II. Расписание (время дано при условии, что начало конференции в 14.00):

Методические рекомендации по организации конференций в рамках Студенческого научного общества РЭУ им. Г. В. Плеханова

Главным организатором проекта может стать студент с 1 по 3 курс бакалавриата и с 1 по 4 курс специалитета.

Студенты, которые были участниками или организаторами проектов СНО ранее имеют дополнительное преимущество.

Студенты с портфолио и рекомендациями от главных организаторов проектов РЭУ им. Г.В. Плеханова имеют дополнительное преимущество.

Написание программы

Программа главного организатора не является самым сложным в написании документом, но к её составлению стоит подойти ответственно.

Части программы:

Анкета главного организатора проекта

ФИО

Курс

Номер телефона

Почта

Являлся ли ты участником/организатором проекта, на который подготовил программу, ранее ?

Проекты, в которых ты принимал участие

Цель проекта

Для чего нужен проект, на что он направлен, какую пользу он принесёт студентам и университету. Цель может быть только одна, далее из нее следуют задачи.

8.Задачи проекта

Основные шаги для достижения поставленных целей. Можно добавить методы и принципы работы.

9.Сроки проведения проекта с 1 дня начала подготовки по финальную часть проекта.

Место проведения проекта

В том случае, если проект плаУО НИРуется провести на новой площадке, необходимо объяснить, какие плюсы имеются в новой локации и каким образом плаУО НИРуется организация проекта на новом месте.

Концепция проекта

Должна включать в себя оригинальную идею и план по ее раскрытию в рамках проекта (раскрытие концепта до финала проекта за счёт медиа и др. ресурсов, реализация концепта в финальной части проекта и т.д.), слоган проекта/идею и примерные наброски слогана. Необходимо добавить брендинг проекта.

Описание проекта

Формат проведения проекта, этапы проведения проекта с подробным описанием финальной части, примерные конкурсы и другие интерактивы.

13. План реализации проекта (таблица из 3-ёх столбцов: дата (с какого по какое нужно сделать), задача, ответственный (если уже имеется)).

Команда главного организатора

Перечень необходимых главному организатору ответственных с указанием их функций и задач. В команде главного организатора должен быть ответственный за направление Медиа и СММ (дизайн, фото и видео, smm), направление Наука, направление Организация, техническую часть. Также крайне желательнона момент собеседований уже иметь готовую команду. В случае отсутствия договорённости с людьми иметь предложения по поводу того, кто мог бы войти в команду главного организатора (желательно несколько вариантов на одну должность).

Смета ресурсов, необходимых для реализации проекта

Ресурсы, без которых невозможно проведение проекта и которые необходимо закупить за счёт финансирования.

16. Спонсорская смета (Прил. 3)

Смета ресурсов, которые плаУО НИРуется приобрести за счёт спонсорской поддержки. Желательноуказывать ссылки на желаемый товар у конкретного продавца (потенциального спонсора). Советуем описать варианты предполагаемой продукции, учитывая специфику проекта.

Плюсы и минусы прошлогоднего проекта, идеи по исправлению недостатков.

Дополнительные пункты:

1. Презентация для наглядной демонстрации программы проекта

- желательно иметь с собой техническое оборудование (ноутбук, планшет) для просмотра презентации.

Программа делается в 3-х экземплярах (2 нужно сдать, 1 остаётся).

На титульном листе обязательно пишется ФИО, факультет, курс и номер телефона.

№	Срок	Задача	Ответственный
1	До 20 декабря	Сделать коммерческое предложение	Главный организатор
2	С 10 января	Отбор участников	Команда организаторов
3

№	Позиция	Количество	Цена	Стоимость

№	Продукция/ресурсы	Количество, шт.	Для кого/ для чего	Пожелания/ предложения по компаниям	Дедлайн

ФИО

Факультет

курс, группа

Почта:

Телефон:

Программа на пост главного организатора проекта «…»

Г.

Здесь логотип проекта

Направления деятельности на конференциях не меняются:

● Медиа и СММ

● Наука (шифрование работ, составление критериев, взаимодействие с преподавателями с кафедр)

● Организация (организаторы и модераторы)

● Техническая часть

Интервью в УО НИР

На интервью в УО НИР (355 кабинет 1 корпуса) тебе предстоит показать, что ты можешь взять на себя ответственность за проведение конференции. Тебе будут задавать вопросы следующего характера:

● Если твой подчиненный не будет выполнять свои обязанности, как ты будешь с ним взаимодействовать?

● Если кафедра будет медлить с проверкой работ, что ты будешь делать?

● Как ты будешь реагировать на критику участников в чате или группе? и т. д.

В целом заранее следует продумать возможные спорные или кризисные ситуации, так как они могут возникнуть (и, как правило, возникают) на самой конференции. Помни, что УО НИР хочет не “завалить” тебя вопросами, а убедиться в том, что ты достаточно ответственный (-ая) и умеешь принимать решения в нестандартных ситуациях!

После выбора главного организатора тебе следует еще раз прийти в УО НИР (355 кабинет 1 корпуса) и обсудить свой план действий и возникшие вопросы. Не стесняйся их задавать, ведь УО НИР занимается организацией конференций и готов помочь сделать всё правильно!

Информационное письмо

Информационное письмо является одним из двух самых важных документов на конференции, поэтому его составление будет контролировать УО НИР. Тебе нужно будет согласовывать каждое изменение в УО НИР, а дедлайны по нему будут особенно строгими. Информационные письма в целом похожи друг на друга, поэтому посмотри на образцы информационных писем прошлых лет (есть в архиве “Приложение к инструкции”).

Части информационного письма могут незначительно варьироваться, но в нём обязательно должны быть:

Приглашение к участию и краткое описание конференции
Основные даты проведения конференции (сроки приёма работ, сроки объявления результатов заочного тура, сроки проведения очного тура и награждения победителей)
Секции конференции (обычно за каждой кафедрой закреплена определенная секция)

В делении на секции следует учитывать то, что на некоторые секции узкой направленности приходит мало людей, а на некоторые секции более общей направленности (обычно “Экономика”) приходит больше участников, и их размещают в двух аудиториях.

Информация о заочном туре (рабочие языки конференции, требования к соавторству, допустимое количество работ от одного участника, необходимость научного руководителя)

Учитывай, что не все преподаватели владеют другими языками на достаточном для оценки научной работы уровне, поэтому следует хорошо обдумать возможность введения второго рабочего языка конференции.

Порядок подачи и обработки статей
Критерии оценки и требования по проценту плагиата (обычно предоставляется преподавателями)
Требования к оформлению (с примером)
Краткая информация по очному туру (более подробная публикуется в регламенте очного тура ближе к очному туру).

На этом этапе создаётся и второй самый важный документ - распоряжение о конференции. Однако, оно создаётся в УО НИР при самом небольшом участии главного организатора.

Важно: все основные изменения необходимо согласовывать с куратором СНО, УО НИРом, НИО

Набор организаторов

Твоя основная задача - правильно выбрать ответственных за направления (Медиа и СММ, Наука, Организация). Общайся с теми, кого ты видишь в своей команде, выясни их опыт и навыки, обязательно узнай про их планы на время проведения конференции.

Следует учитывать, что даже очень опытный кандидат может не подойти, так как он может быть задействован в других проектах или занимать должность в каком-либо ещё комитете. В таких случаях стоит обговорить этот момент и решить, сможет ли кандидат эффективно совмещать организацию конференции и свою деятельность.

Набор рядовых организаторов проводят ответственные за направления, но требования по количеству людей нужно проконтролировать.

Основным средством коммуникации с организаторами и, в дальнейшем, с участниками конференции служат чаты ВКонтакте. Как правило, создается несколько чатов (по направлениям работы для организаторов и по секциям конференции для участников + общий чат конференции).

Однако, следует помнить, что организаторы выполняют свои задачи в разное время, и это следует учитывать в коммуникации. Следует делить направления на беседы ВК так, чтобы во всей беседе работа заканчивалась в одно и то же время - никому не приятно получать много уведомлений о заданиях для других людей, когда его работа завершена!

Поэтому мы предлагаем следующую структуру:

● Общий чат конференции (все участники + все ответственные за направления + главный организатор + ответственный за проекты СНО)

● Чаты секций (по числу секций) (участники секции + модераторы секции + главный организатор)

● Медиа (контент-команда по написанию постов, освещение конференции на очном туре + ответственный за направление Медиа и СММ + главный организатор)

● Рассылка (команда рассылки (2-4 человека) + ответственный за направление Медиа и СММ + главный организатор)

● Наука (команда по проверке + команда по взаимодействию с кафедрами + ответственный за направление Наука + главный организатор + ответственный за проекты СНО)

● Организаторы и модераторы (организаторы очного этапа + модераторы + ответственный за направление Организация + главный организатор)

Важно: прежде всего стоит разработать контент-план (КП), в соответствии с которым будут публиковаться посты в группе проекта.

Посты могут включать в себя:

· Новости;

· Анонсы;

· Интервью;

· Советы, рекомендации;

· Напоминания о событиях конференции.

Рассылка

Рассылку по факультетам следует делать при содействии ответственных за науку на факультетах (а через них на старост и преподавателей), рассылку по филиалам и другим ВУЗам - при содействии УО НИР.

Стоит предложить УО НИР отправить официальное приглашение студентов на конференцию от лица проректора, но в таком случае оно должно составляться на имя проректора другого ВУЗа. В свою очередь, если ты хочешь отправить приглашение напрямую научному обществу другого ВУЗа - это стоит делать от имени СНО, так как в данном случае коммуникация должна идти на одном уровне.

Заочный этап

Проверка работ

Проверка работ прежде всего должна быть справедливой. Это значит, что критерии должны быть едиными и заранее оговоренными. Сама проверка делится на два этапа:

Проверка оформления и проверка антиплагиатом;
Экспертная проверка.

Каждый этап проверки имеет свои трудности. Проверка оформления и проверка антиплагиатом обычно выполняются студентами. На этом этапе следует довести до всех организаторов единые требования к проверке и следить за дедлайнами.

Обычно студенты проводят первичную проверку с помощью открытых систем антиплагиата ( Advego ) и только затем отсылают работы на повторную (более строгую) проверку в УО НИР.

На этапе экспертной проверки твоя задача - следить за сроками и налаживать коммуникацию с кафедрами. Для этого следует писать на почту кафедр и связываться с экспертами лично. Однако, самым эффективным способом коммуникации по-прежнему остаётся живой разговор, поэтому обязательно выдели время на то, чтобы дойти до кафедры, если она медлит с проверкой работ.

Также следует обговорить с кафедрами учёт работы экспертов как дополнительного времени преподавательской работы.

Следует учитывать, что при переносе конца приёма статей количество поданных статей увеличивается, и увеличивается количество требуемой работы на их проверку.

Очень часто сроки приемов работ приходится переносить по разным причинам (мало работ, неудачное время старта приема заявок, недостаточный охват). Перед любыми официальными анонсами следует получить утверждение сроков со стороны УО НИР и НИО.

Очный этап

Основным каналом коммуникации во время очного этапа должны быть созданные беседы, отдельно для модераторов, отдельно для организаторов, отдельно для участников.

I. Подготовка:

Главная проблема очного этапа — распределить участников между кабинетами (одна секция может располагаться в двух-трех кабинетах, в зависимости от количества участников).

До конференции нужно подготовить материалы: бейджи, сертификаты участника, дипломы, таблички жюри и т.д. Питание получается с помощью служебной записки в комбинат, по которой предоставляются продукты (вода, бутерброды, выпечка и т.п.). Этот и другие документы получаются с помощью УО НИРа.

После того, как будут известны аудитории, которые выделят под секции, нужно будет обязательно по ним пройти и убедиться, что во всех есть исправный проектор.
За день до очного этапа следует напомнить организаторам и модераторам время и место сбора, получить от них подтверждение, повторно выслать инструкции, сообщить организаторам, от скольки человек приводить в кабинеты, скопировать презентации участников на внешний носитель. Участникам следует сообщить очередность выступлений, закрепить это сообщение в беседе.

II. Расписание (время дано при условии, что начало конференции в 14.00):

13.10 Встреча организаторов и модераторов с главным организатором. Получение бейджей, списков.

Следует напомнить организаторам и модераторам, что с участниками следует обращаться на “Вы”, быть вежливыми, улыбчивыми, говорить громко и четко, не игнорировать участников, в случае непредвиденной проблемы попросить подождать, а затем уточнить вопрос у ответственного за организацию а также отключить звуковые уведомления. Напомнить модераторам, что они должны требовать от участников и жюри строгого соблюдения регламента.

13.30 Организаторы идут на вход, ждут участников. Модераторы подготавливают кабинеты. Организаторам проводить доставку участников в аудитории, когда набирается 30% от количества участников в кабинетах.
Первая доставка не раньше 13.35, чтобы у модераторов было время на подготовку в аудиториях.

Модераторам следует иметь при себе служебную записку на аудиторию во избежание ситуации, когда её пытается занять кто-то другой.

13.35 Ответственный за организацию проходит по кабинетам, чтобы удостовериться, что все готово и чтобы скинуть презентации участников на компьютеры.

13.55 Последний завод участников.

Организаторы отчитываются ответственному за организацию о количестве человек, передают списки модераторам.

14.00 Вступительное слово от модераторов; открытие конференции

Списки участников называть не нужно, участники знакомятся с ними заранее. Модераторам следует огласить только изменения, если они есть.

14.10 Начало работы секций. Во время конференции необходимо постоянно отчитываться в беседу обо всех нестандартных ситуациях с указанием номера кабинета.
По завершении работы секции модераторы зачитывают завершающее слово и приглашают участников пройти в лекционную аудиторию на награждение. Рассмотрим завершение работы секции на примере кабинета, который заканчивает последним (примем время окончания за 17.00)

17.00 Организаторы ведут участников в лекционную аудиторию, отчитываются главному организатору.
Модераторы остаются с членами жюри, “подгоняют их”, возникшие у жюри вопросы уточняют у главного организатора.

Не позже 17.10 Награждение в лекционной аудитории. Закрытие конференции.

III. Обязанности

	До конференции	Во время конференции	После конференции
Главный организатор	Проходит по кабинетам, скидывает презентации	КоордиУО НИРует работу в секциях. Подготавливает вкусняшки.	Проводит закрытие и награждение участников.
Ответственный за организацию	Проходит по кабинетам, скидывает презентации	Мониторит сообщения в беседах, периодически спрашивая модераторов о количестве выступивших участников, решает появившиеся вопросы.
Модераторы	Приводят кабинеты в порядок.	Проводят работу в секциях: объявляют участников, следят за соблюдением регламента.	Помогают жюри вынести решение.
Организаторы	Провожают участников от выходов до кабинетов. Находят кратчайшие пути от кабинетов к туалетам.	Сидят у дверей кабинета, провожают участников до туалетов.	Провожают участников до лекционных аудиторий.

IV. Инструкции для организаторов:

Модераторы:
       В каждом кабинете работают двое модераторов. Один сидит лицом к аудитории сбоку от выступающего (условно номер 1), второй сидит перед выступающим на переднем ряду/за первой партой (условно номер 2).
       Перед конференцией необходимо привести аудиторию в порядок, убрать весь мусор, подвинуть ровно парты, проверить оборудование (при необходимости обратиться к техническому специалисту).
       Когда будут подходить члены жюри и участники, показать им места (члены жюри — на передних рядах сбоку, участники — не слишком далеко).

Вскоре встречающие передадут списки участников, на которых будут обозначены изменения в порядке выступлений и отсутствующие участники. Оба модератора зачитывают открытие конференции, объявляют жюри, регламент. Номер 1 объявляет первого участника, и того, кто готовится (в том числе в соответствии с изменениями). Номер 2 засекает время.
       Во время выступления не нужно все время смотреть в телефон или пристально таращиться на участников. За минуту до окончания доклада номер 2 поднимает табличку “1 минута” таким образом, чтобы участник ее увидел, а по истечении времени вежливо перебивает выступающего. Засекается время и для вопросов жюри.
       После выступления последнего участника модераторы зачитывают завершающее слово, “передают” участников дежурным организаторам. Затем остаются с членами жюри, передавая их вопросы главному организатору.
       Обо всех спорных вопросах и внештатных ситуациях нужно писать в беседу модераторов, начиная сообщения с номера кабинета.

Организаторы:

Организаторы начинают свою работу за полчаса до начала конференции. Первый этап — это встреча участников у входа. Организаторы надевают бейджи, берут таблички с указанием конференции, списки участников и идут встречать участников.

Когда к вам подходит участник, следует отметить его присутствие и спросить, как произносить его фамилию и имя (если требуется), проставить ударение в списке. Когда наберется определенное количество участников (о нем вам сообщат), то нужно отвести их в кабинеты. За 5 минут до начала конференции нужно отдать список выступающих модератору в соответствующем кабинете.

После начала конференции организаторам нужно находиться возле кабинетов и провожать участников до туалетов. Если же будут опоздавшие, то задача организатора — встретить и проводить опоздавшего участника до кабинета, оставив вместо себя ответственного за организацию.
По завершению работы кабинета, нужно проводить участников до лекционной аудитории, в которой будет проходить награждение. На этом работа организатора конференции завершается.

Организаторы должны хорошо знать корпуса университета, в которых проходит конференция. Необходимо пройтись с ними заранее по этим корпусам и показать кратчайшие пути до туалетов и выхода.

Дата добавления: 2021-03-18; просмотров: 74; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!