Групповые операции. Итоговый запрос
Access
Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Для работы с ними используют системы управления базами данных (СУБД).
База данных (БД) - это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области.
Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии.
Понятие БД применимо к любой информации, связанной между собой по определенному признаку, которая организована особым образом и хранится, как правило, в виде таблицы.
Построение любой БД прежде всего преследует цель хранения и использования информации о какой – либо предметной области. Модель предметной области описывает процессы, происходящие в ней, и движение используемых при этом данных.
Практически любую БД можно определить, как набор связанных между собой таблиц. При организации реляционной БД необходимо обеспечить связи, которые дадут возможность осуществлять поиск данных в одной таблице по данным, содержащимся в других таблицах, а также обеспечат корректное внесение изменений в таблицы.
Основные виды связей, которые могут быть применены в реляционных моделях:
· Один к одному;
· Один ко многим;
|
|
|
· Многие ко многим.
Основным структурным компонентом базы данных, как правило, является таблица.
Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.
Связь «один к одному»
Этот вид связи подразумевает, что в любой момент времени каждой записи в Таблице 1 соответствует не более одной записи в Таблице 2 и наоборот. Это наиболее простой вид связи между отношениями. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной.
Связь «один ко многим»
Смысл связи заключается в том, что каждой отдельной записи в Таблице 1 может соответствовать сразу несколько записей в Таблице 2. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая - сторону "много".
Связь «Многие ко многим»
Эта связь представляет собой такое взаимодействие между отношениями, когда множеству записей в Таблице 1 может соответствовать множество записей в Таблице 2. Такой тип связи в реляционных БД напрямую не поддерживается, а выражается через более простой: «один ко многим». Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один – ко - многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.
|
|
|
Особенности Access
Приложение Access является реляционной СУБД, которая поддерживает все средства и возможности по обработке данных, свойственные реляционным моделям. Название "реляционная" связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related ) только к одному объекту. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью. Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и, называется полем.
Программа Access предназначена для создания и управления базами данных.
Важным преимуществом СУБД Access является то, что с ее помощью можно создавать системы, которые обрабатывают БД как на отдельном компьютере, так и в локальной сети предприятия или в Интернете, используя режим обработки данных «клиент – сервер».
Структура Access
Среди основных составляющих БД, с точки зрения Access , можно выделить следующие объекты:
|
|
|
· Таблицы – создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк);
· Запросы – предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Можно также создавать новые таблицы на основании одной или нескольких имеющихся в БД таблиц;
· Формы – используются для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экран.
· Отчеты – используются для подведения, каких – либо итогов на основании имеющихся данных и вывода этих итогов в определенном формате на печать;
· Страницы – обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Интернет посредством браузера, например, Internet Explorer. Каждая страница, как правило, представляет собой HTML - файл, посредством которого пользователи Интернета получают доступ к имеющейся БД;
· Макрос – предназначен для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т.д.
|
|
|
· Модули – содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic в системе разработки приложений Visual Basic for Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые не доступны разработчику в случае использования макросов.
Типы данных
При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использованы. Тип данных поля можно задать в режиме конструктора. В режиме конструктора таблицы рабочее поле разделено на три части. В верхней части содержится список полей, содержащий их имена, тип данных и описание (необязательно). Слева внизу расположены вкладки со свойствами выделенного в верхней части поля. Следует заметить, что в зависимости от типа данных полей и свойства полей, и содержание вкладок заметно различаются.
Для таблиц Access поддерживаются следующие типы данных полей:
1. Текстовый. Этот тип данных используется для хранения текстовой информации (названия, имена, адреса и др.), а также для числовых данных, не использующихся в вычислениях (номеров телефонов, почтовых индексов и т.п.). Максимально в нем может содержаться до 255 знаков. По умолчанию устанавливается Размер = 50.
2. Поле МЕМО. Используется для текста, длина которого больше, чем 255 символов. В полях этого типа можно хранить длинные замечания, описания, текстовые документы. Размер поля МЕМО – до 2Гбайт (2 байта на символ). Можно отобразить 65535 форматированных символов. Данные этого поля можно преобразовывать с помощью функций.
3. Числовой. Эти поля используются для хранения числовых данных, которые могут использоваться в математических вычислениях. Размер поля составляет 1, 2, 4 или 8 байт.
4. Дата/время. Этот тип данных используется для хранения календарных значений даты и времени. Выбор конкретного формата даты или времени устанавливается в свойстве Формат поля. Размер поля 8 байт.
5. Денежный. В денежных полях обеспечивается 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. По умолчанию при отображении данных этого типа Access добавляет к значениям значок национальной валюты, заданной в установках Windows. Размер поля составляет 8 байт.
Пользовательские форматы. Вы можете задавать собственные форматы дат, времени, числовых (денежных) и логических полей. Например, формат «mmm\yyyy» задает отображение даты в таком виде: янв 2004.
6. Счетчик. Этот тип данных предназначен для автоматической вставки уникальных последовательностей (увеличивающихся на 1) или случайных чисел в качестве номеров записей. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблиц. Размер поля 4.
7. Логический. Данные этого типа могут принимать только одно из двух значений, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл./Выкл.» (по умолчанию устанавливается формат «Да/Нет». Значения Null не допускаются. Размер поля составляет 1 бит.
8. Поле объекта OLE ( Object Linking and Embedding – Связывание и внедрение объектов). Оно содержит данные, созданные в других программах, поддерживающих технологию OLE . Это могут быть документы Word , Excel, слайды PowerPoint . Размер поля объекта OLE может достигать 1 Гбайт.
9. Гиперссылка. Это специальный тип данных. Щелкнув гиперссылку в ячейке таблицы, можно перейти к Web – странице, на которую она указывает. Может занимать до 2048 символов.
Ключевые поля
Практически в любой БД содержится несколько абсолютно равноправных таблиц. Реляционную БД отличает то, что входящие в нее таблицы связаны между собой. Связи между таблицами создают логическую структуру БД. Задание связей осуществляется с помощью совпадающих значений, содержащихся в полях разных таблиц.
Любой элемент данных находится в ячейке, на пересечении поля (столбца) и записи (строки) таблицы. Чтобы точно сослаться на него, необходимо задать имя самой таблицы, имя поля, а также указать запись. Таблицы и поля таблиц в БД не изменяются, а записи наоборот – подвижны, динамичны.
Чтобы поименовать конкретные записи, нужно иметь поля с уникальными, не встречающимися больше нигде, данными. В качестве таких полей, которые называются ключевыми, могут использоваться некоторые данные самой таблицы (если они обладают свойствами уникальности) или искусственно введенные поля.
Для того чтобы таблицы можно связать между собой, используют ключевые поля. Так называют одно или несколько полей, значение которого (или комбинация значений которых) однозначно определяет каждую запись таблицы, делают эту запись уникальной. Такие поля позволяют не только связать между собой различные таблицы, но и выполнить быстрый поиск данных для представления их в запросе, форме на экране или в отчете на принтере. Ключ, состоящий из нескольких полей, называют составным.
Поле первичного ключа для таблиц Access назначается в режиме конструктора (нужно просто выделить поле и щелкнуть соответствующую кнопку). В принципе, первичным ключом в различных таблицах могут быть текстовые поля, содержащие, например, номера паспортов, студенческих билетов, ИНН, номера государственной регистрации транспортных средств и т.д.
Однако не во всех таблицах могут содержаться подобные поля. Поэтому очень часто для создания ключевого поля в таблицу добавляется столбец, используемый исключительно для этих целей. Для него устанавливается тип данных Счетчик. Ключевое поле не допускает значений Null (т.е. пропусков значений).
Связи между таблицами
Для установки связей необходимо воспользоваться режимом Схема данных, который активируется кнопкой Схема данных на вкладке Работа с базами данных. Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавление таблицы, в котором на вкладке Таблицы нужно добавить поочередно все имеющиеся таблицы в схему данных.
Следующий этап в разработке схемы данных – установка связей между таблицами. Чтобы установить связь между двумя таблицами по определенному полю, необходимо выделить в окне Схема данных нужное поле и с помощью мыши, нажав левую кнопку, перетащить изображение на поле другой таблицы, после чего кнопку отпустить. В результате появится диалоговое окно Изменение связей, в котором для обеих таблиц должно быть указано одно и то же поле.
После того как выбраны поля для установки связи между таблицами, в окне Изменение связей необходимо нажать кнопку Создать, и на схеме данных созданная связь будет отображена в виде линии.
Тип отношений между связанными таблицами Access распознает автоматически.
Полученную схему данных следует сохранить. Для этого нужно закрыть окно Схема данных и ответить утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных в системном сообщении об изменении макета.
Запросы
В Access есть мощное средство обработки данных в нескольких связанных таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям – запрос. Панель для создания запросов находится на вкладке Создание.
Запрос на выборку
Запрос на выборку – наиболее распространенный. При его выполнении формируется набор записей, информация для которых берется из одной или нескольких таблиц. Отображаемую в запросах информацию можно изменять так же, как и при работе с обычной таблицей.
Чтобы создать новый запрос, необходимо нажать кнопку Конструктор запросов на панели Другие вкладки Создание. После выбора режима конструктора на ленте появляется вкладка Конструктор.
В верхней части окна конструктора располагаются таблицы (или таблица), используемые в качестве источника данных. В нижней части окна указываются параметры данных, отбираемых на выборку:
· Поле – указывается название поля, содержимое которого будет добавлено в результаты запроса.
· Имя таблицы – автоматически заносится название таблицы, в которой находится поле, используемое в качестве источника данных.
· Сортировка – указывает направление сортировки для данного поля – по возрастанию или по убыванию.
· Вывод на экран – задается режим, при котором на экране отображается (флажок установлен) или не отображается (флажок снят) содержимого выбранного поля.
· Условие отбора – указывается условие, в соответствии с котором записи будут добавляться в выборку.
· Или – задается дополнительное условие отбора.
Существуют запросы многотабличные и однотабличные.
Запрос с параметром
Для построения запроса с параметром в макете запроса нужно для полей в качестве параметра Условие отбора указать в квадратных скобках текст, который будет отображаться при запуске запроса в предварительно появляющемся диалоговом окне Access Введите значение параметра. Например, для компонента процессор, цена оптовая <[Введите максимальную цену].
Когда этот запрос будет запущен на выполнение, вначале появится окно Введите значение параметра с текстом Введите максимальную цену. Далее после нажатия ОК отобразится результат этого запроса.
Групповые операции. Итоговый запрос
При обработке данных в таблицах зачастую бывает необходимо учитывать в запросах не отдельные записи, а итоги. Для выполнения таких групповых операций в Access существуют специальные – итоговые функции.
| Функция | Описание |
| Sum | Суммирование значений в группе записей |
| Avg | Среднее значение для группы записей |
| Min | Минимальное значение для группы записей |
| Max | Максимальное значение для группы записей |
| Count | Подсчет числа значений в группе записей |
Чтобы построить итоговый запрос нужно создать новый запрос в режиме конструктора. Далее добавим в макет таблицы нужные поля – Класс, Компонент, Цена.
Затем нажмем на панели Конструктор запросов кнопку Σ Итоги. После этого среди параметров запроса появится строка Групповые операции. В ней по умолчанию для всех полей установлено значение Группировка. Для выполнения групповых операций используем итоговые функции, которые будем выбирать из списка в добавленной строке Групповые операции. Для подсчета количества компонент следует выбрать функцию Count, а для определения цены - функцию Sum.
Работа с формами
Работа с данными в БД осуществляется непосредственно в таблицах и запросах. В Access имеются широкие возможности создания интерфейса пользователя при помощи форм.
Чтобы создать форму, необходимо на вкладке Создание в панели Формы выбрать нужный вариант. Основными режимами создания формы являются Конструктор и Мастер форм (выбрать на панели Другие формы).
Основные виды форм следующие:
· Многостраничная (в столбец);
· Ленточная ;
· Табличная.
Дата добавления: 2020-11-29; просмотров: 83; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!