Композиционное оформление текста деловых писем
Композиция текста делового письма – это последовательность расположения его составных частей (аспектов).
Структура делового письма зависит от объема и сложности информации, которую отправитель хочет донести до получателя. Наиболее рациональной считается простая структура текста, состоящая из одной-двух частей: вступления и заключения. При этом во вступлении излагаются факты и события, послужившие основанием для составления документа, а во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения.
При необходимости изложить в письме сложную для восприятия, или спорную информацию, письмо следует структурировать следующим образом: вступление, основная часть (доказательство), заключение. В таком случае во вступлении приводится причина возникновения вопроса, или его краткая история. В основной части излагаются существо вопроса, доводы, доказательства, факты. В заключении письма также как и в первом случае формулируется предложение или просьба.
Описанная структура характерна для традиционного, принятого в российских организациях делового письма. Она не является строго заданной и неизменной, но создавая иную композицию документа, следует помнить о том, чтобы иная – оригинальная структура была логичной, а текст кратким, но в то же время конкретным и понятным получателю.
При любой композиции делового письма оно должно содержать введение (вступление). Как правило, во введении объясняется мотив, причина, цель письма. При этом, как правило, используются традиционные языковые формулы – устойчивые словосочетания, которые помогают автору формулировать мысли, выражать их официально-деловым языком.
|
|
|
В основном тексте письма могут использоваться языковые формулы, основой которых выступают глаголы действия.
При написании текста письма следует делить его на абзацы, а большой текст (более двух страниц) имеет смысл разделить на разделы, чтобы облегчить восприятие содержания читателем. В общем случае большие тексты писать не рекомендуется.
Заключение
Коммерческая переписка является одним из основных средств обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции; письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений; независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
|
|
|
Таким образом, можно сделать вывод, что коммерческое письмо является важным документом, при правильном составлении которого, в последствии, можно достичь больших результатов. В данной экзаменационной работе были рассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определения и области применения каждого коммерческого письма.
Список использованной литературы
1. Бурнашева Г.А./«Делопроизводство»/Г.А. Бурнашева, - М.: Высшая школа, 2012, 231 с.
2. Кузнецова Т.В. /«Проблемы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на современном этапе»/ Т.В. Кузнецова,-М.: Делопроизводитель - 2010
3. Рогожин М. Ю. /«Документы делового общения»/М.Ю. Рогожин,- М., 2001
4. Жаклин Д. /«Деловой этикет»/ Д. Жаклин,- Ростов-на-Дону: Феникс, 1997г.
5. Быкова Е.В., Стоянова Е.С. / «Финансовое искусство коммерции.
Академия менеджмента и рынка»/Е.В. Быкова ,- М., 1995г.
6. Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ 6.30-2003: практическое пособие / М. И. Басаков.—Ростов н/Д: Феникс: 2012.—224 с.
7. Кожанова Е.Н /«Общие требования к текстам документов и их унификация. Делопроизводство и документооборот на предприятии»/Е.Н. Кожанова – 2015.
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 139; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!