросам. В этом случае слушателям не придется записывать.
Прежде, чем начнется презентация, необходимо следующее.
1. Проекторы. Проверьте, не перегорела ли лампочка, и есть ли запасная лампочка. Если вы прочистите экран проектора, то это сделает изображение более ярким. Подумайте, понадобятся ли чистые листы, чтобы рисовать схемы, и ручки?
2. Флип-чаты. Достаточно ли у бумаги? У вас хватает маркеров? Вы убедились, что они не высохли?
3. Проекторы слайдов. Проектор в рабочем состоянии? Достаточной ли величины линзы, чтобы проецировать образ такого размера, как вам нужно? Подходит ли держатель слайдов к проектору? Как он установлен? Проверьте, чтобы картинка полностью помещалась на экране? Вы пробовали показывать слайды на этом проекторе?
4. Раздаточные материалы. Разложены ли раздаточные материалы в доступном месте и в том порядке, чтобы их можно было раздавать, не испортив?
5. Указки. Понадобится ли указка? Она должна быть рядом с выступающим, так, чтобы легко воспользоваться ею во время презентации.
6. Микрофоны. Если аудитория состоит из более чем 50-100 человек, то, вероятно, вам понадобится микрофон. Лучше использовать микрофон, который позволит выступающему двигаться по помещению.
Можно взять микрофон со шнуром, позволяющим перемещаться в пределах 3-5 метров, или такой микрофон, который можно прикрепить к пиджаку или галстуку, так что руки будут свободны.
7. Освещение. Подумайте, не нужно ли будет приглушить свет в помещении? Проверьте, есть ли выключатель, который делает освещение менее ярким. Желательно, когда демонстрируется 35- миллиметровые слайды, оставлять в помещении приглушенный свет. Проверьте, чтобы все лампочки и выключатели в помещении работали.
8. Расстановка стульев. Если вы можете проконтролировать расстановку стульев в комнате, попробуйте это сделать. Если возможно, расставьте стулья так, чтобы выход и вход в помещение были сзади. Тогда, если кто-то захочет выйти или войти, это не будет никого отвлекать.
Когда вы знаете, сколько приблизительно людей будет присутствовать, попробуйте добиться, чтобы было вы выдвинуто приблизительно столько же стульев, сколько человек должно прийти.
Тогда вам не придется просить слушателей садиться в дальней части комнаты.
Практическое занятие № 20
Тема: «Организация и проведение презентаций».
Цель занятия: приобретение навыков самопрезентации.
В результате выполнения задания практического занятия студенты должны:
¾ знать назначение, структуру и состав информации приглашения на
совещание;
правила составления и порядок оформления кратких протоколов;
¾ уметь составить приглашение на совещание;
организовать регистрацию участников крупного совещания.
Теоретические вопросы для обсуждения:
1. Участие секретаря в подготовке презентаций.
2. Цели успешной презентации.
3. Стадии презентации.
Дата добавления: 2021-03-18; просмотров: 118; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!