Оформление коммерческих писем
Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.
Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе (согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.
Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование [1].
|
|
|
Коммерческие письма должны включать в себя следующую информацию:
- указание адресанта и получателя;
- тему и цель письма;
- функцию документа и количество вопросов, которые будут обсуждаться.
Структура коммерческих писем выглядит следующим образом:
- реквизиты адресанта и получателя;
- резолюция руководителя;
- заголовок и вводная часть;
- основной текст;
- подписи адресантов.
Методические рекомендации ВНИИДАД по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003 устанавливают следующие межстрочные интервалы и отступы:
- Текст письма рекомендуется печатать на бланках формата А4 (210 * 297мм) через 1,5–2 межстрочных интервала на бланках формата А5 (148 * 210 мм) и менее – через один межстрочный интервал.
- Остальные реквизиты письма, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов, например, «Адресат» и «Визы согласования документа», – отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
- Реквизиты письма отделяют друг от друга двумя-четырьмя межстрочными интервалами. Однако при этом необходимо помнить, что реквизиты «Отметка об исполнителе», «Визы согласования документа», «Идентификатор электронной копии документа» размещаются в нижней части листа документа.
|
|
|
- Рекомендуется, чтобы максимальная длина строки многострочных реквизитов, за исключением «Текста документа» и «Заголовка к тексту документа», составляла не более 7,5 см.
- Рекомендуется при печатании писем соблюдать следующие положения табулятора от левой границы текстового поля:
- 0 – для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без
абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе»; наименования должности в реквизите «Подпись»;
- 1,25 – для начала абзаца в тексте;
- 9 – для реквизита «Адресат»;
- 9 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».
- Ограничительная отметка на бланк письма для реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» наносится всегда, а сам реквизит заполняется только в письмах-ответах или письмах-подтверждениях.
Таким образом, при создании коммерческого письма необходимо пользоваться такими нормативными актами как ГОСТ Р 6.30-2003, Методическими рекомендациями ВНИИДАД и локальными актами организации – Инструкцией по делопроизводству, Альбомом форм документов организации и утвержденными бланками писем [5].
|
|
|
Заключение
Таким образом, можно сделать вывод, что коммерческое письмо является важным документом, при правильном составлении которого можно достичь больших результатов. В данной работе были рассмотрены особенности стиля написания коммерческих писем; изучены определения и области применения каждого коммерческого письма; рассмотрено понятие коммерческого письма и проанализированы этапы создания таких писем, поэтому можно сделать заключение, что поставленная цель достигнута.
Коммерческая переписка является одним из основных средств обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем весьма актуально сегодня.
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 182; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!