Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР
ГОУ ВПО ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Учетно-финансовый факультет
Кафедра «Коммерция и таможенное дело»
РЕФЕРАТ
на тему:
«ГОСТ Р ИСО 15489-1: история создания и краткая характеристика»
Автор
Студент
Логинов Никита Дмитриевич
Предмет
«Документооборот»
Донецк
2020
Содержание
Введение. 3
1. Международный стандарт ISO 15489-1:2001 как основа разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. 3
2. Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. 4
3. Раздел – «Политика управления документами и ответственность». 6
4. Важная особенность национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – его универсальность с точки зрения традиционного и электронного делопроизводства. 8
Заключение. 10
Список литературы.. 11
Введение
1 июля 2007 года был введён в действие новый стандарт в области делопроизводства – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Новый национальный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».
Все чаще документы создаются и хранятся в цифровой среде, что открывает ряд новых возможностей для использования документов. Цифровая среда также обеспечивает большую гибкость в отношении внедрения средств управления документами внутри и между системами, которые осуществляют управление документами.
|
|
|
Изменяющиеся модели ведения деловой деятельности расширяют круг ответственности в отношении документов, преодолевая традиционные границы организаций и юрисдикций. Это требует от специалистов в области управления документами понимания и удовлетворения различных потребностей внутренних и внешних заинтересованных сторон, что может включать в себя повышенные ожидания в отношении прозрачности принятия решений от коммерческих организаций и государственных структур, со стороны общественности, клиентов, пользователей услуг, документных субъектов документного взаимодействия и других лиц. заинтересованных в создании, вводе в систему и управлении документами.
Международный стандарт ISO 15489-1:2001 как основа разработки национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
Россия интенсивно проходит путь интеграции в мировое сообщество, и в этой связи все острее встает проблема установления единых требований (стандартов), в том числе в сферах информационных технологий и документационного обеспечения управления.
Создание международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management» («Информация и документация – Управление документами»), разработанного подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО – ISO, International Organization for Standardization), явилось одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических отношений.
|
|
|
Сегодня, когда функция делопроизводства в России де-факто существует, а де-юре отсутствует (государство не регулирует эту сферу деятельности), создание и внедрение в практику работы организаций всех форм собственности этих документов – стандартов позволяет не допустить хаоса в сферах документационного и информационного обеспечения управления.
Международный стандарт ISO 15489-1:2001 состоит из двух частей: «Part 1:General» (Общие принципы) и «Part 2: Guidelines» (Практическое руководство). Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы (впрочем, и сам стандарт изначально был создан на основе австралийских стандартов и лишь в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран). Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами.
|
|
|
Поэтому в большинстве развитых стран мира при разработке национального стандарта пристальное внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как вспомогательный (уточняющий ряд положений первой части) документ.
|
|
|
Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».
Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и вводится в действие с 1 июля 2007 г.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:
· Область применения;
· Нормативные ссылки;
· Термины и определения;
· Преимущества управления документами;
· Нормативная среда;
· Политика управления документами и ответственность;
· Требования к управлению документами;
· Проектирование и внедрение системы управления документами;
· Процессы управления документами и контроль;
· Мониторинг и аудит;
· Обучение.
Данный стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации»*.
Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.
Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).
Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.
Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления.
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 76; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!